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秘書怎樣當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的大參謀
秘書具有參謀職責(zé)，應(yīng)發(fā)揮參謀作用。秘書做好參謀工作，有利于提高領(lǐng)導(dǎo)力與秘書工作成效，也有利于自我發(fā)展，意義和作用都不可輕視。問題的關(guān)鍵在于，要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的大參謀。下面小編帶著大家一起來了解一下秘書怎樣當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的大參謀吧！
秘書怎樣當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的大參謀
當(dāng)好大參謀不容易，要解決好能參善謀的問題，也就是要做到敢參謀、能參謀、肯參謀、善參謀，又能參謀成事。為此，要緊緊抓住參謀、善謀、設(shè)謀、用謀等重要問題，并從實(shí)際出發(fā)認(rèn)真解決好。
一、參謀
首先要想當(dāng)參謀。參謀，原意是參與謀劃，既是一種職責(zé)，也是一種角色。主謀與參謀是主輔關(guān)系，是謀事方向相同，但處于不同地位，負(fù)有不同責(zé)任的兩種角色。當(dāng)大參謀的前提，是要有濃厚的參謀意識(shí)，強(qiáng)烈的參謀愿望。在相當(dāng)一部分秘書人員中，并沒有這種明確的意向。當(dāng)好大參謀，必須不斷提高對(duì)秘書參謀重要性的認(rèn)識(shí)，努力增強(qiáng)參謀意識(shí)。當(dāng)好大參謀，很重要的一個(gè)問題是能更好地履行秘書工作職責(zé)，展示自己的才干，提高工作層次，幫助領(lǐng)導(dǎo)者更好地加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)工作，促進(jìn)事業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)者、秘書人員自身的良好發(fā)展。要把當(dāng)好大參謀作為秘書人員的重要工作和義不容辭的責(zé)任，在實(shí)踐中努力強(qiáng)化秘書參謀的責(zé)任感與自覺性。
同時(shí)要能當(dāng)參謀。秘書人員不僅要有良好的參謀愿望，也要有過硬的參謀本領(lǐng)。沒有較強(qiáng)的參謀能力，參謀愿望只能是一種參謀意識(shí)，不會(huì)形成參謀行為，更不會(huì)有好的參謀成果。做好參謀工作，秘書人員一般應(yīng)具有及時(shí)把握領(lǐng)導(dǎo)者意圖的能力，敏銳捕捉與研究重要信息的能力，善于觀察、分析與判斷形勢(shì)的能力，精于從全局認(rèn)識(shí)與研究問題的能力，準(zhǔn)確判斷與預(yù)測(cè)事物發(fā)展趨勢(shì)的能力，迅速有效地謀劃對(duì)策意見的能力，簡練正確表達(dá)謀略思想與具體方案的能力。這些能力可以隨著參謀活動(dòng)的深入不斷提高，參謀能力也有賴于秘書人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)與實(shí)踐參謀理論與方法。
更要勇當(dāng)參謀。當(dāng)參謀也需要勇氣，因?yàn)閰⒅\過程中也有風(fēng)險(xiǎn)。比如參謀不當(dāng)會(huì)有損失，參謀有力但不為領(lǐng)導(dǎo)者欣賞甚至遭受訓(xùn)斥，或引起他人嫉妒排擠。這些風(fēng)險(xiǎn)從而使不少秘書人員抱著多一事不如少一事的想法，對(duì)秘書參謀采取回避態(tài)度。參謀工作受挫時(shí)，需要解放思想，消除顧慮，放開手腳，敢想敢為。當(dāng)好大參謀，不能“明哲保身，退避三舍”。有些與領(lǐng)導(dǎo)者意見相左的謀略可能更有價(jià)值，更能引起重視。即使領(lǐng)導(dǎo)者出于某種考慮不采納自己的意見，也不要緊。畢竟領(lǐng)導(dǎo)者有自己的頭腦、思想與思路，不能強(qiáng)求，更不能強(qiáng)加于人。要相信領(lǐng)導(dǎo)，尊重領(lǐng)導(dǎo)，更要尊重實(shí)際，尊重真理，尊重歷史，堅(jiān)信歷史將證明參謀意見正確、合理與否，增強(qiáng)秘書參謀的勇氣，把秘書參謀工作進(jìn)行到底。秘書參謀確有一定風(fēng)險(xiǎn)，要志在當(dāng)好大參謀，不僅要有奉獻(xiàn)精神，還要有一點(diǎn)兒冒險(xiǎn)精神，該參謀時(shí)不能猶豫不決，錯(cuò)失良機(jī)，使一些好主意胎死腹中。不要把參謀工作看得很神秘，要將秘書工作與參謀工作有機(jī)結(jié)合起來，使一些重要的參謀工作寓于秘書工作之中。比如在起草文件或領(lǐng)導(dǎo)講稿時(shí)，就可以充分發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)者籌劃有重要價(jià)值的思想、思路、政策、措施、對(duì)策、建議等參謀意見。在其他方面，以及在督查、調(diào)研、信息、辦文、辦會(huì)、協(xié)調(diào)和組織領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中，都可以有效地開展秘書參謀工作。
也要勤當(dāng)參謀。參謀時(shí)機(jī)短暫，參謀機(jī)遇稍縱即逝，應(yīng)勤于思，敏于行。參謀謀略成熟一件奉獻(xiàn)一件，不能十年磨一劍，貪圖一鳴驚人。總是引而不發(fā)，便會(huì)錯(cuò)失良機(jī)。要抓住領(lǐng)導(dǎo)者的一時(shí)需要或長遠(yuǎn)打算，大小主意一起出，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)者提供意見與建議。要利用最佳時(shí)機(jī)，急事急辦，避免空留遺憾。
二、善謀
秘書參謀，不僅要講究科學(xué)性，也要講究藝術(shù)性。在秘書參謀藝術(shù)中，很重要的一點(diǎn)是，審時(shí)度勢(shì)，知人善參。秘書人員作為謀者，領(lǐng)導(dǎo)者作為問謀者，其間的關(guān)系非常重要。不論國內(nèi)國外，領(lǐng)導(dǎo)層中不乏將人際關(guān)系置于感情之中理智之上的人。為什么有些好建議得不到采納，而一些壞主意能得到賞識(shí)并貫徹實(shí)施，特別是與領(lǐng)導(dǎo)者意圖相悖的計(jì)策也能過關(guān)，主要是這些領(lǐng)導(dǎo)者過于相信自己與參謀人員的關(guān)系，或?yàn)榱司S護(hù)政治利益上的一致性。這就給人一個(gè)啟示：當(dāng)好參謀，必須改善并進(jìn)一步密切同領(lǐng)導(dǎo)的工作和個(gè)人關(guān)系。不然，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)你不信任，任你的謀略貴如金玉，領(lǐng)導(dǎo)者連看也不想看，聽也不想聽，再好的意見也會(huì)被當(dāng)垃圾處理掉。
參謀工作也有規(guī)律，也講規(guī)矩。不懂規(guī)律，不顧規(guī)矩，就要自食其果。聞一多先生在《誰為領(lǐng)袖謀劃?》一書中指出：“領(lǐng)袖不會(huì)寬恕表現(xiàn)出了獨(dú)立性格的謀士謀劃�！鳖I(lǐng)袖尚且如此，何況其他領(lǐng)導(dǎo)者。為什么對(duì)有個(gè)性的參謀者不寬容，因?yàn)檫@樣會(huì)影響到領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)威與形象。如果秘書人員不適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者，盡管忠誠但不善于為領(lǐng)導(dǎo)者參謀，就很難當(dāng)好大參謀。有些領(lǐng)導(dǎo)者往往過高估計(jì)自己的見識(shí)與能力，再加上周圍一些人瞎捧臭腳，更使得其飄飄然。有些領(lǐng)導(dǎo)者喜歡賣弄一些與眾不同的思路，又需要秘書參謀們把他的思想整理出來，傳達(dá)他的意圖，宣傳他的精神。這時(shí)，秘書參謀已經(jīng)沒有實(shí)質(zhì)性意義了，但仍可為領(lǐng)導(dǎo)者分憂。尤其是參謀意見與領(lǐng)導(dǎo)意見不同時(shí)，應(yīng)深思熟慮，搞清楚領(lǐng)導(dǎo)者意見的背景，覺得確有幾分把握再參謀，切不可輕言。
所謂善參，簡單說就是參而有度，謀而有效，也就是以適當(dāng)?shù)闹\略，在適當(dāng)?shù)膱龊希眠m當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，以適當(dāng)?shù)谋磉_(dá)，提供適當(dāng)?shù)膶?duì)策，達(dá)到適當(dāng)?shù)膮⒅\目的。為此，要換位思考，站在領(lǐng)導(dǎo)者的高度與角度，開展秘書參謀工作。善于琢磨領(lǐng)導(dǎo)者的需要，善于謀劃秘書參謀意見，善于捕捉參謀時(shí)機(jī)，善于將參謀意見轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)決策。要堅(jiān)持“六要六不要”：一要參謀為公，不為己謀，要有純正的參謀動(dòng)機(jī)，真正為領(lǐng)導(dǎo)者與領(lǐng)導(dǎo)工作參謀;二要力盡職責(zé)，不要失職，積極主動(dòng)地當(dāng)好大參謀;三要尊重領(lǐng)導(dǎo)，不要爭論，力爭達(dá)成共識(shí);四要理解領(lǐng)導(dǎo)，不要將個(gè)人意見強(qiáng)加于人，允許領(lǐng)導(dǎo)不理解不采納參謀意見;五要堅(jiān)持到位，不要越位，在領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)可的情況下才可實(shí)施;六要保持良好心態(tài)，不要偏激與情緒化，要全面公正、正確合理地進(jìn)行秘書參謀工作。
三、設(shè)謀
設(shè)謀，就是設(shè)計(jì)謀略。設(shè)謀是秘書參謀的中心環(huán)節(jié)。不設(shè)謀，無計(jì)可出，無謀可參，更無謀可用，參謀就成了空談。
什么是謀略?屠春友先生在其專著《謀略概論》中指出：“所謂謀略，是人們充分調(diào)動(dòng)自己的優(yōu)點(diǎn)和一切有利于自己的因素，利用各種思維方法，形成一種旨在達(dá)到某種目的的思維過程�！痹趯�(shí)踐中，謀略既可作為一種思維過程去理解，也可作為一種結(jié)果去認(rèn)識(shí)。
從謀略是一種結(jié)果的角度分析，謀略是多層次的。一種思想、一個(gè)意見、一套方案、一項(xiàng)政策、一條建議、一件提案、一種措施等，都是謀略的具體體現(xiàn)。一項(xiàng)好的謀略，應(yīng)該有可靠的根據(jù)，要有明確的目標(biāo)任務(wù)，要有正確的思路，要有科學(xué)精細(xì)的分析，要有切實(shí)可行的意見。同時(shí)具備三個(gè)特點(diǎn)：一是簡單明確，讓領(lǐng)導(dǎo)者看時(shí)一目了然，讓領(lǐng)導(dǎo)者聽時(shí)一清二楚;二是全面準(zhǔn)確，反映問題、研究問題、處理問題考慮周全，不顧此失彼，而且判斷問題準(zhǔn)確，提出的對(duì)策正確;三是實(shí)用可行，提出的對(duì)策意見具有較強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值和可操作性，既簡便易行，且行之有效。
設(shè)謀，要堅(jiān)持秘書參謀道德，不出餿主意，不提歪點(diǎn)子。不能像項(xiàng)羽的高參陳平出主意讓劉邦放虎歸山那樣，給領(lǐng)導(dǎo)幫倒忙。要端正思想態(tài)度，堅(jiān)持“不謀私利，不為己謀”的政治方向，處處從領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的大局出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)的整體與長遠(yuǎn)利益著眼，從領(lǐng)導(dǎo)的立場切入，從領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)前急需解決的重大問題著手，認(rèn)真謀劃，精心策劃，首先保證心正術(shù)正主意正。有些秘書人員，借與領(lǐng)導(dǎo)者的特殊關(guān)系，從自身利益出發(fā)，為領(lǐng)導(dǎo)提供陰謀詭計(jì)，雖一時(shí)得逞，但終究紙里包不住火，最終會(huì)搬起石頭砸了自己的腳。
一個(gè)良好的大謀略，必須是創(chuàng)新的結(jié)果，必須是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者大政方針或重大事項(xiàng)有重大作用。但是，這種又好又重大的謀略不是頭腦中現(xiàn)成的，可以一下子提出來的。謀劃可能會(huì)靈機(jī)一動(dòng)，但不能靠心血來潮，靠拍腦門子主觀臆斷，必須把握大局、熟悉全局、知己知彼、全面考慮、反復(fù)醞釀、比較利害、用心策劃。
設(shè)計(jì)謀略，必須有堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)，需要掌握情況，提出對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有用的文字方案，或明確的口頭意見。要掌握第一手信息，主要措施是加強(qiáng)調(diào)查研究。謀略的調(diào)查研究是經(jīng)常性的，體現(xiàn)在時(shí)時(shí)處處。一些蛛絲馬跡，都可能是一種大的傾向的先期表現(xiàn)，都必須時(shí)時(shí)留心，處處用心，見微知著。預(yù)測(cè)未來是謀劃的重要手段。學(xué)會(huì)預(yù)測(cè)，成功地運(yùn)用預(yù)測(cè)，把握未來場景，是創(chuàng)新謀略的必由之路。周恩來的軍事秘書雷英夫具有較高的預(yù)測(cè)本領(lǐng)。他對(duì)美國侵略朝鮮，以及美軍將在仁川登陸等預(yù)測(cè)得都很準(zhǔn)確，受到中央領(lǐng)導(dǎo)的肯定。他之所以能做到這一點(diǎn)，主要是對(duì)美軍主帥麥克阿瑟和朝鮮半島的軍事地理進(jìn)行了詳盡的分析研究，按照科學(xué)的規(guī)律進(jìn)行了總結(jié)概括，才有如此的真知灼見。
四、用謀
用謀，就是運(yùn)用謀略，主要是指落實(shí)決策。謀為用而設(shè)，再好的謀略如被束之高閣，也沒有任何用處。謀略的價(jià)值在于可行有效，意義在于落到實(shí)處。用謀是實(shí)現(xiàn)參謀目的的最后階段，尤為講究實(shí)效。真正的秘書參謀效果全在于應(yīng)用和落實(shí)到底，而且用謀也是檢驗(yàn)謀略是否符合實(shí)際的唯一途徑。
領(lǐng)導(dǎo)工作的一種藝術(shù)表明，只要有可能，往往是誰出主意，就責(zé)成誰去辦。一方面，由于出謀劃策者對(duì)所出主意的背景、價(jià)值、目的、目標(biāo)、方法、步驟都認(rèn)識(shí)得更深刻，將謀略付諸實(shí)施的信念更堅(jiān)定，更容易把事情辦好;另一方面，出謀劃策者有盡快得到預(yù)期效果的強(qiáng)烈愿望，對(duì)于抓好落實(shí)有很大的積極性。尼克松總統(tǒng)能抓住戰(zhàn)略問題的實(shí)質(zhì)，果斷決策，但對(duì)于貫徹落實(shí)的執(zhí)行細(xì)節(jié)不感興趣，而這些工作主要靠基辛格博士去辦。所以，形成了尼克松抓大機(jī)遇，由基辛格博士設(shè)計(jì)利用機(jī)遇的方案，并貫徹落實(shí)的高層行政格局。這樣一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)與參謀助手相得益彰的格局，應(yīng)是最佳的工作格局。
秘書人員能否用謀，也就是能否既參又辦，是一種現(xiàn)實(shí)的考驗(yàn)，也是一種綜合能力的體現(xiàn)。用謀，一方面，能檢驗(yàn)計(jì)策的正確性與可靠性、可行性、有效性;另一方面，也能檢驗(yàn)參謀動(dòng)機(jī)。如果出了不好的主意，一般是不敢冒險(xiǎn)去落實(shí)的，因?yàn)殛幹\詭計(jì)不敢見天日。在用謀過程中，會(huì)遇到一些難以預(yù)料或難以想象的困難，要隨機(jī)應(yīng)變，有時(shí)還要在領(lǐng)導(dǎo)同意下，及時(shí)修正與完善決策，保證落實(shí)效果。一旦情況發(fā)生重大變化，原定謀略已不適宜，要及時(shí)請(qǐng)示上級(jí)予以放棄，或采取補(bǔ)救措施。
創(chuàng)新是秘書參謀的靈魂。不僅設(shè)謀是創(chuàng)新過程，用謀也是創(chuàng)新過程，因此都需要?jiǎng)?chuàng)造性地開展工作。在用謀過程中，要注意發(fā)現(xiàn)新情況，開拓新思路，探索新途徑，解決新問題，開創(chuàng)新局面。其中核心是與時(shí)俱進(jìn)，把既定謀略與新形勢(shì)和各方面的新要求緊密結(jié)合起來，不斷完善與改進(jìn)決策，進(jìn)一步提高實(shí)際效果。
用謀切忌意氣用事和感情用事，不管是不是自己的主意，只要是領(lǐng)導(dǎo)定了的，都要認(rèn)真落實(shí)。不論領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你有何看法，也不論關(guān)系密切與否，只要組織決定、領(lǐng)導(dǎo)合理要求，都要把事情辦好。積極用謀，這是組織原則問題，也是組織紀(jì)律要求，能夠反映一個(gè)人的政治素質(zhì)與工作能力。在這個(gè)重大問題上，絕對(duì)不能含糊。
當(dāng)好秘書的10條守則
1、有些事要想到領(lǐng)導(dǎo)前邊
雖然你要聽領(lǐng)導(dǎo)布置工作，但有些事情，秘書要想在領(lǐng)導(dǎo)前邊，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。這樣做，領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)感到你是一個(gè)好秘書。
2、領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要提前交卷
如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭取按領(lǐng)導(dǎo)要求提前一點(diǎn)完成，對(duì)于按照要求完不成的任務(wù)，要提前向領(lǐng)導(dǎo)打招呼，使領(lǐng)導(dǎo)早有安排，免得被動(dòng)。
3、注意保密工作
秘書和在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的職員，知道好多機(jī)密事情，有的事要比其他群眾早一些時(shí)候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩的。
4、負(fù)責(zé)做領(lǐng)導(dǎo)與他人的溝通工作
當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與另外領(lǐng)導(dǎo)或其他人發(fā)生矛盾時(shí)，做秘書工作的不能在領(lǐng)導(dǎo)面前火上加油，而要做領(lǐng)導(dǎo)的思想工作，使其消氣，并為領(lǐng)導(dǎo)向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會(huì)以為秘書的行動(dòng)是受他的領(lǐng)導(dǎo)指使的。
5、平時(shí)多給領(lǐng)導(dǎo)提供資料
領(lǐng)導(dǎo)比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關(guān)資料及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)，這會(huì)對(duì)他的決策有參考價(jià)值。
6、善于聽取領(lǐng)導(dǎo)意見
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)或要求，要認(rèn)真聽取，不要因小事而同領(lǐng)導(dǎo)翻臉。有不同意見，可慢慢與領(lǐng)導(dǎo)溝通。
7、不要輕易在領(lǐng)導(dǎo)面前告別人的狀
輕易告別人的狀，影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他人的看法，如果看錯(cuò)了人，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)從內(nèi)心埋怨秘書。最好，只同領(lǐng)導(dǎo)談某些工作，不做那種議論是非的事。
8、不向領(lǐng)導(dǎo)提過高的有利于自己的要求
比如機(jī)關(guān)要分房子，秘書已經(jīng)有了不錯(cuò)的住房，還想要一套。這樣的事會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)為難的。如果辦不成，以后領(lǐng)導(dǎo)會(huì)過敏地認(rèn)為你不滿意了，即便辦成，影響也不好。
9、多到群眾中去
聽聽群眾對(duì)一些事情的議論和看法，以便提供給領(lǐng)導(dǎo)。秘書做到及時(shí)反映群眾要求，可以使領(lǐng)導(dǎo)辦事不脫離群眾，群眾也會(huì)對(duì)秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。
10、要關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的生活
經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身旁工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的飲食、作息時(shí)間、身體健康多進(jìn)行關(guān)懷照顧，既體現(xiàn)了關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)，又反映了同事之情。
秘書必備的品質(zhì)
一、認(rèn)真
且不說職業(yè)秘書，就是一般的白領(lǐng)，在工作中也要“認(rèn)真”，可以說，做到“認(rèn)真”二字對(duì)于秘書來說是最起碼的要求，但是，從另一個(gè)意義上來說這也是很困難的。特別是對(duì)于年輕的秘書來說，誰沒有個(gè)小愛好，想自在一點(diǎn)呢？比如，與朋友在電話里聊天是一件很愜意的事，但是，無論哪個(gè)公司都不會(huì)允許秘書有這種享受及類似的行為。作為職業(yè)秘書，不僅要遵守單位的規(guī)章制度，而且還要比一般工作人員做得更好，因?yàn)槟阍陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作，他們對(duì)你的要求自然更嚴(yán)，標(biāo)準(zhǔn)更高；他們不可能容忍你工作毛手毛腳、大大咧咧或辦事拖拖拉拉。
二、誠實(shí)
所謂誠實(shí)，就是說老實(shí)話，辦老實(shí)事，做老實(shí)人。當(dāng)然，作為白領(lǐng)都需要誠實(shí)，但對(duì)于秘書來說這一點(diǎn)尤其重要，因?yàn)椴还芙?jīng)驗(yàn)多么豐富，秘書在繁雜忙亂的工作中多少會(huì)出這樣或那樣的差錯(cuò)。出了錯(cuò)，馬上道歉，這就是誠實(shí)。比如，一個(gè)港商希望與自己的上司見面，他在電話里說“下午14點(diǎn)來拜訪”，你卻聽成“下午4點(diǎn)來拜訪”，結(jié)果出現(xiàn)失約，造成誤會(huì)。工作中出現(xiàn)了差錯(cuò)之后，就應(yīng)當(dāng)實(shí)事求是地向上司認(rèn)錯(cuò)，而不是掩蓋事實(shí)，或者往他人身上推以逃避自己的責(zé)任。有些秘書不誠實(shí)，為了自己或自己朋友的私利，故意隱瞞事實(shí)的真相，不實(shí)及時(shí)地向上司匯報(bào)，從而給上司的決策造成失誤。所以，對(duì)于秘書來說，誠實(shí)是最重要的人品，只有用誠實(shí)才能換取上司和同事的信任。
三、謙遜
與其他部門的人相比，秘書的確有一種“近水樓臺(tái)先得月”的優(yōu)勢(shì)，可以容易得到各種信息，聽到各種機(jī)密，這是秘書工作本身決定的。比如這天上午，公司開董事會(huì)討論人事問題，秘書到會(huì)議室為與會(huì)者添了好幾次茶，這樣她就自然而然地知道了一些人事變動(dòng)的事；又比如，總經(jīng)理明天上午出差，下午讓秘書分別通知趙錢孫李四位部門經(jīng)理來交待工作，其中他與李經(jīng)理談得最長，一直到下班還沒有結(jié)束，這意味著什么？秘書當(dāng)然能明白其中的微妙之處。正是由于秘書容易得到這種“上層信息”，往往會(huì)引起一些人的羨慕或忌妒。如果秘書自己也產(chǎn)生這種優(yōu)越感，那就會(huì)在無形之中破壞自己與其他部門人的關(guān)系。
如果秘書沒有謙遜的品質(zhì)的話，職務(wù)上的優(yōu)越感就會(huì)讓她滋生出驕橫跋扈的毛病，比如把上司的職權(quán)當(dāng)成是自己的職權(quán)，誰要是不買自己的賬，就假公濟(jì)私，想方設(shè)法結(jié)對(duì)方穿小鞋；即使你不是一個(gè)頤指氣使的人，但總會(huì)有人看在你上司的份上向你獻(xiàn)殷勤，如果不具備謙遜的品質(zhì)，你也會(huì)慢慢地把自己的尾巴翹起來。因此，為了搞好與各方面的關(guān)系，秘書無論何時(shí)何地都要把自己當(dāng)做公司的普通一員，絕對(duì)不允許自己滋生出“超人”的感覺。
四、合群
秘書部門是一個(gè)單位的神經(jīng)中樞，從收集信息到給領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程，幾乎秘書的每項(xiàng)工作都需要各部門的協(xié)助配合。如果一個(gè)秘書不合群，不是離群索居，就是孤芳自賞，那她就很難有親和力，公司里的同事就會(huì)對(duì)她敬而遠(yuǎn)之；如果這樣，那她不僅得不到各部門的支持，反而有可能到處有人給她使絆，讓她寸步難行。
五、寬厚
秘書應(yīng)該性情溫和，待人友好。因?yàn)椴块T利益、價(jià)值觀念等方面的原因，同事之間對(duì)一些具體問題的看法上出現(xiàn)分歧是正常的。因此，當(dāng)你在工作中遇到難以溝通的時(shí)候，應(yīng)習(xí)慣換位思考，從對(duì)方的角度看問題，理解對(duì)方。不管雙方的分歧如何大，你首先要在人格上尊重對(duì)方，不是以權(quán)勢(shì)壓人，強(qiáng)迫對(duì)方接受自己的意見；如果對(duì)方不接受，就找機(jī)會(huì)刁難人家，給對(duì)方穿小鞋。
六、自信
秘書工作的一個(gè)特點(diǎn)就是突發(fā)性事件多。比如，老總約好一個(gè)重要的客戶下午三點(diǎn)鐘見面，可是他在兩點(diǎn)半的時(shí)候沒跟任何人打招呼，就一個(gè)人開車出去了。客戶馬上就要到了，秘書應(yīng)該怎么辦？找辦公室主任也找不著。面對(duì)這種情況，秘書應(yīng)該情緒穩(wěn)定，緩急有序。因此，秘書必須有高度的自信，否則局面無法收拾。當(dāng)然，秘書的自信一般不會(huì)掛在嘴上，也很少顯在臉上，他們的自信多是化作了行動(dòng)；秘書辦事謹(jǐn)慎，這并不表明膽怯；為人寬容，但不是懦弱的表現(xiàn)。事實(shí)上，秘書只有自信才能贏得上司的信賴，秘書憑借自信而成功的比例遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于依賴聰明而成功的比例。
七、慎密
秘書在工作中必須慎密周到，養(yǎng)成做事留有余地的習(xí)慣。比如，秘書于雪的上司明天下午要去山東泰安出差，但在中午他還要在燕京飯店宴請(qǐng)一個(gè)東北來的客戶。上司與客戶吃完午飯馬上就去北京站，乘火車在下午七點(diǎn)之前趕到公司在泰安的辦事處，晚上宴請(qǐng)當(dāng)?shù)貛讉�(gè)重要客戶。
于雪對(duì)上司的日程是這樣準(zhǔn)備的：要在下午七點(diǎn)之前到達(dá)泰安，就必須下午兩點(diǎn)半之前上火車，因?yàn)閺谋本┑教┌部燔嚧蠹s需要4個(gè)小時(shí)，再加上從泰安火車站到辦事處約半個(gè)小時(shí)；如果與東北的客戶吃飯預(yù)定花一個(gè)半小時(shí)，加上從燕京飯店到北京站和提前上車需要一個(gè)小時(shí)，那么，只需要在十二點(diǎn)開始進(jìn)餐就行。根據(jù)這種反推法，于雪安排司機(jī)十一點(diǎn)半從公司送上司到燕京飯店(半個(gè)小時(shí)足夠)，并訂了下午二點(diǎn)半的火車票，通知泰安辦事處的人下午六點(diǎn)半接站。
但是，第二天意想不到的事發(fā)生了：上司與客人吃飯時(shí)一聊天就把時(shí)間忘了，直到兩點(diǎn)鐘才從飯店出來。他一看手表，說忘記了時(shí)間，問在飯店外等候的司機(jī)，去泰安下一趟火車最早是幾點(diǎn)，；司機(jī)說不清楚，上司有些不耐煩，于是司機(jī)馬上打電話問于雪。沒過一分鐘，于雪就用短信將今下午北京站路過泰安的所有火車的開車時(shí)間發(fā)了過來，因?yàn)橛谘╊A(yù)計(jì)到了這種情況可能出現(xiàn)，提前做好了準(zhǔn)備。當(dāng)時(shí)上司很驚訝，但也很滿意。
作為秘書，就應(yīng)該辦事慎密，能將工作中可能出現(xiàn)的各種意外狀況考慮在內(nèi)了。不過，在日常工作中出現(xiàn)小瓊面對(duì)的這種意外情況并不多，你準(zhǔn)備好幾十次列車時(shí)刻表也許只有一兩次能用得上，所以，有些秘書可能會(huì)認(rèn)為這么做是做無用功，但是，像小瓊面對(duì)的這種情況在什么時(shí)候發(fā)生誰也不知道，所以，對(duì)于秘書來說，那種認(rèn)為以前沒有發(fā)生過、以后也決不會(huì)發(fā)生的想法是不負(fù)責(zé)任的。如果辦事慎密，留有余地，結(jié)果往往會(huì)出乎你自己的意料。如果你養(yǎng)成了這么一種辦事習(xí)慣，上司和同事就會(huì)對(duì)你有另一種看法：你是一種辦事穩(wěn)重，可以值得信賴的人！
八、有上進(jìn)心
一個(gè)優(yōu)秀的秘書會(huì)腳踏實(shí)地，追求上進(jìn)。這種上進(jìn)心表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是自我學(xué)習(xí)能力強(qiáng)。她會(huì)經(jīng)常了解時(shí)事政治的最新動(dòng)態(tài)，并對(duì)宏觀經(jīng)濟(jì)的走向有較深的把握，因此，她會(huì)經(jīng)常上網(wǎng)，并注意收集電視、報(bào)刊雜志等媒體上的各種信息，彌補(bǔ)自己知識(shí)上的不足或迎接新的工作的挑戰(zhàn)。
在另一方面，她會(huì)注意自我完善。人們?cè)谧晕彝晟七^程中，不僅能更客觀地看待自己，也能更加深刻而又敏銳地了解世界和看透人心。因此，自我完善的過程實(shí)際上也是塑造自己品格的過程。但是，自我完善并不限于增加學(xué)問，比如，聽聽京劇，看看美術(shù)作品，這些都是豐富自己內(nèi)心世界的手段，也是自我完善的方式。
秘書禮儀注意事項(xiàng)
一、命令或指示要經(jīng)過確認(rèn)
任何工作都是從接受指示展開第一步，假如連這個(gè)階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書聆聽上司指示工作的時(shí)候，有幾點(diǎn)必須留意：
1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項(xiàng)任務(wù)時(shí)抱著可有可無的態(tài)度，往往會(huì)使該過程流于公式化。相反地，若能表現(xiàn)出積極熱烈的反應(yīng)，相信上司講解起來也會(huì)格外賣力。
2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或搶先回答上司的說明。即使心中懷有任何疑問，也必須等他全部說完后再提出。
3、不明白這處務(wù)必問清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結(jié)果問題往往就出在這里。因此，假如發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點(diǎn)，都應(yīng)該鼓起勇氣問到清楚為止。
4、確認(rèn)內(nèi)容。囫圇吞棗似地接受命令或指示是最冒險(xiǎn)的行為，有時(shí)甚至等到完成后提出報(bào)告時(shí)，才發(fā)現(xiàn)自己徹尾完全搞錯(cuò)。所以無論如何必須養(yǎng)成習(xí)慣，在上司說完后確認(rèn)其內(nèi)容與各項(xiàng)重點(diǎn)。
二、不要忘了上司所交等的事情
有時(shí)候工作一忙，往往把上司交待處理的某件工作忘得一干二凈。此時(shí)，除了規(guī)規(guī)矩矩向上司道歉外，別無選擇。若因?yàn)橐粫r(shí)提不起勇氣認(rèn)錯(cuò)而置之不理，反而會(huì)使事情更加惡化。
道歉時(shí)，若臉上掛著虛假的笑臉，或強(qiáng)詞奪理地尋找各種借口，也會(huì)使對(duì)方更加惱火，倒不如干脆以謙虛的態(tài)度，坦白這是因?yàn)樽约阂粫r(shí)不慎而犯下的過錯(cuò)。
但是這種情形只許一次，下不為例，假如三番兩次地重蹈覆轍，那么管你如何賠禮，也難以換回上司對(duì)你的評(píng)價(jià)。
三、辦公室拒絕閑聊
漫無邊際的閑聊，影響工作和學(xué)習(xí)�，F(xiàn)介紹四種表白無暇閑聊的婉轉(zhuǎn)方法：
1、啟示法。在自己工作場所的醒目處，寫上“閑聊不過三分鐘”或魯迅的名言：“浪費(fèi)自己的時(shí)間，等于慢性自殺；浪費(fèi)別人的時(shí)間，等于謀財(cái)害命�！币源擞浭緛砜�，謝絕閑聊。
2、工作法。當(dāng)發(fā)現(xiàn)聊客朝自己走來，可立即埋頭工作，或眼睛注視空間，令聊客相信自己正在專心工作，讓其知趣離開。
3、冷待法。當(dāng)聊客打開話匣子，自己保持冷談，只點(diǎn)頭或搖頭不予搭話，也可作簡短的回答“是”或“不是”；若聊客仍然口惹懸河，則可起身做些雜務(wù)，令其掃興而去。
4、推遲法。如對(duì)方并未閑聊，或自己喜歡與其交談，但當(dāng)時(shí)確無時(shí)間接待，可提議推遲在下班后或共同進(jìn)餐時(shí)進(jìn)行交談。
秘書日常工作注意事項(xiàng)
秘書在日常的工作交往當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)注意：
1、正確理解上司的指示，積極主動(dòng)與上司溝通。
秘書每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)不清楚的細(xì)節(jié)加以確認(rèn)核實(shí)，避免造成溝通上的誤解。有的秘書不習(xí)慣主動(dòng)與上司進(jìn)行溝通，上司布置任務(wù)之后，秘書立刻按照自己的理解去行動(dòng)，結(jié)果卻差強(qiáng)人意。例如，有位經(jīng)理對(duì)秘書說：“請(qǐng)把這份文件處理一下”，秘書二話不說就把文件塞進(jìn)了碎紙機(jī)。經(jīng)理大叫起來：“我是叫你去復(fù)印啊！”其實(shí)，秘書在粉碎文件之前，完全可以先向經(jīng)理核實(shí)：“您的意思是讓我把它粉碎掉嗎？”
2、忌不懂裝懂、硬著頭皮亂做。
孔子說“知之為知之，不知為不知，是智也”。有位秘書在工作之前從來沒有練習(xí)使用過傳真機(jī)，到了新單位之后上司讓她發(fā)一份傳真，結(jié)果在發(fā)的時(shí)候?qū)髡嫖募欧戳耍o客戶發(fā)了好幾次，發(fā)過去的都是白紙，導(dǎo)致客戶非常生氣，給工作造成了不小的損失。因此，秘書應(yīng)當(dāng)注重工作交往禮儀的實(shí)際訓(xùn)練，有不懂的地方，一定要向他人虛心請(qǐng)教，只要自己擺正自己的位置、態(tài)度謙虛有禮，別人一般都會(huì)樂于指教。
3、正確對(duì)待錯(cuò)誤與批評(píng)。
犯了錯(cuò)誤的時(shí)候，不要怕丟面子，一定要勇于承認(rèn)錯(cuò)誤，并當(dāng)面向他人道歉。遇到批評(píng)時(shí)，不要立刻就鬧情緒或哭哭啼啼，正確的做法是立刻檢點(diǎn)自己，“有則改之無則加勉”，只有認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)才能真正取得進(jìn)步。
4、關(guān)系好不等于沒禮貌。
一位受大家喜愛和歡迎的秘書，一定是在工作場合懂得尊敬他人的秘書。有的時(shí)候大家一起工作的時(shí)間長了，秘書與同事之間的關(guān)系會(huì)變得很熟悉，這時(shí)候容易犯的錯(cuò)誤就是言行上過于隨意。例如，有的秘書與上司熟了，對(duì)上司常常直呼其名，上司一般也不會(huì)介意。但是遇到有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或重要客戶來的時(shí)候，秘書仍然對(duì)上司直呼其名，這樣做就會(huì)讓上司非常尷尬，也會(huì)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或客人留下不好的印象。盡管關(guān)系熟，也不能忘記禮貌。工作場合不要隨意和他人稱兄道弟或?qū)⑸纤痉Q呼為“老大”。與他人勾肩搭背、拍拍打打，都是過于隨意的做法。
5、不要貪圖小便宜。
秘書在工作中要做到嚴(yán)格的“公私分明”，不要貪圖小便宜，否則會(huì)導(dǎo)致單位利益和個(gè)人形象受損。例如，不要用單位的電話打私人長途電話，不要用單位的信紙寫私人信件，不要用單位的紙張復(fù)印私人文本等等。與同事之間也要注意“禮尚往來”，不要隨意向他人借錢或借錢給他人，平時(shí)吃工作餐時(shí)，不要隨意讓別人給自己付帳。無論是對(duì)單位還是對(duì)他人，都不要白吃白喝，貪圖小便宜。
6、在工作交往當(dāng)中與異性相處時(shí)，一定要注意分寸。
在工作中，男性和女性是平等的，不要歧視異性。要尊重異性，絕對(duì)不可對(duì)異性“動(dòng)手動(dòng)腳”或進(jìn)行言語上的騷擾。要盡量避免不必要的身體碰觸，也不要隨意侵犯對(duì)方的私人空間。單獨(dú)寒暄時(shí)，不要涉及兩性之間的話題。不要談?wù)摦愋缘纳眢w或?qū)Ψ诫[私，也不要送貼身物品（如香水、首飾、內(nèi)衣等）給異性同事。
7、盡量避免制造人際矛盾。
與他人溝通時(shí)，盡量采取當(dāng)面溝通的方式。對(duì)人有意見或看法時(shí)，可以當(dāng)面提出、當(dāng)面探討，不要在背后對(duì)他人隨意訴說，否則容易將本來可以擺在桌面上的溝通交流變成“小道消息和謠言滿天飛”，最終最受其害的還是自己，而自己正是那個(gè)“小道消息和謠言的始作俑者”。“好事不出門，壞事傳千里”，背后可以說別人好話，但一定不要在背后說別人壞話。
8、要有寬容的心。
秘書每天可能會(huì)遇到各種各樣的人，當(dāng)遇到自己不喜歡的人時(shí)，不要隨意給對(duì)方貼上“討厭”的標(biāo)簽。要善于發(fā)現(xiàn)對(duì)方優(yōu)點(diǎn)，并向?qū)Ψ降拈L處學(xué)習(xí)，在內(nèi)心里寬容對(duì)方，學(xué)會(huì)和各種各樣的人融洽相處。
9、常常感謝他人。
得到他人的幫助，哪怕對(duì)方僅僅是給自己倒了一杯水，也要認(rèn)真地說一聲“謝謝”。懂得感恩的人，會(huì)讓他人感到助人的價(jià)值，并且樂于付出。
10、謹(jǐn)言慎行。
秘書在工作場所一定要言行謹(jǐn)慎。單位的休息室、洗手間是可以放松的場所，但同時(shí)也是單位的公共場所。在這些地方，常常會(huì)有其他部門的人或單位以外的人，因此，不要以為在這里可以放松的隨意說笑或議論他人。如果被議論的人恰巧在你看不到的地方聽到了你的言語，很可能會(huì)對(duì)單位的人際關(guān)系造成看不見的影響，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)造成不可挽回的損失。同樣道理，在單位的電梯或走廊里，也不要隨便“發(fā)言”。在會(huì)議中或會(huì)見客人等正式的場合中，更要注意謹(jǐn)言慎行，不要給他人留下魯莽唐突的印象。
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