外貿(mào)英語函電寫作技巧

　　外貿(mào)英語函電是指在對(duì)外貿(mào)易交往過程中，憑以交換信息的英語信函、電報(bào)、電傳、傳真及電子郵件等。下面是小編分享的外貿(mào)英語函電寫作技巧，歡迎大家閱讀！

　　一、外貿(mào)英語函電的特點(diǎn)

　　1.語言規(guī)范化。隨著對(duì)外貿(mào)易的日益頻繁，外貿(mào)函電的語言越來越規(guī)范化，不僅要求用詞、造句、語法、拼寫和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)規(guī)范且合乎習(xí)慣，而且用于約束各種商務(wù)活動(dòng)的法律、法規(guī)和慣例的使用，也更為明確。

　　2.內(nèi)容簡(jiǎn)明化。外貿(mào)函電要寫得生動(dòng)、具體和明確，特別是要求對(duì)方作出明確反映的信函，或是答復(fù)對(duì)方提出的要求和問題的信函，或是報(bào)盤、承諾，都要寫得清清楚楚、明明白白，毫無艱澀難懂之處，使收信人看后不會(huì)誤解寫信人所要表達(dá)的意思，用盡可能少的文字完整、清楚地表達(dá)需要表明的意思。

　　3.態(tài)度禮貌化。寫信要有理有節(jié)，注意禮貌，不要盛氣凌人，避免命令和粗魯。做到不卑不亢、得體脫俗，既尊重國際貿(mào)易的習(xí)慣，又維護(hù)本國利益，同時(shí)還要體諒對(duì)方，要顧及對(duì)方的要求、愿望和感情等，著重正面地、肯定地談問題，盡量避免否定地談問題。

　　4.格式“習(xí)慣”化。外貿(mào)在長期的發(fā)展中，逐步形成了許多約定俗成的國際慣例。外貿(mào)函電以其獨(dú)特的格式、慣用的商務(wù)詞匯、豐富的貿(mào)易術(shù)語、固定的句式和縮寫形成了獨(dú)特的函電文體，具有強(qiáng)烈的商業(yè)色彩。其生命力在于與實(shí)際商務(wù)活動(dòng)聯(lián)系在一起，其語言形式、語言規(guī)范等都必須為具體的業(yè)務(wù)服務(wù)，用詞用語約定俗成，符合國際慣例，為世界各國商務(wù)人員所公認(rèn)與接受。

　　二、外貿(mào)英語函電的寫作技巧

　　眾所周知，寫好外貿(mào)英語函電必須遵循4項(xiàng)原則，即4個(gè)C：簡(jiǎn)潔（conciseness）、明確（clarity）、準(zhǔn)確（correctness）、得體（courtesy）。這也是和外貿(mào)函電的特點(diǎn)相吻合的，具體來講：

　　1.把握簡(jiǎn)潔原則。在國際貿(mào)易競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈的當(dāng)今世界，簡(jiǎn)潔在外貿(mào)函電寫作中顯得尤為重要，要用盡量少的詞來表達(dá)完整的意思，同時(shí)內(nèi)容要完整、準(zhǔn)確，語氣禮貌。

　　（1）適當(dāng)使用縮略語。在長期的發(fā)展中，外貿(mào)行業(yè)逐步形成了許多既定的專業(yè)縮略語，準(zhǔn)確使用縮略語可減少信件的篇幅，節(jié)省讀者的閱讀時(shí)間。如：

　　A.國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易組織縮略語。如：WTO（世界貿(mào)易組織），EEC（歐洲經(jīng)濟(jì)共同體），等等。

　　B.常用外貿(mào)英語縮略語。如：A/S（見票后或見票），F(xiàn).O.B（離岸價(jià)），a/c（帳戶），等等。

　　C.常用信函縮略語。如：Re（regard關(guān)于），Enc（隨附），等等。

　�。�2）句子結(jié)構(gòu)應(yīng)該簡(jiǎn)潔，用單詞替換詞組和定語從句。如：①We require furniture which is of the new type.②We require new type furniture.②句講究簡(jiǎn)潔，①句顯得煩冗累贅。

　�。�3）內(nèi)容簡(jiǎn)明化，也就是說英語函電的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了。函電的主題應(yīng)當(dāng)開門見山地提出，無需羅列一些繁瑣的客套，讓人感覺轉(zhuǎn)彎抹角。例如，給國外客戶去函抱怨貨物短量，這時(shí)可首先直截了當(dāng)?shù)馗嬖V對(duì)方寫此信的目的，然后列舉重要事實(shí)、數(shù)字證明，最后在信中闡明你希望收信人為你做些什么。

　　2.把握準(zhǔn)確的原則。在經(jīng)貿(mào)易往來中，交易各方處于不同的國家和地區(qū)，由于語言文化的差異，極易產(chǎn)生誤解，而根據(jù)國際貿(mào)易慣例和法規(guī)，交易雙方往來的函電是交易的一部分，具有法律上的效力，因此要行文嚴(yán)謹(jǐn)，措辭準(zhǔn)確無誤。書寫外貿(mào)函電，在詞匯選擇上，要遵循選擇詞義相對(duì)單一的詞來替代詞義靈活豐富的詞這一原則。如：用tariff而不是tax，initiate而不是start，acquaint而不是be familiar，constitute而不是include等。

　　3.得體的原則。外貿(mào)英語函電是一種以國際商務(wù)為目的的書面語言交際工具，除了詞匯、語法上需準(zhǔn)確無誤外，還要注意表達(dá)恰當(dāng)、得體。

　�。�1）重視文化背景。在跨文化的實(shí)際商務(wù)活動(dòng)中，由于各國的政治、經(jīng)濟(jì)環(huán)境及傳統(tǒng)習(xí)俗的不同，人們的商業(yè)價(jià)值觀、消費(fèi)心理、經(jīng)營習(xí)慣有很大的差異，不同國家、不同民族、不同地區(qū)間的商務(wù)交往，涉及到不同的文化心理和風(fēng)俗習(xí)慣。這些細(xì)節(jié)在書寫外貿(mào)英語函電中要加以注意。

　�。�2）注意寫作的對(duì)象。寫外貿(mào)信函時(shí)，除了注意對(duì)方的文化背景外，還要留意對(duì)方是潛在客戶、新客戶還是老客戶，根據(jù)環(huán)境、對(duì)象，選用最恰當(dāng)?shù)难哉Z體式，以營造和諧的言語氛圍，取得最佳的交際效果。

　　4.禮貌原則。明智的外貿(mào)函電寫作者會(huì)尊敬貿(mào)易伙伴，會(huì)從對(duì)方的角度看問題，理解對(duì)方的困難。在尊敬對(duì)方感情和利益的同時(shí)，獲得對(duì)方的好感，促進(jìn)交易的成功。即使雙方在貿(mào)易中產(chǎn)生分歧，甚至提出索賠，在外貿(mào)函電中也要有禮貌，為今后合作打下基礎(chǔ)。

　�。�1）盡量少用否定句。否定往往產(chǎn)生消極的后果。在面對(duì)面的商務(wù)談判中，尚有解釋余地。但在寫信時(shí)，我們就必須逐字逐句，認(rèn)真對(duì)待。因此，我們?cè)趯懶胚^程中，要盡量使語氣積極肯定，避免消極否定。如，Your letter is not clear at all.I can’t understand it.應(yīng)避免使用“I can’t understand.”這樣的否定語氣，因?yàn)椤安涣私狻庇胸?zé)怪對(duì)方表達(dá)不清的含意，最好改成：“If I understand your letter correctly…”此句既為對(duì)方保全了面子，又借機(jī)表明了己方觀點(diǎn)，一舉兩得。

　�。�2）使用祈使句和疑問句表達(dá)禮貌的語氣。寫信人在表達(dá)自己的觀點(diǎn)或向?qū)Ψ教峤ㄗh時(shí)，常有三種選擇：即陳述句、帶please的祈使句和疑問句。其中，陳述句過于直白、生硬而不宜使用，帶please的祈使句語氣比較禮貌。疑問句的語氣最客氣、委婉，并給對(duì)方留有余地。因此，在語氣的使用上盡量使對(duì)方感受到尊重，這樣才能贏得對(duì)方的尊重，營造良好的交際氛圍。

　　綜上所述，我們?cè)跁鴮懲赓Q(mào)英語函電時(shí)，一定要把握好外貿(mào)函電的特點(diǎn)規(guī)律，遵循外貿(mào)英語函電的寫作原則，只有這樣，我們才能書寫出完美的外貿(mào)英語函電，從而促進(jìn)交易的順利進(jìn)行。

　　外貿(mào)英語函電寫作技巧

　　一、外貿(mào)函電寫作文法技巧

　　1.主客分明、意思清晰。

　　2.表達(dá)明確，決不模棱兩可。

　　3.結(jié)構(gòu)對(duì)稱,易于理解。

　　4.單復(fù)數(shù)不亂,不然會(huì)好刺眼,看不舒服。

　　5.動(dòng)詞主謂要呼應(yīng)。

　　6.時(shí)態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多。

　　7.標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確。

　　8.拼字正確。有電腦拼字檢查功能后,也需要認(rèn)真檢查。

　　9.大小寫。非必要不要整個(gè)字都是大寫:,例如: MUST change to OS immediately。外國人就覺得不禮貌和喝令人一樣。要強(qiáng)調(diào)的話,用底線,斜字,粗體就可以了。

　　二、外貿(mào)函電寫作文體技巧

　　1.可讀性。對(duì)象是大學(xué)程度的話,用高中的英文就行。多用短句(15-20字為佳), 技術(shù)性的字,就更加要簡(jiǎn)單易明.

　　2.注意段落的開頭。一般來說,重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落的開頭,而句子就放在最尾. 例如: 1.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. 2.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was u

　　nable to attend the meeting personally. 兩者強(qiáng)調(diào)的事情就有分別了。

　　3.輕重有分。等同重要的用and來連接,較輕放在次要的句子里.

　　4.意思轉(zhuǎn)接詞要留神。例如: but (相反), therefore (結(jié)論), also (增添), for example (闡明). furthermore和moreover

　　5.句子開頭不要含糊不清的主詞。例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么呀？開頭少用this, that, it, they, 或 which.

　　6.修飾詞的位置要小心,例如: He could only reimburse the cost after July 15. 應(yīng)為 He could reimburse the cost only after July 15.

　　7.用語要肯定準(zhǔn)確。切忌含糊。例如:The figures show a significan

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