文秘如何提高公文質(zhì)量

　　提高文稿質(zhì)量，是黨政機關(guān)工作人員特別是秘書工作者必須解決好的重要問題。從某種意義上說，文稿質(zhì)量反映機關(guān)的工作水平，決定個人的成長進步。提高文稿質(zhì)量，需要長時間和多方面努力。

　　文成于思

　　這里的“思”，包括提高思想高度與把握思考角度。思想高度，是指我們平常所說的思想性，它是文稿的靈魂，是文稿寫作成敗的關(guān)鍵。對一篇好的文稿，人們往往會有“高屋建瓴、思想深刻、立意高遠”等評價，這是因為它有思想高度。一篇沒有思想性的文章，往往顯得平平淡淡、蒼白無力。把握思想高度，要注意這幾點：

　　一要準確把握主題。一般來說，一篇文稿最好突出一個主題，通篇圍繞一個中心來展開，防止“四面出擊”。主題不應(yīng)太宏觀、太久遠，而要“以我們正在做的事情為中心”，具有較強的針對性。

　　二要認真提煉觀點。主題確定以后，要有觀點來支撐。觀點要緊緊圍繞主題，從不同側(cè)面來論述。觀點應(yīng)是理論與實踐相結(jié)合的產(chǎn)物，有新意、有見解，不是一般化的泛泛而談。

　　三要深入進行論述。觀點就如同一個骨架，需要補充有血有肉的東西，所以還要加以深入論述。論述是否精辟，不在于文字多少，而在于是否到位，古語所說“隔靴搔癢贊何益，入木三分罵亦精”，就是這個道理。深入進行論述，具體來說，就是要有權(quán)威性;有辯證性，運用哲學思維，具有思辨色彩;有對比性，前后左右、橫向縱向進行對比，學會用數(shù)字說話;有例證性，列舉典型事例，用事實說話。

　　文成于細

　　美國首都華盛頓郊區(qū)有個叫“小華盛頓”的酒店，規(guī)模不大，但人均效益卻是全美第一。它服務(wù)細致到什么程度呢?比如客人一進門，就有專門的心理師來測試心情指數(shù)，看客人今天高興還是不高興。對心情指數(shù)偏低的顧客，總經(jīng)理就會出面，給客人贈送紅酒，然后領(lǐng)客人參觀廚房，客人心情好轉(zhuǎn)了，消費自然會增加。正因為這個酒店無與倫比的細致服務(wù)，所以創(chuàng)造了全美第一的人均效益。

　　同樣，要提高文稿質(zhì)量，就要提高文稿的精細化水平。最重要的是增強責任意識，特別是要樹立“最后一道關(guān)口”的意識。不要因為忙或累，或者自己不是最后的'“關(guān)口”，就輕易把錯誤放過去，不能因為身后還有運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)就粗心大意，要始終做到高度負責。

　　文成于改

　　好文章是改出來的。一稿就通過、一稿就成為精品的文章不是沒有，但為數(shù)極少，多數(shù)文章要經(jīng)過反復修改、不同環(huán)節(jié)修改才能成功。

　　如何修改，大體應(yīng)當把握這幾個關(guān)口：

　　一要把好內(nèi)容關(guān)。要注意主題是否鮮明，觀點是否正確，能不能立得住，文題是否相符，有沒有無病呻吟、節(jié)外生枝等現(xiàn)象。

　　二要把好文字關(guān)。主要看表述是否準確，語言是否流暢，文字是否清楚、簡潔。要留意括號、引號里的東西，因為這些較容易被忽視。引用東西一定要引對，不要讓改稿的人親自去核對，這樣會增加其工作量，同時別人對你的責任意識也會產(chǎn)生懷疑。運用的數(shù)據(jù)、事例、標點符號準不準，字、詞、句有沒有毛病，這些都要注意。有人把犯這些文字上的“小”錯誤叫做“小兒科”錯誤，就是說很不應(yīng)該犯的錯。試想，如果一個公文的字詞、標點、所引數(shù)據(jù)有誤，會是什么效果?

　　三要把好格式關(guān)。這個問題要注意正反兩個方面：一方面，文無定法，形式要服從內(nèi)容;另一方面，文有規(guī)矩，格式也是必須強調(diào)的。比如序號如何規(guī)范，漢字、阿拉伯數(shù)字怎么用;比如字號要求，黑體、楷體、宋體的用法和順序等，都要按規(guī)范使用。此外，文稿運轉(zhuǎn)前要仔細檢查裝訂、清點頁碼等，防止出錯。

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