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建設(shè)項目指標(biāo)的六步走
企業(yè)中的經(jīng)理人首先要做的一件事情，就是要確定哪些衡量指標(biāo)符合該組織在信息方面的需求。然而在某個項目的整個過程中，尤其是在開始的階段，需要人們隨時對這個過程給予關(guān)注并不斷采取重要舉措。
多數(shù)衡量舉措是在有了需求的情況之下才進(jìn)行的。這樣做的結(jié)果是，項目管理辦公室員工所獲得的衡量數(shù)據(jù)并不是他們需要的或希望得到的，因為在項目結(jié)束時或在未來如何運(yùn)用衡量數(shù)據(jù)，事先沒有任何計劃、說明或總體方案。多數(shù)項目管理辦公室不是收集了太多的錯誤數(shù)據(jù)，就是采集數(shù)據(jù)的系統(tǒng)有問題，或是采用了錯誤的衡量指標(biāo)來對數(shù)據(jù)進(jìn)行評估。
為了杜絕以上這些問題的出現(xiàn)，為了確保有一套智能強(qiáng)大、反應(yīng)靈敏和行之有效的手段來收集和衡量相應(yīng)的績效數(shù)據(jù)，我們可以考慮采取以下這些步驟和措施。
第一步，確定衡量的內(nèi)容
完成這一首要也是最關(guān)鍵的步驟所花費(fèi)的時間，可能比預(yù)想的要多得多。但是在最初的階段針對結(jié)束的狀態(tài)提前進(jìn)行規(guī)劃，可能會省去你數(shù)百個小時的返工時間，尤其是當(dāng)你的組織正處在“成熟壯大”的階段的時候。某個項目管理辦公室在開始制定績效衡量指標(biāo)之前，需要確定和分析它在信息方面的需求是什么，其具體方法是弄清楚究竟要衡量什么，然后應(yīng)該如何去分析這些衡量數(shù)據(jù)。若想搞清楚衡量“什么”，我們需要對項目的正式需求進(jìn)行分析。如果立項正確的話，那么這些需求將符合公司的中心目標(biāo)。
每個項目都必須全面徹底地實施這一用來定義和分析項目衡量指標(biāo)的有效流程。如果只是使用陳舊的衡量數(shù)據(jù)而不分析客戶需要什么產(chǎn)品和服務(wù)，或者對自己的分析結(jié)果秘而不宣而忽略了對數(shù)據(jù)的科學(xué)驗證，那么其結(jié)果將是適得其反。而企業(yè)要想成功地制定出一項內(nèi)容清晰、指導(dǎo)性強(qiáng)的衡量計劃，關(guān)鍵是要有管理層的有力領(lǐng)導(dǎo)和資金方面的大量投入。
第二步，選擇衡量的方法
在這個步驟中，企業(yè)最好是采用某些指導(dǎo)原則，如國際標(biāo)準(zhǔn)組織 (ISO) 模型。公司應(yīng)該從這些指導(dǎo)原則中選擇項目績效的衡量方法，它要么在項目開始時就已經(jīng)就位，要么日后隨著項目利益相關(guān)者的支持很快被采納。
第三步，建立衡量的指標(biāo)
要想獲得高質(zhì)量的數(shù)據(jù)和正確的分析報告，你需要關(guān)注以下三類指標(biāo)：
績效衡量指標(biāo)。這些指標(biāo)顯示的是，在取得項目的預(yù)期結(jié)果方面，你的績效狀況如何。其中一個非常有用的績效衡量指標(biāo)是掙值管理 (EVM，Earned Value Management)。它綜合了項目的成本、項目的進(jìn)度和項目的績效等幾大因素。你選擇什么樣的衡量指標(biāo)最終比用什么工具更加重要，所以要十分謹(jǐn)慎地行事。現(xiàn)在盡管有一些很優(yōu)雅的衡量工具，但是用它們做大項目太昂貴，做小項目又太復(fù)雜。EVM 技術(shù)則對那些成本加固定費(fèi)用的合同至關(guān)重要。
經(jīng)營成果和客戶滿意度指標(biāo)。它們告訴你，在最終產(chǎn)品和內(nèi)部及外部客戶方面，項目的表現(xiàn)情況�？梢詮目蛻魸M意度調(diào)查和項目開始前及結(jié)束后的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中獲得此類指標(biāo)數(shù)據(jù)。例如，可以衡量某個新軟件包是否能很快和有效地為最終用戶或客戶解決問題。
流程指標(biāo)。例如：產(chǎn)品、服務(wù)或其他工作成果的合格率，反之就是次品率。
要制定和實施全面一致的財務(wù)質(zhì)量和財務(wù)狀況指標(biāo)，以上三個方面是必不可少的。項目質(zhì)量是與數(shù)據(jù)質(zhì)量息息相關(guān)的。輸入什么樣的數(shù)據(jù)，就會得到什么樣的結(jié)果。
第四步，將項目衡量計劃的三類指標(biāo)與質(zhì)量保證計劃相對應(yīng)
質(zhì)量保證計劃會幫助你確保產(chǎn)品能夠高質(zhì)量按時完成并使客戶達(dá)到滿意。如果是提供高質(zhì)量的客戶服務(wù)，你需要運(yùn)用高標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)確及時的數(shù)據(jù)來支持內(nèi)外部客戶及用戶。
第五步，記錄指標(biāo)的數(shù)值
對指標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行文檔記錄是至關(guān)重要的。同時，要為用戶建立一本指標(biāo)手冊，這樣，你不僅提供了方便，而且還保持了一致性。
第六步，對數(shù)據(jù)的衡量、采集、分析和報告，建立通用的標(biāo)準(zhǔn)
既要為管理層提供概況性信息(例如，可以運(yùn)用綠、黃和紅三色信號燈圖表)，又要具備深入挖掘信息的功能以獲得詳細(xì)數(shù)據(jù)和分析結(jié)果。
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