文秘在公文寫作中注意幾點問題

　　對于經(jīng)常與文字打交道的文秘人員而言，掌握文章寫作的一般規(guī)律，具備各種常用文體寫作的基本能力，把握公文寫作的具體細節(jié)，是我們必備的素質。下面簡單談一談公文寫作中的一些基本常識和需要注意的幾個問題。

　　一、做好準備

　　“巧婦難為無米之炊”，只有準備充分，起草公文才能奮筆疾書，一氣呵成，反之就只能不知從何處入手，“十步九回頭”，寫了撕、撕了寫，別別扭扭，很難寫出“高屋建瓴，勢如破竹”的公文來。那么，起草公文需要做好哪些準備呢?

　　一要提高個人的思想修養(yǎng)和學識儲備。一方面，正確的世界觀、政治觀、道德觀、藝術觀、美學觀、歷史觀、倫理觀、文化觀對作者的文風、作品的質量至關重要。古人說：“志高者意必遠。”寫作者樹立了正確、遠大的理想，寫作時才能正確地“言志”，做到文意深遠。另一方面，“讀書破萬卷，下筆如有神”，作者只有博覽群書，對各方面的知識才能融會貫通、運用自如。同時，公文寫作要求的學識既要博，也要專，假如寫經(jīng)濟方面的材料，沒有經(jīng)濟學理論作基礎，寫政黨建設的材料，沒有政黨理論作基礎，那是寫不出好材料的。所以，平時我們要強化自己的思想境界修養(yǎng)，要增進自己多方面的文化科學知識的素養(yǎng)。

　　二要掌握領導意圖、語言風格。所謂“領導意圖”，就是領導對撰寫某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解領導意圖，只能是自作主張，瞎寫一氣。所以，在公文寫作前，必須把領導意圖搞清楚。對領導意圖，了解得越具體越好，越透徹越好。當然，有時領導對領導意圖不可能談得那么具體、那么透徹，這要靠公文寫作人員平時對近期領導關注問題的掌握程度了，要靠充分發(fā)揮主觀能動性了。有了領導意圖，寫作就有了“尚方寶劍”，就知道寫些什么了�！罢Z言風格”就是領導講話風格和習慣。如果不了解領導的語言風格，講話稿寫的再好，與領導行不成共同語言，領導也不會欣賞。這就要求作者經(jīng)常參加會議，感受氣氛，通過多種途徑掌握領導的語言風格。

　　三要學習有關文件和報刊，深刻領會中央和上級黨委指示精神。中央和上級黨委指示精神，是各級黨政組織工作的指南。掌握了這個指南，工作就能沿著正確方向前進;離開了這個指南，就會迷失方向，甚至會走到斜路上去。公文寫作人員，只有深刻領會中央和上級黨委指示精神，才能在公文里正確體現(xiàn)中央和上級黨委指示精神，才能保證中央和上級黨委指示精神在當?shù)氐呢瀼睾吐鋵�。所以，在起草公文前，我們必須通過學習，把近期中央和上級黨委指示精神領會深透，把準當前時代的脈搏。這是非常重要的。

　　四要了解當?shù)貙嶋H。各級黨委的任務，就是要做好中央和上級黨委指示精神與當?shù)貙嶋H結合的文章。只有了解當?shù)貙嶋H情況，才能做好上下結合這篇文章，才能有針對性地提出問題和解決問題。要了解當?shù)貙嶋H，就要多翻閱一些資料，經(jīng)常深入下去，搞些調查研究，事物是不斷發(fā)展變化的，現(xiàn)代化建設日新日異，新情況、新問題、新事物層出不窮，這就需要我們經(jīng)常地了解當?shù)貙嶋H，把握新鮮事物，否則，就容易犯“照抄、照搬、照傳”的毛病，就容易發(fā)生“言之無物，空話連篇”的弊端。這是公文寫作的大忌。五要統(tǒng)籌兼顧，科學組織。在遇到寫大材料或者是在省市領導來去匆匆，一人準備匯報材料來不及的時候，就需要多人合作，共同完成。經(jīng)驗的做法就是采取“統(tǒng)—分—統(tǒng)”的組織寫作方法，即：統(tǒng)一研究寫作提綱，分頭去寫，最后一人統(tǒng)稿。

　　這種方法注意的問題有三：

　　一是根據(jù)各自的特長，科學分工。參加的人員有的對工業(yè)比較熟悉;有的對農業(yè)比較熟悉;有的對外貿比較熟悉;有的對穩(wěn)定比較熟悉等等，各有特點，要注意發(fā)揮他們特長，誰熟悉哪方面的，就寫哪一部分，分工負責。

　　二是擬稿人要按提綱去寫，如有大的變動，需征得主筆同意，以免走題;對一些細節(jié)問題，可以靈活掌握。

　　三是主筆統(tǒng)稿時要把好“四關”，即：“政治關”，看看是否符合中央和上級黨委的指示精神，是否符合黨的路線、方針、政策;“實際關”，看看是否符合當?shù)貙嶋H情況;“結構關”，看看結構是否合理、清楚，有無重復的地方，前后風格是否一致;“文字關”，看看文字表述是否準確，言簡意賅。該調整的調整，該刪減的刪減，該補充的補充。最后，送領導審查、定稿。

　　二、謀篇布局

　　文章謀篇布局的好壞，直接影響表達效果，所以在確立了公文的主旨后，就要圍繞主旨對整個公文結構進行謀篇布局，考慮文章的組織構造及它們之間的邏輯聯(lián)系，使其“首位開闔，繁簡奇飛，各極其度�！�

　　(一)、基本要求一是完整連貫，首尾圓合。所謂完整是指文章的結構布局有頭有尾，首尾圓合，通篇一體，連貫就是通篇一貫。要求文章的部分與部分之間，片斷與片斷之間，前言與后語之間，都要緊密連接，以一貫之，結構嚴謹、完美。二是疏密相間，錯落有致。我們在安排層次和段落時，長短要適當搭配，其密度不要均等，要根據(jù)公文主題表達的需要，有詳密、有疏落，使全篇布局疏密相間，錯落有致�？傊�，要有的放矢，合理安排，才能使公文錯綜其勢，舒緩自如，給人一種抑揚頓挫、節(jié)奏鏗鏘之感。三是波瀾起伏，曲折變化�！拔乃瓶瓷讲幌财��！蔽恼虏季謶�該崇曲忌直。謀篇布局的波瀾起伏和曲折變化，反映了客觀事物的錯綜復雜和發(fā)展變化，同時，也能滿足讀者、聽者的審美要求。但是，必須合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使開合、起落、曲直、伸縮等等，恰到好處。

　　(二)基本內容文章的結構包括內部結構和外部結構兩種。

　　1、內部結構。所謂文章的內部結構，就是文章思路的內在邏輯結構。在敘述性文體里，稱之為“線索”;議論性、說理性文體里，稱之為“脈絡”。不管什么文體，只要有一貫到底的思路，一脈貫通的邏輯，它就必然有一縷貫穿的線索和脈絡。思路是線索和脈絡的基礎;線索和脈絡是思路的表現(xiàn)形式。文章的主題、人物、事物、中心事件、感情等都可以為線索，如《項鏈》以項鏈這一事物為線索，《紅樓夢》以愛情悲劇為中心線索等，線索無形地穿梭著全文的人物、事件和景物，構成嚴謹?shù)乃囆g整體。作為黨委機關，我們平時處理的公文主要是說理性質的文體，基本遵循“提出問題——分析問題——解決問題”的脈絡形態(tài)，它自身必須要具有條理性、貫通性和嚴謹性，即：分清先后順序，有條不紊地表達思想;合乎邏輯，合乎人們的思維形式，使文章流暢貫通;思想脈絡細密周嚴，沒有縫隙，沒有漏洞。

　　2、外部結構。所謂外部結構，就是文章的外部存在形式。

　　它的主要內容包括：

　　一是層次和段落。層次是指文章各部分內容表達的次序，它著眼于思想內容的劃分，段落是行文時自然形成的基本單位，它側重于文字表達的需要。層次和段落既有區(qū)別，又有聯(lián)系：層次著眼于思想內容的劃分，段落側重于文字表達的需要;一般來講，層次大于段落，即幾個段落表達一個層次，但也有時段落的劃分恰好與層次一致，二者相等;層次安排方式有總分式、并列式、遞進式和對比式，根據(jù)作者的思想或者線索來決定，段落劃分強調的是集中、完整和勻稱。

　　二是過渡和照應。過渡和照應是使文章內容前后連貫的一種重要結構手段。過渡在文章中起承上啟下的作用，它使先后相關的兩個層次和段落上下連貫，前后銜接。照應就是文章前后內容關照呼應，能使結構嚴密，脈絡連貫。

　　三是開頭和結尾。古人語“起句當如爆竹，驟響易徹，結句當如撞鐘，清音有余�！彼�以“虎頭龍尾”是好文章的半壁江山，當然，怎樣開頭和結尾，應從文章的整體出發(fā)，有利于主題的表達和全文各部分的和諧。公文開頭多用開篇點題式：開門見山，起句發(fā)意，直接揭示主旨，如《背影》，“我與父親不相見已二年余了，我最不能忘記的是他的背影”;句句奪目，先聲誘人，起句漂亮，觸及中心，富有魅力，讓人一見鐘情，如杜牧《阿房宮賦》，“六王畢，四海一。蜀山兀，阿房出”;落筆入題，說明緣由，交代作者寫作的緣由;開頭總說，提攝全文，先揭示文章的中心，然后再分說。公文、特別是領導講話稿的結尾方式一般有兩種：醒明主旨，篇末點題;展望未來，鼓勵斗志，向人們提出希望，發(fā)出號召，指明方向，鼓舞人們?yōu)閷崿F(xiàn)它去努力奮斗。

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