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秘書(shū)工作目前發(fā)展的形勢(shì)和任務(wù)
辦公意思是處理公事，處理公務(wù)。語(yǔ)出《二十年目睹之怪現(xiàn)狀》第十回：“他的意思，還以為那包探、巡捕是辦公的人，一定公正的呢�！币韵率切【幨占淼拿貢�(shū)工作目前發(fā)展的形勢(shì)和任務(wù)，希望對(duì)大家有所幫助。
在社會(huì)發(fā)展中，秘書(shū)一直是一個(gè)重要的職業(yè)，也是具有悠久歷史的傳統(tǒng)職業(yè)。秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)和員工中發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用，在正確領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖的同時(shí)，還要能夠?qū)⑦@樣的意圖布置到基層中�，F(xiàn)代信息技術(shù)手段的應(yīng)用可以提高秘書(shū)的工作效率，減少工作負(fù)擔(dān)。
目前我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深化，隨之各行業(yè)也在不斷深化，秘書(shū)行業(yè)更是先行一步。新時(shí)期我國(guó)的秘書(shū)工作發(fā)生了很大的變化，不管是工作范圍和工作內(nèi)容都發(fā)生了很大的變化。尤其是工作手段更是日新月異，為領(lǐng)導(dǎo)工作的服務(wù)和參謀功能越發(fā)增強(qiáng)。探討目前秘書(shū)工作的形勢(shì)和發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)于做好秘書(shū)工作具有極大的促進(jìn)作用。
一、明確秘書(shū)工作的領(lǐng)域
在社會(huì)發(fā)展中，秘書(shū)一直是一個(gè)重要的職業(yè)，也是具有悠久歷史的傳統(tǒng)職業(yè)。秘書(shū)的工作領(lǐng)域包括負(fù)責(zé)掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作等范疇。接聽(tīng)電話、處理文案、撰寫(xiě)會(huì)議通知、記錄會(huì)議紀(jì)要、處理日常信函、負(fù)責(zé)工作報(bào)告的撰寫(xiě)、商務(wù)會(huì)談的安排、商務(wù)旅行的安排、存檔資料、備份文件等等，還包括接待訪客等。秘書(shū)工作的領(lǐng)域是很大的，內(nèi)容也是浩繁的。在這些領(lǐng)域中，秘書(shū)的核心工作就是圍繞領(lǐng)導(dǎo)和本部門的核心工作開(kāi)展自己的工作。由此可見(jiàn)秘書(shū)的工作既有管理的內(nèi)容也有服務(wù)的內(nèi)容，既是管理者也是服務(wù)者和被管理者，秘書(shū)崗位的重要性由此可見(jiàn)一般。這一重要性也決定了對(duì)秘書(shū)自身素質(zhì)的要求很高，具有中文基礎(chǔ)，具有本科以上學(xué)歷，具有一定的文字整理能力、歸檔梳理資料的能力，除此之外還有綜合協(xié)調(diào)能力、財(cái)務(wù)知識(shí)的掌握能力、一定的外語(yǔ)基礎(chǔ)，思維能力強(qiáng)、反應(yīng)能力強(qiáng)、語(yǔ)言能力強(qiáng)、文字能力強(qiáng)、溝通能力強(qiáng)、能夠利用現(xiàn)代化的辦公手段提高工作效率。對(duì)工作內(nèi)容和工作的發(fā)展趨勢(shì)有一定的預(yù)見(jiàn)性和判斷性，有掌控工作全面的能力，能夠和各種類型的上司和諧相處，具有辦事細(xì)致、處事謹(jǐn)慎的特點(diǎn)，善于自我管理、自我約束，日常工作能克服困難保持工作積極主動(dòng)并持久，具備較強(qiáng)的心理承受力和保密意識(shí)。
二、秘書(shū)工作的現(xiàn)狀分析
秘書(shū)工作是一個(gè)很龐大的群體，在各行各業(yè)中占有一定的比例，是市場(chǎng)需求旺盛的一類人群。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和繁榮，社會(huì)上對(duì)秘書(shū)職業(yè)的需求會(huì)更高，對(duì)秘書(shū)素質(zhì)的要求也會(huì)更高，秘書(shū)會(huì)受到越來(lái)越高的重視。如今的秘書(shū)工作早已經(jīng)改變了傳統(tǒng)意義上的端茶倒水的功能和形式，取而代之的是為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀做好助手的內(nèi)容。秘書(shū)的素質(zhì)也提高了很多，在信息技術(shù)的手段應(yīng)用上、語(yǔ)言交際上、政策水平上、外語(yǔ)能力上都較之以前有了很大的改變，所以新時(shí)期的秘書(shū)工作不管是形式、內(nèi)容等都發(fā)生了很大的變化，也使秘書(shū)工作發(fā)生了根本的變化。對(duì)于工作中的判斷能力和管理能力要求更高。但是內(nèi)容改變了，領(lǐng)域拓寬了，責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)也變大了。秘書(shū)的工作時(shí)間不固定，工作內(nèi)容事無(wú)巨細(xì)都要親歷親為，浩繁的工作內(nèi)容辛苦是一定的，更主要的是稍有疏忽會(huì)釀成大問(wèn)題，這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)是很大的。秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)和員工中發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用，在正確領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖的同時(shí)，還要能夠?qū)⑦@樣的意圖布置到基層中。并且要時(shí)刻保持緊張的神經(jīng)替領(lǐng)導(dǎo)過(guò)濾日常的重要工作。輔助領(lǐng)導(dǎo)工作而不是替代領(lǐng)導(dǎo)做決策。工資不高、工作壓力卻很大，這是目前秘書(shū)工作的主要現(xiàn)狀。
三、秘書(shū)工作的發(fā)展趨勢(shì)
好的秘書(shū)可以影響領(lǐng)導(dǎo)的工作效果。世界首富比爾蓋茨的秘書(shū)露比就在其秘書(shū)生涯中發(fā)揮了及其重要的作用，成為影響蓋茨和微軟企業(yè)發(fā)展的重要一員。秘書(shū)是躲在領(lǐng)導(dǎo)身后工作的人，默默無(wú)聞。但是優(yōu)秀的秘書(shū)在工作中發(fā)揮的作用是無(wú)形而巨大的，不可低估的影響著領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。因此新時(shí)期秘書(shū)工作的發(fā)展具有三大趨勢(shì)。
�。ㄒ唬┕ぷ髫�(zé)任更大
秘書(shū)的工作是處理文件等文檔資料，在文件的傳閱中，要提醒領(lǐng)導(dǎo)工作內(nèi)容的輕重緩急，幫助領(lǐng)導(dǎo)掌握工作的內(nèi)容、日程、控制時(shí)間等。所以這樣的結(jié)構(gòu)是秘書(shū)的工作責(zé)任變大，一些文件的處理過(guò)程中，如果不能及時(shí)和有效，那么可能會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。秘書(shū)要提醒領(lǐng)導(dǎo)哪些工作是重要的、是加急的，哪些工作可以放緩，這都是秘書(shū)要做的工作，因此責(zé)任變大是必須的。秘書(shū)要做好承擔(dān)一定責(zé)任的心理準(zhǔn)備，必要的時(shí)候還有要替領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)責(zé)任。
�。ǘ﹨⒅\職能的強(qiáng)化
目前的秘書(shū)行業(yè)是需求很大的一個(gè)領(lǐng)域，并且秘書(shū)的工作也專門化了。在國(guó)外秘書(shū)要有職業(yè)資格，接受專門的培訓(xùn)。在我國(guó)對(duì)秘書(shū)人員綜合素質(zhì)的要求也在逐步提高，并且秘書(shū)的工作分工會(huì)越來(lái)越細(xì)化，公文寫(xiě)作以及文書(shū)處理，會(huì)務(wù)工作以及檔案管理，接待信訪具有保密意識(shí)等，都需要秘書(shū)具有較強(qiáng)的專業(yè)化能力。
（三）辦公現(xiàn)代化趨勢(shì)
計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入人們生活的各個(gè)角落，徹底改變了人們?nèi)粘５墓ぷ骱蜕睢Ｃ貢?shū)工作作為最前沿的工作領(lǐng)域，對(duì)現(xiàn)代化辦公手段、信息技術(shù)的應(yīng)用等，都具有很高的要求。復(fù)印打印、傳真縮微、文檔利用郵件收發(fā)、微博管理，微信平臺(tái)的構(gòu)建，電腦速記機(jī)應(yīng)用等能力，都需要秘書(shū)做到爐火純青�，F(xiàn)代信息技術(shù)手段的應(yīng)用可以提高秘書(shū)的工作效率，減少工作負(fù)擔(dān)。所以未來(lái)的秘書(shū)工作對(duì)信息技術(shù)的依賴性會(huì)更高，對(duì)秘書(shū)應(yīng)用信息技術(shù)手段的素質(zhì)要求也會(huì)更高。
秘書(shū)的工作重要而隱蔽，處在幕后卻要付出實(shí)際努力。綜合素質(zhì)的提高和工作能力的提高是做好秘書(shū)工作的前提。新時(shí)期的科學(xué)技術(shù)發(fā)展和工作內(nèi)容的變化等，都發(fā)生了極大的變化。秘書(shū)要正確認(rèn)知自己，擺正自己的位置，守規(guī)矩、不越權(quán)，保持高度緊張維護(hù)部門和領(lǐng)導(dǎo)的利益。具有全局意識(shí)，能高屋建瓴地對(duì)待工作問(wèn)題和處理辦法，這是一個(gè)好秘書(shū)必備的素質(zhì)。
有關(guān)秘書(shū)工作的認(rèn)識(shí)
現(xiàn)代文秘人員是一個(gè)很大的群體，通俗地說(shuō)，他們是工薪族中的白領(lǐng)階層，可以勝任經(jīng)理助理、秘書(shū)、統(tǒng)計(jì)員、推銷員、文書(shū)、資料員、檔案員等職位的工作，這些高素質(zhì)的勞動(dòng)者經(jīng)過(guò)培訓(xùn)、鍛煉還可以成為各行各業(yè)帶文職性質(zhì)的技術(shù)人才或基層領(lǐng)導(dǎo)人。那么，文秘人員應(yīng)該具備哪些能力，才能適應(yīng)新時(shí)期的要求，才能有效地完成自己的工作呢?
一.表達(dá)能力
文秘人員種.種職能的實(shí)現(xiàn)，都離不開(kāi)語(yǔ)言文字的表述，有人說(shuō)文秘人員的工作是“寫(xiě)出來(lái)，說(shuō)出來(lái)”的，這是有一定道理的。良好的表達(dá)能力是對(duì)文秘人員的特殊要求，而文字表達(dá)和口頭表達(dá)是表達(dá)能力的基本體現(xiàn)。文字表達(dá)能力被看作是文秘人員的“看家本領(lǐng)”和基本功。文秘寫(xiě)作的涉及面很廣，小到一個(gè)電話記錄、一個(gè)通知、一個(gè)情況匯報(bào)，大到年度工作總結(jié)、任期工作報(bào)告等。因此它要求文秘人員不僅要懂得語(yǔ)法、邏輯、修辭和一般的寫(xiě)作知識(shí)，而且還要掌握各種文體的寫(xiě)作技巧，努力把自己鍛煉成公文寫(xiě)作的高手�？陬^表達(dá)能力是文秘人員的“口功”。文秘人員人員對(duì)上級(jí)匯報(bào)工作，請(qǐng)示問(wèn)題，提出建議;對(duì)下傳達(dá)指令，溝通情況，組織協(xié)調(diào);對(duì)外開(kāi)展公關(guān)，公務(wù)交往，社會(huì)應(yīng)酬。都對(duì)其口頭表達(dá)能力提出了很高的要求。文秘人員的口頭表達(dá)要用精練的語(yǔ)言，表達(dá)出最必要的內(nèi)容，做到“文約而意豐”、“言簡(jiǎn)而理周”。要了解交流對(duì)象的特征，準(zhǔn)確把握對(duì)方的意圖和要求，充分認(rèn)識(shí)語(yǔ)言表達(dá)的環(huán)境，研究表達(dá)的時(shí)機(jī)和方式。
二.辦事能力
文秘人員每天都要面對(duì)大量的事務(wù)性工作，如文書(shū)事務(wù)、接待事務(wù)、電話事務(wù)、會(huì)議事務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)者交辦的事項(xiàng)等，辦事成了文秘人員的一項(xiàng)基本職能。要提高自己的辦事能力，文秘人員首先要熟悉辦事渠道，了解有關(guān)部門的職權(quán)范圍，知曉辦理各項(xiàng)事務(wù)的方式和途徑。其次，掌握辦事程序。如公文的管理，介紹信的開(kāi)具，會(huì)議的組織，來(lái)賓的接待等事務(wù)的辦理，都具有程序化的特點(diǎn)。遵循既定程序辦事，可以少走彎路，提高效率。最后，要善于交往和應(yīng)變。辦理事務(wù)的過(guò)程，其實(shí)就是人與人交往的過(guò)程，因此，要了解人事關(guān)系，長(zhǎng)于接人待物，善于交際藝術(shù)。同時(shí)，文秘人員要具備較強(qiáng)的應(yīng)變能力，能根據(jù)事務(wù)的不同情形和特點(diǎn)及時(shí)準(zhǔn)確地予以辦理，尤其是對(duì)于突發(fā)事件，更要機(jī)敏應(yīng)對(duì)，能在堅(jiān)持正確原則的前提下，審時(shí)度勢(shì)，靈活機(jī)動(dòng)的處理。
三.協(xié)調(diào)能力
在現(xiàn)代社會(huì)中，協(xié)調(diào)是一種廣泛性的社會(huì)活動(dòng)。協(xié)調(diào)能力已成為一種主要的公共關(guān)系能力，這種能力是現(xiàn)代人生活和生存之必需。對(duì)文秘工作而言尤其需要具備協(xié)調(diào)能力。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先是與主管領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。文秘人員要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作，請(qǐng)求對(duì)某一問(wèn)題的指示，以便明確自己的工作目標(biāo)和處理問(wèn)題時(shí)應(yīng)把握的尺度。其次是與主管領(lǐng)導(dǎo)之外的其他領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)。有一些行政職能交叉的工作，由多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管，需要多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決，而領(lǐng)導(dǎo)之間的碰面需要一定的程序，有時(shí)要靠文秘人員做好先期的溝通和協(xié)調(diào)。再次是同事之間的協(xié)調(diào)。文秘人員的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是內(nèi)部職能分工的要求。第四是與服務(wù)對(duì)象的協(xié)調(diào)。文秘人員應(yīng)認(rèn)真對(duì)待每一位服務(wù)對(duì)象，對(duì)他們的不滿要做好說(shuō)服解釋工作，爭(zhēng)取他們的理解和支持，對(duì)他們不合理的要求和不正確的意見(jiàn)要進(jìn)行合理疏導(dǎo)，使他們放棄自己的想法，力求給每個(gè)服務(wù)對(duì)象一個(gè)滿意。
四.合作能力
信息時(shí)代的社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)，某項(xiàng)工作或者某件事務(wù)通常需要若干人通力協(xié)作才能完成，因此在這個(gè)團(tuán)結(jié)協(xié)作的過(guò)程中，需要發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神。同樣，文秘部門的許多工作也要靠集體協(xié)作才能完成，如遇到重要任務(wù)、緊急情況、重大活動(dòng)、大型會(huì)議，只有集中人員，團(tuán)結(jié)協(xié)作打殲滅戰(zhàn)，才能保證按時(shí)完成任務(wù)。因此，文秘人員要樹(shù)立整體觀念、團(tuán)結(jié)觀念、互助觀念。經(jīng)常通氣，加強(qiáng)聯(lián)系，主動(dòng)交流信息，面對(duì)面商量解決問(wèn)題;遇到難題，要主動(dòng)請(qǐng)教別人，主動(dòng)幫助別人，主動(dòng)想辦法解決;遇到共同辦理的事項(xiàng)，彼此都竭智盡力，相互支持，通力合作，爭(zhēng)挑重?fù)?dān)，在工作中大力發(fā)揚(yáng)團(tuán)結(jié)互助的合作精神。
五.操作能力
隨著新技術(shù)革命對(duì)社會(huì)各領(lǐng)域的沖擊，文秘人員僅靠?jī)芍皇�、兩條腿、一只筆、一張嘴的工作方法，已難以適應(yīng)時(shí)代的需求。目前，文秘人員實(shí)行辦公手段現(xiàn)代化的條件已經(jīng)具備，辦公自動(dòng)化浪潮對(duì)我國(guó)的文秘工作產(chǎn)生了深刻的影響。因此，對(duì)現(xiàn)代辦公設(shè)備的熟練操作能力，是高效率完成文秘工作所必須具備的。這種能力主要包括：中(英)文打字機(jī)、電話機(jī)、電傳機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄音錄像機(jī)、照相機(jī)、文字處理機(jī)和電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備的使用、保養(yǎng)和初步維修的本領(lǐng)，對(duì)于書(shū)法、速記、編輯、校對(duì)、檔案管理、信息處理等技術(shù)的掌握和運(yùn)用的本領(lǐng)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源的搜集利用和上傳下載本領(lǐng)以及轎車、摩托車等交通工具駕駛的本領(lǐng)等。
新時(shí)期對(duì)文秘人員的能力要求不是單一的。只有具備各種能力都較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的脈搏，才能成為日益競(jìng)爭(zhēng)的文秘行業(yè)的佼佼者，才能在職場(chǎng)的大海中盡情暢游。
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