文秘工作的寫作基礎(chǔ)與技巧

　　文秘在企業(yè)中是一個重要崗位，文秘是指經(jīng)過學(xué)習(xí)，掌握公關(guān)與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識，熟悉現(xiàn)代文書學(xué)、秘書學(xué)的原理和方法、具有較強(qiáng)的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務(wù)等工作。下面是由小編為大家整理的文秘工作的寫作基礎(chǔ)與技巧，歡迎大家閱讀!

　　一、寫作基礎(chǔ)知識

　　主題是文章的統(tǒng)帥和綱領(lǐng)，是文章的核心;主題源于材料，主題不能先行，必須從實際出發(fā)，從材料中引出主題。實用文體主題的表現(xiàn)表式主要有：①直接闡述;②單一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用標(biāo)題。

　　文章結(jié)構(gòu)安排的環(huán)節(jié)主要包括：選擇角度;設(shè)置線索;安排層次;劃分段落;設(shè)計開頭與結(jié)尾;處理過渡和照應(yīng)等。文章的結(jié)構(gòu)應(yīng)達(dá)到嚴(yán)謹(jǐn)(嚴(yán)密精細(xì)，無懈可擊)、自然(順理成章，開闔自如)、完整(勻稱飽滿，首尾圓合)、統(tǒng)一(和諧一致，通篇一貫，決不相互抵觸，自相矛盾)

　　文章常用的表達(dá)方法有敘述、描寫、議論、說明，其中議論的方法又可具體分為：①例證法;②喻證法;③類比法;④對比法;⑤反駁法;⑥歸謬法。

　　語言運用的基本要求：合體、得體，準(zhǔn)確、順達(dá)，簡潔、明快，生動、有力。

　　二、公文的特點和種類

　　公文，也稱公務(wù)文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄，其區(qū)別于圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：①由法定作者制發(fā);②具有法定的現(xiàn)實執(zhí)行效用;③具有規(guī)范的體式;④履行法定的程序。

　　根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，公文可從不同角度進(jìn)行如下分類：

　　(1)根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動領(lǐng)域，公文可分為通用公文和專用公文兩類。

　　(2)根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，公文可分為對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密六類

　　(3)根據(jù)行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類。

　　(4)根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，公文可分為規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文。

　　(5)根據(jù)處理時限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類。

　　(6)根據(jù)來源，在一個機(jī)關(guān)內(nèi)部可將公文分為收文、發(fā)文兩類。

　　三、寫作技巧

　　1.把握特點

　　所謂特點，是與其它文體相比較而呈現(xiàn)出的不同點和區(qū)別點。分析和認(rèn)識總結(jié)文體的特點，是寫好總結(jié)的關(guān)鍵所在。不了解這一特點，就抓不到重點，也就很難寫出有特色的工作總結(jié)�？偨Y(jié)與其它的文體相比較，有五個不同特點。

　　一是在內(nèi)容上，不是寫現(xiàn)在，而是寫過去。就是對已經(jīng)做過的一個時期的工作，進(jìn)行全面地、系統(tǒng)地回顧、檢查、分析、研究、歸納和提煉，把大量的感性材料集中起來，使之條理化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。

　　二是在對象上，不是寫群眾，而是寫機(jī)關(guān)。就是總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在組織領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)思想、工作作風(fēng)和工作方法上，有什么經(jīng)驗，有什么教訓(xùn)，看以前服務(wù)得怎么樣今后怎樣繼續(xù)服好務(wù)。

　　三是在方法上，不是我說你怎么樣，而是說我(們)怎樣。就是自我解剖，自我認(rèn)識，自我肯定，自我表揚自我批評，自我提高。因此，一般是以第一人稱(我或我們)的口氣出現(xiàn)，也有用第三人稱的。

　　四是在目的上，不是預(yù)測情況，估算數(shù)字，盤算問題，而是肯定成績，找準(zhǔn)問題，悟出道理，明確方向。寫昨天，看今天，指導(dǎo)明天。總結(jié)工作不是目的，目的在于吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，做好當(dāng)前和今后的工作。如果只是把總結(jié)當(dāng)成收錄材料的容器，寫成流水賬，就達(dá)不到預(yù)期的效果。

　　五是在體裁上，不是記敘文而是議論文。總結(jié)不只是對情況與事實作概略性的綜合歸納，而主要是對事物作本質(zhì)的分析，把感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識，從中找出事物發(fā)展的基本規(guī)律。揭示規(guī)律性的東西很重要，不僅要千方百計找出規(guī)律，清楚明白地反映規(guī)律，而且要用事實明白無誤地說明規(guī)律。

　　六是在作用上，就是向本單位職工群眾報告情況和向上級匯報情況及向外單位介紹情況和經(jīng)驗。向群眾作總結(jié)并報告工作，是讓群眾了解各方面工作的情況，樹立信心，明確方向;向上級匯報工作，是讓上級機(jī)關(guān)全面了解下面工作的情況，以便及時獲得上級機(jī)關(guān)的指導(dǎo);向外單位介紹本單位的工作情況和經(jīng)驗教訓(xùn)，是提供學(xué)習(xí)借鑒。

　　2.區(qū)分類型

　　總結(jié)的文體細(xì)分有很多種，但無論是從內(nèi)容上分，或是從范圍上分，或是從時間上分，都不外乎兩大種：一種叫全面性工作總結(jié)，一種叫專題性工作總結(jié)。

　　(一)全面性工作總結(jié)。就是對一個單位、一個部門、一個組織的一個時期、一個階段的工作實踐進(jìn)行全面總結(jié)。凡在機(jī)關(guān)工作的同志，都經(jīng)常和這種文體打交道，其關(guān)鍵是要總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)。全面總結(jié)，一般時間跨度長，涉及的范圍廣，包含的內(nèi)容多。在寫作過程中，既要把各方面的工作情況反映出來，又要突出中心，抓住重點，縱深結(jié)合。我認(rèn)為，解決這個問題的有效辦法就是要搞好三個統(tǒng)一：

　　一是統(tǒng)一總結(jié)的中心內(nèi)容。是以反映工作情況為主，還是以反映經(jīng)驗體會為主，要有一個明確的思想。

　　二是統(tǒng)一總結(jié)的主題思想。寫全面總結(jié)要樹立一個主題思想，確定一個主題，圍繞主題寫就不會走題。不樹立一個主題思想，寫出來的總結(jié)就很難突破一般化。

　　三是統(tǒng)一工作形勢的估價。寫全面總結(jié)之前，要對本單位、部門、組織在該階段的工作形勢有一個明確的評價，搞清楚總的形勢如何，哪些工作做得最好、成效最突出，哪些做法和經(jīng)驗值得總結(jié)推廣，哪些單位、部門、組織的工作最典型(兩方面)，哪些問題和原因需要總結(jié)上報。在這些方面統(tǒng)一了思想認(rèn)識，執(zhí)筆者就有了主攻方向，結(jié)構(gòu)編排就容易，就易產(chǎn)生靈感，下筆也就順暢。

　　(二)專題性工作總結(jié)。就是對某項工作進(jìn)行專題總結(jié)，也就是單獨對某一項工作、某一個方面的經(jīng)驗教訓(xùn)進(jìn)行專門總結(jié)。其特點是突出一個“�！弊郑�要求內(nèi)容專、主題專、事例專、經(jīng)驗專、寫作手法也專。在寫專題總結(jié)時，必須對有關(guān)專題的內(nèi).容、原則、要求、方法，全面深刻地認(rèn)識和理解，知道所要寫的總結(jié)專在那里，專的是否有理，專的是否有據(jù)，專的是否新穎。如果不掌握這些情況，就很可能把專題總結(jié)寫成一般性的總結(jié)。在寫作過程中，最好按照提出問題，分析問題，解決問題的順序進(jìn)行。

　　3.突出經(jīng)驗

　　寫總結(jié)的根本目的，不只是為了肯定成績和找出問題，更重要的是為了吸取以往的經(jīng)驗教訓(xùn)，做好當(dāng)前和今后的工作。這種目的，要求我們在寫總結(jié)中，不能滿足于把成績講夠、把問題找準(zhǔn)、把措施定好，應(yīng)該在總結(jié)經(jīng)驗上多動腦筋，多花氣力。多下功夫。哪怕是一份總結(jié)里面只總結(jié)出一條有普遍指導(dǎo)意義的經(jīng)驗，也是成功的。我感到寫好經(jīng)驗總結(jié)，要把握好以下三點。

　　(一)要有精巧的構(gòu)思。開好頭、結(jié)好尾、突出中間，這是寫好經(jīng)驗總結(jié)的基本要求。古人作樂府詩，講究“鳳頭、豬肚、豹尾”，即開頭要像鳳凰頭一樣漂亮美麗，中間要像豬肚一樣充實飽滿，結(jié)尾要像豹尾一樣威風(fēng)有力。我認(rèn)為，這個原則同樣適用于我們寫工作總結(jié)。要竭盡全力把情況部分寫得很漂亮，把經(jīng)驗部分寫得很充實(飽滿)，把措施部分寫得很有力。

　　(二)要廣泛占有資料。寫好一個單位、部門或組織的經(jīng)驗總結(jié)，必須充分占有資料。起碼要掌握四個方面的內(nèi)容：一是要準(zhǔn)確掌握在該階段內(nèi)做了哪些主要工作，每項工作的起止時間、發(fā)展過程，哪些工作做得較好，哪些工作做得一般，哪些工作做得較差。二是要詳細(xì)了解在該階段工作中，面臨的背景情況，利弊條件，遇到的矛盾，解決這些矛盾和問題采取了什么辦法和措施，有什么成效，有什么經(jīng)驗教訓(xùn)。三是要清楚有哪些能說明工作成效、經(jīng)驗教訓(xùn)的典型事例，精確數(shù)據(jù)，群眾語言和意見及建議，各級的評價等。四是洞悉當(dāng)前的工作存在什么問題和原因，哪些是帶傾向性的問題，哪些是一般性的問題，哪些是老問題，哪些是新問題。

　　4.創(chuàng)新出彩

　　一篇好文章，重要的標(biāo)準(zhǔn)是義理創(chuàng)新，“言前人所未言，發(fā)前人所未發(fā)”。無疑，這種創(chuàng)新出彩，是合乎民眾的期盼與時代的召喚，是對社會事物認(rèn)識的深化，對客觀規(guī)律的揭示，對歷史與現(xiàn)實問題的破解，是科學(xué)新命題的提出，是對真善美的發(fā)現(xiàn)與褒揚，對假惡丑的識別與鞭撻，是針砭時弊，匡謬糾錯，揚棄超越。決不是扭曲事實，妄想臆說，詭辯忽悠。

　　創(chuàng)新出彩，可表現(xiàn)在各個方面，如詞句、觀點、方法、表述、結(jié)構(gòu)、體裁風(fēng)格、學(xué)派、理論體系，等等。“動人春色不須多”。一篇文章創(chuàng)新出彩、形成亮點之處，可能就一兩個警句，幾十個字;一部著作，做出貢獻(xiàn)、被人稱道引用的，可能就一兩個獨到的觀點。有了它，就能使文章亮起來，讓人開卷獲益，愛不釋手。

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