文檔管理工作技巧

　　對文檔進(jìn)行管理是辦公文秘的日常工作之一，以下是小編整理的文檔管理工作技巧，歡迎參考閱讀!

　　01 選擇正確的流程

　　每個項(xiàng)目都是不同的，因此，沒有哪個流程能夠適合所有的項(xiàng)目，不論項(xiàng)目大小都使用同一個流程也沒有意義。對于較小的項(xiàng)目，你應(yīng)該用一個簡單的過程，特別是你委托一個小項(xiàng)目給沒有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，簡單的流程需要更少的過程文檔，而這也讓新項(xiàng)目經(jīng)理更容易遵循，也可以讓經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理減少他們桌子上的文檔。

　　一個小項(xiàng)目（最低標(biāo)準(zhǔn)要求的項(xiàng)目）可能只需要：

　　一個項(xiàng)目啟動文件：這（再次作為最低標(biāo)準(zhǔn)要求）將涵蓋項(xiàng)目的目的和目標(biāo)，要有關(guān)于范圍、時間和成本的關(guān)鍵的要求，有主要的里程碑（如果在這個階段已知的）和項(xiàng)目組成員的名單；

　　利益相關(guān)者要求的文檔：這應(yīng)該只包括利益相關(guān)者和他們的要求的文檔列表。

　　一個項(xiàng)目范圍：明確交付明確的成果，而不是創(chuàng)建一個單獨(dú)的工作分解結(jié)構(gòu)，這樣你可以更加簡單方便的對項(xiàng)目成果進(jìn)行確認(rèn)；

　　日程：給出任務(wù)列表中的完工日期，比如多長時間他們將要達(dá)到的重要里程碑和結(jié)束日期，采用甘特圖可以顯得更直觀一點(diǎn)；

　　回顧性報(bào)告：當(dāng)然，這不是必須需要的，但如果是你的領(lǐng)導(dǎo)或者其利益相關(guān)者，可能會問，這個項(xiàng)目進(jìn)展順利嗎，有什么可以做的更好的地方可以讓你今后的項(xiàng)目運(yùn)作的更加流暢和平穩(wěn)，而這類項(xiàng)目通常會要求減少相關(guān)的文檔工作；

　　當(dāng)然，這一切都要取決于你特定項(xiàng)目的情況，你最初可能認(rèn)為你的項(xiàng)目特殊只需要一個或兩個其他部分的文檔，但每次做出這個決定的時候，你需要仔細(xì)的想想，對于這種規(guī)模的項(xiàng)目，這真的是必要的嗎？

　　02 不要過度的報(bào)告

　　項(xiàng)目利益相關(guān)者需要在報(bào)告不足和過度報(bào)告之間取得一定的平衡，太多的話，他們根本不會去關(guān)注，太少，他們弄不清楚項(xiàng)目到底在做什么，他們可能會逐步尋求比最初的報(bào)告上提供的越來越多的信息，不論是哪種方式，你都會形成比你真正需要的多得多的文檔。

　　要報(bào)告項(xiàng)目狀態(tài)，可以嘗試使用紅色、黃色和綠色體系來表示，這能夠滿足大多數(shù)利益相關(guān)者的要求：

　　紅色：你需要幫助處理這種情況；

　　黃色：項(xiàng)目中出現(xiàn)一些狀態(tài)需要你關(guān)注，但我們正在處理中；

　　綠色：項(xiàng)目中一切正常，無異常情況；

　　03 優(yōu)化會議次數(shù)

　　會議是在項(xiàng)目中無法避免的，有討論戰(zhàn)略的會議，項(xiàng)目范圍的會議，項(xiàng)目的規(guī)劃會議，項(xiàng)目啟動會，項(xiàng)目進(jìn)展會議，和各個利益相關(guān)者的討論會議， 識別會議，變更控制會議，問題回溯會議等等，這會讓你花費(fèi)上十幾分鐘到幾個小時不等完成會議紀(jì)要。

　　相反的，為什么不嘗試削減會議的次數(shù)，對于較小的項(xiàng)目，你只需要參加下面四種會議：

　　和利益相關(guān)者的討論會議

　　項(xiàng)目范圍討論會議

　　項(xiàng)目進(jìn)展討論會議

　　項(xiàng)目問題回溯會議

　　通過減少不必要的會議不僅從會議本身來節(jié)省你的時間，還讓你不必要去花費(fèi)時間進(jìn)行艱苦的準(zhǔn)備每個細(xì)節(jié)的會議紀(jì)要，你應(yīng)該只關(guān)注指出需要采取的行動以及你需要同意做什么，其它的一切都應(yīng)該是不必要的。

　　毫無疑問，可能還有很多其它的方法幫助你減少項(xiàng)目中的文檔工作，這可能基于每個人的心態(tài)和常識來進(jìn)行。如果你在一個相當(dāng)大規(guī)模的項(xiàng)目上工作的時候，那么依照既定的流程，你的文檔會逐步增加的，但如果你在一個小的項(xiàng)目上的時候，當(dāng)每次重新對文檔工作進(jìn)行規(guī)劃和實(shí)施的時候，應(yīng)該試著問問自己：到底什么才是我真正需要記錄的。

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