文秘如何進行檔案的分類

　　作為文秘必須能熟練地從事文書、秘書事務(wù)工作，那么文秘應(yīng)該如何進行檔案的分類呢，一起來看看!

　　一、按字母排列的分類法

　　在這種分類法中，每一通訊人的名字立一個案卷，案卷嚴(yán)格按照字母順序排列。姓的第一個字母是指示該案卷在檔案柜中存放位置最初步的索引，如果要決定該卷的準(zhǔn)確位置，姓氏第一個字母以后的字母是決定的因素。例如，CoffinThomas應(yīng)該排在 Cryton Philip之后。

　　數(shù)量較少的、無須—一分別立卷的文件資料歸放在一起組成雜類卷，這類案卷也可以用字母表中的字母來標(biāo)分，每一雜類卷的封面上應(yīng)寫有該卷內(nèi)裝放的文件資料的目錄。

　　1、按主題分類

　　文件的主題有時會取代作者成為歸檔的依據(jù)，最重要的主題名稱作為歸檔的首要因素，次要的主題作為第二個因素，依次類推。最基本的分類導(dǎo)片標(biāo)示出各類文件的主要標(biāo)題，這些標(biāo)題都是與單位的某項業(yè)務(wù)相關(guān)的，如：廣告、運輸、獨家代理商、購置、管理等等。很多單位都有一定數(shù)量的文件資料適合按主題分類，這些主題通常是有關(guān)該業(yè)務(wù)部的總的管理以及該業(yè)務(wù)部與其分部、代理商、貿(mào)易聯(lián)系單位的關(guān)系等等。各主題之間的排列可以根據(jù)字母排列順序進行。按主題分類立檔的優(yōu)點是所有有關(guān)資料都集中存放，可以迅速、簡便地查閱。

　　2、按地區(qū)分類

　　在按地區(qū)分類法中，檔案是按其產(chǎn)生的省、市、地、縣等分類的，其基本原理與按主題分類的基本原理是相同的，只是在該法中，文件是按國名、省份、城市等名稱的字母順序排列的。這樣可以使有關(guān)地區(qū)的所有文件集中存放，然后再按其他問題分別立卷。運輸和出口業(yè)務(wù)部門、計劃部門和銷售部門最適合用這種方法保存文件。

　　二、按數(shù)字分類

　　案卷以數(shù)碼排列，每一份文件給定一個數(shù)碼。用索引卡或索引條可以查出某一數(shù)碼所代表的名字。所有索引卡按所標(biāo)名字的字母順序排列，集中放在索引卡抽屜里。當(dāng)需要查找某份文件時，先從索引卡抽屜中相應(yīng)的字頭下找出與文件相關(guān)的信息，從而得知該案卷的數(shù)碼，然后可以在適當(dāng)?shù)臋n案柜中找到標(biāo)有該數(shù)碼的案卷。

　　1、按十進位制數(shù)碼編排分類

　　這是數(shù)字法的一種，經(jīng)常與按專題分類相結(jié)合。用于圖書分類的杜威十進位制數(shù)碼法就是這種分類的一個很好的例子。操作起來比較簡單，主要專題分別用某個整數(shù)表示。

　　當(dāng)該系統(tǒng)中需要新增立案卷時，通常把它歸入已立檔的某一項目，插在適當(dāng)?shù)奈恢�，然后編上小�?shù)。這樣就可以不需要對已經(jīng)建立的系統(tǒng)進行大的修改和變動。

　　使用十進位制數(shù)字排列法立卷，能較容易地根據(jù)文件上所編的案卷號得知該信件所屬域和該案卷在檔案柜中的位置。

　　2、 按日期排列分類、

　　這種方法操作十分簡單，文件是按照用數(shù)字表示的文件日期的先后順序立卷的。按日期排列的方法雖然不作為一種基本系統(tǒng)來使用，但它一般是排列案卷內(nèi)文件順序的標(biāo)準(zhǔn)方法。

　　三、字母法和數(shù)字法的比較

　　1、 字母順序排列法的優(yōu)點

　　1.按公司、專題或地理位置分類存放文件是一種方便實用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。

　　1.材料費用較低。

　　2、字母順序排列法的缺點

　　1.查找常用名字時可能會遇到困難。

　　2.當(dāng)需要查找某一專題案卷時案卷位置難以確定。

　　3.需要擴充時不容易估算所需要的空間。

　　3、數(shù)字排列法的優(yōu)點

　　1. 標(biāo)有數(shù)碼的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，當(dāng)文件用畢歸檔時，放錯位置的可能性較小。

　　2.標(biāo)上數(shù)碼的文件方便查詢。

　　2. 由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以無限擴充;建立起的相應(yīng)索引卡片或索引條可以兼作其他用途。

　　4、數(shù)字排列法的缺點

　　1.必須建立相應(yīng)的索引卡片或索引條，而且通過索引卡查找案卷會占用一部分時間。

　　2.該系統(tǒng)的建立和保持比較費錢、費時。

　　3.如果數(shù)碼標(biāo)錯會造成文件和案卷放錯位置的嚴(yán)重后果。

　　四、字母法和數(shù)字法的綜合運用

　　按字母順序排列和按數(shù)字排列對檔案進行分類各有其優(yōu)點和缺點，我們可以把這兩種方法結(jié)合起來運用。

　　在字母順序排列法中套編上數(shù)字索引，用數(shù)字分別表示每一個字母或字母的一部分，在立卷時，每個案卷再分別編號。例如：假定A用回來表示，在該組中有5個案卷，那么第四個案卷的編號就是1/4。在這種方法中，案卷是按字母順序排列的，數(shù)字編號只起輔助作用，只作為查文編號以供通訊時引用。

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