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如何提高辦公文秘的辦公效率及能力
文秘工作在辦公室工作中具有重要的作用，在做好文秘工作的基礎上，與檔案管理工作進行有效的結合，不僅可以提高工作質量，還可以提高工作的效率。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關于如何提高辦公文秘的辦公效率及能力，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關信息請持續(xù)關注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!
辦公室的文秘工作與其檔案管理具有極為密切的聯(lián)系，隨著辦公室工作人員的不斷精簡，文秘工作和辦公室的檔案管理工作要通過合理的統(tǒng)籌規(guī)劃以及安排和綜合管理進行有效的結合，在一定程度上加強文秘工作人員的相關業(yè)務素質，還可以提高辦公室的工作效率以及服務質量。文秘工作與辦公室的檔案管理工作主要的結合點就是公文，其是文秘工作的一種產(chǎn)品，但是還并不能稱之為檔案。隨著辦公自動化技術以及檔案管理的現(xiàn)代化，辦公室的文秘工作以及檔案管理工作也迎來了新的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)兩者的有機結合已經(jīng)成為文秘工作人員急需解決的問題。
一、文秘工作者要對文件和檔案進行綜合管理
文秘工作與檔案管理的有機結合主要的表現(xiàn)就是文字秘書還要進行文書的檔案管理，對文書材料的立卷以及收集和整理，還有檢索以及保護和統(tǒng)計等不同環(huán)節(jié)進行兼顧。在這個過程中，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤都會影響整個工作流程。這就要求文字秘書要對文件和檔案進行綜合管理，在最大程度上減少工作失誤并提高工作效率。
第一，對文件進行分類放置和管理。文秘人員在進行文件的傳閱過程中，要對文件進行收集和整理以及歸檔，同時把及時的對文件進行分類，做好年度以及秘級和黨政等的及時區(qū)分，把文件進行分門別類的歸檔之后放進文件柜中，這樣不僅可以對文件進行有效地管理，還能為文件的年度歸檔提供便利。
第二，要對文件進行及時的清點以及整理。對文件和檔案進行清點和整理的有效途徑就是進行賬目的核對，做到文書和賬目相符合，對于那些轉入業(yè)務部門但沒有及時收回的文件要進行詳細的登記，方便進行查找和應用。同時，文件和檔案管理人員主要集中在一個人身上，就會對文件的去向和用途有明確的了解，所以在進行管理和登記的過程中，要在最大程度上簡化工作流程，避免文件使用的重復登記，進一步提高工作效率。
二、文秘工作者要利用現(xiàn)代化手段不斷提高檔案管理的服務質量
文秘人員在進行文件管理的過程中，要充分的發(fā)揮文書資料的實際使用價值，充分的利用辦公自動化技術對檔案管理進行統(tǒng)籌規(guī)劃，在最大程度上促進文件資料共享性的實現(xiàn)，這是文秘工作者在工作過程中不斷提高檔案管理服務質量的必要途徑。
第一，實現(xiàn)文件的計算機管理。文秘工作主要就是在進行文字工作的同時進行檔案管理，這就可以在最大程度上實現(xiàn)檔案的計算機管理。文字秘書在進行單位內部文件的印發(fā)過程中，要按照文件的年度以及類型利用計算機進行編號存檔，形成具有保密效果的電子檔案，這樣就為檔案的查詢和使用提供了極大的方便，在最大程度上提高了服務質量。
第二，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡信息發(fā)布。隨著電子信息技術的不斷發(fā)展，信息技術的使用已經(jīng)成為一種趨勢，文秘工作者要在進行企業(yè)內部文件的印發(fā)過程中，結合企業(yè)自身的實際需要，把文件按照先關的分類合理的在公司內部的局域網(wǎng)上進行發(fā)布，方便員工進行進一步的了解和掌握。
第三，對檔案的檢索工作進行合理的設置。文秘工作人員要利用計算機定時對整理好的檔案分門別類的進行檢索目錄的編制，這樣就可以及時準確的進行相關文件的檢索，同時在進行年度文檔的整理過程中，還可以直接通過檢索進行檔案目錄的打印，極大地節(jié)省了工作時間。
三、提高文秘工作人員的專業(yè)素質有效對策
文秘工作人員的自身修養(yǎng)以及專業(yè)素質是提高檔案管理工作質量的關鍵。文秘工作者不僅要培養(yǎng)自身的專業(yè)知識技能，還要具有良好的品德修養(yǎng)以及作風修養(yǎng)。
第一，文秘工作人員要不斷提高自身的綜合素養(yǎng)。對于不同種類的文書工作，文秘工作人員不僅要具備相應的知識和技能水平，還要掌握相關學科的技術知識。這就要求其進行計算機技術的不斷學習，實現(xiàn)檔案管理的信息化和數(shù)字化，實現(xiàn)對檔案管理的有效控制以及管理，為文字檔案管理工作提供更好的服務。
第二，培養(yǎng)自身的綜合分析以及應用的能力。在進行文件處理的過程中，文秘工作人員不僅要對其內容進行實現(xiàn)的理解和掌握，還要對文件以后的歸檔和查閱進行管理。這就要求其就必須具有對文件的綜合分析以及應用能力，在實踐中不斷的掌握文秘工作和檔案管理工作的有效結合性，不斷提高自身的業(yè)務能力。
文秘工作和檔案管理之間的有效結合，不僅可以提高文書工作的效率，還可以提高檔案的服務質量。因此，要想實現(xiàn)兩者的有機結合，就要不斷加強工作隊伍的建設，在不斷提高其專業(yè)知識和技能水平的基礎上，不斷提高其綜合能力，進而適應不斷發(fā)展的形式需求，促進企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
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