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辦公文秘守則
秘書(shū)是辦公室的重要組成人員,辦公室工作的好壞,秘書(shū)人員起著關(guān)鍵的作用。下面是小編為大家整理的辦公文秘守則,僅供參考,大家一起來(lái)看看吧。
辦公文秘守則
1、有些事要想到領(lǐng)導(dǎo)前邊
雖然你要聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)布置工作,但有些事情,秘書(shū)要想在領(lǐng)導(dǎo)前邊,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。這樣做,領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)感到你是一個(gè)好秘書(shū)。
2、領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要提前交卷
如寫(xiě)材料、搞調(diào)查等,一定爭(zhēng)取按領(lǐng)導(dǎo)要求提前一點(diǎn)完成,對(duì)于按照要求完不成的任務(wù),要提前向領(lǐng)導(dǎo)打招呼,使領(lǐng)導(dǎo)早有安排,免得被動(dòng)。
3、多到群眾中去
聽(tīng)聽(tīng)群眾對(duì)一些事情的議論和看法,以便提供給領(lǐng)導(dǎo)。秘書(shū)做到及時(shí)反映群眾要求,可以使領(lǐng)導(dǎo)辦事不脫離群眾,群眾也會(huì)對(duì)秘書(shū)反映群眾情緒的作法極為滿(mǎn)意。
4、要關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的生活
經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身旁工作,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的飲食、作息時(shí)間、身體健康多進(jìn)行關(guān)懷照顧,既體現(xiàn)了關(guān)心領(lǐng)導(dǎo),又反映了同事之情。
5、平時(shí)多給領(lǐng)導(dǎo)提供資料
領(lǐng)導(dǎo)比較忙,有一些材料顧不上看,秘書(shū)就要將有關(guān)資料及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo),這會(huì)對(duì)他的決策有參考價(jià)值。
6、善于聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)或要求,要認(rèn)真聽(tīng)取,不要因小事而同領(lǐng)導(dǎo)翻臉。有不同意見(jiàn),可慢慢與領(lǐng)導(dǎo)溝通。
7、不要輕易在領(lǐng)導(dǎo)面前告別人的狀
輕易告別人的狀,影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他人的看法,如果看錯(cuò)了人,領(lǐng)導(dǎo)會(huì)從內(nèi)心埋怨秘書(shū)。最好,只同領(lǐng)導(dǎo)談某些工作,不做那種議論是非的事。這會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得是人品問(wèn)題。
8、不向領(lǐng)導(dǎo)提過(guò)高的有利于自己的要求
比如機(jī)關(guān)要分房子,秘書(shū)已經(jīng)有了不錯(cuò)的住房,還想要一套。這樣的事會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)為難的。如果辦不成,以后領(lǐng)導(dǎo)會(huì)過(guò)敏地認(rèn)為你不滿(mǎn)意了,即便辦成,影響也不好。
9、注意保密工作
秘書(shū)和在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的職員,知道好多機(jī)密事情,有的事要比其他群眾早一些時(shí)候知道,一定注意保密,不能為了顯示自己的優(yōu)越,隨意亂說(shuō)。泄密的秘書(shū)是不稱(chēng)職的,而且會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩的。
10、負(fù)責(zé)做領(lǐng)導(dǎo)與他人的溝通工作
當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與另外領(lǐng)導(dǎo)或其他人發(fā)生矛盾時(shí),做秘書(shū)工作的不能在領(lǐng)導(dǎo)面前火上加油,而要做領(lǐng)導(dǎo)的思想工作,使其消氣,并為領(lǐng)導(dǎo)向他人溝通,使矛盾盡快消除,別人會(huì)以為秘書(shū)的行動(dòng)是受他的領(lǐng)導(dǎo)指使的。
辦公室文秘的禮儀
1.電話(huà)禮儀在接聽(tīng)電話(huà)時(shí),你所代表的是單位而不是個(gè)人,所以不僅要言語(yǔ)文明、音調(diào)適中,還要讓對(duì)方能感受到你的微笑。同時(shí),更不要忘記每一個(gè)重要的電話(huà)都要做詳細(xì)的電話(huà)記錄,包括來(lái)電的時(shí)間、來(lái)電的單位及聯(lián)系人、通話(huà)內(nèi)容等。
2.迎送禮儀當(dāng)客人來(lái)訪時(shí),應(yīng)該主動(dòng)從座位上站起來(lái),引領(lǐng)客人進(jìn)入會(huì)客廳或接待區(qū),并為其送上飲品,如果是在自己的座位上交談,應(yīng)該注意聲音不要過(guò)大,以免影響周?chē)隆A硗,接待客人要切記面帶微笑?/p>
3.握手禮儀愉快的握手是堅(jiān)定有力的,這能體現(xiàn)你的信心和熱情,但不能太用力且時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。如果你的手上有污垢或者有水、汗,就不宜和別人握手了,但要主動(dòng)向?qū)Ψ秸f(shuō)明不握手的原因。
4.名片禮儀遞送名片時(shí),應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角,讓文字正面朝向?qū)Ψ,接名片時(shí)要用雙手,并認(rèn)真看一遍上面的內(nèi)容,使對(duì)方感覺(jué)你很重視他。參加會(huì)議時(shí),應(yīng)該在會(huì)前或會(huì)后交換名片,不要在會(huì)中擅自與別人交換名片。
5.在辦公室工作,服飾要與之協(xié)調(diào),以體現(xiàn)權(quán)威、聲望和精明強(qiáng)干為宜。男士最適宜穿黑、灰、藍(lán)三色的西服套裝領(lǐng)帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長(zhǎng)裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫;女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去,否則使內(nèi)衣若隱若現(xiàn)很不雅觀。
6.在辦公室里工作不能穿背心、短褲、涼鞋或拖鞋,也不適合赤腳穿鞋。戴的首飾也不宜過(guò)多,走起路來(lái)?yè)u來(lái)?yè)u去的耳環(huán)會(huì)分散他人注意力,叮當(dāng)作響的手鐲也不宜戴。
7.在辦公室里對(duì)上司和同事們都要講究禮貌,不能由于大家天天見(jiàn)面就將問(wèn)候省略掉了。"您好"、"早安"、"再會(huì)"之類(lèi)的問(wèn)候語(yǔ)要經(jīng)常使用,不厭其煩。同事之間不能稱(chēng)兄弟道弟或亂叫外號(hào),而應(yīng)以姓名相稱(chēng)。對(duì)上司和前輩則可以用"先生"或其職務(wù)來(lái)稱(chēng)呼,最好不同他們?cè)诖笸V眾之前開(kāi)玩笑。 8.對(duì)在一起工作的女同事要尊重,不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。在工作中要講男女平等,一切按照社交中的女士?jī)?yōu)先原則去作未必會(huì)讓女同事高興。
9.行為要多加檢點(diǎn)。盡量不要在辦公室里吸煙,更不要當(dāng)眾表演自己擅長(zhǎng)的化妝術(shù)。如很想吸煙或需要化妝,則應(yīng)去專(zhuān)用的吸煙室或化妝間。若附近沒(méi)有這類(lèi)場(chǎng)所,則只好借助于洗手間。
10.辦公時(shí)間不要離開(kāi)辦公桌,看書(shū)報(bào)、吃零食、打瞌睡一定會(huì)引起上司的不滿(mǎn)。私人電話(huà)接起來(lái)沒(méi)完沒(méi)了會(huì)招致同事們的白眼,而坐在辦公桌上辦公或?qū)⑼日麄(gè)翹上去的樣子都是很難看的。
11.要避免口銜香煙四處游蕩,不要與同事談?wù)撔剿⑸祷蛩穗[私。遇到麻煩事,要首先報(bào)告給頂頭上司,切莫委過(guò)或越級(jí)上告。在外國(guó)老板面前打同事們的小報(bào)告,常會(huì)被當(dāng)作不務(wù)正業(yè),弄不好會(huì)搞掉自己的飯碗。
12.接待來(lái)訪者要平等待人,而不論其是否有求于自己;卮饋(lái)訪者提出的問(wèn)題要心平氣和,面帶笑容。絕不能粗聲大氣,或者以拳頭砸桌子來(lái)加重語(yǔ)氣。
13.去別的辦公室拜訪同樣要注意禮貌。一般需要事先聯(lián)系,準(zhǔn)時(shí)赴約,經(jīng)過(guò)許可,方可入內(nèi)。在別的辦公室里,沒(méi)有主人的提議,不能隨便脫下外套,也不要隨意解扣子、卷袖子、松腰帶。未經(jīng)同意,不要將衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的話(huà),則放到腿上或身邊的地上。不要亂動(dòng)別人的東西。在別的辦公室停留的時(shí)間不宜太久,初次造訪以20分鐘左右為準(zhǔn)。
文秘應(yīng)該具備哪些知識(shí)素養(yǎng)
一、專(zhuān)業(yè)知識(shí)
是秘書(shū)工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心或者是主體,也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識(shí)結(jié)構(gòu)的方面。
1、理論知識(shí),是秘書(shū)學(xué)和秘書(shū)工作總體的理論知識(shí),是秘書(shū)工作者勝任本職工作的重要前提,總的理論, 也是秘書(shū)工作的基本理論知識(shí),秘書(shū)指導(dǎo)思想。 分門(mén)別類(lèi)的理論,包括文書(shū)處理,信息處理,信息調(diào)研和秘書(shū)實(shí)務(wù)的理論。
2 、業(yè)務(wù)知識(shí),秘書(shū)工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識(shí),基本技能,操作規(guī)范,公文的起草等。
3 、行業(yè)知識(shí),秘書(shū)工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識(shí)。
二、基礎(chǔ)知識(shí)
1. 科學(xué)文化知識(shí):基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ),包括語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語(yǔ)等等。特別要注意語(yǔ)言文字和歷史知識(shí)的提高,重視歷史知識(shí)的學(xué)習(xí),可以讓自己通過(guò)歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。
2. 馬列主義理論知識(shí):哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí),才能提高理論修養(yǎng)。
3. 政策法規(guī)知識(shí):這是作為秘書(shū)工作者必備的知識(shí),包括黨的路線、方針、政策和國(guó)家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識(shí),特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r(shí)的工作中接觸最多的知識(shí)。
三、 相關(guān)知識(shí)
秘書(shū)工作者的輔助知識(shí),它包括以下幾個(gè)方面的知識(shí)。
1、 新的學(xué)科知識(shí),社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué),是相關(guān)知識(shí)中的一個(gè)重要內(nèi)容,包括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。
2 、管理學(xué)知識(shí),行政管理,領(lǐng)導(dǎo)科學(xué),決策等方面的知識(shí)。
3 、社會(huì)交往知識(shí),社會(huì)關(guān)系學(xué),公共關(guān)系學(xué),人際關(guān)系學(xué)等,以便秘書(shū)工作者在工作能夠提高自身的交際能力,信息溝通能力。
4 、心理學(xué)知識(shí)。
四、 社會(huì)知識(shí)
國(guó)際知識(shí),當(dāng)前國(guó)際的基本問(wèn)題,世界格局,政治,經(jīng)濟(jì),軍事,思想,科技,文化等方面知識(shí)的變化及發(fā)展情況。
國(guó)內(nèi)知識(shí),國(guó)情,民情,民俗,民風(fēng)等。
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