辦公文秘：處理好特別會議

　　辦公文秘遇到特別會議要如何處理呢?

　　所謂“特別會議”是指那些在規(guī)定的時間而定期召開的例行會議之外，由于非常特別的情況而由主管經(jīng)理臨時召開或指派他人臨時召開的內(nèi)部工作性會議，是該部門在管理或商務(wù)活動出現(xiàn)特殊情況時，而采取的一種應(yīng)變措施。

　　特別會議雖然是在應(yīng)急的情況下而召開的，通常是所遇問題突然、會議準(zhǔn)備的時間又很短，但對會議的安排也仍然要盡可能做得完備、充分，不要倉促開會，這樣對會議各方面都會造成不足。

　　當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)吩咐秘書人員就特定的問題臨時召集一個會議時，如果領(lǐng)導(dǎo)就會議的背景、目標(biāo)、問題和參加會議的人員做出明確的部署時，秘書人員可按照經(jīng)理的要求一一進(jìn)行辦理。

　　但是，如果秘書人員被告知就某一或某些事情召集會議時，而并沒有獲得對此會議有關(guān)要素的授意，在這種情況下，秘書人員可征得領(lǐng)導(dǎo)的同意有分寸地就以下六個方面的問題向主管經(jīng)理進(jìn)行探明，并迅速作出準(zhǔn)備。這六個需探明的問題是：

　　(一)為什么開會

　　這個會議是為什么開的?是為了說明什么情況，還是為解決問題而獲得結(jié)論呢?是為了交換情報(bào)，還是為了出謀劃策?明確會議目的是使一些為突發(fā)情況而召開的會議獲得成功的必要條件。

　　(二)議題是什么

　　會議的議題是什么，并獲得最簡潔，最明確的表述，這是確定會議進(jìn)行的方式和出席會議人員的基礎(chǔ)。

　　(三)誰參加會議

　　會議由誰主持?要有哪些人參加?其中關(guān)鍵的、尤其不可缺少的人是哪些?有因故不能到會的是否可找人代理?

　　(四)什么時間開會

　　會議什么時間開始?預(yù)計(jì)什么時間結(jié)束?

　　(五)在什么地方開會

　　會場安排在哪里?對會場有什么特別的要求?是否需要安裝特別的視聽設(shè)備?

　　會議怎么開

　　會議采取什么方式進(jìn)行?是否要求與會者在前來參加會議時攜帶什么特別的資料?有什么需要特別注意的事項(xiàng)?

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