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文秘必須掌握的公文寫(xiě)作提速方法
公文寫(xiě)作不像文學(xué)創(chuàng)作，可以通過(guò)生活實(shí)踐，或運(yùn)用豐富思維去長(zhǎng)時(shí)間的“陳釀”，通常需及時(shí)快速地完成，有追求應(yīng)用時(shí)效性之要求。尤其是在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)表現(xiàn)的更為突出，各類公文要么不要，如果要就往往是要得快、催得急，文秘人員常常是加班加點(diǎn)開(kāi)夜車，挑燈披星熬通宵，結(jié)果大多是難以快速地保證質(zhì)量地完成任務(wù)，不僅有的累壞了身體，還得挨批評(píng)，常使工作陷入被動(dòng)，甚者則難以在機(jī)關(guān)立足。那么，該如何提高公文寫(xiě)作速度呢?筆者認(rèn)為從以下幾個(gè)方面入手可為公文寫(xiě)作提速。
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領(lǐng)會(huì)意圖，及時(shí)把握公文寫(xiě)作的方向
公文寫(xiě)作通常都有一定的目的和意圖，這種目的和意圖領(lǐng)導(dǎo)或交待的很清楚、或不甚明了，且多是原則性地指點(diǎn)或粗線條地勾畫(huà)。動(dòng)筆前準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，防止所寫(xiě)公文脫題離綱，文不達(dá)意，是提高公文寫(xiě)作速度的關(guān)鍵一步。
要分析清楚要素。起草公文首先要考慮行文目的。要分析清是向上級(jí)匯報(bào)還是向下級(jí)講話，是內(nèi)部交流還是公開(kāi)發(fā)表。其次要明確格式和文體。要弄清是上行文、平行文，還是下行文，還要弄清是請(qǐng)示還是報(bào)告，是匯報(bào)還是總結(jié)，是演講稿還是講話稿等等，最后還要確定人稱用語(yǔ)。公文是以第一人稱寫(xiě)，還是以第三人稱寫(xiě)，都要及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通好、商定好，防止“失之毫厘，差之千里”，真正做到有的放矢，心中有數(shù)，少走彎路。
要進(jìn)行換位思考。文秘人員在起草公文時(shí)需快速進(jìn)入角色。首先要把自己沉入到聽(tīng)眾中去。從受文對(duì)象、發(fā)送范圍切入，依聽(tīng)眾的職業(yè)特點(diǎn)、思想狀況及平時(shí)所掌握的信息，認(rèn)真分析聽(tīng)眾的心里，準(zhǔn)確判斷他們想聽(tīng)什么、需要什么，尤其是聽(tīng)眾迫切想知道和急需想解決的問(wèn)題，更要想周全、寫(xiě)到位;其次要站在講話領(lǐng)導(dǎo)的角度上。從基本觀點(diǎn)、解決問(wèn)題入手，依領(lǐng)導(dǎo)的工作方法、思維習(xí)慣及單位近期工作動(dòng)態(tài)，認(rèn)真分析全局的工作，準(zhǔn)確判斷出單位目前需解決的問(wèn)題和要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。兩者相比，從中找出共同點(diǎn)去撰寫(xiě)公文，實(shí)現(xiàn)公文表意達(dá)到共鳴之效果。
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積累資料，全力打牢公文寫(xiě)作的基礎(chǔ)
公文寫(xiě)作常被比喻為“來(lái)料加工”，這個(gè)來(lái)料就是日常積累的資料，資料全面詳實(shí)的程度直接決定著加工出來(lái)的“產(chǎn)品”的合格率，文秘人員不但要勤收集資料，還要善于積累資料，“巧婦難為無(wú)米之炊”說(shuō)得就是這個(gè)道理。
要積累單位的資料。對(duì)單位資料的積累要盡可能地做到全面詳細(xì)，要有正面的，還要有反面的。一要積累單位的歷史資料。如單位的組建過(guò)程、名稱變更、隸屬關(guān)系、發(fā)展過(guò)程、組織沿革、人事變遷、重大事件等;二要積累單位的公文資料。如單位歷年的工作總結(jié)、工作要點(diǎn)、會(huì)議紀(jì)要、典型材料、重點(diǎn)工作、中心任務(wù)及當(dāng)年的工作指標(biāo)、工作要點(diǎn)、重大事項(xiàng)安排等;三要積累單位的數(shù)據(jù)資料。如單位的編制實(shí)力、現(xiàn)有實(shí)力、生產(chǎn)規(guī)模、完成指標(biāo)、出口創(chuàng)匯、占地面積等。這些資料是公文寫(xiě)作不可或缺的重要資料。
要積累時(shí)事政策資料。要及時(shí)收集黨和國(guó)家出臺(tái)的方針、政策及法律、法規(guī)，也要收集上級(jí)單位出臺(tái)的相關(guān)政策、法規(guī);要及時(shí)收集黨和國(guó)家號(hào)召學(xué)習(xí)的先進(jìn)典型的事跡材料，也要收集本單位、本行業(yè)的先進(jìn)典型人物事跡;要及時(shí)收集黨和國(guó)家為本行業(yè)提出的發(fā)展方向，也要收集本單位超前發(fā)展的理念、層出不窮的新鮮詞匯。這些資料皆可在一些公文中直接引用或套用。
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模仿范文，快速打造公文寫(xiě)作的精品
模仿范文進(jìn)行公文寫(xiě)作是公文寫(xiě)作者入門的有效捷徑，也是提高公文寫(xiě)作速度、出精品的必然之路，正如古人所言：“熟讀唐詩(shī)三百首，不會(huì)作詩(shī)也會(huì)吟”，更何況我們每一個(gè)人都不可能有大文豪、大作家那樣登峰造極、出神入化的手段。
模仿固定格式的公文。公文在長(zhǎng)期的使用及不斷的演變和規(guī)范過(guò)程中，漸漸形成了固有模式和一些特殊要求，其中部分公文還具有了相對(duì)固定的格式，如命令、通知、請(qǐng)示等，這類公文有著固定的開(kāi)頭用語(yǔ)、過(guò)渡用語(yǔ)及結(jié)束用語(yǔ)，這些用語(yǔ)就像組成了一個(gè)雕刻精細(xì)的書(shū)架，只要隨時(shí)填入相應(yīng)的內(nèi)容就可完美無(wú)缺。對(duì)于這類公文的寫(xiě)作我們完全可以套用那些語(yǔ)言組織精練、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)成公文來(lái)快速“移植”成文。
模仿單位高手的公文。所謂高手就是單位的“大筆桿子”，他們?cè)陂L(zhǎng)期的公文寫(xiě)作實(shí)踐中，積累了豐富的寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)，具備了較深的理論造詣，且單位的一些公文皆是其殫精竭慮、廢寢忘食的結(jié)晶，具有極佳的形式和模式，堪稱范本;同時(shí)，單位的大筆桿子還十分熟悉本單位領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn)和習(xí)慣。向他們學(xué)習(xí)，可以迅速掌握公文的起草程序、格式規(guī)范、處理過(guò)程;模仿他們的公文，可以快速領(lǐng)會(huì)公文的寫(xiě)作要領(lǐng)、技巧處理、寫(xiě)作要求;另外，還可了解領(lǐng)導(dǎo)喜歡的公文風(fēng)格及對(duì)公文要求的習(xí)慣。對(duì)此，要悉心學(xué)習(xí)、仔細(xì)揣摩、借鑒掌握，消化吸收成為自己的東西，努力實(shí)現(xiàn)公文寫(xiě)作的跨躍式升級(jí)。
模仿名人大家的公文。魯迅講：“凡是已有定評(píng)的大家，他的作品，全部就說(shuō)明著‘應(yīng)該怎樣寫(xiě)”，這就有力地為我們模仿公文寫(xiě)作指明了方向。當(dāng)然，名人大家的公文因年代、歷史等原因在格式上不一定符合現(xiàn)代公文的要求，但其行文的語(yǔ)言與文風(fēng)依然耀眼奪目，是公文寫(xiě)作模仿的重點(diǎn)，要模仿他們簡(jiǎn)明質(zhì)樸不枯燥，新穎生動(dòng)不浮華，簡(jiǎn)潔精煉的語(yǔ)言;要模仿他們內(nèi)容充實(shí)不冗長(zhǎng)，文章短小不空洞，嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的文風(fēng)。
行文至此，還需要說(shuō)的是公文寫(xiě)作是一種綜合能力的反映，需要公文寫(xiě)作者具有較高的綜合素質(zhì)，更何況我們做任何事情都不可能一蹴而就。因此，在掌握一定的公文寫(xiě)作捷徑與技巧的基礎(chǔ)上，還需要公文寫(xiě)作者勤學(xué)習(xí)、苦筆耕，厚積薄發(fā)、天道酬勤，只要以鍥而不舍的精神，頑強(qiáng)的毅力堅(jiān)持不懈，久而久之，駕馭公文寫(xiě)作的能力就會(huì)逐步形成。
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