office辦公應(yīng)用與技巧
OFFICE辦公套裝是當今使用范圍最廣的一套辦公軟件，其功能應(yīng)用全面而強大，而許多應(yīng)用技巧，只有在具體工作中，才會被涉及而使用。下面小編為大家搜索整理了關(guān)于office辦公應(yīng)用與實踐技巧，歡迎參考閱讀。
1 實際應(yīng)用中的問題
1.1 Word表格居中
Word表格想居中，點擊表格圖表右鍵，選自動調(diào)整→根據(jù)窗口調(diào)整表格，表格就居中了。
1.2 在Word文檔中插入目錄
在Word文檔中插入目錄：要先定義標題樣式和級別，然后插入——引用——索引和目錄——目錄就可以自動插入了。
1)輸入題目時這樣操作。
�、俅蜷_Word文檔輸入題目時，點菜單字體欄左側(cè)樣式窗口，選“題目1”，并選好字體和字號;如果想在目錄中顯示二級題目，輸入二級題目時應(yīng)選擇“題目2”。
�、谳斎胝臅r，則應(yīng)在樣式窗口選擇“正文”。
③如果文件已經(jīng)輸入完成，可選中已輸好題目，補做上述方法1程序。
�、�6凡設(shè)置標題樣式的題目，其左側(cè)有小黑方塊標志。
2)文件輸入完畢要自動生成目錄時的操作。
�、賹⒐鈽酥糜跀M加目錄處。
②點“插入/索引和目錄/目錄”，在出現(xiàn)界面上在顯示級別欄選定頂級別確定目錄是幾層;選擇“顯示頁碼”、“頁碼右對齊”及虛線樣式等。
�、鄞_定。至此，目錄在你指定位置已經(jīng)生成。
已生成目錄的字體、間距等仍可以在目錄中直接調(diào)整。
1.3 Word文檔中怎樣分節(jié)
1)在“文件”菜單下頁面設(shè)置→版式：節(jié)的起始位置選新建頁;預(yù)覽應(yīng)用于選插入點之后。這樣操作后就可以將文檔分為兩節(jié)，若想分為多節(jié)操作方法一樣。
2)若想合并節(jié)在前一節(jié)的最后按“”鍵，這樣兩節(jié)就合并為一節(jié)了。
1.4 文件名后面不帶后綴(譬如Word文件名后綴doc，excel文件名后綴xls)
在“我的電腦”中菜單“工具” →“文件夾選項”的“查看”中將“隱藏文件擴展名”畫上勾，再點應(yīng)用，文件后面的后綴就沒了。
1.5 選擇性粘貼
1)假如在一個excel單元格中用公式計算的數(shù)值，要想將數(shù)值粘貼到另一個單元格中，在第一個單元格中按復(fù)制按鈕，在另一個單元格中點選擇性粘貼，在“選擇性粘貼”下選“數(shù)值”。
2)假如是一行要粘為一列，在在“選擇性粘貼”下選“轉(zhuǎn)置”。
1.6 插入公式
在菜單“插入” →“對象”中的“新建”選“miscrosoft 公式3.0”然后選擇所需要的公式。
1.7 在excel中凍結(jié)窗口
選中某一單元格，點窗口-凍結(jié)窗口，以此單元格的左上角把屏幕劃成四部分，上方和左邊的就固定了，便于查看大型表格。凍結(jié)后，上方的行會固定不參與屏幕滾動，左邊的列也會固定。
1.8 文件加密碼
1)word文檔在菜單“工具” →“選項” →“安全性” 輸入打開文件時的密碼，輸入修改文件時的密碼，然后點確定，這樣此文檔就加上密碼了，打開時必須輸入密碼。
2)excel表格，在菜單“工具” →“選項” →“安全性”輸入打開權(quán)限密碼，輸入修改權(quán)限密碼，然后點確定，這樣此電子表格就加上密碼了，打開時必須輸入密碼。
1.9 怎樣解決一篇文檔中封皮不顯示頁碼，內(nèi)容加頁碼
先將封皮分為第一節(jié)，將內(nèi)容分為第2節(jié)，在第一節(jié)插入頁碼設(shè)置中將“首頁顯示頁碼”的勾去掉;在第二節(jié)插入頁碼設(shè)置中將“首頁顯示頁碼”的勾選上。這樣就可以實現(xiàn)一篇文檔中封皮不顯示頁碼，內(nèi)容加頁碼。
1.10 頁面設(shè)置中的頂端對齊
一般情況下將頁面設(shè)置→版式→頁面中的垂直對齊方式選頂端對齊。
1.11 怎樣快速選中文檔中的一部分(比較長，好幾頁)
要選中文檔中的某一部分，譬如此部分比較長，好幾頁，直接用鼠標選不好選，那么就用鼠標左鍵單擊要選中某一部分的開頭，再按下“shift”鍵，再在選中某一部分的結(jié)尾處點擊鼠標左鍵，那么這一部分就選中了。
1.12 怎樣保證word文檔中的繪圖是一整體
首先將常用工具欄中“繪圖”調(diào)出來。
畫第一個圖形時會出現(xiàn)一個虛框，那么緊接著的要畫的圖形必須都在虛框內(nèi)，這樣才能保證，整個圖形是一個整體。
1.13 Word中的腳注如何刪除?把正文相應(yīng)的符號刪除，內(nèi)容可以刪除，但最后那個格式還在，應(yīng)該怎么辦?
1)切換到普通視圖，菜單中“視圖”——“腳注”，這時最下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。
2)在尾注的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時那條短橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。
3)再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符”，這是那條長橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。
4)切換回到頁面視圖，尾注和腳注應(yīng)該都是一樣的。
1.14 Excel重復(fù)打印表頭
1)文件-頁面設(shè)置-工作表-頂端標題行-點擊要輸出表頭的那一個框。
2)在點回來確定-在用打印預(yù)纜看看每一頁是否都有表頭。
1.15 Excel大小寫數(shù)字互換
選中你要轉(zhuǎn)化的大小寫數(shù)字-右鍵設(shè)置單元格格式-數(shù)字-特殊-來選中你的類型-確定。
1.16 文檔中需插入帶框文字
插入文本框，再在文本框中填寫內(nèi)容。但這種插入方法在排版過程中會變形，不好排版，如果插入公式，再在公式格式中輸入內(nèi)容，例如：要插入帶框文字，先點菜單“插入”→公式→點圍欄模板中的矩陣格式。
綜上所述，我們在計算機日常工作中常常會遇到這樣或那樣的問題，以上僅供參考，office的功能很強大，許多功能我們只是沒發(fā)現(xiàn)而已。
常用技巧
一、Excel表格計算公式
1、求所有數(shù)值和：SUM(在空白處點下,用SHIFT選中所數(shù),回車就可以出來)
2、求平方和：SUMSQ
3、求開平方：SQRT
4、在其它函數(shù)里有很多公式可以查找。
5、去掉前兩為數(shù)字：mid(A1,3,6)(A1：是你要修改的數(shù)的地方6：是你要保留的位數(shù))
6、前面加兩固定數(shù)：=19&D2
7、去掉最后兩數(shù)＝LEFT(A1,7)
8、把19820213怎樣轉(zhuǎn)換成1982.02格式可以這樣做：=LEFT(A1,4)&"."&MID(A1,5,2)
二、Word文檔輸入的技巧
1、快速給文字加下劃線：Ctrl+Shift+W
2、一條虛線：連續(xù)輸入3個"*"再按回車鍵-可以得到虛線
3、得到雙直線：連續(xù)輸入3個“=”再按回車鍵-可以得到雙直線
4、“～”得到一條波浪線，“#”得到中間加粗的三直線
5、選中Word文檔的字體-同時按下SHIFT+CTRL+>或者是<號
6、快速轉(zhuǎn)換英文字母大小寫：“Shfit+F3”快捷鍵
7、隱藏文字：“格式”-“字體”-“隱藏文字”勾選上
8、還原圖片：按住Ctrl鍵的同時，雙擊該圖片(該圖片就被還原了)
9、Word快速建立表格：先輸入好表格的文字--在選中文字--表格--插入--表格
10、Word換頁時不再頻繁敲回車鍵:遇到需要換頁的時候按住“Ctrl”鍵后再按下回車鍵就換成新頁面了
11、Word自動生成目錄1。選中文字-格式-樣式格式-把要做的目錄標題都上標題
12、插入-引用-索引和目錄-點目錄-顯示級別設(shè)置3-確定-自動生成目錄了
三、Word中保存插入的圖片
1、方法一：word文檔中另存為--網(wǎng)頁格式--在*.files文件中-就可以找出全部Word文檔的圖片了
2、方法二：把你想要的圖片復(fù)制到PPT里,在用PPT里另存就可以得到圖片了。
四、在Excel中做100 100+20 120+20 140+20等循環(huán)語句
在Excel表中公式:
X坐標 Y坐標
A B C D
757743 200 3683087 40
=$A1+$B$1 =$C1-$D$1
五、Excel重復(fù)打印表頭
1、文件-頁面設(shè)置-工作表-頂端標題行--點擊你要輸出表頭的那一個框
2、在點回來確定-在用打印預(yù)纜看看每一頁是否都有表頭.
六、設(shè)置Excel列寬行高設(shè)置
1、全選或者是選擇一個都可以設(shè)置--格式-行-行高-輸入一個行高-確定
2、設(shè)置列也是在格式里面設(shè)置的-列-列寬-輸入列寬-確定.
七、Excel大小寫數(shù)字互換
1、選中你要轉(zhuǎn)化的大小寫數(shù)字-右鍵設(shè)置單元格格式-數(shù)字-特殊-來選中你的類型-確定.
八、在Excel中工作表進行分區(qū)加密
1、選中需要加密的區(qū)域-工具-保護-允許用戶編輯區(qū)域-新建-輸入一個標題-點引用單元格-選好單元格后-設(shè)置密碼-確定-在選中保護工作表-在輸入密碼兩次-確定。
2、Excel表表格加密-保存表-保存框的右上角(工具)-點常規(guī)選項-輸入密碼-確定-在保存就是
有密碼的表格了。
九、在Excel表數(shù)據(jù)表中如何按條件顯示數(shù)字
1、選中你要條件顯示的數(shù)字-格式-條件格斯-條件(單元格數(shù)據(jù))-設(shè)置你要選的條件-設(shè)置顏色-
可以添加-選出設(shè)置。
十、高級篩選
把滿足條件的篩選出來，放到別的地方。
文秘使用技巧
數(shù)字格式批量轉(zhuǎn)換
在完成一篇報告后，才發(fā)現(xiàn)其中最有說服力的數(shù)字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說服力。為了讓這些數(shù)字達到醒目的效果，可以為它們設(shè)置一些特殊格 式。按下“Ctrl+H”組合鍵調(diào)出查找和替換對話框，將光標定位在“查找內(nèi)容”框中，然后單擊“高級”展開對話框，再單擊“特殊字符”并選擇“任意數(shù) 字”，這時“查找內(nèi)容”中會自動顯示為“^#”。將光標定位在“替換為”框中，然后在“特殊字符”中選擇“查找內(nèi)容”，將顯示“^&”。接著單擊 “格式”為數(shù)字設(shè)置一些特殊格式，比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最后單擊“全部替換”就可以了。不過要注意，它會讓文檔中的所有數(shù)字都改變的。
查找對話框中的快捷鍵
執(zhí)行“編輯-查找”命令，或者按“Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對話框，會發(fā)現(xiàn)對話框中的許多項目之后都有一個帶下劃線的字母，這就是此項的快捷鍵了，不過一 定要先按Alt鍵才能讓它們起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一處，按“Alt+M”是打開高級選項，按Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位 這三個選項卡中切換等(本技巧同樣適合其它的對話框)。
另外，在office20xx中進行查找/替換時，我們經(jīng)常會在不關(guān)閉查找/替換對話框的情況下，切換到正文中進行修改，然后再回到查找/替換對話框中繼續(xù)操作，一般都是通過鼠標點擊進行切換，其實直接按Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。
在最后一次搜索結(jié)果中快速瀏覽
當你搜索完畢，退出查找對話框后，如果想回過頭看看剛才的搜索結(jié)果，這時不用再打開查找對話框，直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵，就可以在上一次的搜索結(jié)果中快速瀏覽了。
高亮顯示所有搜索出來的結(jié)果
為了讓搜索出來的結(jié)果更醒目，可以讓搜索的`結(jié)果內(nèi)容高亮顯示出來。操作很簡單：在查找對話框中選中“突出顯示所有在該范圍找出的項目”就可以了。
替換時巧妙保留書簽
假設(shè)在word中有這么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括號括起來的部分表示定義了書簽，括號是為了讓大家看的清楚，真實文本中并沒有出現(xiàn)。如果在進行替換操作時，將兩個人物名稱換成了其它人名，那么書簽 也會隨之丟失。大家在定義書簽時，將人名前后的空格都包括進來，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.
使用圖片替換文本
有時我們可能想用圖片來替換某些文本，比如，你可能想用公司的Logo圖片來替換文檔中的所有公司名稱，可通過下面的步驟來實現(xiàn)：
第一步：圖片插入到文檔中，選取它，再按Ctrl+X鍵剪切把它放到系統(tǒng)的剪貼板中。
第二步：按“Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入要替換的文本，在“替換為”中輸入“^c”(不含引號，下同)。
第三步：可以單擊“查找下一處”、“替換”一個一個替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時文檔中的被替換的文字，就都會成圖片了。
快速找出word中的域
為了增加互動性，有些人會在word中插入大量的域，數(shù)量一多，可能連作者自己都記不清了�？梢酝ㄟ^查找功能，快速瀏覽這些域代碼。
第一步：確定域代碼為打開狀態(tài)，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。
第二步：按“Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“^d”或者“^19”，然后連續(xù)按“Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文檔中的域了。
巧用替換批量設(shè)置文檔格式
在一些文章中，尤其是一些學(xué)術(shù)論文，會大量出現(xiàn)一些同樣的術(shù)語或關(guān)鍵詞，如果想讓這些術(shù)語或關(guān)鍵詞有一個統(tǒng)一的格式，不用一個一個設(shè)置，用替換功能很快就能完成。
第一步：找到要設(shè)置格式的第一個術(shù)語或關(guān)鍵詞(如：“虛擬現(xiàn)實”)，設(shè)置它的大小、字體、顏色等格式。選中設(shè)置好的術(shù)語，按“Ctrl+C”鍵將它復(fù)制到剪切板上。
第二步：按“Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“虛擬現(xiàn)實”，在“替換為”中輸入“^c”，然后單擊“全部替換”按鈕。文檔中所有的“虛擬現(xiàn)實”一詞，就被設(shè)置成統(tǒng)一的格式了。
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