文秘如何做好保密工作

　　一個組織的保密工作是從本單位的安全和利益出發(fā)，將秘密信息控制在一定的范圍和時間內(nèi)，防止被泄露和利用，是其自身價值得到充分有效地實現(xiàn)而采取必要手段和措施。那么文秘應該如何做好保密工作呢，一起來看看!

　　1、秘書在保密工作中需要注意的幾方面

　　(1)、文件保密。

　　秘書經(jīng)常要與各種文件、資料、圖表等打交道，這是秘書工作的一大特點。其秘書要有很強的保密意識，對保密文件、資料，應自覺做好接收、傳遞、保管方面的保密工作，并且不該看的堅決不看，不該說的堅決不說。

　　(2)、會議保密。

　　秘書經(jīng)常要參加各種會議，有不少是領導層參與的會議。這些會議內(nèi)容中常有不少信息需要保密，是否公開、何時公開、向誰公開都由主管領導決定，秘書不得隨意擴散和泄漏，要嚴格按照會議要求做好保密工作。

　　(3)、科技保密。

　　任何組織開展經(jīng)營活動都需要科學技術以及研發(fā)創(chuàng)新等方面工作做支持，可以說它是企業(yè)的生命，是企業(yè)在激烈競爭中保持不敗的關鍵。因此相關的情況都需要保密。秘書的工作性質(zhì)決定其得與各種人接觸，包括客戶、同行、媒體、政府部門等，做好這方面的保密工作是非常重要的。

　　2、秘書應做好組織中特定信息的保密工作

　　從保密信息的內(nèi)容上看，不同的組織會為自己劃分保密范圍，但每個組織中都會規(guī)定如下一些特殊類型的信息需要保密，它們包括：

　　(1)、人事信息

　　(2)、財務信息

　　(3)、產(chǎn)品信息

　　(4)、客戶信息

　　注意做好這些特殊類型信息的安全是極為重要的，如果不注意它的安全，讓不該得到的人得到它，會給組織帶來極大的影響和損失。例如：如果企業(yè)人事信息中的正在醞釀的晉升信息公開，會引起員工之間不團結;聘用信息公開，會被同行挖墻腳。如果財務信息失密，會影響企業(yè)的股票價格，也會影響銀行對企業(yè)的貸款。企業(yè)有關新產(chǎn)品的開發(fā)、市場活動和價格政策等信息是競爭對手最希望知道的，甚至可以抄襲其新產(chǎn)品的技術而使組織蒙受巨大損失。企業(yè)長期積累的客戶信息失密，會被競爭對手挖去作為開發(fā)市場目標而使你的組織失去了客戶，失去大宗業(yè)務和合同。所以每一個組織都極為重視設計方面信息的保密工作。

　　3、做好電子信息的安全

　　(1)、計算的顯示器應放置在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應迅速關閉頁面或關小亮度，或保存你的信息關閉顯示器;

　　(2)、計算機打印保密材料要人不離機，負責保存和傳遞;

　　(3)、在提交電子信息之前，應向上級核對，不能給未被授權的人;

　　(4)、每一個使用者應該有自己的識別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換;

　　(5)、應該使用密碼來保護計算機數(shù)據(jù)，并定期更換;

　　(6)、計算機必須經(jīng)常進行查毒、殺毒，并為了安全，不要安裝借來的程序;

　　(7)、重要的文件要做備份，并存儲在安全、加鎖的地方，但要記住磁盤不能保存在過熱和過冷的地方;

　　(8)、有保密信息的軟盤不應該帶出單位，以防止數(shù)據(jù)落到不應得到這些信息的人手上;

　　(9)、有可能計算機應安裝警報系統(tǒng)，防止信息被盜。

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