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提升辦公室秘書素質(zhì)的對策
伴隨我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,企業(yè)之間出現(xiàn)越來越多的競爭,辦公室秘書素質(zhì)的提升顯得十分重要。企業(yè)辦公室秘書不單單對自身的服務(wù)者、督辦者以及參謀角色要有十分明確的認(rèn)識,還應(yīng)當(dāng)不斷地學(xué)習(xí),使得自身的價值不斷提升。
辦公室在企業(yè)的運轉(zhuǎn)工作中發(fā)揮著關(guān)重要的作用。在企業(yè)中,辦公室可以進(jìn)行信息的溝通,給企業(yè)各個部門傳達(dá)工作信息,幫助企業(yè)的管理者進(jìn)行工作安排,協(xié)調(diào)企業(yè)各個部門的工作。同時,接到企業(yè)上級領(lǐng)導(dǎo)的指示后,可以與下級部門或者單位進(jìn)行聯(lián)系,使得油田企業(yè)的運轉(zhuǎn)得到了促進(jìn),使得企業(yè)各部門的工作效率得到提高。除此之外,辦公室還必須協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作,促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的同步發(fā)展。在企業(yè)辦公室的日常工作中,辦公室秘書的作用十分關(guān)鍵,往往影響著整個辦公室工作的質(zhì)量。因此,提升企業(yè)辦公室秘書的綜合素質(zhì),對于我國企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。
一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室秘書的崗位職責(zé)
伴隨我國經(jīng)濟(jì)科學(xué)的發(fā)展,信息化技術(shù)在企業(yè)的日常生產(chǎn)中占有越來越重的比例,企業(yè)管理工作也隨之變得復(fù)雜,辦公室秘書工作的技術(shù)性和專業(yè)性的要求日漸提高。企業(yè)辦公室秘書作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作上的協(xié)助者,專業(yè)知識的儲備就尤為重要,對辦公內(nèi)外信息網(wǎng)絡(luò)功能的熟練掌握,確保辦公室秘書能夠?qū)⑵髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖準(zhǔn)確理解,同時能夠有效地進(jìn)行信息的采集和處理,為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確的信息,促使企業(yè)工作順利開展。
然而現(xiàn)階段,我國企業(yè)對于辦公室秘書工作一直存在一個錯誤的認(rèn)識,認(rèn)為辦公室秘書的工作任務(wù)仍然僅限于收發(fā)文件和傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)精神等輔助工作,但是在當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,企業(yè)辦公室秘書工作的重要性已經(jīng)不能僅從上面的內(nèi)容體現(xiàn)了。完善企業(yè)辦公室秘書工作,需要提高企業(yè)辦公室秘書人員整體素質(zhì),使得企業(yè)秘書人員的培訓(xùn)工作得到加強,讓企業(yè)秘書人員對國家目前的各項方針政策全面了解,對全球經(jīng)濟(jì)技術(shù)的動向準(zhǔn)確把握,對企業(yè)的動態(tài)全面掌握,F(xiàn)代企業(yè)對辦公室秘書的素質(zhì)提出了更高的要求,秘書人員不僅需要了解企業(yè)的經(jīng)營管理模式,還要具有組織和協(xié)調(diào)能力,這樣才能保證辦公室秘書在面對企業(yè)中諸多問題和現(xiàn)象時,能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)將問題順利解決,對企業(yè)發(fā)展趨勢做出準(zhǔn)確的判斷和預(yù)測。
二、油田企業(yè)辦公室工作存在的問題
油田企業(yè)辦公室秘書作為樞紐,承擔(dān)著服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、聯(lián)系職工、協(xié)調(diào)各個方面的職責(zé),在企業(yè)工作的開展中起到了不可缺少的作用。然而現(xiàn)代企業(yè)的辦公室工作,對辦公室秘書的素質(zhì)有著越來越高的要求,能否配合領(lǐng)導(dǎo)將管理任務(wù)下傳,能否做好企業(yè)各部門之間的協(xié)調(diào)工作,就顯得十分重要。然而現(xiàn)階段,企業(yè)的辦公室秘書工作中,存在著很多問題:
(一)競爭機制的缺乏。
現(xiàn)階段我國的絕大多數(shù)企業(yè),為了降低成本,節(jié)約開支,往往縮減人員數(shù)量,減少設(shè)備開支,取得了部分成效。然而,因為企業(yè)內(nèi)部沒有合理的競爭機制,這種降低人員數(shù)量與減少設(shè)備開支的手段也造成了一些負(fù)面的影響,使得辦公室在管理中的作用被極大地降低了,加上管理人員的管理水平有限,專業(yè)技術(shù)知識儲備不到位,對企業(yè)的發(fā)展帶來了不利的影響。
(二)不能嚴(yán)格地執(zhí)行計劃。
在我國企業(yè)的日產(chǎn)工作中,辦公室雖然會制定經(jīng)濟(jì)管理計劃,但是在對計劃的執(zhí)行力度上,往往不能盡如人意。首先,在經(jīng)濟(jì)管理計劃的編制上,系統(tǒng)的編制體系往往不具備,計劃過于簡單,同時缺乏準(zhǔn)確性。其次,在辦公室人員對計劃的執(zhí)行方面,辦公室秘書往往單純依賴自己的工作經(jīng)驗,缺乏系統(tǒng)科學(xué)的指導(dǎo)。與此同時,加之辦公室的服務(wù)人員缺乏服務(wù)的意識,工作的熱情和積極性不高,不能夠?qū)⒂媱潎?yán)格的執(zhí)行,@些都給企業(yè)的工作效率帶來了負(fù)面的影響。
三、提升辦公室秘書能力的對策
(一)培養(yǎng)企業(yè)辦公室秘書人員的技術(shù)素質(zhì)。
伴隨我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,科學(xué)的進(jìn)步,現(xiàn)代化辦公設(shè)備越來越普及,原有的企業(yè)辦公室秘書的工作方式已經(jīng)不能與當(dāng)前企業(yè)工作的方式相適應(yīng),現(xiàn)代企業(yè)需要現(xiàn)代化的辦公室秘書人員,現(xiàn)代辦公室秘書人員需要具備較強的技術(shù)能力,對計算機操作、復(fù)印機和傳真機的使用做到了如指掌,同時能夠熟練接發(fā)電子郵件和查閱網(wǎng)上信息,與時代接軌。只有辦公室秘書能夠主動去適應(yīng)并掌握現(xiàn)代辦公技術(shù),將辦公室秘書工作的應(yīng)用水平全面提高,這樣才能完善現(xiàn)代企業(yè)秘書工作。
(二)培養(yǎng)企業(yè)辦公室秘書的文字功底。
文字功底是對現(xiàn)代企業(yè)辦公室秘書人員的最基本要求,擁有扎實的文字功底才能進(jìn)行材料的撰寫,這也是辦公室秘書的基本職責(zé)之一。為了提升企業(yè)辦公室秘書工作人員的綜合水平,需要做到以下幾點:第一,要留心寫作,這樣就需要辦公室秘書人員對各種結(jié)構(gòu)和格式的作品做到全面的了解,對好的作品進(jìn)行細(xì)讀和細(xì)品,融會貫通成為自己的素材。第二,做到潛心寫作,辦公室秘書人員要有長期寫材料的思想準(zhǔn)備和工作習(xí)慣,這樣在接到寫作任務(wù)后能夠快速地做好寫作材料的準(zhǔn)備工作,盡早完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)。
(三)培育創(chuàng)新思維。
為了應(yīng)對現(xiàn)代市場日新月異的變化,辦公室秘書想要在企業(yè)的發(fā)展中起到作用,就必須加強自己的思維創(chuàng)新能力。企業(yè)需要通過多種措施對辦公室秘書的創(chuàng)新思維進(jìn)行鍛煉和培訓(xùn)。舉例來說,企業(yè)在組織管理活動時,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)向辦公室秘書征詢工作安排的意見的時候,辦公室秘書提出的建議應(yīng)既要滿足活動的需要,同時充滿創(chuàng)新精神,這樣才能體現(xiàn)出個人的價值,為企業(yè)的發(fā)展提供有效的助力。
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