文秘公文寫作提速的幾個方法

　　公文寫作不像文學(xué)創(chuàng)作，可以通過生活實踐，或運用豐富思維去長時間的“陳釀”，通常需及時快速地完成，有追求應(yīng)用時效性之要求。尤其是在各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)表現(xiàn)的更為突出，各類公文要么不要，如果要就往往是要得快、催得急，文秘人員常常是加班加點開夜車，挑燈披星熬通宵，結(jié)果大多是難以快速地保證質(zhì)量地完成任務(wù)，不僅有的累壞了身體，還得挨批評，常使工作陷入被動，甚者則難以在機關(guān)立足。那么，該如何提高公文寫作速度呢?筆者認(rèn)為從以下幾個方面入手可為公文寫作提速。

　　一、領(lǐng)會意圖，及時把握公文寫作的方向

　　公文寫作通常都有一定的目的和意圖，這種目的和意圖領(lǐng)導(dǎo)或交待的很清楚、或不甚明了，且多是原則性地指點或粗線條地勾畫。動筆前準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，防止所寫公文脫題離綱，文不達(dá)意，是提高公文寫作速度的關(guān)鍵一步。

　　要分析清楚要素。起草公文首先要考慮行文目的。要分析清是向上級匯報還是向下級講話，是內(nèi)部交流還是公開發(fā)表;其次要明確格式和文體。要弄清是上行文、平行文，還是下行文，還要弄清是請示還是報告，是匯報還是總結(jié)，是演講稿還是講話稿等等;最后還要確定人稱用語。公文是以第一人稱寫，還是以第三人稱寫，都要及時與領(lǐng)導(dǎo)溝通好、商定好，防止“失之毫厘，差之千里”，真正做到有的放矢，心中有數(shù)，少走彎路。

　　要符合領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格�！疤}卜青菜，各有所愛”，撰寫公文除要求實事求是、語言規(guī)范外，還需符合領(lǐng)導(dǎo)的辦事風(fēng)格、語言特點，不同的領(lǐng)導(dǎo)講同一問題卻有著不同的風(fēng)格，撰寫公文的語言特點、風(fēng)格自然也不相同，喜直來直去的，則要用原汁原味的土話，實實在在地去寫;愛生動文雅的，則要形象生動地、風(fēng)趣幽默地作準(zhǔn)備;好談古論今的，則需引經(jīng)據(jù)典、文言詩詞并用，越古越有味道;同時還要注意控制篇幅的長短，該長則長，該短則短，力求使所撰寫的公文符合領(lǐng)導(dǎo)的“口味”、對領(lǐng)導(dǎo)的脾氣，達(dá)到快速過關(guān)之目的。

　　要進(jìn)行換位思考。文秘人員在起草公文時需快速進(jìn)入角色。首先要把自己沉入到聽眾中去。從受文對象、發(fā)送范圍切入，依聽眾的職業(yè)特點、思想狀況及平時所掌握的信息，認(rèn)真分析聽眾的心里，準(zhǔn)確判斷他們想聽什么、需要什么，尤其是聽眾迫切想知道和急需想解決的問題，更要想周全、寫到位;其次要站在講話領(lǐng)導(dǎo)的角度上。從基本觀點、解決問題入手，依領(lǐng)導(dǎo)的工作方法、思維習(xí)慣及單位近期工作動態(tài)，認(rèn)真分析全局的工作，準(zhǔn)確判斷出單位目前需解決的問題和要實現(xiàn)的目標(biāo)。兩者相比，從中找出共同點去撰寫公文，實現(xiàn)公文表意達(dá)到共鳴之效果。

　　二、積累資料，全力打牢公文寫作的基礎(chǔ)

　　公文寫作常被比喻為“來料加工”，這個來料就是日常積累的資料，資料全面詳實的程度直接決定著加工出來的“產(chǎn)品”的合格率，文秘人員不但要勤收集資料，還要善于積累資料，“巧婦難為無米之炊”說得就是這個道理。

　　要積累單位的資料。對單位資料的積累要盡可能地做到全面詳細(xì)，要有正面的，還要有反面的。一要積累單位的歷史資料。如單位的組建過程、名稱變更、隸屬關(guān)系、發(fā)展過程、組織沿革、人事變遷、重大事件等;二要積累單位的公文資料。如單位歷年的工作總結(jié)、工作要點、會議紀(jì)要、典型材料、重點工作、中心任務(wù)及當(dāng)年的工作指標(biāo)、工作要點、重大事項安排等;三要積累單位的數(shù)據(jù)資料。如單位的編制實力、現(xiàn)有實力、生產(chǎn)規(guī)模、完成指標(biāo)、出口創(chuàng)匯、占地面積等。這些資料是公文寫作不可或缺的重要資料。

　　要積累駐地資料。首先要收集駐地的地理資料。如地理分布，氣候特點、人口數(shù)量、區(qū)域劃分、縣市設(shè)置、經(jīng)濟特色等;其次要收集駐地的節(jié)日資料。如當(dāng)?shù)氐慕夥湃铡⒚袼兹�、重大工程項目慶典日等活動的信息;再次要收集駐地的人文資料。如文物古跡的歷代演變、名川大山的來歷傳說、歷代名人傳記、現(xiàn)今的旅游狀態(tài)等。這些資料在一些公文中可作為有力的論據(jù)，也可為作為公文添彩的文眼。

　　要積累時事政策資料。要及時收集黨和國家出臺的方針、政策及法律、法規(guī)，也要收集上級單位出臺的相關(guān)政策、法規(guī);要及時收集黨和國家號召學(xué)習(xí)的先進(jìn)典型的事跡材料，也要收集本單位、本行業(yè)的先進(jìn)典型人物事跡;要及時收集黨和國家為本行業(yè)提出的發(fā)展方向，也要收集本單位超前發(fā)展的理念、層出不窮的新鮮詞匯。這些資料皆可在一些公文中直接引用或套用。

　　三、模仿范文，快速打造公文寫作的精品

　　模仿范文進(jìn)行公文寫作是公文寫作者入門的有效捷徑，也是提高公文寫作速度、出精品的必然之路，正如古人所言：“熟讀唐詩三百首，不會作詩也會吟”，更何況我們每一個人都不可能有大文豪、大作家那樣登峰造極、出神入化的手段。

　　模仿固定格式的公文。公文在長期的使用及不斷的演變和規(guī)范過程中，漸漸形成了固有模式和一些特殊要求，其中部分公文還具有了相對固定的格式，如命令、通知、請示等，這類公文有著固定的開頭用語、過渡用語及結(jié)束用語，這些用語就像組成了一個雕刻精細(xì)的書架，只要隨時填入相應(yīng)的內(nèi)容就可完美無缺。對于這類公文的寫作我們完全可以套用那些語言組織精練、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)成公文來快速“移植”成文。

　　模仿單位高手的公文。所謂高手就是單位的“大筆桿子”，他們在長期的公文寫作實踐中，積累了豐富的寫作經(jīng)驗，具備了較深的理論造詣，且單位的一些公文皆是其殫精竭慮、廢寢忘食的結(jié)晶，具有極佳的形式和模式，堪稱范本;同時，單位的大筆桿子還十分熟悉本單位領(lǐng)導(dǎo)的特點和習(xí)慣。向他們學(xué)習(xí)，可以迅速掌握公文的起草程序、格式規(guī)范、處理過程;模仿他們的公文，可以快速領(lǐng)會公文的寫作要領(lǐng)、技巧處理、寫作要求;另外，還可了解領(lǐng)導(dǎo)喜歡的公文風(fēng)格及對公文要求的習(xí)慣。對此，要悉心學(xué)習(xí)、仔細(xì)揣摩、借鑒掌握，消化吸收成為自己的東西，努力實現(xiàn)公文寫作的跨躍式升級。

　　模仿名人大家的公文。魯迅講：“凡是已有定評的大家，他的作品，全部就說明著‘應(yīng)該怎樣寫”，這就有力地為我們模仿公文寫作指明了方向。當(dāng)然，名人大家的公文因年代、歷史等原因在格式上不一定符合現(xiàn)代公文的要求，但其行文的語言與文風(fēng)依然耀眼奪目，是公文寫作模仿的重點，要模仿他們簡明質(zhì)樸不枯燥，新穎生動不浮華，簡潔精煉的語言;要模仿他們內(nèi)容充實不冗長，文章短小不空洞，嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的文風(fēng)。

　　行文至此，還需要說的是公文寫作是一種綜合能力的反映，需要公文寫作者具有較高的綜合素質(zhì)，更何況我們做任何事情都不可能一蹴而就。因此，在掌握一定的公文寫作捷徑與技巧的基礎(chǔ)上，還需要公文寫作者勤學(xué)習(xí)、苦筆耕，厚積薄發(fā)、天道酬勤，只要以鍥而不舍的精神，頑強的毅力堅持不懈，久而久之，駕馭公文寫作的能力就會逐步形成。

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