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公文句序排列的五個(gè)技巧
在公文語(yǔ)段中，邏輯混亂、條理不清、語(yǔ)意模糊的現(xiàn)象時(shí)而可見，究其原因，常常是思路不暢、句序不順。它不僅打亂了閱文者的線性思維，給閱文者對(duì)公文內(nèi)容的輕松理解帶來困難，而且影響了公文主旨的明確表達(dá)。下面，小編試結(jié)合一些范文或病文，談?wù)動(dòng)嘘P(guān)公文句序排列的技巧，供同行們參考。
公文句序排列的五個(gè)技巧
公文的結(jié)構(gòu)順序常見的有：時(shí)間順序、空間順序、邏輯順序。往往采用歸納式、演繹式的邏輯思維方法，對(duì)材料由概括到具體、由現(xiàn)象到本質(zhì)、由整體到局部進(jìn)行安排，形成了固有的三種主要結(jié)構(gòu)模式：縱向式、橫向式、縱橫結(jié)合式。
第一招：根據(jù)工作職能的主次地位安排句序
好文章可是有殺傷力的哦!
公文寫作的本質(zhì)表明：機(jī)關(guān)管理職能決定文字表現(xiàn)形式，文字表現(xiàn)形式是為機(jī)關(guān)管理職能服務(wù)的。公文是為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體機(jī)關(guān)工作服務(wù)的，其公文語(yǔ)句的順序，當(dāng)然只能按照各自機(jī)關(guān)工作職能的特點(diǎn)，根據(jù)工作職能的主次地位來安排。
如某省地稅局在一份指示性通知中指出：為了確保全年任務(wù)的圓滿完成，各級(jí)地稅機(jī)關(guān)要采取有效措施，加強(qiáng)征管，落實(shí)好組織收入工作的各項(xiàng)措施。一是要推行科學(xué)化、精細(xì)化管理，管住稅源;二是要抓住重點(diǎn)，加強(qiáng)稅收征管工作;三是要采取有效措施，積極壓縮欠稅;四是要進(jìn)一步加大稽查力度，打擊偷稅、逃稅等涉稅違法犯罪行為。各級(jí)地稅機(jī)關(guān)要在當(dāng)?shù)攸h政部門的領(lǐng)導(dǎo)下，進(jìn)一步強(qiáng)化部門協(xié)稅護(hù)稅，進(jìn)一步提高收入質(zhì)量，增強(qiáng)組織收入工作的后勁。
這段話采用演繹法，先提出“要落實(shí)好”各項(xiàng)措施，然后具體寫“怎樣落實(shí)好”，其順序特點(diǎn)是“先總后分”�！翱傉f”部分先講目的，后提任務(wù)�！胺终f”部分按“從內(nèi)到外”的順序來排列：寫“內(nèi)部”，按照地稅工作“管住稅源——加強(qiáng)征管——壓縮欠稅——打擊犯罪”等四項(xiàng)職能的主次來安排句序;寫“外部”，強(qiáng)調(diào)“要在當(dāng)?shù)攸h政部門的領(lǐng)導(dǎo)下”進(jìn)行。特別是“內(nèi)部”這一塊，沒有稅源，就沒有稅收，就不必征管，這是關(guān)鍵的關(guān)鍵。有了稅源，征管就是最主要的工作，壓縮欠稅是第二位的，違法的畢竟是少數(shù)，打擊涉稅違法可以擺在第三位。本語(yǔ)段從主到次，依次推進(jìn)，邏輯緊密，句序清楚。
但如果寫作時(shí)不注意，就容易出現(xiàn)句子排序上的毛病，譬如某市監(jiān)察部門在工作匯報(bào)中寫道：
我室的主要任務(wù)是查處違法違紀(jì)案件，為了加大查處的力度，我們認(rèn)真研究了工作方法措施，一是發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，充分發(fā)揮集體的智慧，突破大案、要案;二是實(shí)行調(diào)查組長(zhǎng)責(zé)任制;三是重調(diào)查，重證據(jù);四是抓住重點(diǎn)，集中力量突破疑難案件。由于我們做到了以上幾點(diǎn)，提高了辦案的效率和質(zhì)量。
這段話從整體上來說，是按照“要做什么(任務(wù))——為什么要做(目的)——怎樣做的(做法)——做得怎樣(效果)”的思路排列的，但段落中“工作方法措施(做法)”的排列有一定的隨意性，缺乏必要的邏輯聯(lián)系。有4個(gè)方面值得商榷和修改：
1.句序排列不當(dāng)。原文中“一是……”到“四是……”4句，其排列順序可概括為“突破大案要案——明確責(zé)任——掌握政策——突破疑難案件”。其中“明確責(zé)任”是查處案件的制度保障，“掌握政策(重調(diào)查、重證據(jù))”是查處案件要堅(jiān)持的原則，即不管是查處一般案件，還是大案要案、疑難案件，都離不開這些制度保障和原則，可列為段首一、二句。2.內(nèi)容欠全面。從監(jiān)察室的職能來看，原文漏掉了最基本的也是最主要的職能：查處一般案件。3.句式長(zhǎng)短不一。四個(gè)句子中，最長(zhǎng)的15個(gè)字，最短的僅6個(gè)字，句子排列不美觀，也不便于對(duì)句序的記憶。4.原文的末句“由于我們做到了以上幾點(diǎn)，提高了辦案的效率和質(zhì)量”， 語(yǔ)氣平淡，工作成效顯得平平，公文主旨不夠突出。擬作如下修改：
我室的主要任務(wù)是查處違法違紀(jì)案件，針對(duì)往年一般做法的局限，我們改進(jìn)了工作措施，加大了查處力度：一是實(shí)行調(diào)查組長(zhǎng)責(zé)任制，明確責(zé)任(明確責(zé)任);二是重調(diào)查，重證據(jù)，逐一落實(shí)各個(gè)案件(以一般案件為主);三是發(fā)揮集體智慧，重點(diǎn)查處大案要案(大案要案);四是抓住難點(diǎn)，集中力量突破疑難懸案(疑難懸案)。
修改后的語(yǔ)段，有以下優(yōu)點(diǎn)：
第一，理清了句序。按照“明確責(zé)任——一般案件——大案要案——疑難懸案”的順序，也就是按照工作任務(wù)由大到小、工作難度由小到大的順序來安排句子�！奥鋵�(shí)責(zé)任”是基礎(chǔ)，“一般案件”是主體，“大案要案”是重點(diǎn)，“疑難案件”是關(guān)鍵。逐層遞進(jìn)，步步深入，內(nèi)容全面，闡述清楚。
第二，優(yōu)化了句式。充實(shí)了句子內(nèi)容，使各個(gè)句子句式大致整齊，語(yǔ)法結(jié)構(gòu)相似，近似排比，鏗鏘有力;加之語(yǔ)氣一致，便于記憶。
第三，調(diào)整了語(yǔ)段結(jié)構(gòu)�！叭蝿�(wù)——做法——效果”是使用頻率最高的基本結(jié)構(gòu)形式，但在沒有具體數(shù)據(jù)或事實(shí)說明“效果”的情況下，不如將其刪去或合并。本語(yǔ)段改用“總述——分述”結(jié)構(gòu)形式，突出了工作“做法”，正符合上級(jí)聽匯報(bào)的要求。
第二招：按照工作進(jìn)程的先后安排句序
按照工作進(jìn)程，也就是按照時(shí)間順序。我們?cè)趯?duì)某項(xiàng)工作進(jìn)行決策之后需要安排部署時(shí)，經(jīng)常使用指示性或?qū)嵤┬缘囊庖�、通�?對(duì)上級(jí)匯報(bào)某項(xiàng)工作實(shí)施進(jìn)展情況時(shí)，常常運(yùn)用階段性總結(jié)、工作匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)介紹、政務(wù)信息等文種，這些內(nèi)容相對(duì)單一的公文，適用于按照工作進(jìn)程來排序。
如××日?qǐng)?bào)社紀(jì)委一份經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的一個(gè)語(yǔ)段：履行職責(zé)，做好干部人事工作的監(jiān)督。今年5月，報(bào)社黨委根據(jù)中央《干部選拔任用工作條例》和市委的若干規(guī)定，進(jìn)行第四輪中層干部競(jìng)聘上崗和員工雙項(xiàng)選擇工作。報(bào)社紀(jì)委從5月22日召開動(dòng)員大會(huì)開始，先后對(duì)自薦推薦、資格審查、競(jìng)聘演說、民主測(cè)評(píng)、組織考察、公示到最終聘任等六個(gè)程序進(jìn)行全程監(jiān)督，確保了整個(gè)過程的公開、公平、公正，透明、規(guī)范、有序。6月份，報(bào)社平穩(wěn)順利地完成了干部聘任工作，××名業(yè)務(wù)骨干走上新的中層領(lǐng)導(dǎo)崗位，×××名員工完成了自己新一輪崗位的選擇，初步實(shí)現(xiàn)了人適其崗、人盡其才、才盡其用的目標(biāo)。
工作進(jìn)程排序法，條理清晰，事物發(fā)生、發(fā)展、變化的過程一目了然，符合人們認(rèn)識(shí)事物的習(xí)慣，便于領(lǐng)導(dǎo)者考慮下一步的決策。
第三招：按照工作職能的邏輯順序安排句序
所謂邏輯順序，就是人們認(rèn)識(shí)客觀世界的具有規(guī)律性的順序，如工作職能各個(gè)環(huán)節(jié)之間的必然聯(lián)系、原因和結(jié)果、發(fā)展規(guī)律、變化趨勢(shì)等。例如，××市人民政府《關(guān)于加強(qiáng)防汛工作的通知》中對(duì)防汛工作安排的第二條是：
全面落實(shí)各項(xiàng)防汛措施，做到萬無一失。各縣區(qū)人民政府、市政府各部門要對(duì)前期防汛各項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)行全面檢查，做到組織、工具、物料、技術(shù)、人員五落實(shí)。要積極儲(chǔ)備防汛物料和設(shè)備，嚴(yán)加管理。要進(jìn)一步強(qiáng)化防汛隊(duì)伍，加強(qiáng)防汛實(shí)戰(zhàn)演練，提高搶險(xiǎn)技術(shù)水平，并時(shí)刻處于待命狀態(tài)，隨時(shí)聽從調(diào)遣。要抓緊搶修加固險(xiǎn)工險(xiǎn)段，對(duì)重點(diǎn)部位要責(zé)任到人，嚴(yán)防死守。
這個(gè)句群緊緊圍繞防汛工作職能，采用“縱橫結(jié)合式”排序法。段首提出任務(wù)說明“要干什么”，接著說明“怎樣干”(是縱向排列)——“檢查、落實(shí)、管理、演練、固險(xiǎn)”(是橫向排列)。而這五個(gè)方面的工作也有一定的邏輯順序，首先是要“檢查”，通過檢查才能了解是否已經(jīng)“落實(shí)”，只有落實(shí)了情況，才能有針對(duì)性地解決問題(是縱向排列);物料設(shè)備要嚴(yán)加“管理”，人員要演練待命，險(xiǎn)段要修固，重點(diǎn)部位要嚴(yán)防死守(是橫向排列)。雖然交錯(cuò)變化，但有條不紊。
排列句序雖較簡(jiǎn)單，但如果缺乏排序的意識(shí)，稍不注意就可能出現(xiàn)疏漏，如×市統(tǒng)計(jì)局工作總結(jié)中的一段話：
在市統(tǒng)計(jì)局，任何一筆數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，都要經(jīng)過采集、加工、審核、上報(bào)、發(fā)布的嚴(yán)格流程，重要的數(shù)據(jù)還必須接受社會(huì)各界的開門評(píng)估，并在內(nèi)部實(shí)行數(shù)據(jù)質(zhì)量崗位責(zé)任制和過錯(cuò)糾正制，從而使得各項(xiàng)宏觀大數(shù)沒有出現(xiàn)趨勢(shì)性差錯(cuò)，得到了各界的認(rèn)同。
一般來說，認(rèn)識(shí)、舉措、指導(dǎo)思想、總體要求等，應(yīng)排在“做法”之先，以形成“認(rèn)識(shí)(舉措)——做法——效果”的“句鏈”，沒有決策，哪有行動(dòng)呢?但這個(gè)語(yǔ)段卻把“做法”列在“舉措”之先，不符合工作職能的邏輯關(guān)系。另外，原因與結(jié)果之間也缺乏必然聯(lián)系。數(shù)據(jù)的產(chǎn)生“要經(jīng)過”、“必須接受……并實(shí)行(制度)”等都是對(duì)工作提出的要求和規(guī)定，僅有這些要求和規(guī)定未必能產(chǎn)生“不出大差錯(cuò)”的結(jié)果，只有通過正確的實(shí)踐才能做到這一點(diǎn)。因此，要將“實(shí)行數(shù)據(jù)質(zhì)量崗位責(zé)任制和過錯(cuò)糾正制”提前到段首，并將“要、必須”等詞語(yǔ)改成“實(shí)行了、經(jīng)過了、接受了”等表示已經(jīng)進(jìn)入實(shí)踐程序的詞語(yǔ)。
可修改如下：
在市統(tǒng)計(jì)局，實(shí)行了數(shù)據(jù)質(zhì)量崗位責(zé)任制和過錯(cuò)糾正制，任何一筆數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，都經(jīng)過了采集、加工、審核、上報(bào)、發(fā)布的嚴(yán)格流程，重要的數(shù)據(jù)還接受了社會(huì)各界的開門評(píng)估，從而使得各項(xiàng)宏觀大數(shù)沒有出現(xiàn)趨勢(shì)性差錯(cuò)，得到了社會(huì)各界的認(rèn)同。
第四招：依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者決策的心理習(xí)慣安排句序
為加快閱文速度，提高辦事效率，閱文者往往有一種心理要求而形成的習(xí)慣，比如，同是涉及工作經(jīng)費(fèi)問題，在不同的文體中會(huì)有不同的句序排列要求。
(一)在工作方案、經(jīng)費(fèi)預(yù)算報(bào)告、可行性分析報(bào)告等文種中，經(jīng)費(fèi)總額宜排列于語(yǔ)段之首。因?yàn)檫@類公文的作用是幫助領(lǐng)導(dǎo)者決策，而領(lǐng)導(dǎo)者從整體和全局出發(fā)，首先考慮的是“要多少錢”的問題，然后才是“為什么要這些錢”和“這些錢怎么用”的問題。如：
工作經(jīng)費(fèi)問題。2011年經(jīng)濟(jì)普查結(jié)果顯示，全省有服務(wù)業(yè)法人單位× ×萬個(gè)，產(chǎn)業(yè)活動(dòng)單位× ×萬個(gè)，個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶× × ×萬家。共涉及× ×大門類× ×個(gè)大類× × ×個(gè)行業(yè)小類，工作量相當(dāng)繁重，還有相應(yīng)的宣傳發(fā)動(dòng)、專干培訓(xùn)、報(bào)表印刷、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)處理等一系列工作要做。按照分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，服務(wù)業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查所需經(jīng)費(fèi)由同級(jí)財(cái)政負(fù)擔(dān)，列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算。經(jīng)初步預(yù)算，省本級(jí)每年大約需要經(jīng)費(fèi)× × ×萬元。
經(jīng)過修改，將經(jīng)費(fèi)總額提到段首，內(nèi)容進(jìn)行了提旨?xì)w納，并刪去不必贅述的有關(guān)政策規(guī)定，主旨更加顯現(xiàn)突出，更符合閱文者的閱文心理和閱文習(xí)慣。
工作經(jīng)費(fèi)問題。經(jīng)初步預(yù)算，省本級(jí)每年大約需要經(jīng)費(fèi)×××萬元。其緣由主要有三點(diǎn)：一是統(tǒng)計(jì)對(duì)象牽涉廣，據(jù)2007年經(jīng)濟(jì)普查結(jié)果顯示，全省有服務(wù)業(yè)法人單位× ×萬個(gè)，產(chǎn)業(yè)活動(dòng)單位××萬個(gè)，個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶× × ×萬家，共涉及× ×大門類××個(gè)大類× × ×個(gè)行業(yè)小類。二是工作程序多、要求細(xì)，包括宣傳發(fā)動(dòng)、專干培訓(xùn)、上戶登記、逐級(jí)審核、質(zhì)量抽查和數(shù)據(jù)處理等一系列工作。三是配套費(fèi)用較大，包括報(bào)表印刷、戶外宣傳、設(shè)備維修、軟件開發(fā)等。以上經(jīng)費(fèi)，擬請(qǐng)按規(guī)定列入本級(jí)財(cái)政預(yù)算。
(二) 在請(qǐng)求批準(zhǔn)撥付經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示中，宜將所需經(jīng)費(fèi)總額寫在文尾。如某市民政局在請(qǐng)求緊急撥付救災(zāi)資金的請(qǐng)示中寫道：
在財(cái)力緊張的情況下，我 市市、縣兩級(jí)財(cái)政共緊急籌撥救災(zāi)專項(xiàng)資金×××萬元，但由于受災(zāi)面積大、災(zāi)區(qū)人口多、災(zāi)情嚴(yán)重，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能解決受災(zāi)群眾的急難。為此，我們除繼續(xù)發(fā)動(dòng)群眾生產(chǎn)自救和各縣財(cái)政支持外，懇請(qǐng)省民政廳緊急撥付給我 市受災(zāi)救濟(jì)款×××萬元。
在請(qǐng)示中，文尾的最末一句話是最顯眼的位置，經(jīng)費(fèi)總額寫在這兒最醒目，給領(lǐng)導(dǎo)者閱文和會(huì)議辦文提供了便捷。一般來說，在“經(jīng)費(fèi)總額”之后，不要為表達(dá)對(duì)上級(jí)的尊敬寫一些恭維話和懇求語(yǔ)，也不要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策談經(jīng)費(fèi)的來源和安排，更不要強(qiáng)調(diào)此項(xiàng)工作的重要性，以引起領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)注。且不說這些話是不是畫蛇添足，就其所在的位置，就足以掩蓋公文主旨的表達(dá)。當(dāng)然，按照慣例，另起一行之后應(yīng)寫上“當(dāng)否，請(qǐng)批準(zhǔn)”、“可否，請(qǐng)批示”之類的請(qǐng)求語(yǔ)。
第五招：對(duì)內(nèi)容復(fù)雜的句群，通過提煉主旨來顯現(xiàn)句序
一個(gè)語(yǔ)段由一個(gè)或幾個(gè)句群組成，而一個(gè)句群，雖然由若干句子組成，卻都表述一個(gè)中心，句序必然圍繞這一中心問題來安排。如果抓住了句群的中心，就抓住了要害，對(duì)句序的認(rèn)識(shí)就會(huì)由暗到明。有的撰文者在公文中雖然羅列了大量的素材(情況、問題、做法、效果)，但沒有對(duì)這些感性材料進(jìn)行理性分析，并提煉歸納出相應(yīng)的觀點(diǎn)，一時(shí)是很難分清句序的。如下例：
影響工程進(jìn)展的主要原因，第一，××大學(xué)×××學(xué)院因缺少資金至今仍未恢復(fù)施工;第二，××機(jī)場(chǎng)擴(kuò)建在五月底開工，××公路計(jì)劃在10月份開工，今年計(jì)劃新開工建設(shè)的11個(gè)工程項(xiàng)目，大部分仍在做前期準(zhǔn)備工作。第三，工程報(bào)批報(bào)建時(shí)間長(zhǎng)，征地拆遷難，以地霸 工、強(qiáng)行參工參運(yùn)、阻工鬧事現(xiàn)象屢禁不止，嚴(yán)重影響了工程進(jìn)度。
我們?nèi)绻軐?duì)這些情況及結(jié)果進(jìn)行分析，也許就會(huì)找到問題的癥結(jié)。這一語(yǔ)段的主旨是尋找影響工程進(jìn)展的“原因”。原文中前兩個(gè)問題都是反映進(jìn)展緩慢的情況(××學(xué)院未恢復(fù)施工、新項(xiàng)目長(zhǎng)期準(zhǔn)備)，我們從中可以歸納出隱含的原因：“資金未到位”，這是主因;其次，“投資環(huán)境差”可分兩個(gè)方面，即內(nèi)環(huán)境(報(bào)建手續(xù)復(fù)雜，審批效率低等引起的“工程報(bào)批報(bào)建時(shí)間長(zhǎng)”)和外環(huán)境(征地拆遷難、阻工鬧事多等)，建議修改如下：
影響工程進(jìn)展的主要原因：第一，資金到位難。目前資金到位率僅占預(yù)算的× ×%，因此× ×大學(xué)× × ×學(xué)院至今仍未恢復(fù)施工，× ×機(jī)場(chǎng)擴(kuò)建等11個(gè)計(jì)劃今年新建的項(xiàng)目，80%仍停留在前期準(zhǔn)備階段。第二，報(bào)批報(bào)建時(shí)間長(zhǎng)。一般都要×個(gè)月以上。第三，外部環(huán)境差。征地拆遷難，以地霸 工、強(qiáng)行參工參運(yùn)、阻工鬧事現(xiàn)象屢禁不止等。
經(jīng)過提煉、增刪、歸并、分類，以上語(yǔ)段內(nèi)容充實(shí)了，分旨明確了，句序也隨之準(zhǔn)確、清晰地劃分開來。
總之，句序的正確排列對(duì)于公文的語(yǔ)篇建構(gòu)和意思的表達(dá)有著重要的作用，不同的句序即可造成不同的表達(dá)效果。因此，在寫作時(shí)，為了追求最佳的表達(dá)效果，我們完全可以在句子的排列順序上多下點(diǎn)功夫。
公文相關(guān)擴(kuò)展
行政公文寫作技巧
1、開頭
開頭是公文正文部分的起點(diǎn)和入筆處。又稱導(dǎo)語(yǔ)，用以喚起讀者注意，引導(dǎo)閱好的開頭，不僅是全文思路展開的關(guān)鍵，而且能顯示出事物發(fā)展的內(nèi)在脈絡(luò)，為全劃下“基調(diào)”開頭寫好了，能突出主旨，把讀者緊緊抓住，又可以對(duì)下文的展示起“向”的作用。開頭要開門見山，一般都用直敘形式。公文的導(dǎo)語(yǔ)中要表達(dá)的主要內(nèi)容是：發(fā)這個(gè)公文的目的，公文所針對(duì)的實(shí)際情況，制發(fā)該公文的重要性和必要性，公文所要解決的問題，公文的指導(dǎo)思想或主要內(nèi)容。
2、公文結(jié)尾
公文的結(jié)尾，又稱結(jié)語(yǔ)，用以維護(hù)公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準(zhǔn)確而有效地處理公文奠定基礎(chǔ)，同時(shí)，也防止在正文之后被添加偽造。
3、層次和段落
�。�1）、層次
公文層次，是公文思想內(nèi)容展開的次序，是公文中表達(dá)思想內(nèi)容的“意義單元的“邏輯環(huán)節(jié)”。它是事物發(fā)展的各個(gè)方面，以及寫作主體認(rèn)識(shí)事物、構(gòu)思公文的思路進(jìn)程在公文中的反映。公文層次在思想內(nèi)容上有其相對(duì)獨(dú)立性，公文內(nèi)容的展開順序中又有一定的穩(wěn)定性，在前后層次的聯(lián)系上還有內(nèi)在的邏輯性。因此，在安排公文層次時(shí)要根據(jù)事物的發(fā)展過程、思維活動(dòng)的進(jìn)程和表現(xiàn)主旨的順序，著眼于事物的內(nèi)部聯(lián)系。這樣，寫作主體才能清楚地宣事明理、表情達(dá)意，才能收到層次清楚、段落分明的效果，讀者才能清晰明確地理解思想內(nèi)容。篇章較長(zhǎng)的公文層次往往采用總分、并列、遞進(jìn)、因果和連貫等方式
�。�2）段落
段落，通常指“自然段”，是構(gòu)成篇章的基本單位，是思路展開的具體步驟，是表達(dá)思想內(nèi)容時(shí)由于問歇、轉(zhuǎn)折、強(qiáng)調(diào)所造成的文字停頓。段落能夠使行文條理，使層次之問的意思承接得更緊密、更自然，幫助讀者更好地理解公文的思想內(nèi)容。
4、公文格式
公文寫作與其他文體寫作的最大區(qū)別，就在于公文格式的規(guī)范性。這種規(guī)范性，既體現(xiàn)在公文的內(nèi)容上，也體現(xiàn)在公文處理的程式化、程序化和文面構(gòu)成的相對(duì)固定化上我們這里所說的公文的格式，主要是指公文的文面要求。公文格式，指的是公文外在表現(xiàn)形式的各個(gè)組成部分及其各自的位置，也包括公文的用紙、留空等。
5、主題詞標(biāo)引
�。�1）、主題詞的基本特征：
�、袤w現(xiàn)公文內(nèi)容特征和歸屬類別如國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知一文的主題詞是“文秘工作、公文、辦法”其中“公文”高度概括了全文的內(nèi)容特征，“文秘工作”點(diǎn)明了此文屬于文秘工作類，“辦法”則顯示出公文文種。主題詞的這一最本質(zhì)屬性，不但能使一份份公文區(qū)別開來，而且具有某些立卷特征，便于立卷歸檔。
�、诰哂兄黝}性和技術(shù)性的特征。主題詞既要表現(xiàn)公文主題的核心內(nèi)容，但又不全是為了表現(xiàn)公文主題而確立，其作用主要是為了便于公文信息在計(jì)算機(jī)中輸入、儲(chǔ)存和檢索。這就使它具有了主題性、技術(shù)性兩重性的特征。
�、劬哂泻�(jiǎn)明性的特征。主題詞一般由3～5個(gè)能夠確切表達(dá)公文主題內(nèi)容的名詞或名詞性詞組構(gòu)成，（詞組）與詞（詞組）之間空一格位置，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，比公文標(biāo)題還要簡(jiǎn)練，具有間明性。
�。�2）、主題詞的標(biāo)引依據(jù)
�。�3）、主題詞的標(biāo)引程序和方法
6、公文語(yǔ)言與修辭
�。�1）、公文語(yǔ)言的特點(diǎn)
�。�2）、公文語(yǔ)言的表述方式
�。�3）、公文的修辭格
�。�4）公文特殊詞語(yǔ)的應(yīng)用
公文寫作數(shù)字使用規(guī)范
一、總的原則
凡是可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字而且又很得體的地方，特別是當(dāng)所表示的數(shù)目比較精確時(shí)，均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。遇特殊情形，可以靈活變通，但應(yīng)力求保持相對(duì)統(tǒng)一。
二、要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字的情況
(一)公歷世紀(jì)、年代、年、月、日和時(shí)刻均使用阿拉伯?dāng)?shù)字。年份要寫全數(shù)，不能簡(jiǎn)化、省略。例如：公元前18世紀(jì);20世紀(jì)80年代;20xx年12月31日;13時(shí)40分50秒;20xx年。注意：公文中的成文日期須用阿拉伯?dāng)?shù)字。
(二)計(jì)數(shù)與計(jì)量和統(tǒng)計(jì)表中的數(shù)值。如正負(fù)整數(shù)、分?jǐn)?shù)、小數(shù)、百分比、比例等必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：20;-25;1/15;1.26;12%;2：4。
(三)代號(hào)、代碼和序號(hào)。部隊(duì)番號(hào)、文件編號(hào)、證件號(hào)碼和其他序號(hào)均應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：中國(guó)電信〔20xx〕7號(hào)文件;37/38次特別快車;期刊號(hào)CNll一1000/D;郵發(fā)代號(hào)37—1; HP-5100型打印機(jī)。
(四)引文標(biāo)注中版次、卷次、頁(yè)碼、除古籍應(yīng)與所據(jù)版本一致外，一般均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：人民出版社20xx年8月第1版，第101頁(yè)。
三、要求使用漢字的情況
(一)公文中作為定型的詞、詞組、慣例語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩的詞語(yǔ)中作為詞素須使用漢字。例如：一律;一方面;十滴水;四氧化三鐵;第四季度。
(二)概數(shù)和約數(shù)
1.鄰近的兩個(gè)數(shù)字，并列連用表示概數(shù)時(shí)，應(yīng)使用漢字，并且兩個(gè)數(shù)字之間不能用頓號(hào)隔開。例如：三四天;五六米;七八十歲。
2.帶有"幾"字的數(shù)字表示約數(shù)，必須使用漢字。例如：十幾天;幾十年;一百幾十次。
(三)整數(shù)一至十，如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計(jì)意義的一組數(shù)字中，也可以用漢字，但要注意照顧到上下文的統(tǒng)一。例如：一個(gè)人;四本書;八個(gè)百分點(diǎn)。
(四)含有月日，簡(jiǎn)稱表示事件、節(jié)日和其他意義的詞組須使用漢字。例如：七七事變;五一國(guó)際勞動(dòng)節(jié);"三農(nóng)"問題;。
(五)星期幾一律用漢字。
四、可以靈活變通掌握使用的情況
(一)用"多、余、左右、上下、約"等字表示的約數(shù)一般使用漢字。但如果公文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計(jì)和比較意義的數(shù)字，其中既有精確數(shù)字，也有約數(shù)時(shí)，為保持公文局部體例上的統(tǒng)一，其約數(shù)也可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
例：省金融學(xué)會(huì)召開課題調(diào)研交流會(huì)7次，共收到課題調(diào)研文章800余篇，其中有200多篇獲獎(jiǎng)。
(二)標(biāo)題涉及數(shù)字時(shí)，可以根據(jù)版面實(shí)際需要，靈活使用阿拉伯?dāng)?shù)字和漢字?jǐn)?shù)字。
五、其他需要注意的問題
(一)尾數(shù)有多個(gè)零的整數(shù)值的寫法，可改寫為以萬、億作單位。例如：345000000可寫成34500萬或3.45億，但不能寫成3億4千5百萬。
(二)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫的數(shù)值不能斷開移行。
(三)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示數(shù)值的范圍時(shí)，使用連接號(hào)"—"或波浪式連接號(hào)"～"。
(四)公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，要段落分明，前后一致。要求第一層為"一、"，第二層為"(一)"，第三層為"1."，第四層為"(1)"，第五層為"①"。
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