公文寫作專題完整輔導(dǎo)
（一）明確發(fā)文主旨
任何一份公文都是根據(jù)工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的。
1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機關(guān)答復(fù)或解決問題等。
2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復(fù)函，還是一個帶規(guī)定性質(zhì)的通知等。
3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。
4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復(fù)，是供收文機關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。
總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。
�。ǘ┦占嘘P(guān)資料，進行調(diào)查研究
發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調(diào)查研究。當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復(fù)雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進行進一步調(diào)查研究工作。
怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實際當(dāng)中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結(jié)，以及參考有關(guān)先進企業(yè)的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務(wù)上級要求等。
總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認(rèn)識的飛躍。
�。ㄈ⿺M出提綱，安排結(jié)構(gòu)
在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點，可以召集相關(guān)人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。
�。ㄋ模┞涔P起草、擬寫正文
結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：
1、要觀點鮮明，用材得當(dāng)。也就是說要用觀點來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點服務(wù)。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統(tǒng)一。在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2、要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
�。ㄎ澹┓磸�(fù)檢查，認(rèn)真修改
初稿寫出后，要認(rèn)真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。在這個過程里需要注意把握的，一是關(guān)于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。二是關(guān)于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。三是關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點，還要通過適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。四是關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。五是關(guān)于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標(biāo)點符號。
修改工作要做到認(rèn)真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
下面介紹幾種常用公文的寫作
�。ㄒ唬┱埵�
請示是下級向上級請求決斷、指示或批準(zhǔn)事項所使用的呈批性公文。
請示有這么幾個特點：
一是針對性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而“請示”具有很強的針對性。二是呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的“批復(fù)”回文。三是單一性。請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個受文機關(guān)，即使需要同時呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。四是時效性。請示是針對本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時發(fā)出，就會使問題得以及時解決。
請示的分類
根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：一是請求指示性請示。二是請求批準(zhǔn)性請示。三是請求批轉(zhuǎn)性請示。
請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：
1、首部。主要包括標(biāo)題和主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容。
�。�1）標(biāo)題。請示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《***組關(guān)于********的請示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于*******的請示》。
2、正文，其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。
�。�1）開頭。主要交代請示的理由。
�。�2）主題。主要說明請示事項，它是向上級機關(guān)提出的具體請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。
�。�3）結(jié)語。另起一段，其習(xí)慣用語有“當(dāng)否，請批示”、“妥否、請批復(fù)”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，呈請核準(zhǔn)”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行”。
3、尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時間兩部分。
請示應(yīng)注意的問題：一是一文一事的原則。三是材料真實，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。三是理由充分，請示事項明確。四是語氣平實、懇切，以引起上級的重視。
（二）批復(fù)
1、批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。下級機關(guān)遇有本單位無權(quán)、無力、無法解決的事項需要向上級機關(guān)請示時，上級機關(guān)就使用“批復(fù)”這一文種答復(fù)請示事項。批復(fù)的內(nèi)容主要是對請示事項明確表態(tài)，或同意，或不同意，或部分同意，有時還對請示事項作出修正、補充。
2、批復(fù)同復(fù)函是有區(qū)別的。第一，行文方向有所不同；第二，重要程度有所不同。
3、批復(fù)的結(jié)構(gòu)通常包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、落款幾個部分。
�。�1）標(biāo)題。批復(fù)的標(biāo)題有多種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、批復(fù)事項、行文對象和文種構(gòu)成；比如：民政部關(guān)于甘肅省撤銷敦煌縣設(shè)立敦煌市的批復(fù)。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成；比如：國務(wù)院關(guān)于決定加入《專利合作條約》的批復(fù)。第三種是由事由和文種構(gòu)成；比如：關(guān)于酒泉市人力資源市場建設(shè)方案的批復(fù)。第四種是由發(fā)文機關(guān)名稱加原件標(biāo)題和文種構(gòu)成。
�。�2）主送機關(guān)。批復(fù)的主送機關(guān)是指與批復(fù)相對應(yīng)的請示發(fā)文機關(guān)。授權(quán)性的批復(fù)，主送機關(guān)應(yīng)當(dāng)是被授權(quán)發(fā)布施行行政法規(guī)和規(guī)章的下級機關(guān)。
�。�3）正文。正文是批復(fù)的主體，其內(nèi)容比較具體單一，層次構(gòu)成相對固定。其中除授權(quán)性批復(fù)與一般批復(fù)的寫法有所不同外，其他批復(fù)的結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語三部分組成。開頭。通過引敘來文以說明批復(fù)緣由。首先點明批復(fù)的下級機關(guān)并寫明來文日期、標(biāo)題和文號，以交代批復(fù)的根據(jù)。主體。主要說明批復(fù)事項。應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家的方針，政策、法令、法規(guī)和實際情況，針對“請示”的內(nèi)容給予明確肯定（或否定）的答復(fù)或具體的指示，一般不進行議論。也有的批復(fù)，在批復(fù)事項后面概括提出希望和要求，進一步強調(diào)批復(fù)的主旨。
�。�3）結(jié)語。一般用“此復(fù)”“特此批復(fù)”等習(xí)慣用語。
�。�4）落款。一般包括署名和成文時間兩個項目內(nèi)容。署名寫上批復(fù)機關(guān)單位名稱，并加蓋公章；成文時間寫明年、月、日。
4、批復(fù)的注意事項 第一，要態(tài)度鮮明；第二，要全面周詳；第三，要迅速及時。
�。ㄈ﹫蟾�
報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的`陳述性上行公文。
“報告”是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達方式，“報告”是行政公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時給予支持，為上級機關(guān)處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。“下情上達”是制發(fā)報告的目的。所以報告的內(nèi)容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。
報告的特點：
一是報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接請求上級機關(guān)正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區(qū)別之一。
二是報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機關(guān)。
三是報告在內(nèi)容上不像“請示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。
四是報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關(guān)必須履行的一項工作制度。
報告的種類
報告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報性報告、答復(fù)性報告、呈報性報告、例行工作報告。
寫法：
報告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文機關(guān)、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法
1、匯報性報告
匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：
�。�1）綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內(nèi)容大體包括工作進展情況，成績或問題，經(jīng)驗或教訓(xùn)以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。
�。�2）專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。
2、答復(fù)性報告
這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。
3、呈報性報告
呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。
4、例行工作報告
例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務(wù)報告、費用 支出報告等。
�。ㄋ模┩ㄖ膶懽�
通知是公文中使用頻率最高的一個文種，通常屬于下行文。它適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。
�。ㄒ唬┩ㄖ念悇e
根據(jù)功用，通知可分以下類別：
1、發(fā)文通知
①批轉(zhuǎn)性通知對下級機關(guān)來文如呈轉(zhuǎn)性報告、意見等上級機關(guān)用通知批轉(zhuǎn)下級各有關(guān)部門執(zhí)行。例：《××市人民政府批轉(zhuǎn)市住房工作領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于解決特困戶住房問題意見的通知》、《國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權(quán)批地情況報告的通知》。
�、谵D(zhuǎn)發(fā)性通知對上級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)的來文，本機關(guān)用通知轉(zhuǎn)發(fā)下級各有關(guān)單位執(zhí)行。例：《××省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院辦公廳關(guān)于在接待中不擺煙酒等問題的通知》；《建設(shè)部轉(zhuǎn)發(fā)國家物價局財政部關(guān)于發(fā)布中央管理的建設(shè)系統(tǒng)行政事業(yè)性收費項目及標(biāo)準(zhǔn)的通知》。
�、郯l(fā)布性通知發(fā)布本機關(guān)制定的各類規(guī)章及其它材料，使之產(chǎn)生直接的行政效力。例：《國務(wù)院辦公廳關(guān)于發(fā)布〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉的通知》。
會議紀(jì)要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統(tǒng)一認(rèn)識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據(jù)。同時“會議紀(jì)要”是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。
會議紀(jì)要的寫法
會議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：
首部。這部分的主要項目是標(biāo)題。有的會議紀(jì)要的首部還有成文時間等項目內(nèi)容。會議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的。如《*****單位******會議紀(jì)要》。
正文。會議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。
1、前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。
2、主體。它是會議機要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。
尾部。包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。
（七）函的寫法
1、標(biāo)題
函的標(biāo)題量般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部門組成。發(fā)文機關(guān)視具體情況一般可省略。發(fā)函的文種不管是聯(lián)系函還是請批函，均可寫成“函”，但也有寫“公函”字樣的。屬答復(fù)性質(zhì)的函，文種均須標(biāo)明“復(fù)函”。
2、主送機關(guān)
頂格寫機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，后標(biāo)冒號。復(fù)函的主送機關(guān)即來函單位。
3、正文
月開頭發(fā)函的開頭應(yīng)簡述發(fā)函的緣由或目的；復(fù)函的開頭應(yīng)引述來函的日期、文號或標(biāo)題等。
主體發(fā)函要寫清商洽、詢問、告知、請準(zhǔn)的主要事項；復(fù)函則要針對來函內(nèi)容，作出具體的、明確的答復(fù)。不論去函還是復(fù)函主體的內(nèi)容都要求明確、集中、單一，做到一函一事。
尾語發(fā)函一般用“專此函告”，“敬請函復(fù)”等作結(jié)；復(fù)函多用“此復(fù)”、“特此函復(fù)”等為結(jié)尾。尾語應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、要求來擬寫。
落款正文右下方署名署時并蓋公章。正文除做到一函一事外，還要求語言得體，視內(nèi)容、行文方向等掌握用語分寸并符合身份，做到多用雅語，既熱情誠懇又務(wù)實直陳，有利辦事。
公文頁邊：公文用紙上白邊為：37毫米±1毫米，下白邊為35毫米±1毫米；公文用紙左白邊為28毫米±1毫米，右白邊為26毫米±1毫米。
【公文寫作專題完整輔導(dǎo)】相關(guān)文章：
5.公文寫作的范例
6.決定公文寫作格式
7.公文寫作的模板