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如何提升辦公文秘的人格魅力和工作能力
人格魅力指一個人在性格、氣質(zhì)、能力、道德品質(zhì)等方面具有的很能吸引人的力量。在今天的社會里一個人能受到別人的歡迎、容納，他實際上就具備了一定的人格。下面是YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!
辦公室是企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的中樞，肩負著“參與政務(wù)、管理事務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、做好服務(wù)”的重要職責(zé)，是企業(yè)重要的辦事機構(gòu)和對外窗口，對外起著互相協(xié)調(diào)、形象窗口的作用，對內(nèi)起著承上啟下、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)員工、服務(wù)基層的作用。其工作的好壞直接影響著企業(yè)的辦事效率和對外形象，而文秘又是辦公室的重要組成人員。辦公室工作干好了都是小事，干不好都是大事。為此，我結(jié)合自己從事文秘工作的實踐，就當前如何做好辦公室文秘工作，談一下辦公室文秘應(yīng)具備的人格魅力和工作能力。
1 態(tài)度凸顯人格魅力
人格魅力是人的綜合素養(yǎng)的折射，我認為奉獻“十心”是提升文秘人格魅力的關(guān)鍵所在。
1.1 忠心和放心。忠心是我國傳統(tǒng)文化所推崇的基本道德范疇，也是衡量人品的基本標準之一。對文秘而言主要表現(xiàn)在對組織負責(zé)、對企業(yè)負責(zé)。如何讓領(lǐng)導(dǎo)放心，文秘要樹立“六不讓”工作理念。一是不讓工作在我手里延誤;二是不讓信息傳遞在我手里中斷;三是不讓文件在我手里積壓;四是不讓我負責(zé)的工作影響到全局工作;五是不讓差錯在我手里出現(xiàn);六是不讓基層辦事的同志在我這里受到冷落。
1.2 恒心和耐心。有這樣一個故事：在一個小鎮(zhèn)上，路人問三個石匠在做什么。第一個石匠說：“我每天都枯燥無味地搬石頭砌墻。”第二個石匠說：“我的工作很重要，我要把墻壘好，這樣房子才結(jié)實。”第三個石匠則目光炯炯地說：“我的責(zé)任十分重大，這是鎮(zhèn)上的第一所教堂，我要將它建成百年的標志。”后來第三個石匠成為了當時杰出的一位建筑師。這就是同一件事采取不同態(tài)度和目的來對待而產(chǎn)生的不同結(jié)果。如果把工作當成愛好來做，就能快樂工作;如果把工作當成事業(yè)來做，不成功便成仁。
1.3 細心和平心。“天下難事必作于易，天下大事必作于細”。解決困難從容易的地方入手，成就大事從細小的地方開始。在我的辦公桌上，總是整齊地擺放著“紅、黃、藍三種顏色的文件夾，代表了不同類型的文件。紅色醒目，代表“緊急”“重要”文件;黃色明亮，代表主管領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)批示，需要相關(guān)部門辦理的文件;藍色寧靜，代表“平件”，普通文件傳閱。如何將不同顏色的文件夾放置在領(lǐng)導(dǎo)案頭，同樣也是一門學(xué)問。日常工作中，我已經(jīng)習(xí)慣按照“先急后平”、“先快后慢”、“先重后輕”、“先早后晚”的原則對文件進行擺放。總之，領(lǐng)導(dǎo)每天需要批閱大量的文件。作為文秘，一股腦兒地把所有文件給領(lǐng)導(dǎo)送去顯然是不當之舉，將各類文件整理、排序后再放置于領(lǐng)導(dǎo)案頭才是得力之為。細節(jié)里面見功夫、小事里面有形象，千里之行，始于足下，辦公室工作就要忍得住寂莫，耐得住誘惑，保持一顆平常心。
1.4 熱心、真心。一張笑臉、一句問候、一杯熱水、一份關(guān)心，就這樣與來者在瞬間拉近了距離，有理講理、有事辦事，我們一齊唱《都要好好的》。表情是人體語言中最豐富的部分，是人內(nèi)心情感的流露，人的喜怒哀樂都可以通過表情來體現(xiàn)和反映。在與人交談時，最適宜的表情是微笑，真誠的微笑是自信、友好、禮貌的標志，是最能打動對方的“心理武器”。目光應(yīng)同對方處在同一水平線上，若一個俯視、一個仰視，容易造成雙方心理上的不平衡感。平和沉穩(wěn)的語調(diào)是文秘的首選，與人交談時，聲音不應(yīng)過高，應(yīng)該以對方能聽清為宜。
1.5 開心、關(guān)心。文秘是辦公室集體中一員，應(yīng)當與同事友好相處，在緊張的工作環(huán)境中創(chuàng)造一個愉悅的、誠摯的和諧氛圍。一是要搞好相互之間的團結(jié)。沒有思想感情的溝通和交流，就不會有工作上的溝通和交流，就沒有好的工作基礎(chǔ)和氛圍，也不可能把工作做好。二是要加強在工作中的磨合，多信任，多支持，多理解。要像運動員踢足球、打籃球一樣，必須做到球到人到，配合默契，才能取得好成績。我認為辦公室分工雖明確，但實際情況是辦公室經(jīng)常遇到“大兵團作戰(zhàn)”的事情，比如承辦大型會議，迎接上級、外地考察、檢查團等大型公務(wù)接待，這時既要講分工，又要講協(xié)作，做好分內(nèi)工作的同時，通力合作，協(xié)同服務(wù)，形成合力。如果能在工作上達到這種默契的狀態(tài)，就能使整個辦公室的工作水平提高一個層次。文秘的特殊工作性質(zhì)決定了突擊性的工作多、領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事情多，隨領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)酬的時候多、經(jīng)常是領(lǐng)導(dǎo)上班，我上班;領(lǐng)導(dǎo)下班，我加班。很難有固定的下班時間和規(guī)律性的節(jié)假日休息。如何關(guān)心家人也大有學(xué)問。忙里偷閑的一個電話，恰倒好處的一條短信，出差歸來的一份小禮物，都可以營造家庭的溫馨，表達自己的關(guān)心。
2 “謀事之基，成事之道”
辦公室文秘必須一切以大局為重，立足大局、把握大局、服務(wù)大局，培養(yǎng)“三種能力”，才能更好的攻長板、補短板，提高自身綜合素質(zhì)。
2.1 培養(yǎng)學(xué)習(xí)能力。我在實踐中體悟到處理工作和學(xué)習(xí)之間的矛盾，最好的辦法是在工作中學(xué)習(xí)，在實踐中學(xué)習(xí)。一是要認識到學(xué)習(xí)如逆水行舟，不進則退，會無所作為。二是要善于抓住各種機會，向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，向同事學(xué)習(xí)。平時應(yīng)注意學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)、同事觀察分析和處理問題的方法;勤于發(fā)現(xiàn)、吸納同事的長處，善于取長補短。三是要利用各種文件、資料、信息，勤于思索，勤于積累，學(xué)以致用，為用而學(xué)，不斷充“電”，才不致落后。
2.2 培養(yǎng)責(zé)任能力。有一句話說“不想當將軍的士兵不是好士兵”，不一定很對，但相信當不好士兵的將軍一定不會成為好將軍，所以反過來，我會對自己說要在平凡的崗位上努力做，用心做、培養(yǎng)精益求精的工作態(tài)度，無論服務(wù)還是事務(wù)，無論辦會還是文字，都必須嚴謹細微，高標準嚴要求，全身心“投入”，高質(zhì)量“產(chǎn)出”。
文秘要進一步振奮精神、轉(zhuǎn)變作風(fēng)、勇?lián)?zé)任，嚴格做到“四不準”，一是嚴肅時間觀念，不準遲到、早退、無故缺勤、擅自離崗;二是嚴肅責(zé)任觀念，在工作時間內(nèi)不準做與工作無關(guān)的私事;三是不準推諉扯皮、敷衍塞責(zé)、貽誤工作;四是不準隨意表態(tài)、濫發(fā)議論對工作造成不良影響。
2.3 培養(yǎng)創(chuàng)新能力。創(chuàng)新有三層含義，第一，更新;第二，創(chuàng)造新的東西;第三，改變。做事需要創(chuàng)新，做人也需要創(chuàng)新。人只有不斷克服惰性，打破思維定式，才能有大的突破。創(chuàng)新是發(fā)展的靈魂，人無新則庸。培養(yǎng)創(chuàng)新能力，一是要激發(fā)求知欲和好奇心;二是要重視思維的流暢性、變通性、獨創(chuàng)性;三是培養(yǎng)求異思想和求同思維;四是培養(yǎng)急驟性聯(lián)想能力。大膽探索，勇于開拓，創(chuàng)新使文秘工作充滿生機和活力，促進文秘真正發(fā)揮職能作用，體現(xiàn)自身和崗位價值。
以公文處理為例，我經(jīng)過多年的企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)電子公文處理實踐摸索，逐步將收發(fā)文流程的重要節(jié)點都增加了提醒功能，如收發(fā)文節(jié)點分別有短信和電腦提示雙提醒設(shè)置、各節(jié)點之間有短信提醒，主管領(lǐng)導(dǎo)批示后在傳閱時相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對所屬部門另有具體要求時有短信提醒，設(shè)置公告欄和考核欄為公文處理督辦和催辦的重要依據(jù)。
在車輛管理方面，我所在企業(yè)有效利用“車輛管理系統(tǒng)軟件”，保證了車輛的統(tǒng)一調(diào)度、費用的精確核算、人員狀態(tài)的有效監(jiān)控，保質(zhì)保量完成了每次出車任務(wù)。在省公司辦公室系統(tǒng)內(nèi)考評中獲得一致好評，作為全面推廣應(yīng)用的典型。
3 襟懷豁達——得失放得下
因為日常工作中不可避免承擔很大的壓力，文秘的心態(tài)很重要，要樂觀向上，善于調(diào)節(jié)情緒。今天因為這個領(lǐng)導(dǎo)批評了一句很委屈影響心情，明天因為自己忘了一個細節(jié)擔心領(lǐng)導(dǎo)不高興而忐忑不安，弄得自己整日精神恍惚，無心工作，最后由此及彼，惡性循環(huán)，連帶把其它事情搞砸。這不是鼓勵文秘要沒心沒肺，什么也不往心里去，而是應(yīng)該及時調(diào)整情緒、理清思路、總結(jié)經(jīng)驗、舉一反三，把教訓(xùn)真正記住然后輕裝前進，把正在干的事情干得更好。
要有豁達的襟懷和氣度，能寬容別人，能坦然承認自己的錯失，世俗瑣事一笑了之;要有一顆平常心，與上不爭名，與下不爭功，與同級之間不爭利;要大處著眼，小處著手，以平和的心態(tài)對待得失，這樣才有充沛的精力去應(yīng)對復(fù)雜繁瑣的工作。
用最簡單的方法建立人格魅力，每天努力進步一點點，就是在一點點地建立人格魅力。
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