秘書公務(wù)文寫作中的注意事項(xiàng)
導(dǎo)語(yǔ)：新到辦公室工作的同志經(jīng)常帶著一股寫好公文的熱望向我討教寫材料的經(jīng)驗(yàn)。其實(shí)寫好材料是一個(gè)慢慢積累的過程，既有寫作技法上的積累，也有工作方法上的覺悟，下面就由小編為大家介紹一下秘書公務(wù)文寫作中的注意事項(xiàng)，希望對(duì)大家有所幫助！
一、要有明晰的效果意識(shí)
公文是一種應(yīng)用性文章，是讓人看、讓人聽，要對(duì)實(shí)際工作起指導(dǎo)、推動(dòng)作用的。在起草公文時(shí)，寫作目的至關(guān)重要，它決定著公文的行文方向、結(jié)構(gòu)設(shè)置、內(nèi)容組織和語(yǔ)言表述。起草公文，必須有明晰的效果意識(shí)，就是說你按領(lǐng)導(dǎo)指示起草一篇公文，對(duì)這篇公文要達(dá)到一個(gè)什么樣的整體效果，主標(biāo)題給人留下什么印象，分標(biāo)題給人留下什么印象，每段內(nèi)容給人留下什么印象，都要有明晰的效果預(yù)期。我的體會(huì)是，有明晰的效果預(yù)期未必能寫成好公文，因?yàn)閷懞霉倪�需要其他重要條件，但沒有明晰的效果預(yù)期，必定寫不出什么好公文。
“以其昏昏，使人昭昭”，世界上沒有這樣的好事。所以，在起草公文時(shí)，我建議大家嘗試“效果導(dǎo)向機(jī)制”，即根據(jù)所要達(dá)到的效果，去決定是否需要設(shè)置主標(biāo)題，設(shè)置什么樣的主標(biāo)題;去決定是否需要開場(chǎng)白，需要什么樣的開場(chǎng)白;去決定是否需要分標(biāo)題，確定什么樣的分標(biāo)題;去決定每一段落寫什么，寫到什么程度;去決定敘述風(fēng)格、用語(yǔ)習(xí)慣，從而讓公文管用而不是無用，讓受眾愛聽而不是反感。要根據(jù)“需要寫什么”去寫，而不能根據(jù)“會(huì)寫什么”去寫，尤其不能由著自己的性子想到哪寫到哪。起草一篇公文，總得給人留下一點(diǎn)什么，或者主題選定上有特色，或者工作舉措上有創(chuàng)意，或者理論闡釋上有新高度，或者用詞用語(yǔ)上有新亮色。全部達(dá)到上述目標(biāo)當(dāng)然很難，而且有時(shí)時(shí)間也不允許，但至少要達(dá)到其中的一兩個(gè)，否則，所起草的公文味同嚼蠟，寫了等于沒寫。
二、 要有深厚的思維修煉意識(shí)
寫公文、抓工作，關(guān)鍵靠思維。我認(rèn)為，一篇好的公文必須做到“與眾不同”，而不能“與眾雷同”。從一定意義上說，成功就是“與眾不同”。你想的、說的，跟別人完全一樣，說不說、講不講還有什么意義?公文作品是智慧的結(jié)晶，要做到與眾不同，必須以深厚的思維能力作支撐。我體會(huì)，作為公文起草者要著力提高以下幾種思維能力：
一要提高直線思維能力。對(duì)一個(gè)事物、一項(xiàng)工作，要往縱深處思考，就像徐志摩《再別康橋》中說的那樣，要“撐一支長(zhǎng)蒿，向青草更青處蔓溯”。當(dāng)然，我們所撐的是思維的長(zhǎng)蒿，要尋的不是情感纏綿的美夢(mèng)，而是理論的新境界、工作的新層次，是超越常識(shí)、形成見識(shí)。
二要提高逆向思維能力。硬幣的正面和反面給人的印象絕不相同，然而它們都是硬幣的組成部分。這提醒我們，在起草公文、研究工作時(shí)，有時(shí)要從反面去想，要找到隱藏在成績(jī)經(jīng)驗(yàn)背后的另一種真相，把問題說出來;思考應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的正確方案，把矛盾解決掉。這樣就能形成關(guān)于這項(xiàng)工作的新表述。
三要提高側(cè)向思維能力。即要從第三種角度看問題、看工作，形成對(duì)問題的新見解，找到推進(jìn)工作的新途徑。我在一篇思考體會(huì)中談過，化解矛盾、實(shí)現(xiàn)和諧，關(guān)鍵在于找到第三條路徑。因?yàn)�，生活中的確有黑白分明的事，這時(shí)必須堅(jiān)持白的，反對(duì)黑的;但有時(shí)，也有赤、橙、藍(lán)、綠、紫等其它過渡色，這也是允許的，是多樣生活的組成部分。我想，在必要和可能時(shí)，我們要走出單純的二元對(duì)立的思維邏輯習(xí)慣，努力尋找解決問題的多種可能性。這同樣是公文起草中一條重要的思維路向。
四要提高發(fā)散性思維能力。特別是在構(gòu)思公文時(shí)，要在以我為主的基礎(chǔ)上，敞開胸懷，大膽想象，看看自己已經(jīng)掌握和正在掌握的各種信息資源中，有哪些可以吸納借鑒，為我所用。這是破解文思枯竭難題的一個(gè)有效方法。
五要提高辯證思維能力。要講辯證法，照顧兩面性，系統(tǒng)觀照自己所提的新見解、所擬議的新舉措，使它既新穎獨(dú)到，又經(jīng)得起全面推敲，不搞顧此失彼的“片面深刻”，推崇全面正確基礎(chǔ)上的“重點(diǎn)突出”。這樣才能增強(qiáng)公文的厚重感和說服力。
起草公文，實(shí)際上是一種將自己的思維能力與正在從事的工作進(jìn)行對(duì)接的過程，假如我們能夠不斷優(yōu)化自己的思維過程，提高自己的思維品質(zhì)，努力使自己的思維具有直線思維的執(zhí)著、逆向思維的睿智、側(cè)向思維的新奇、發(fā)散思維的靈活、辯證思維的全面等特點(diǎn)，并在公文起草的實(shí)踐中較為純熟地運(yùn)用，我們?cè)诠钠鸩萆鲜悄軌蚯斑M(jìn)一大步的。
三、要有明確的材料積累和組織意識(shí)
起草公文還有一個(gè)材料組織的問題。有的人認(rèn)為組織材料是臨到用時(shí)才需要做的工作，其實(shí)不然，臨時(shí)抱佛腳是難于成就一篇好公文的，材料組織工作既需要平時(shí)的積累，又需要臨時(shí)的“創(chuàng)造性”運(yùn)用。要想材料組織得精彩，我認(rèn)為需要練好以下“江湖功夫”：
一是要逐步練好“吸星大法”。這是金庸小說《笑傲江湖》中魔教教主任我行的武功，通過吸攝別人的內(nèi)功，增強(qiáng)自己的功力。所不同的是，任我行施展吸星大法后，對(duì)方非傷即亡，而我們吸納借鑒別人智力成果后，自己增強(qiáng)了，別人卻毫發(fā)無傷。要經(jīng)常進(jìn)行有意識(shí)、有目的的積累，通過“吸星大法”，從各種各樣的信息資料中，吸納各種各樣有益的養(yǎng)料，有的是觀點(diǎn)，有的是舉措，有
的是表述;有時(shí)可能是一大段，有時(shí)可能是一兩句話，有時(shí)可能僅僅是一種觸動(dòng)和體會(huì)，這些都可以豐富我們起草公文的儲(chǔ)備庫(kù)。有人說，所謂文秘工作者實(shí)際就是一些讀書較雜的`文學(xué)青年，坐在辦公桌前憂國(guó)憂民憂事憂己。我覺得這是有一定道理的。我個(gè)人讀書就比較雜，所讀的與工作關(guān)聯(lián)較強(qiáng)的讀物，有《檢察日?qǐng)?bào)》，主要是第一版主要新聞和第三版檢察理論、檢察實(shí)務(wù);還有《檢察文件選本》，主要看一些新的法律規(guī)定、新的檢察業(yè)務(wù)管理規(guī)定;有高檢院、省院領(lǐng)導(dǎo)的重要講話;有高檢院、省院制定的規(guī)范性文件。當(dāng)然，對(duì)于中央、省委領(lǐng)導(dǎo)的重要講話和重要文件等，我也會(huì)有較深程度的學(xué)習(xí);對(duì)于電視、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊上其他感興趣的東西，也會(huì)有所涉獵。我有剪報(bào)的習(xí)慣，剪報(bào)有助于分門別類地貯存信息，也有助于吸納別人的觀點(diǎn)，形成自己的見識(shí)，報(bào)紙中繽紛的信息也給我的生活帶來很多樂趣。十年來，我所剪的報(bào)紙裝滿了兩個(gè)大鐵皮柜子，剪報(bào)已經(jīng)成為我生活中不可或缺的一部分。除此之外，我還特別愛看歷史、文學(xué)等方面的書籍，這些都豐富了我的知識(shí)、增長(zhǎng)了我的見識(shí)，為我起草公文提供了諸多便利、諸多靈感。
二是要正確用好“易筋經(jīng)”。這是傳說中的少林七十二絕技之一，是一種重要的內(nèi)功心法。主要作用是消化異己，通經(jīng)舒絡(luò)，促進(jìn)能量周身循環(huán)。借鑒到公文起草上，就是對(duì)吸納來的各種觀點(diǎn)、資料，要在堅(jiān)持“以我為主”的基礎(chǔ)上，把它改造適宜、安排得當(dāng)，使它圓融無礙地化為我們行文表述的具體內(nèi)容。就像解放軍抓來國(guó)民 黨士兵俘虜，讓他們穿上解放軍的服裝，遵守解放軍的紀(jì)律，為我們扛槍打仗一樣。消化功夫，是公文起草中一種重要的功夫。
三是要學(xué)會(huì)創(chuàng)造“沖靈劍法”。這是《笑傲江湖》中令狐沖與岳靈珊兩人合創(chuàng)的一種新劍法。與此相類的是電影《蛇形刁手》中成龍扮演的簡(jiǎn)福獨(dú)創(chuàng)的“蛇形刁手”。說這些是什么意思呢?就是說在公文起草中，除了借鑒別人的東西、化解別人的東西，還要有獨(dú)創(chuàng)性，要?jiǎng)?chuàng)造出一整段、一整套唯我獨(dú)有的新東西。這雖然很難，卻正是最有價(jià)值的東西，正是體現(xiàn)公文寫作能力、水平的地方。在今年全省檢察長(zhǎng)會(huì)議上，省院提出要實(shí)行涉農(nóng)檢察工作新機(jī)制，在闡述了它的重要意義后，接下來寫了這么一段：“轄區(qū)有農(nóng)村的基層檢察院都要組建農(nóng)村檢察工作隊(duì)，每個(gè)院至少一個(gè)，農(nóng)村人口多、工作任務(wù)重的要多組建幾個(gè)，每個(gè)隊(duì)3至5人，由院領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干組成，深入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)和重點(diǎn)村開展檢察工作;工作隊(duì)的任務(wù)是宣傳法制、接待信訪、受理舉報(bào)、查辦案件;工作隊(duì)的工作方式是深入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)和重點(diǎn)村、人口多的大村，深入到農(nóng)民群眾中去，深入到農(nóng)村改革發(fā)展的第一線，每個(gè)院每年至少要到轄區(qū)內(nèi)的所有鄉(xiāng)鎮(zhèn)都考察一次，每次工作時(shí)間不少于10天，加強(qiáng)與農(nóng)民群眾的聯(lián)系，及時(shí)了解農(nóng)民群眾對(duì)檢察工作的新期待新要求，用農(nóng)民聽得懂的語(yǔ)言、容易接受的方式開展工作、執(zhí)法辦案。要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，食宿自理，多服務(wù)，不擾民，不給基層組織和農(nóng)民群眾增加負(fù)擔(dān)，在職責(zé)范圍內(nèi)盡最大努力為農(nóng)民辦實(shí)事、辦好事，把檢察工作做到田間地頭、農(nóng)家院舍，做到農(nóng)民群眾的心坎上�！贝硕嗡岬拇胧┬路f、具體、實(shí)在、深刻，什么是獨(dú)創(chuàng)，這就是獨(dú)創(chuàng)。最重要的是，這樣的敘述是別人所沒有的，是符合涉農(nóng)檢察工作內(nèi)在規(guī)律的。
四、 要有良好的語(yǔ)言表述意識(shí)
公文要有一個(gè)好的表述習(xí)慣，這是說服受眾、引領(lǐng)工作、發(fā)揮效用的重要條件。什么是好的表述?就是要有說服力，要有觀點(diǎn)、有典型、有數(shù)據(jù)、有事實(shí)、有分析、有對(duì)策、有目標(biāo)、有效果。歸納起來說，公文起草者需要養(yǎng)成三種基本表述習(xí)慣：
一是深刻地表述。要善于站在大的政治背景、時(shí)代背景、專業(yè)背景下思考問題、揣摩事物、研究工作，要能看到新事物不同凡響的意義，搜索到符合大局要求、反映時(shí)代特征、體現(xiàn)專業(yè)特點(diǎn)的指導(dǎo)思想、工作思路、具體舉措等，靠這些形成正確的深刻的思想觀點(diǎn)。
二是精確地表述。馬克思說過：“一門科學(xué)只有成功地運(yùn)用數(shù)學(xué)時(shí)，才算達(dá)到了真正完善的地步�！边@句話告訴我們，在科學(xué)探索中數(shù)學(xué)方法是必不可少的研究手段和重要環(huán)節(jié)。公文起草要想做到完善，數(shù)學(xué)方法同樣不可或缺。我們正處在改革開放的新時(shí)代，自主、理性日益成為新的社會(huì)特征。再靠過去那樣的“命令+口號(hào)”式的公文，已無法達(dá)到鼓舞群眾、推動(dòng)事業(yè)的目的了。而要靠事實(shí)說話、靠真理說話，就要增強(qiáng)分析性、增強(qiáng)具體性;要能對(duì)工作現(xiàn)狀進(jìn)行精確化描述，對(duì)存在問題進(jìn)行精準(zhǔn)性分析，對(duì)工作部署進(jìn)行精細(xì)化安排，對(duì)工作成效進(jìn)行精當(dāng)化總結(jié)。要努力改變公文起草過于抽象、粗糙、籠統(tǒng)的弊病。
三是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乇硎�。要做到表述�?yán)謹(jǐn)，最重要的是重視因果關(guān)系，重視觀點(diǎn)與論據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性。在正文表述中，一定要考慮分標(biāo)題與所轄正文段落的邏輯關(guān)系、關(guān)聯(lián)程度;一定要考慮該正文段落中每一小層次與下一小層次、每一句話與下一句話、每一語(yǔ)詞與下一語(yǔ)詞之間的邏輯關(guān)系、關(guān)聯(lián)程度。公文要經(jīng)得起邏輯推敲，這是應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)記、著力追求的。
明晰的效果意識(shí)，有助于公文寫作者確定公文的寫作意圖和方向，找到行文的可看之處;深厚的思維修煉意識(shí)，有助于公文寫作者在構(gòu)思時(shí)理清思路，找到與工作貼合的行文脈絡(luò);明確的材料積累和組織意識(shí)，有助于公文寫作者增強(qiáng)文稿的豐厚性，提煉文稿的創(chuàng)造性。而這三種意識(shí)的傳達(dá)最終都要落實(shí)到語(yǔ)言的表達(dá)上，所以良好的語(yǔ)言表述看起來是最表面的功夫，其實(shí)也是最基本最重要的行文意識(shí)。
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