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項(xiàng)目管理的規(guī)范化
項(xiàng)目可大可小，大到一個(gè)跨年度的工程，小到一個(gè)辦公室裝修，對(duì)企業(yè)而言，都屬于項(xiàng)目管理的范疇。項(xiàng)目可不可行，項(xiàng)目可不可控，項(xiàng)目與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略關(guān)聯(lián)多大，項(xiàng)目如何推進(jìn)，項(xiàng)目實(shí)施驗(yàn)收，項(xiàng)目預(yù)算與核算……等等，都是項(xiàng)目管理的內(nèi)容。企業(yè)發(fā)展速度快，上項(xiàng)目速度和頻率也高，項(xiàng)目管理難度也隨之增加。上項(xiàng)目就意味著增加投入，投入就意味著風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理也要提上議事日程。企業(yè)已有業(yè)務(wù)的深耕細(xì)作決定企業(yè)發(fā)展的深度，企業(yè)項(xiàng)目管理的好壞決定企業(yè)發(fā)展的寬度。企業(yè)既要做大又要做強(qiáng)，就不能忽視項(xiàng)目管理。這里所講的項(xiàng)目既有技術(shù)改造項(xiàng)目，也有管理創(chuàng)新項(xiàng)目，二者不可偏廢。
一、 項(xiàng)目立項(xiàng) 準(zhǔn)備充分
企業(yè)導(dǎo)入新的項(xiàng)目，不論是戰(zhàn)略規(guī)劃中預(yù)定的項(xiàng)目，還是臨時(shí)增加項(xiàng)目，都不能缺少立項(xiàng)環(huán)節(jié)。這就如同計(jì)劃生育的準(zhǔn)生證，人口不能無計(jì)劃生產(chǎn)，項(xiàng)目也不能無計(jì)劃開辦。立項(xiàng)的主要工作就是可行性分析，現(xiàn)在流行說SWOT分析。大項(xiàng)目要反復(fù)論證、層層審批，遵循企業(yè)決策審批管理流程即可。小項(xiàng)目環(huán)節(jié)可以簡(jiǎn)化，但可不可行，要有數(shù)據(jù)分析，要權(quán)衡利弊得失。一個(gè)宗旨：這個(gè)項(xiàng)目要有利于企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和價(jià)值增值。偏離這個(gè)宗旨的項(xiàng)目不予立項(xiàng)。
二、 項(xiàng)目報(bào)批 預(yù)算先行
項(xiàng)目可不可行是第一步，可行才能報(bào)批，報(bào)批必須預(yù)算先行。光有項(xiàng)目可行的結(jié)論，沒有項(xiàng)目實(shí)施的預(yù)算，這樣的項(xiàng)目不能批準(zhǔn)。企業(yè)運(yùn)行的實(shí)際告訴我們，沒有預(yù)算的項(xiàng)目最容易開支失控，同時(shí)還容易滋生腐朽。企業(yè)的老板們可得留意啊!事先的控制遠(yuǎn)遠(yuǎn)強(qiáng)過事后的處罰。預(yù)算永遠(yuǎn)是企業(yè)防患職務(wù)犯罪的最佳武器。
三、 項(xiàng)目啟動(dòng) 組織成立
相對(duì)而言，項(xiàng)目在企業(yè)組織的事務(wù)工作中總是處于臨時(shí)地位，這是項(xiàng)目的階段性特點(diǎn)所決定的。如果企業(yè)新增一個(gè)項(xiàng)目就增設(shè)一套機(jī)構(gòu)，企業(yè)的組織就會(huì)無限膨脹。為了防止機(jī)構(gòu)臃腫，企業(yè)有必要設(shè)置臨時(shí)項(xiàng)目小組，授予項(xiàng)目小組處置與本項(xiàng)目相關(guān)事宜的權(quán)力，項(xiàng)目結(jié)束，臨時(shí)小組即宣告解散。這就是我們常說的項(xiàng)目授權(quán)，介于崗位授權(quán)和臨時(shí)授權(quán)之間。所以項(xiàng)目啟動(dòng)往往伴隨的就是項(xiàng)目小組成立。
四、 項(xiàng)目跟蹤 循序漸進(jìn)
項(xiàng)目小組成員往往都兼有本職工作，應(yīng)該反過來說，是原有崗位人員兼職項(xiàng)目管理。但是不管項(xiàng)目小組成員原有崗位職務(wù)高低，他一旦成為項(xiàng)目小組成員，企業(yè)其他人員為了這一項(xiàng)目的順利進(jìn)行，都必須盡力配合，哪怕你是這個(gè)項(xiàng)目小組成員的頂頭上司。企業(yè)所有新增項(xiàng)目都是企業(yè)發(fā)展所必須及時(shí)引進(jìn)和開展的業(yè)務(wù)，是有嚴(yán)格時(shí)間要求的，任何人都不得以任何借口阻礙項(xiàng)目進(jìn)程，否則企業(yè)發(fā)展步伐或經(jīng)營(yíng)目標(biāo)就有可能受到影響。循序漸進(jìn)必須以全體成員的支持配合為前提。項(xiàng)目小組成員所做的工作就是跟蹤到位。
五、 項(xiàng)目變更 理由充足
時(shí)間跨度大、涉及面廣的項(xiàng)目往往會(huì)面臨中途調(diào)整，這一點(diǎn)也不奇怪。去年爆發(fā)的金融危機(jī)不知打亂了多少項(xiàng)目計(jì)劃。這也許是特例。不過就是沒有外力作用，企業(yè)自身也可能做出主動(dòng)調(diào)整。一是項(xiàng)目進(jìn)展順利，可能提前完成;二是項(xiàng)目進(jìn)展受阻，無法按期完成;三是項(xiàng)目立項(xiàng)草率，中途發(fā)現(xiàn)沒有實(shí)施價(jià)值;四可能是物價(jià)上漲過快，預(yù)算嚴(yán)重不足……總之調(diào)整勢(shì)在必行。調(diào)整并非不可，而是要有充足的理由。報(bào)批程序與立項(xiàng)基本相同。
六、 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn) 防患未然
金融危機(jī)并非一無是處，至少教會(huì)了人們懂得什么是危機(jī)。當(dāng)然人們從中還可以學(xué)會(huì)很多。做任何事情都是有風(fēng)險(xiǎn)的，不同的是企業(yè)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)了解的程度和防患措施是否到位。時(shí)間短、事務(wù)工作少、投入不多的項(xiàng)目相對(duì)來說風(fēng)險(xiǎn)肯定小，項(xiàng)目小組成員注意安全就夠了。對(duì)于時(shí)間跨度大、事務(wù)工作多、投入大的項(xiàng)目，就必須設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制了。是選擇項(xiàng)目外包，由專業(yè)公司承擔(dān)，還是購(gòu)買保險(xiǎn)、自己承擔(dān)?還是三方聯(lián)合，風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)?也是需要論證選擇的。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防只能是好中選穩(wěn)。投資過大的項(xiàng)目必須專人負(fù)責(zé)風(fēng)險(xiǎn)管理。
七、 項(xiàng)目驗(yàn)收 仔細(xì)核算
項(xiàng)目變更也好、遇到風(fēng)險(xiǎn)也罷，既然企業(yè)依法決策了，項(xiàng)目小組成員就要想方設(shè)法、克服困難、戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)，確保任務(wù)完成。項(xiàng)目完工，必須立即組織驗(yàn)收檢驗(yàn)，對(duì)照預(yù)算仔細(xì)核算。這里絕不僅僅是考慮花錢多少，而是檢驗(yàn)企業(yè)決策是否正確、檢驗(yàn)項(xiàng)目是否真正于企業(yè)有用，從而判定項(xiàng)目是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。項(xiàng)目驗(yàn)收必須出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，必須同時(shí)對(duì)項(xiàng)目小組成員的工作進(jìn)行考核，不能讓企業(yè)的投入沒有效果，更不能讓企業(yè)的投入打了水漂。
八、 項(xiàng)目應(yīng)用 逐步完善
企業(yè)也不要指望項(xiàng)目有立竿見影的功效。任何好技術(shù)好方法的引進(jìn)都有一個(gè)消化吸收的過程，也有一個(gè)被企業(yè)成員理解認(rèn)識(shí)的過程。有一點(diǎn)項(xiàng)目小組可以做到，那就是項(xiàng)目完工后，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的作用、意義和注意事項(xiàng)向全體成員講清楚、說明白。只有共同認(rèn)同，項(xiàng)目的推行才會(huì)變得簡(jiǎn)單易行。技術(shù)項(xiàng)目的引進(jìn)，只要調(diào)適到位，效果就可以立即顯現(xiàn)。管理項(xiàng)目的引進(jìn)卻不一定如此順利。特別是涉及到需要觀念更新和思維轉(zhuǎn)變的項(xiàng)目，更是不可能一蹴而就。這既需要耐心、智慧，也需要毅力和勇氣。
項(xiàng)目管理決定企業(yè)發(fā)展的寬度，也影響企業(yè)發(fā)展的深度，項(xiàng)目管理考驗(yàn)企業(yè)發(fā)展的智力和毅力。
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