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辦公室主任的辦事原則文秘知識(shí)
企業(yè)辦公室工作事無(wú)巨細(xì)，辦公室主任經(jīng)常面對(duì)繁雜的事務(wù)，大事、小事、雜事纏身，如何處理好辦公室具體事務(wù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子正確決策提供參謀助手作用，是辦公室主任的主要職責(zé)之一，必須嚴(yán)格掌握正確的辦事原則。
一、不以事小而不為
小事，對(duì)辦公室主任來(lái)說(shuō)，不存在該不該抓的問(wèn)題，只有抓的角度、力度的區(qū)別。對(duì)舉輕若重的小事，就應(yīng)一抓到底，但又不能沉湎于瑣碎的事務(wù)工作之中，既能入手其內(nèi)，又能出手其外。抓小事，必須做到：
1.知大知小。辦公室主任要胸有全局，用大局的天平來(lái)運(yùn)籌謀劃辦公室的工作，分清主次、深淺、難易，有的放矢地制定對(duì)策，確定工作目標(biāo)。這樣才可能避免指揮一盆漿，工作一團(tuán)麻，結(jié)果一片糟。
2.小中見(jiàn)大。小事中孕育著大事，這是辦公室工作的顯著特點(diǎn).如值班、會(huì)議通知、次序安排、后勤服務(wù)、接待等，不能不說(shuō)是小事，但稍有不慎，就會(huì)捅大漏子，若出現(xiàn)疏忽就會(huì)引起麻煩和非議.因此辦公室主任必須掌握宏觀，把握大局，洞穿事物本質(zhì)的能力，做到政治敏感、頭腦冷靜、眼光稅利、小中見(jiàn)大、以大代小和以小促大.
3.舉輕若重。對(duì)著看似小事的經(jīng)常性工作，要建章立制，寫在紙上，貼在墻上，記在心上，抓在手上，形成規(guī)矩。同時(shí)，還要注意從中找出規(guī)律性的東西，高屋建瓴，舉一反三，抓一項(xiàng)帶動(dòng)幾項(xiàng)，管原則不管具體，督結(jié)果不查細(xì)節(jié)，使老工作有新意。
4.默默無(wú)聞。做辦公室工作要求具有奉獻(xiàn)精神，抓小事更是不顯山露水，做好了沒(méi)人知道，有了失誤誰(shuí)都可以指責(zé)。因此，辦公室主任除了要"俯首甘為孺子牛"默默無(wú)聞地奉獻(xiàn)外，還必須具備較強(qiáng)的"受過(guò)忍責(zé)"的心理素質(zhì)。
二、不以事雜而亂為
辦公室工作頭緒很多，任務(wù)瑣碎繁雜。要避免東一榔頭西一棒槌，辦公室主任頭腦里必須有一張清晰、規(guī)則的運(yùn)行圖。哪個(gè)該為，哪個(gè)不該為，哪個(gè)重點(diǎn)為，哪個(gè)非重點(diǎn)為，須小蔥拌豆腐--一清二楚，不能亂為。
不亂為，就要知重知輕。避免"來(lái)者都是客"，力量均衡使用，重要工作沒(méi)抓住，沒(méi)干到點(diǎn)子上;次要工作用力過(guò)了勁，使勁過(guò)了頭，吃力不討好。
不亂為，就要知上知下。領(lǐng)導(dǎo)意圖不了解，是盲人騎瞎馬，干不好還會(huì)南轅北出。吃過(guò)了上情，辦事才有方向，才有主心骨。下情不掌握，就會(huì)脫離實(shí)際，有悖事理。摸透了下情，辦事才會(huì)有的放矢，迎刃而解.
不亂為，就要知規(guī)知矩。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。辦公室主任更應(yīng)成為講規(guī)矩的楷模。不管事情再多再雜，采用什么方法解決，都不能忘了規(guī)矩，該請(qǐng)示的要請(qǐng)示，該當(dāng)家的敢拍板，該反饋的不截留。切勿忘乎所以，誤了大事。
三、不為事急而盲為
辦公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突發(fā)性的事情也會(huì)隨時(shí)出現(xiàn)，特別是加大重要情況及時(shí)反饋報(bào)告力度以后，辦公室主任成為急事和突發(fā)性事件的第一知情者，位于處置的第一道工序。在這種情況下，辦公室主任必須敏感、冷寂，不能盲為。
一是要泰然處之，切忌慌了手腳。不管事情多么突然，多么緊急，首先要冷靜地進(jìn)行分析，根據(jù)上級(jí)要求和平時(shí)掌握的情況，及時(shí)提出解決預(yù)案，供領(lǐng)導(dǎo)決策。
二是沉著應(yīng)付，切忌丟三落四。在處置急事和突發(fā)性事件時(shí)，要邊請(qǐng)示，邊按領(lǐng)導(dǎo)要求協(xié)調(diào)相關(guān)單位，邊組織力量進(jìn)行處置。三者要有機(jī)結(jié)合，穿插進(jìn)行，不能丟三落四，使問(wèn)題復(fù)雜化以致妨礙問(wèn)題的解決。
三是要有主見(jiàn)，切忌唯唯諾諾。而對(duì)急事或突發(fā)性事件，不能退縮，要大膽地往前站。但必須胸有主見(jiàn)，既不能亂表態(tài)、亂許愿，又不能唯唯諾諾，態(tài)度曖昧，避免在解決一種問(wèn)題時(shí)埋下另一種隱患。
四、不以事難而怕為
在處理各種事務(wù)中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)一些超出預(yù)見(jiàn)、超出職責(zé)、難以預(yù)料的事情。對(duì)這些事，一個(gè)稱職的辦公室主任，一個(gè)勝任參謀、助手作用的總管，就必須堅(jiān)持做到：不回避矛盾，敢于沖在前面，不怕丟面子，個(gè)人受點(diǎn)委屈也在所不辭;不怕得罪人，將自己的榮辱名利拋于腦后;不怕麻煩，跑斷腿、磨破嘴、俄扁肚子也心甘情愿。能否做到這些，還得用以下標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量和要求自己：
1、講職責(zé)，義無(wú)反顧。辦公室主任是干什么的，職責(zé)是什么，心里要始終清楚，遇到的事件不管多難，都應(yīng)義無(wú)反顧，挺身而出。
2、講品質(zhì)，身先士卒。辦公室主任就是領(lǐng)導(dǎo)的延伸，在關(guān)鍵時(shí)刻，就應(yīng)該代領(lǐng)導(dǎo)沖鋒陷陣，替領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，這是職責(zé)和義務(wù)，更是對(duì)辦公室主任品質(zhì)優(yōu)劣的檢驗(yàn)。
3、講藝術(shù)，左右逢源。要帶著感情做工作，大道理要講，小道理也不可不說(shuō)，既講原則，又講靈活，因人因事施法。
4、講精神，敢于碰硬。辦公室主任要講究柔中有剛，當(dāng)好人是對(duì)的，但不能當(dāng)"好好先生"，特別是在大事大非面前，要堅(jiān)持原則。否則，一味追求"和為貴"，別人不把你當(dāng)回事，協(xié)調(diào)蒼白無(wú)力，處事優(yōu)柔寡斷，那就什么問(wèn)題也解決不了，什么事也辦不成。
辦公室工作是一門藝術(shù)，做好并不容易。但只要下功夫，花時(shí)間，以"三講"的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量，就沒(méi)有解決不了的問(wèn)題，沒(méi)有克服不了的困難。
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