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辦公文員文秘需具備哪些條件和技能
文員工作涉及面較廣，事務(wù)較繁瑣，對(duì)完成工作的質(zhì)量效率也有一定的要求，下面給大家介紹辦公文員文秘需具備哪些條件和技能，歡迎閱讀!
辦公文員文秘需具備哪些條件和技能
一個(gè)合格或者優(yōu)秀的文員應(yīng)具備如下幾點(diǎn)：
1、良好的文字處理能力，這是保證自己工作方向的基礎(chǔ)，能讓主管省事或另眼相看，這也是提升自己能力和地位的一大法寶。這里的學(xué)問(wèn)很深，自己最好備1本辦公文書(shū)寫(xiě)作大全之類(lèi)的書(shū)，這是必備的工具書(shū)，有些公司配的有，比如我們就有。比如我們公司，聘請(qǐng)了一名兼職秘書(shū)，其工資也是1200元/月，每周6到公司 1次即可。
2、電腦應(yīng)用能力。應(yīng)能獨(dú)立操作計(jì)算機(jī)，熟練操作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等辦公自動(dòng)化軟件及Internet郵件收發(fā)和處理技巧，政府機(jī)關(guān)的文員也要求對(duì)WPS有一定的認(rèn)識(shí)。
3、能熟練運(yùn)用各類(lèi)辦公自動(dòng)化設(shè)備，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)，如果您對(duì)以上機(jī)器具有簡(jiǎn)單維修技能，那一定是領(lǐng)導(dǎo)的掌中寶。
4、良好的溝通協(xié)調(diào)能力，文員作為基層員工，一定要正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意思，一件事不可能讓上級(jí)主管給你交代了又交代，較強(qiáng)的保密意識(shí)也就是責(zé)任心。同時(shí)，作為文員，接聽(tīng)電話時(shí)間也多，作為公司與外界電話聯(lián)系的第一人，你說(shuō)溝通技巧重要不呢?當(dāng)然公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)一定要熟悉和精通。
5、其他能力，如一定的英語(yǔ)知識(shí)，較好的記憶力，時(shí)間分配能力等綜合能力。
需要說(shuō)明的是：每個(gè)企業(yè)根據(jù)企業(yè)不同的`階段要求的能力也不一樣，當(dāng)然，待遇基本也有差別。但文員確實(shí)是一個(gè)很能培養(yǎng)自己、鍛煉自己不錯(cuò)的一個(gè)職位。
另外，附上各級(jí)文員的一些職責(zé)：
辦公室文員(會(huì)議、文書(shū)、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā))工作職責(zé)：
1、接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接電話;接待來(lái)訪人員。
2、負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。
4、做好會(huì)議紀(jì)要。
5、負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。
6、負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。
7、負(fù)責(zé)辦公室倉(cāng)庫(kù)的保管工作，做好物品出入庫(kù)的登記。
8、做好公司宣傳專(zhuān)欄的組稿。
9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。
10、管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。
11、統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。
12、管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。
13、領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)交代的其他工作.
秘書(shū)：
秘書(shū)是掌管文書(shū)并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門(mén)負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。
1998年5月，國(guó)家勞動(dòng)部(現(xiàn)勞動(dòng)和社會(huì)保障部)在其新頒布的《秘書(shū)職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書(shū)上將“秘書(shū)”概念定義為：專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財(cái)務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。
目前我國(guó)秘書(shū)從業(yè)人員約達(dá)2300萬(wàn)人。
我國(guó)外資企業(yè)秘書(shū)分三類(lèi)：
初級(jí)秘書(shū)——以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)型為主;
中等秘書(shū)(一般性秘書(shū))——用英文寫(xiě)一般信函、起草報(bào)告和準(zhǔn)備會(huì)議等。多為大專(zhuān)或本科畢業(yè)。
高級(jí)秘書(shū)(經(jīng)理助理)——能起草重要的合同文本、懂法律、稅務(wù)知識(shí)，有應(yīng)急處理能力
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