秘書工作目前發(fā)展的形勢和任務(wù)

　　辦公意思是處理公事，處理公務(wù)。語出《二十年目睹之怪現(xiàn)狀》第十回：“他的意思，還以為那包探、巡捕是辦公的人，一定公正的呢。”以下是小編收集整理的秘書工作目前發(fā)展的形勢和任務(wù)，希望對大家有所幫助。

　　在社會(huì)發(fā)展中，秘書一直是一個(gè)重要的職業(yè)，也是具有悠久歷史的傳統(tǒng)職業(yè)。秘書在領(lǐng)導(dǎo)和員工中發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用，在正確領(lǐng)會(huì)上級意圖的同時(shí)，還要能夠?qū)⑦@樣的意圖布置到基層中。現(xiàn)代信息技術(shù)手段的應(yīng)用可以提高秘書的工作效率，減少工作負(fù)擔(dān)。

　　目前我國的市場經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深化，隨之各行業(yè)也在不斷深化，秘書行業(yè)更是先行一步。新時(shí)期我國的秘書工作發(fā)生了很大的變化，不管是工作范圍和工作內(nèi)容都發(fā)生了很大的變化。尤其是工作手段更是日新月異，為領(lǐng)導(dǎo)工作的服務(wù)和參謀功能越發(fā)增強(qiáng)。探討目前秘書工作的形勢和發(fā)展趨勢，對于做好秘書工作具有極大的促進(jìn)作用。

　　一、明確秘書工作的領(lǐng)域

　　在社會(huì)發(fā)展中，秘書一直是一個(gè)重要的職業(yè)，也是具有悠久歷史的傳統(tǒng)職業(yè)。秘書的工作領(lǐng)域包括負(fù)責(zé)掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作等范疇。接聽電話、處理文案、撰寫會(huì)議通知、記錄會(huì)議紀(jì)要、處理日常信函、負(fù)責(zé)工作報(bào)告的撰寫、商務(wù)會(huì)談的安排、商務(wù)旅行的安排、存檔資料、備份文件等等，還包括接待訪客等。秘書工作的領(lǐng)域是很大的，內(nèi)容也是浩繁的。在這些領(lǐng)域中，秘書的核心工作就是圍繞領(lǐng)導(dǎo)和本部門的核心工作開展自己的工作。由此可見秘書的工作既有管理的內(nèi)容也有服務(wù)的內(nèi)容，既是管理者也是服務(wù)者和被管理者，秘書崗位的重要性由此可見一般。這一重要性也決定了對秘書自身素質(zhì)的要求很高，具有中文基礎(chǔ)，具有本科以上學(xué)歷，具有一定的文字整理能力、歸檔梳理資料的能力，除此之外還有綜合協(xié)調(diào)能力、財(cái)務(wù)知識(shí)的掌握能力、一定的外語基礎(chǔ)，思維能力強(qiáng)、反應(yīng)能力強(qiáng)、語言能力強(qiáng)、文字能力強(qiáng)、溝通能力強(qiáng)、能夠利用現(xiàn)代化的辦公手段提高工作效率。對工作內(nèi)容和工作的發(fā)展趨勢有一定的預(yù)見性和判斷性，有掌控工作全面的能力，能夠和各種類型的上司和諧相處，具有辦事細(xì)致、處事謹(jǐn)慎的特點(diǎn)，善于自我管理、自我約束，日常工作能克服困難保持工作積極主動(dòng)并持久，具備較強(qiáng)的心理承受力和保密意識(shí)。

　　二、秘書工作的現(xiàn)狀分析

　　秘書工作是一個(gè)很龐大的群體，在各行各業(yè)中占有一定的比例，是市場需求旺盛的一類人群。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和繁榮，社會(huì)上對秘書職業(yè)的需求會(huì)更高，對秘書素質(zhì)的要求也會(huì)更高，秘書會(huì)受到越來越高的重視。如今的秘書工作早已經(jīng)改變了傳統(tǒng)意義上的端茶倒水的功能和形式，取而代之的是為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀做好助手的內(nèi)容。秘書的素質(zhì)也提高了很多，在信息技術(shù)的手段應(yīng)用上、語言交際上、政策水平上、外語能力上都較之以前有了很大的改變，所以新時(shí)期的秘書工作不管是形式、內(nèi)容等都發(fā)生了很大的變化，也使秘書工作發(fā)生了根本的變化。對于工作中的判斷能力和管理能力要求更高。但是內(nèi)容改變了，領(lǐng)域拓寬了，責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)也變大了。秘書的工作時(shí)間不固定，工作內(nèi)容事無巨細(xì)都要親歷親為，浩繁的工作內(nèi)容辛苦是一定的，更主要的是稍有疏忽會(huì)釀成大問題，這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)是很大的。秘書在領(lǐng)導(dǎo)和員工中發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用，在正確領(lǐng)會(huì)上級意圖的同時(shí)，還要能夠?qū)⑦@樣的意圖布置到基層中。并且要時(shí)刻保持緊張的神經(jīng)替領(lǐng)導(dǎo)過濾日常的重要工作。輔助領(lǐng)導(dǎo)工作而不是替代領(lǐng)導(dǎo)做決策。工資不高、工作壓力卻很大，這是目前秘書工作的主要現(xiàn)狀。

　　三、秘書工作的發(fā)展趨勢

　　好的秘書可以影響領(lǐng)導(dǎo)的工作效果。世界首富比爾蓋茨的秘書露比就在其秘書生涯中發(fā)揮了及其重要的作用，成為影響蓋茨和微軟企業(yè)發(fā)展的重要一員。秘書是躲在領(lǐng)導(dǎo)身后工作的人，默默無聞。但是優(yōu)秀的秘書在工作中發(fā)揮的作用是無形而巨大的，不可低估的影響著領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。因此新時(shí)期秘書工作的發(fā)展具有三大趨勢。

　�。ㄒ唬┕ぷ髫�(zé)任更大

　　秘書的工作是處理文件等文檔資料，在文件的傳閱中，要提醒領(lǐng)導(dǎo)工作內(nèi)容的輕重緩急，幫助領(lǐng)導(dǎo)掌握工作的內(nèi)容、日程、控制時(shí)間等。所以這樣的結(jié)構(gòu)是秘書的工作責(zé)任變大，一些文件的處理過程中，如果不能及時(shí)和有效，那么可能會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。秘書要提醒領(lǐng)導(dǎo)哪些工作是重要的、是加急的，哪些工作可以放緩，這都是秘書要做的工作，因此責(zé)任變大是必須的。秘書要做好承擔(dān)一定責(zé)任的心理準(zhǔn)備，必要的時(shí)候還有要替領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)責(zé)任。

　　（二）參謀職能的強(qiáng)化

　　目前的秘書行業(yè)是需求很大的一個(gè)領(lǐng)域，并且秘書的工作也專門化了。在國外秘書要有職業(yè)資格，接受專門的培訓(xùn)。在我國對秘書人員綜合素質(zhì)的要求也在逐步提高，并且秘書的工作分工會(huì)越來越細(xì)化，公文寫作以及文書處理，會(huì)務(wù)工作以及檔案管理，接待信訪具有保密意識(shí)等，都需要秘書具有較強(qiáng)的專業(yè)化能力。

　�。ㄈ�）辦公現(xiàn)代化趨勢

　　計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入人們生活的各個(gè)角落，徹底改變了人們?nèi)粘５墓ぷ骱蜕�活。秘書工作作為最前沿的工作領(lǐng)域，對現(xiàn)代化辦公手段、信息技術(shù)的應(yīng)用等，都具有很高的要求。復(fù)印打印、傳真縮微、文檔利用郵件收發(fā)、微博管理，微信平臺(tái)的構(gòu)建，電腦速記機(jī)應(yīng)用等能力，都需要秘書做到爐火純青�，F(xiàn)代信息技術(shù)手段的應(yīng)用可以提高秘書的工作效率，減少工作負(fù)擔(dān)。所以未來的秘書工作對信息技術(shù)的依賴性會(huì)更高，對秘書應(yīng)用信息技術(shù)手段的素質(zhì)要求也會(huì)更高。

　　秘書的工作重要而隱蔽，處在幕后卻要付出實(shí)際努力。綜合素質(zhì)的提高和工作能力的提高是做好秘書工作的前提。新時(shí)期的科學(xué)技術(shù)發(fā)展和工作內(nèi)容的變化等，都發(fā)生了極大的變化。秘書要正確認(rèn)知自己，擺正自己的位置，守規(guī)矩、不越權(quán)，保持高度緊張維護(hù)部門和領(lǐng)導(dǎo)的利益。具有全局意識(shí)，能高屋建瓴地對待工作問題和處理辦法，這是一個(gè)好秘書必備的素質(zhì)。

　　有關(guān)秘書工作的認(rèn)識(shí)

　　現(xiàn)代文秘人員是一個(gè)很大的群體，通俗地說，他們是工薪族中的白領(lǐng)階層，可以勝任經(jīng)理助理、秘書、統(tǒng)計(jì)員、推銷員、文書、資料員、檔案員等職位的工作，這些高素質(zhì)的勞動(dòng)者經(jīng)過培訓(xùn)、鍛煉還可以成為各行各業(yè)帶文職性質(zhì)的技術(shù)人才或基層領(lǐng)導(dǎo)人。那么，文秘人員應(yīng)該具備哪些能力，才能適應(yīng)新時(shí)期的要求，才能有效地完成自己的工作呢?

　　一.表達(dá)能力

　　文秘人員種.種職能的實(shí)現(xiàn)，都離不開語言文字的表述，有人說文秘人員的工作是“寫出來，說出來”的，這是有一定道理的。良好的表達(dá)能力是對文秘人員的特殊要求，而文字表達(dá)和口頭表達(dá)是表達(dá)能力的基本體現(xiàn)。文字表達(dá)能力被看作是文秘人員的“看家本領(lǐng)”和基本功。文秘寫作的涉及面很廣，小到一個(gè)電話記錄、一個(gè)通知、一個(gè)情況匯報(bào)，大到年度工作總結(jié)、任期工作報(bào)告等。因此它要求文秘人員不僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般的寫作知識(shí)，而且還要掌握各種文體的寫作技巧，努力把自己鍛煉成公文寫作的高手�？陬^表達(dá)能力是文秘人員的“口功”。文秘人員人員對上級匯報(bào)工作，請示問題，提出建議;對下傳達(dá)指令，溝通情況，組織協(xié)調(diào);對外開展公關(guān)，公務(wù)交往，社會(huì)應(yīng)酬。都對其口頭表達(dá)能力提出了很高的要求。文秘人員的口頭表達(dá)要用精練的語言，表達(dá)出最必要的內(nèi)容，做到“文約而意豐”、“言簡而理周”。要了解交流對象的特征，準(zhǔn)確把握對方的意圖和要求，充分認(rèn)識(shí)語言表達(dá)的環(huán)境，研究表達(dá)的時(shí)機(jī)和方式。

　　二.辦事能力

　　文秘人員每天都要面對大量的事務(wù)性工作，如文書事務(wù)、接待事務(wù)、電話事務(wù)、會(huì)議事務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)者交辦的事項(xiàng)等，辦事成了文秘人員的一項(xiàng)基本職能。要提高自己的辦事能力，文秘人員首先要熟悉辦事渠道，了解有關(guān)部門的職權(quán)范圍，知曉辦理各項(xiàng)事務(wù)的方式和途徑。其次，掌握辦事程序。如公文的管理，介紹信的開具，會(huì)議的組織，來賓的接待等事務(wù)的辦理，都具有程序化的特點(diǎn)。遵循既定程序辦事，可以少走彎路，提高效率。最后，要善于交往和應(yīng)變。辦理事務(wù)的過程，其實(shí)就是人與人交往的過程，因此，要了解人事關(guān)系，長于接人待物，善于交際藝術(shù)。同時(shí)，文秘人員要具備較強(qiáng)的應(yīng)變能力，能根據(jù)事務(wù)的不同情形和特點(diǎn)及時(shí)準(zhǔn)確地予以辦理，尤其是對于突發(fā)事件，更要機(jī)敏應(yīng)對，能在堅(jiān)持正確原則的前提下，審時(shí)度勢，靈活機(jī)動(dòng)的處理。

　　三.協(xié)調(diào)能力

　　在現(xiàn)代社會(huì)中，協(xié)調(diào)是一種廣泛性的社會(huì)活動(dòng)。協(xié)調(diào)能力已成為一種主要的公共關(guān)系能力，這種能力是現(xiàn)代人生活和生存之必需。對文秘工作而言尤其需要具備協(xié)調(diào)能力。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先是與主管領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。文秘人員要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作，請求對某一問題的指示，以便明確自己的工作目標(biāo)和處理問題時(shí)應(yīng)把握的尺度。其次是與主管領(lǐng)導(dǎo)之外的其他領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)。有一些行政職能交叉的工作，由多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管，需要多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決，而領(lǐng)導(dǎo)之間的碰面需要一定的程序，有時(shí)要靠文秘人員做好先期的溝通和協(xié)調(diào)。再次是同事之間的協(xié)調(diào)。文秘人員的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是內(nèi)部職能分工的要求。第四是與服務(wù)對象的協(xié)調(diào)。文秘人員應(yīng)認(rèn)真對待每一位服務(wù)對象，對他們的不滿要做好說服解釋工作，爭取他們的理解和支持，對他們不合理的要求和不正確的意見要進(jìn)行合理疏導(dǎo)，使他們放棄自己的想法，力求給每個(gè)服務(wù)對象一個(gè)滿意。

　　四.合作能力

　　信息時(shí)代的社會(huì)分工越來越細(xì)，某項(xiàng)工作或者某件事務(wù)通常需要若干人通力協(xié)作才能完成，因此在這個(gè)團(tuán)結(jié)協(xié)作的過程中，需要發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神。同樣，文秘部門的許多工作也要靠集體協(xié)作才能完成，如遇到重要任務(wù)、緊急情況、重大活動(dòng)、大型會(huì)議，只有集中人員，團(tuán)結(jié)協(xié)作打殲滅戰(zhàn)，才能保證按時(shí)完成任務(wù)。因此，文秘人員要樹立整體觀念、團(tuán)結(jié)觀念、互助觀念。經(jīng)常通氣，加強(qiáng)聯(lián)系，主動(dòng)交流信息，面對面商量解決問題;遇到難題，要主動(dòng)請教別人，主動(dòng)幫助別人，主動(dòng)想辦法解決;遇到共同辦理的事項(xiàng)，彼此都竭智盡力，相互支持，通力合作，爭挑重?fù)?dān)，在工作中大力發(fā)揚(yáng)團(tuán)結(jié)互助的合作精神。

　　五.操作能力

　　隨著新技術(shù)革命對社會(huì)各領(lǐng)域的沖擊，文秘人員僅靠兩只手、兩條腿、一只筆、一張嘴的工作方法，已難以適應(yīng)時(shí)代的需求。目前，文秘人員實(shí)行辦公手段現(xiàn)代化的條件已經(jīng)具備，辦公自動(dòng)化浪潮對我國的文秘工作產(chǎn)生了深刻的影響。因此，對現(xiàn)代辦公設(shè)備的熟練操作能力，是高效率完成文秘工作所必須具備的。這種能力主要包括：中(英)文打字機(jī)、電話機(jī)、電傳機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄音錄像機(jī)、照相機(jī)、文字處理機(jī)和電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備的使用、保養(yǎng)和初步維修的本領(lǐng)，對于書法、速記、編輯、校對、檔案管理、信息處理等技術(shù)的掌握和運(yùn)用的本領(lǐng)，對網(wǎng)絡(luò)資源的搜集利用和上傳下載本領(lǐng)以及轎車、摩托車等交通工具駕駛的本領(lǐng)等。

　　新時(shí)期對文秘人員的能力要求不是單一的。只有具備各種能力都較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的脈搏，才能成為日益競爭的文秘行業(yè)的佼佼者，才能在職場的大海中盡情暢游。

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