項(xiàng)目管理成功要素
項(xiàng)目是一系列獨(dú)特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)，這些活動(dòng)有著一個(gè)明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時(shí)間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。項(xiàng)目參數(shù)包括項(xiàng)目范圍、質(zhì)量、成本、時(shí)間、資源。那么一個(gè)項(xiàng)目管理成功需要哪些條件要素呢?
一、 項(xiàng)目管理需要關(guān)注充分條件
一個(gè)項(xiàng)目如何能夠獲得成功，有許多的前提條件，每個(gè)項(xiàng)目管理者都希望能夠找出項(xiàng)目成功的充分條件，從而可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的成功。但是我們?cè)谕ǔＧ闆r下，往往只能找出許多的必要條件，找出充分條件是比較難的。
在理論、方法方面，現(xiàn)在關(guān)于項(xiàng)目管理的理論、方法和工具，可以說已經(jīng)屢見不鮮，到書店看看，相關(guān)的書籍比比皆是，各種相關(guān)的認(rèn)證證書也是層出不窮，進(jìn)行認(rèn)證的企業(yè)、個(gè)人也是數(shù)不勝數(shù)。這些管理體系、方法對(duì)于提升管理能力來說，確實(shí)起到了非常積極的推動(dòng)作用，但是，這些理論和方法，只能提供項(xiàng)目管理中通用的原則和方法，并非項(xiàng)目成功的充分條件。
項(xiàng)目管理制度流程，是許多企業(yè)中進(jìn)行項(xiàng)目管理的重要手段，但是具有多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的管理者們，仍然保持著清醒的頭腦，不可能建立一套“傻瓜式”的管理流程，所有項(xiàng)目按圖索驥，就能保證項(xiàng)目獲得成功。這一事實(shí)在項(xiàng)目管理理論中也是必然的結(jié)果。項(xiàng)目具有獨(dú)特性，每個(gè)項(xiàng)目之間都存在一定的差異，而制度、流程只能是針對(duì)那些普遍的、關(guān)鍵的管理點(diǎn)進(jìn)行控制，而不可能覆蓋所有具體項(xiàng)目中的各種不同差異的情況。即使是以往的最佳實(shí)踐，也只能是僅供參考，也不能保證另外一個(gè)即使是幾乎完全相同的項(xiàng)目同樣可以獲得成功。
因此，當(dāng)我們追尋著各種管理理論和方法，學(xué)習(xí)著各種項(xiàng)目成功的必要條件時(shí)，我們同時(shí)更應(yīng)該關(guān)注，“如何把握項(xiàng)目成功的充分條件”，成功才是成功之母，因?yàn)橹挥性?jīng)成功的經(jīng)驗(yàn)，才是把握充分條件的經(jīng)驗(yàn)，而失敗則只能通過付出的代價(jià)認(rèn)識(shí)到那些導(dǎo)致不能成功的必要條件。
通過企業(yè)級(jí)的管理制度只能提供項(xiàng)目成功的必要條件，但不能提供項(xiàng)目成功的充分條件，那么這就是項(xiàng)目經(jīng)理的價(jià)值所在。項(xiàng)目經(jīng)理要能夠針對(duì)具體項(xiàng)目，去管理那些保證該項(xiàng)目成功的充分條件，其中當(dāng)然包括了企業(yè)級(jí)管理制度所要求的各種必要條件。高效的項(xiàng)目管理者，當(dāng)然就會(huì)把注意力集中在如何管理那些充分且必要的條件——既不缺失、也不浪費(fèi)。
二、 用倒推法尋找充分條件，建立分析樹
尋找充分條件，最有效的方法就是采用倒推法：從目標(biāo)出發(fā)，反向逆推充分條件，直到所有充分條件都是可控的已知條件。
其實(shí)這種倒推的方法大家并不陌生，項(xiàng)目管理本身就是從目標(biāo)出發(fā)的，這一點(diǎn)從“項(xiàng)目”的定義就可以看出，“為了實(shí)現(xiàn)特定的目標(biāo)而采取的一系列行動(dòng)”，所有的行動(dòng)都是目標(biāo)導(dǎo)向的。例如在進(jìn)行范圍分析、編寫WBS的過程中，就是采用的自頂向下的分解、倒推的方法。同樣，在倒推尋找充分條件的過程中，我們也可以采用類似的方式，從目標(biāo)出發(fā)，逐步分析、分解充分條件：
根節(jié)點(diǎn)是我們所需要的最終結(jié)論或結(jié)果;
對(duì)于其中某個(gè)節(jié)點(diǎn)，它下一級(jí)的全部節(jié)點(diǎn)組成了它的充分條件，當(dāng)全部下一級(jí)節(jié)點(diǎn)的`條件都成立時(shí)，必然就能得到該節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)的結(jié)論或結(jié)果;
最終的葉子節(jié)點(diǎn)都應(yīng)該是可控的已知條件;
在對(duì)應(yīng)同一上級(jí)節(jié)點(diǎn)的同級(jí)節(jié)點(diǎn)中，可以同時(shí)存在需要繼續(xù)分析的子目標(biāo)和已知條件;
同一節(jié)點(diǎn)的所有下級(jí)節(jié)點(diǎn)之間，可以是“與”或者“或”的組合關(guān)系，可以更靈活的反映現(xiàn)實(shí)當(dāng)中各種復(fù)雜的情況;
在這樣一個(gè)分析結(jié)構(gòu)當(dāng)中，經(jīng)過實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，第一步應(yīng)該增加一個(gè)層次，提供不同策略的選擇分支，然后才是不同策略下所需要的充分條件。這種方式的好處在于，當(dāng)存在不同的可選解決方案時(shí)，這種分析方法對(duì)于決策能提供很好的支持。同時(shí)，在以后項(xiàng)目實(shí)施過程中如果條件發(fā)生了變化，還可能利用當(dāng)時(shí)已有的條件，通過另外分支中的解決方案來實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
“魚骨圖”也是常用的分析因果關(guān)系的工具，但是感覺上對(duì)于多層次的更為復(fù)雜的依賴關(guān)系，用起來不夠方便，所以本人更傾向于采用分析樹的方法。
這種分析方法在我們學(xué)習(xí)理工科課程的過程中，其實(shí)已經(jīng)受過了多年的反復(fù)訓(xùn)練。僅舉一例幫助大家重溫一下當(dāng)年的情景，或許更加有助于理解這樣一個(gè)推導(dǎo)的過程：
三、 建立完善的分析樹
為了能夠通過分析樹，有效的發(fā)現(xiàn)所有影響項(xiàng)目成功的充分條件，并確定它們之間的相互關(guān)系，有幾點(diǎn)需要特別強(qiáng)調(diào)。
充分條件的分析，需要站在整體項(xiàng)目的角度，把所有需要的條件全部找出來，特別是在涉及多個(gè)組織共同合作的項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理就不能局限在自己所在的組織范圍內(nèi)，還要把其他組織需要提供的條件全部羅列出來，這樣才能使項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)的邏輯關(guān)系是完整的。這一要求對(duì)于年輕的項(xiàng)目經(jīng)理來說經(jīng)常會(huì)有很好的幫助作用。
在我們分析得到各種條件時(shí)，如果對(duì)這些條件進(jìn)一步深入分析，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)對(duì)于這些條件還受到其他相關(guān)因素的影響，此時(shí)最好將這些因素作為新的條件，進(jìn)一步加以分解擴(kuò)展，就好像我們常說的，要問6次為什么，才能找到問題的根本原因。
已知條件必須是“可控的”。當(dāng)我們?cè)陧?xiàng)目的啟動(dòng)和計(jì)劃過程中，絕大部分的已知條件其實(shí)都是假設(shè)前提，在項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行過程中，這些條件都有可能因?yàn)橹饔^或客觀原因，變成未知條件，導(dǎo)致原本充分的條件變得不夠充分了。如何管理這些已知條件，就屬于風(fēng)險(xiǎn)管理的問題了，這里暫不做展開討論。
對(duì)于不存在“或”條件的各項(xiàng)已知條件，就是該項(xiàng)目成功的必要條件，他們沒有可替代的解決方案，所以應(yīng)該成為項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)注點(diǎn)。而其他存在“或”條件的情況，這些條件是充分條件，但未必是必要條件，可以為項(xiàng)目管理者提供更為靈活的選擇。
分析樹的形成也是一個(gè)不斷完善的過程。項(xiàng)目從最初的啟動(dòng)，到后來的計(jì)劃、執(zhí)行等不同的過程中，對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)會(huì)不斷深入，項(xiàng)目相關(guān)的各項(xiàng)條件逐步明確，分析樹的內(nèi)容也應(yīng)該同步展開。當(dāng)項(xiàng)目的條件發(fā)生變化時(shí)，也應(yīng)同步更新分析樹。
四、“依賴關(guān)系”反映從已知條件到結(jié)論的路徑
按照這種分析過程所形成的分析樹，充分體現(xiàn)了條件與結(jié)果之間的因果關(guān)系，也就是因果之間的依賴關(guān)系，這在項(xiàng)目管理領(lǐng)域中通常被稱為“Dependency”。從最終的葉子節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)的可控的已知條件，到最終的目標(biāo)結(jié)果之間，形成了一個(gè)依賴關(guān)系的鏈條，當(dāng)任一條件發(fā)生變化時(shí)，其影響范圍可以一目了然，這一點(diǎn)對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)管理是非常必要的。
當(dāng)一個(gè)前提條件發(fā)生變化不再成立時(shí)，首先尋找從該條件到目標(biāo)結(jié)果的依賴鏈路上最近的“或”條件，看看是否存在可替代的方案，如果沒有的話，那么意味著該條件屬于必要條件，該風(fēng)險(xiǎn)不可回避，那么就只好按照項(xiàng)目管理三角形的思路，做出必要的變更以應(yīng)對(duì)。
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