秘書(shū)部門(mén)的主要工作

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　　秘書(shū)部門(mén)的主要工作

　　主要工作是秘書(shū)部門(mén)的第一位工作，也是輔助領(lǐng)導(dǎo)必須承擔(dān)的工作。歸納起來(lái)應(yīng)有這樣幾項(xiàng):

　　1、撰寫(xiě)文稿。例如，規(guī)定的各種公文，工作計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等機(jī)關(guān)文書(shū)，領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，調(diào)查和考察報(bào)告，還有領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文稿。

　　2、文件處理。文件的收發(fā)、登記、呈批，領(lǐng)導(dǎo)批示后分別送給有關(guān)方面閱看、辦理、貫徹，以及催辦催報(bào)等。文件由始到終的運(yùn)行過(guò)程，都要跟蹤檢查落實(shí)。

　　3、會(huì)議服務(wù)。凡是領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)的常委會(huì)、常務(wù)會(huì)、擴(kuò)大會(huì)、代表會(huì)、全局性工作會(huì)以及黨委、政府召開(kāi)的會(huì)議(不含部門(mén)召開(kāi)的會(huì))等，秘書(shū)部門(mén)都要全力服務(wù)。

　　4、信息工作。黨務(wù)信息、政務(wù)信息、經(jīng)濟(jì)信息以及與工作有關(guān)的一切信息，秘書(shū)部門(mén)均要負(fù)責(zé)收集、篩選、整理，及時(shí)提供領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

　　5、檢查督促，簡(jiǎn)稱督查工作。秘書(shū)部門(mén)應(yīng)輔助領(lǐng)導(dǎo)檢查各項(xiàng)方針、政策、決定、決議等一系列重要決策和措施的貫徹落實(shí)情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息，保證勝利完成。

　　6、協(xié)調(diào)。為使決策的順利實(shí)施，秘書(shū)部門(mén)應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)或受命于領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)各方面的矛盾和關(guān)系、疏通渠道，不受干擾，達(dá)到政通人和。

　　7、調(diào)查研究。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)深入調(diào)查研究，進(jìn)行考察或視察工作，使領(lǐng)導(dǎo)了解第一手資料，掌握內(nèi)外情況，更準(zhǔn)確地實(shí)施指揮。有時(shí)按照領(lǐng)導(dǎo)要求調(diào)查研究，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間和精力。

　　8、隨同領(lǐng)導(dǎo)外出工作。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)外出，常常需要秘書(shū)隨同服務(wù)。這時(shí)，秘書(shū)除了安排領(lǐng)導(dǎo)的交通、食宿等生活服務(wù)外，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系有關(guān)方面，臨時(shí)草擬文稿，完成領(lǐng)導(dǎo)外出的工作任務(wù)。

　　9、編寫(xiě)內(nèi)刊�？h以上黨政機(jī)關(guān)，一般都有內(nèi)部刊物，如"工作情況"、"黨內(nèi)通訊"等，做到互相交流、上下溝通。這些內(nèi)刊均由黨政的秘書(shū)部門(mén)編寫(xiě)。

　　上列各項(xiàng)都是主要工作，有時(shí)還有領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作，如處理突發(fā)性事故、抗災(zāi)救災(zāi)、參加慶典等等，因不可能預(yù)先知道，所以未單獨(dú)列出。

　　秘書(shū)部門(mén)的事務(wù)工作

　　秘書(shū)部門(mén)有很多事務(wù)，這些事務(wù)也是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)不可缺少的，有些是主要工作衍生出來(lái)的。這方面比較具體繁瑣，大體上有:

　　1、文件印刷。例如，文件資料的打印、復(fù)印、傳遞、寄發(fā)、傳真、電子郵件等，有的還要上網(wǎng)。這項(xiàng)事務(wù)的量很大。

　　2、值班工作。黨政機(jī)關(guān)都有值班室，每天24小時(shí)有人值班，雙休日、假日都不能休息。值班室要接收外來(lái)的電話、傳真、電子郵件，接待前來(lái)本機(jī)關(guān)辦理公務(wù)的人員，回答有關(guān)詢問(wèn)的事項(xiàng)，起著中轉(zhuǎn)和窗口的作用。

　　3、大事記。對(duì)每天發(fā)生的大事，如重要會(huì)議、上級(jí)來(lái)人、內(nèi)外發(fā)生的重要事情，都要記錄。很多是重要的資料，既向領(lǐng)導(dǎo)提供信息，又為編史修改提供依據(jù)。

　　4、安排小車(chē)。領(lǐng)導(dǎo)外出工作，需要及時(shí)安排調(diào)度車(chē)輛，不拖延，不誤事。

　　5、內(nèi)部閱覽。秘書(shū)部門(mén)一般都設(shè)有閱覽室，備有內(nèi)部資料和全國(guó)主要報(bào)刊，專人管理，供領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)間時(shí)前來(lái)閱看，查我資料。

　　6、章印管理。黨政機(jī)關(guān)的大印、硬印、套印和主要領(lǐng)導(dǎo)的簽名章，均有秘書(shū)部門(mén)派專人專室保管，規(guī)定使用的手續(xù)和制度，防止濫用、錯(cuò)用和遺失。

　　7、辦公室環(huán)境的布置。機(jī)關(guān)各領(lǐng)導(dǎo)人的辦公室室內(nèi)環(huán)境，秘書(shū)部門(mén)有專人布置和管理，包括室內(nèi)的辦公、通訊、電腦、接待等設(shè)備，書(shū)籍、報(bào)刊、字畫(huà)的設(shè)置，以及溫度、光線、空氣等，保持舒適的環(huán)境，以利領(lǐng)導(dǎo)人工作。

　　8、本部門(mén)的人員管理。秘書(shū)部門(mén)內(nèi)部人員的進(jìn)出、調(diào)配、任免、獎(jiǎng)懲、考核和平時(shí)政治業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，各種表格的填寫(xiě)，各種資料的保存，以及管理上的手續(xù)程序，等等，辦理具體事宜。

　　事務(wù)性工作多，且很復(fù)雜、繁瑣，既有規(guī)范化的操作，又有非規(guī)范的操作，更有一些臨時(shí)性的事務(wù)，統(tǒng)統(tǒng)稱為秘書(shū)部門(mén)的事務(wù)工作。

　　秘書(shū)部門(mén)的管理工作

　　這類(lèi)工作有三個(gè)特點(diǎn):第一，它與秘書(shū)工作有緊密的聯(lián)系，但不屬于秘書(shū)部門(mén)直接的本職工作;第二，它是獨(dú)立的部門(mén)，自成系統(tǒng)。如檔案局、信訪局，上下一條線;第三，它的負(fù)責(zé)人和機(jī)構(gòu)，常由秘書(shū)長(zhǎng)兼職或分管，如副秘書(shū)長(zhǎng)兼檔案局長(zhǎng)，辦公廳(室)主任兼機(jī)要局或保密局局長(zhǎng)等。從現(xiàn)行的行政體制來(lái)看，這些工作的部門(mén)和單位，一般均由秘書(shū)長(zhǎng)或辦公廳管理。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為，這些工作部門(mén)或單位由秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳管理，比較方便，否則容易牽制領(lǐng)導(dǎo)精力。目前，秘書(shū)部門(mén)管理的工作:

　　1、機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理。它的工作是為領(lǐng)導(dǎo)為機(jī)關(guān)直接服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)離不開(kāi)行政事務(wù)。因此，一般由秘書(shū)部門(mén)直接管理。

　　2、信訪局。負(fù)責(zé)處理人民來(lái)信和接待前來(lái)上訪的人民群眾、各級(jí)都有機(jī)構(gòu)。

　　3、檔案局。管理本級(jí)機(jī)關(guān)的各類(lèi)檔案，指導(dǎo)各單位及下級(jí)檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)工作。

　　4、機(jī)要局。管理機(jī)要通訊、機(jī)要文件和機(jī)要交通。

　　5、保密局。負(fù)責(zé)本級(jí)黨政機(jī)關(guān)和各單位的保密工作，對(duì)下屬單位實(shí)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　有些機(jī)關(guān)將機(jī)要局和保密局合并一個(gè)單位，稱機(jī)要保密局。

　　6、黨史辦。編寫(xiě)本地的黨史和地方志，出版地方年鑒。

　　7、法制辦。即行政法制，管理行政法規(guī)，檢查行政法規(guī)執(zhí)行情況，督促依法行政。

　　8、政研室，即政策研究室。它的工作是通過(guò)調(diào)查研究，制訂和修改有關(guān)的方針政策，保證黨的總的路線、方針、政策的正確貫徹執(zhí)行。有的地方附屬辦公廳內(nèi)，或與辦公廳合署辦公，由辦公廳主任兼政研室主任。

　　任職資格

　　1、正規(guī)統(tǒng)招院校畢業(yè)，本科及以上學(xué)歷;

　　2、要求3年以上工作經(jīng)驗(yàn)，因服務(wù)外籍主管，英語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)優(yōu)秀;

　　3、優(yōu)秀的文書(shū)功底，社交、溝通技巧，基本的office處理能力;

　　4、Multi-task能力強(qiáng)，需handle多部門(mén)事務(wù)，良好的承壓力;

　　5、做事主動(dòng)、細(xì)致，有耐心 總監(jiān)級(jí)別以上助理 工作職責(zé)

　　1、負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)部門(mén)總經(jīng)理及核心團(tuán)隊(duì)成員的日常行程管理及差旅預(yù)定工作;

　　2、負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)部門(mén)總經(jīng)理及核心團(tuán)隊(duì)成員召集的各項(xiàng)會(huì)議，撰寫(xiě)會(huì)議記錄并跟蹤會(huì)議決議落實(shí);

　　3、業(yè)務(wù)部門(mén)總經(jīng)理及核心團(tuán)隊(duì)成員交辦的任務(wù)及重點(diǎn)業(yè)務(wù)跟蹤和落實(shí)，日常信息處理以及周邊溝通，制作工作文檔并進(jìn)行管理;

　　4、參與公司部分行政工作，行政流程的優(yōu)化和效率提升，體系員工凝聚力建設(shè)活動(dòng)的組織。

　　崗位職責(zé)

　　1、負(fù)責(zé)公司內(nèi)、外部文書(shū)處理：負(fù)責(zé)集團(tuán)公司相關(guān)資料文件的接收、裝訂、傳閱、送簽;負(fù)責(zé)集團(tuán)公司內(nèi)的復(fù)印、傳真、打印等工作。

　　2、協(xié)助辦公室主任進(jìn)行相關(guān)會(huì)議的組織，并做好記錄：負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄和整理;負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)所的安排與布置;負(fù)責(zé)會(huì)議的服務(wù)工作及相關(guān)活動(dòng)的安排;負(fù)責(zé)會(huì)議相關(guān)資料的編印。

　　3、協(xié)助辦公室主任做好公司的接待工作：協(xié)助辦公室主任負(fù)責(zé)公司來(lái)訪人員的接待，包括外事活動(dòng)的組織、接待、翻譯工作;協(xié)助辦公室主任負(fù)責(zé)公司相關(guān)公共關(guān)系的建立和保持。

　　4、協(xié)助辦公室主任做好其它各項(xiàng)工作：協(xié)助辦公室主任做好公司印簽的使用與管理，并做好用印的登記，以備查。

　　5、協(xié)助檔案管理員做好檔案管理工作。

　　6、完成辦公室主任交辦的其它各項(xiàng)工作。

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