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秘書如何巧妙化解會(huì)議中的尷尬
開會(huì)時(shí)，常常遇到老板不滿意某位同事的報(bào)告或觀點(diǎn)，或會(huì)議進(jìn)行一半時(shí)，同事因意見(jiàn)不同而造成尷尬的氣氛。身為與會(huì)者的你，該怎么打圓場(chǎng)，好打破僵局，繼續(xù)進(jìn)行會(huì)議呢？
異中求同 化解尷尬
若是公司內(nèi)部會(huì)議進(jìn)行一半時(shí)，上司因不同意某位同事的想法而加以斥責(zé)時(shí)，其他同事可以試著先以“異中求同”的方式來(lái)化解僵局。
由于與會(huì)者都是針對(duì)某一特定議題，透過(guò)會(huì)議來(lái)彼此討論觀點(diǎn)，其中必有部分相似之處，而非只有“零”或“一百”兩個(gè)極端的戰(zhàn)爭(zhēng)。因此，其他人可以先分析主管的想法，再羅列另一位同事的觀點(diǎn)，例如“主管，你的想法有A、B、C，而他的意見(jiàn)是A、C、D，其實(shí)你們都認(rèn)為A與C是可行的”，找出中間交集之處后，特別針對(duì)相似之處加以討論來(lái)和緩尷尬的氣氛。
暫停會(huì)議彼此冷靜
如果上司當(dāng)時(shí)是對(duì)某位部屬的情緒反應(yīng)、或是同事間意見(jiàn)不同時(shí)，那么我建議最好的方式是停止?fàn)幊常蓵?huì)議主持人宣布休會(huì)5至10分鐘，先讓雙方冷靜一下，氣氛稍稍和緩之后再持續(xù)會(huì)議討論。
此外，會(huì)議主持人也可以先跳開這個(gè)爭(zhēng)議的話題，選擇有趣的議題或爭(zhēng)議性較低的議題來(lái)討論，同時(shí)，個(gè)性較為活潑、廣為大家接受的同事可以主動(dòng)胡扯些適宜的話，來(lái)化解突然冷卻的氣氛、打破僵局。當(dāng)氣氛和緩后，再繼續(xù)進(jìn)行議程。
對(duì)外會(huì)議 事前推演
除了公司的內(nèi)部會(huì)議時(shí)有尷尬情景發(fā)生，對(duì)外的會(huì)議，尤其是對(duì)客戶報(bào)告或討論的會(huì)議，也常會(huì)有意見(jiàn)相左而爭(zhēng)執(zhí)不下的情形。
同樣地，異中求同是一個(gè)最有效化解尷尬的方式。先綜合列出客戶的想法，再聚焦點(diǎn)出雙方意見(jiàn)相近之處，特別集中討論，同時(shí)提出適宜的解決方案。
但所有打圓場(chǎng)的方式都不如事前做好準(zhǔn)備工作、避免僵局的方式來(lái)得有效。在與客戶開會(huì)前，公司內(nèi)部先預(yù)演，設(shè)定好討論議題的順序，針對(duì)可能會(huì)受到客戶質(zhì)疑或較為敏感的議題，先做好沙盤推演，甚至先假設(shè)客戶可能提出的各式問(wèn)題，準(zhǔn)備最為合宜的答復(fù)，并且及時(shí)提出解決之道。
會(huì)議前若有充分的準(zhǔn)備，就能盡量避免會(huì)議僵局，也就不用時(shí)時(shí)出來(lái)打圓場(chǎng)了。
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