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施工單位項(xiàng)目合同管理辦法
合同管理貫穿于工程建設(shè)項(xiàng)目全過程，施工合同管理是工程項(xiàng)目管理中的一個重要內(nèi)容。施工單位合同管理是一個周期長，變動頻繁，受外界環(huán)境影響大的過程，要保持動態(tài)的合同管理理念。
一、施工單位合同管理的內(nèi)涵
(一)施工單位合同管理定義
施工項(xiàng)目合同管理是指在建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，以建設(shè)項(xiàng)目為對象，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目合同目標(biāo)為目的，對項(xiàng)目合同進(jìn)行高效率的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)、控制的系統(tǒng)管理方法。項(xiàng)目合同管理主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：
1.國家和主管部門頒發(fā)的有關(guān)的勞動保護(hù)、環(huán)境保護(hù)、生產(chǎn)安全和經(jīng)濟(jì)等法律、法規(guī)、政策和規(guī)定;2.國家有關(guān)部門頒發(fā)的技術(shù)規(guī)范(包括施工規(guī)范)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和施工操作規(guī)程等;3.政府建設(shè)主管部門批準(zhǔn)的建設(shè)文件和設(shè)計(jì)文件;4.依法簽訂的合同文件;5.項(xiàng)目部與合同相對方之間的信函，通知，各類交底資料，質(zhì)量、數(shù)量證明資料、合同談判過程的記錄等資料。
(二)施工單位合同的類型與基本特性
施工單位的合同關(guān)系要主有以下幾種：與建設(shè)單位簽訂的建筑工程承包合同;與勞務(wù)隊(duì)伍簽訂的勞務(wù)合同;與材料供應(yīng)商簽訂的供貨合同;與運(yùn)輸單位簽訂的運(yùn)輸合同;與專業(yè)隊(duì)伍簽訂的分包合同;與保險單位簽訂的保險合同;與加工單位簽訂的加工安裝合同;與租賃單位簽訂的租賃合同;與當(dāng)?shù)卣炗喌恼鬟w合同以及一些其他的合同協(xié)議關(guān)系。施工合同的基本特性如下：
1.合同要具有完備性。即形成合同的內(nèi)容應(yīng)該齊全，條款完整，不得有大的遺漏項(xiàng)。2.合同要具備準(zhǔn)確性。合同應(yīng)該用詞準(zhǔn)確，定義清楚。雙方的責(zé)權(quán)界定清楚，不能有可供臆測推敲的詞句，不能有含混不清，可左可右的表達(dá)。3.合同要具備理性化。一個有效的合同，應(yīng)該是合作共益，誠實(shí)信用，公平合理，責(zé)權(quán)清晰并分配合理的。4.合同要具備標(biāo)準(zhǔn)性。標(biāo)準(zhǔn)化合同，可以減免合同制定與簽約過程中的隨意性，對合同的完備、準(zhǔn)確、理性的要求更容易滿足，能更大程度上保障合同雙方的權(quán)益與義務(wù)的履行。5.合同要具備靈活性。不同的合同，應(yīng)具有不同的偏重。對不同的作業(yè)環(huán)境，不同的作業(yè)流程，不同的專業(yè)領(lǐng)域，就有不同的合同內(nèi)容，不同的風(fēng)險防范要求，不同的責(zé)權(quán)利分配方式。
二、施工單位合同管理的現(xiàn)狀及存在的問題
(一)施工項(xiàng)目合同管理中現(xiàn)狀
施工單位項(xiàng)目的合同管理是一項(xiàng)新的管理職能，隨著人們對合同管理的認(rèn)識和了解的加深，近年來，施工單位普遍增大了合同管理力度，規(guī)范了合同范本，制定了合同管理制度，推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，明確了合同執(zhí)行過程中人為失誤造成損失的追究制度。然而各個項(xiàng)目的合同管理人員的素質(zhì)差異，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不一，財(cái)務(wù)對合同管理工作的參與與監(jiān)督是否到位等因素，造成了各個項(xiàng)目的合同管理效果偏差很大。
(二)項(xiàng)目合同管理中存在的主要問題
1.合同意識淡薄。在現(xiàn)行市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的生存與發(fā)展是由市場競爭來決定，而大多數(shù)施工企業(yè)尚處于轉(zhuǎn)型時期，還不能完全適應(yīng)靠合同來維護(hù)企業(yè)自身利益這種市場競爭的方式，許多建筑施工企業(yè)不設(shè)合同管理部門，缺乏可行、有效的合同管理體系和具體的操作流程，不能對合同從簽訂到履行全過程進(jìn)行有效地監(jiān)管。
2.合同管理人才缺乏，無正規(guī)的合同管理機(jī)構(gòu)。合同管理和合同索賠是高智力型的涉及全局的，又是專業(yè)性、技術(shù)性和法律性很強(qiáng)的工作，管理人才的缺乏，極大地影響了合同管理水平的提高�，F(xiàn)今，大多數(shù)施工企業(yè)仍尚未建立正規(guī)的合同管理機(jī)構(gòu)，不能對工程進(jìn)行及時的跟蹤和實(shí)施有效的動態(tài)的合同管理。
3.合同管理體制不完善。一些企業(yè)缺乏一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾碇贫�。對合同的審核、簽訂、履行、變更、中止或終止、解除及合同的監(jiān)督考核全過程未能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化和科學(xué)化的管理。有些企業(yè)合同管理滯后，未能隨著產(chǎn)生的新問題適時更新完善。
4.管理信息化程度不高。目前，部分企業(yè)的合同管理工作仍以手工操作為主，信息化程度低。例如，企業(yè)辦公地點(diǎn)分散或下屬單位距企業(yè)總部較遠(yuǎn)時，簽訂一份合同要從下屬單位到企業(yè)總部進(jìn)行審批，往往需要往返多次才能辦完合同手續(xù)。沒有充分利用好計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源，既增加了成本，也降低了工作效率。
5.合同執(zhí)行不嚴(yán)。有些工程合同的簽約雙方都不認(rèn)真履行合同，隨意修改合同，或違背合同規(guī)定。合同違約現(xiàn)象時有發(fā)生，如：業(yè)主暗中以墊資為條件，違法發(fā)包;承包商不按期依法組織施工，不按規(guī)范施工，形成延期工程、劣質(zhì)工程，嚴(yán)重影響工程建設(shè)市場;承包單位違法分包;材料供應(yīng)商以次充好，以假亂真等。
三、加強(qiáng)施工單位合同管理的具體改正建議及措施
(一)施工單位合同管理工作的基本要求
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)合同法、嚴(yán)格執(zhí)行單位合同管理文件。作為合同管理專職工作者，學(xué)習(xí)領(lǐng)會文件精神、法律條文，嚴(yán)格執(zhí)行單位管理文件要求是一項(xiàng)基本素質(zhì)。筆者在項(xiàng)目進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作中，參與對項(xiàng)目合同制定與簽約的審查工作，發(fā)現(xiàn)有部分合同管理工作人員，因不懂合同法或不執(zhí)行單位合同管理文件而導(dǎo)致無效合同產(chǎn)生或在合同管理中出現(xiàn)了不必要的糾紛。它體現(xiàn)了我們在管理過程中，對法律條文的約束性、符合性及規(guī)章制度的嚴(yán)肅性有漠視現(xiàn)象。
2.保證制定合同符合其基本特性。(1)要保證合同的基本特性符合，合同文本應(yīng)盡可能選用由國家頒發(fā)的通用性合同文本。(2)根據(jù)不同的合同內(nèi)容，對范本的工作細(xì)則進(jìn)行充實(shí)和修改，使其盡量符合現(xiàn)有的工作實(shí)際。根據(jù)擬建工程的特點(diǎn)和招標(biāo)文件以及發(fā)包人、承包商雙方談判結(jié)果來起草。(3)對于不同的合同協(xié)議內(nèi)容，要請歸口管理部門進(jìn)行重點(diǎn)把關(guān)，進(jìn)行修改訂正。
3.嚴(yán)把合同簽訂關(guān)。無論是總承包合同還是分包合同，在簽訂階段都必須注意以下幾個方面：一是合同簽訂要及時，決不可先干后簽或只干不簽，或?qū)⒛承┟舾械慕?jīng)濟(jì)條款放到工程干完再談，使項(xiàng)目合同談判處于非常被動狀態(tài)，甚至引起雙方扯皮或發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛;二是合同簽訂前，要執(zhí)行會審制度，防止越權(quán)代理、無效代理等個人行為;三是注意預(yù)付款條款，一般小型分包工程不支付預(yù)付款，對于大型分包工程，如果分包商不能出具相應(yīng)保函，也不能支付預(yù)付款，否則，將給企業(yè)帶來較大風(fēng)險;四是注意違約條款，對于合同雙方違約的處理必須要明確;五是注意工程轉(zhuǎn)包及再分包，必須在分包合同中注明“再分包視為違約，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任”。
4.加強(qiáng)合同的履約管理。合同重在執(zhí)行，這是確保合同按時按質(zhì)完成的關(guān)鍵。項(xiàng)目應(yīng)對合同實(shí)行全程動態(tài)管理，重點(diǎn)做好以下幾方面：一是跟蹤執(zhí)行，合同管理部門須對合同執(zhí)行過程進(jìn)行全程跟蹤，及時處理履約中出現(xiàn)的問題;二是建立臺賬，客觀反映項(xiàng)目與承包商之間的合同額、工程形象進(jìn)度、材料調(diào)撥、機(jī)械租賃、工程借款、變更索賠、結(jié)算支付、質(zhì)量保證金及其它各項(xiàng)費(fèi)用。三是關(guān)注工程款的結(jié)算與支付，避免因時過境遷帶來不必要的扯皮現(xiàn)象;四是注意合同總結(jié)，合同執(zhí)行情況的分析總結(jié)往往被人們所忽視，它是合同管理不可缺少的環(huán)節(jié)，對提高工程合同管理水平有很好的指導(dǎo)作用。
5.落實(shí)合同從編制到合同終止的全過程控制與管理。從合同意向行成到合同簽訂直至合同終止，全過程對合同管理，即合同的過程管理。合同執(zhí)行過程，合同雙方均要本著“重合同、守信譽(yù)”的原則，嚴(yán)格履行自己合同義務(wù)，財(cái)務(wù)要會同項(xiàng)目管理人員一道，隨時關(guān)注合同的執(zhí)行狀況，對沒有履行約定義務(wù)的行為和行為人進(jìn)行調(diào)解與處理，隨時保證合同履約完成。
(二)財(cái)務(wù)對合同管理的參與和督促重點(diǎn)
1.財(cái)務(wù)要督促合同管理部門執(zhí)行合同法及單位合同管理制度。落實(shí)合同管理制度，嚴(yán)格合同會簽制、合同評審制、對不符合規(guī)范的合同嚴(yán)格要求整改，力求使簽訂的合同基本要素齊全。防止項(xiàng)目管理活動中，這些制度流于形式。2.充分利用支付款項(xiàng)這一職能，督促完善合同的編制、簽訂與相關(guān)履約工作。包括對合同清結(jié)算相關(guān)的計(jì)量收方、支付、清結(jié)算單的簽認(rèn)，使整個合同相關(guān)附件處于受控狀態(tài)。3.督促進(jìn)行合同交底工作。合同交底是合同管理的重要工作。合同交底是使管理者了解合同，根據(jù)合同進(jìn)行管理，督促對方履行合同的關(guān)鍵。工程施工項(xiàng)目容易對合同失控的關(guān)鍵，很多時候就是管理者對合同不熟悉，不會正確行使合同權(quán)益，沒有充分意識合同風(fēng)險造成的。所以財(cái)務(wù)工作者要督促合理制定與歸口管理部門就逐級進(jìn)行合同交底工作。4.財(cái)務(wù)對合同的審核工作。財(cái)務(wù)要認(rèn)真學(xué)習(xí)合同法，對合同的審核，主要集中在審核合同的合法性、嚴(yán)密性，可行性方面，并審核合同簽認(rèn)是否有效，公章、簽名等是否符合合同法要求等。在合同履行過程中，財(cái)務(wù)要嚴(yán)格審查收方結(jié)算的計(jì)量資料、發(fā)票、支付手續(xù)上合同相對方簽字人員是否合同法。5.財(cái)務(wù)對項(xiàng)目合同的登記、分類和保管。按財(cái)務(wù)制度要求，財(cái)務(wù)需保存項(xiàng)目原始合同一份，是支付款項(xiàng)的憑證和依據(jù)。根據(jù)這些年來項(xiàng)目經(jīng)歷的審計(jì)及項(xiàng)目完成后因后期變更、個別合同糾紛的對項(xiàng)目合同的復(fù)查需要，要求財(cái)務(wù)對合同進(jìn)行更細(xì)致的分類、登記和裝訂保管。財(cái)務(wù)需建立合同電子檔案，并依據(jù)簽約日期和合同分類分別建檔案，以便隨時查找使用。6.財(cái)務(wù)對合同履行過程中資料的收集和保管。因施工單位項(xiàng)目部是隨項(xiàng)目成立而成立、項(xiàng)目完工而撤銷的，項(xiàng)目完工后，技術(shù)部門的一些資料容易流失，但合同經(jīng)濟(jì)糾紛的法律時限并未到期。因此，財(cái)務(wù)部門需要求技術(shù)部門將合同履行過程的一些隱蔽工程收方資料、票據(jù)、談判記錄、有關(guān)對方違約的材料原件等均作為結(jié)算書的附件，在財(cái)務(wù)歸檔、保管。7.合同的風(fēng)險評價報(bào)告。財(cái)務(wù)部門應(yīng)要求合同部人員在當(dāng)月計(jì)量時，綜合或?qū)ｍ?xiàng)提供合同執(zhí)行情況分析，風(fēng)險評估。隨時關(guān)注施工組織與施工進(jìn)度計(jì)劃的執(zhí)行情況，對勞務(wù)隊(duì)伍的資金撥付、合同中存在的風(fēng)險，形成專業(yè)的財(cái)務(wù)合同風(fēng)險報(bào)告文件，及時送達(dá)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，供其決策與調(diào)度。
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