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文秘常用辦公設備有哪些
在平平淡淡的學習中，很多人都經(jīng)常追著老師們要知識點吧，知識點是指某個模塊知識的重點、核心內(nèi)容、關鍵部分。掌握知識點是我們提高成績的關鍵！下面是小編精心整理的文秘常用辦公設備有哪些，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
文秘常用辦公設備有哪些
1．電話機
電話機是利用電流和電波傳播聲音的通信設備，已成為人們不可缺少的通信工具。
1)程控電話機
程控電話機是在電子計算機程序的控制下進行自動轉(zhuǎn)接的自動電話機，具有自動撥號、多次重撥、自動計時、儲存電話號碼、免提通話等多種功能，在我國已被廣泛使用。
2)電視電話
電視電話是電話通信技術同電視技術、大規(guī)模集成電路和數(shù)字處理技術相結(jié)合的產(chǎn)物。這種新式通信設備不僅可以傳送聲音，還可以傳遞通話雙方的現(xiàn)場畫面以及文件、圖表、實物等圖像信息。電視電話主要由電話機、電視攝像機和電視接收機3部分組成。在通話時，利用攝像機將現(xiàn)場畫面?zhèn)鬟f給對方，同時利用接收機將對方的現(xiàn)場畫面顯示在屏幕上。電視電話是電話事業(yè)發(fā)展的一個趨勢。
3)移動電話
移動通信是指移動點與固定點或兩個移動點之間的通信，這是一種有線通信和無線通信相結(jié)合的通信方式。移動電話在我國已廣泛使用，它將具有廣闊的發(fā)展前景。
2．傳真機
傳真是利用有線電路或無線電路對各種圖文原稿進行遠距離真跡傳送的通信技術。
1)傳真機的操作使用方法
發(fā)送時，首先將欲發(fā)送原稿放入傳真機內(nèi)，并根據(jù)原稿情況選擇發(fā)送參數(shù)(掃描線密度、對比度)，然后撥通對方電話，聽到回答信號后，表明對方已經(jīng)開機準備接收，這時便可按啟動鍵(START)開始發(fā)送，放下話筒。待發(fā)送結(jié)束后，傳真機自動恢復到待機狀態(tài)。
接收方接到發(fā)送方的電話，通話后便可放下話筒，按啟動鍵(START)，開始接收，直到接收完畢。
2)更換記錄紙
以理光RIFAX580為例說明換紙步驟。
(1)打開傳真機的上蓋。
(2)把記錄紙側(cè)板調(diào)到適合記錄紙幅寬的位置，取出側(cè)板。
(3)放入記錄紙，此時要特別注意卷紙方向。將紙拉出至超出綠色帶約5cm。裝上側(cè)板，蓋好上蓋。
3)使用傳真機的注意事項
在操作時應注意原稿的質(zhì)量，防止發(fā)生堵塞、損壞等事故。紙張?zhí)窕蛱〉奈募�，有皺折、卷曲、潮濕、切邊不齊的文件不宜發(fā)送；應將文件上的緊固件如曲別針、訂書釘、膠帶等在發(fā)送前全部去掉，以免造成機械故障；機器發(fā)出堵紙信號時，應及時將卡住的原稿取出。
3．靜電復印機
靜電復印機屬精密設備，其品種型號很多，結(jié)構(gòu)性能也各有差異。在使用時，操作者應根據(jù)所用復印機的具體情況，嚴格遵守操作規(guī)范，以確保復印機的正常運行。
1)靜電復印機的操作步驟
(1)開機預熱。接通電源開關后，定影器開始預熱升溫，此時，面板上顯示出預熱等待信號，待信號消失后即可復印。
(2)放置原稿。將原稿放在稿臺玻璃板相應的標志線之內(nèi)，復印紙的大小(如B5、A4等)和輸紙方向(豎向或橫向)應與原稿的大小和放置方向一致，然后用蓋板壓緊原稿。
(3)復印紙的選擇與安裝。選定復印紙尺寸后，將復印紙抖松，以便清除靜電，防止粘連，并將斷裂、破損、有毛邊的復印紙?zhí)舫�，以免影響機器的正常運行，然后將紙對齊裝入紙盒內(nèi)，并將紙盒插到機器上。
(4)復印倍率的選擇。對有縮放功能的復印機，復印前需預置縮放倍率，以便據(jù)此來確定復印紙的尺寸。
(5)確定復印份數(shù)。復印前，利用復印份數(shù)鍵或旋鈕將所設定的復印份數(shù)表示出來，若預置有誤，還可通過清除鍵清除后重新設定。
(6)調(diào)節(jié)曝光量。根據(jù)原稿的深淺和反差，利用濃度調(diào)節(jié)桿(或旋鈕)改變光縫的寬度或改變曝光燈亮度來調(diào)節(jié)曝光量。
(7)開始復印。待熱指示燈熄滅，復印指示燈亮時，即可按復印按鈕，開機復印。
(8)復印完畢。一次復印結(jié)束后，從接紙盤上取出復印品，進行整理、裝訂，并將原稿
從稿臺上取下整理好，放回原處。對于使用次數(shù)頻繁的復印機，在每次復印完畢后可不必切斷電源，使其保持待印狀態(tài)，這樣可縮短以后的預熱等待時間。
2)復印品質(zhì)量缺陷
在復印過程中，由于設備、操作和技術等原因，會使復印品產(chǎn)生各種缺陷。常見的復印品缺陷主要有底灰大、顏色淺、圖像模糊、復印品濃淡不均勻；出現(xiàn)白點或白條、復印品出現(xiàn)黑點或黑條；復印品全白、復印品全黑。仔細分析產(chǎn)生缺陷的原因，找出排除故障的方法是提高復印品質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。
3)靜電復印機的保養(yǎng)和維護
(1)經(jīng)常性保養(yǎng)。
在靜電復印機的復印份數(shù)達到一定數(shù)量時，應對復印機中易污染的部件進行清潔保養(yǎng)。主要包括清除感光板、電極絲、屏蔽罩、鏡頭、反射鏡、搓紙輪、輸紙輥、稿臺玻璃板等易污染部位的污垢和灰塵，對其進行吹拂或擦拭。
(2)定期檢查和維護。
在靜電復印機經(jīng)過長期使用后，應對其機件進行全面檢查和維護，主要是做好機件的全面清潔、潤滑、調(diào)整以及更換易損件和失效的零部件等工作。
(3)消耗材料和易損件的更換與補充。
在靜電復印機的日常使用中，需要對各種消耗材料和易損件進行定期的更換和補充。主要包括感光鼓的更換、墨粉的補充、復印紙的補充等。
4．掃描儀
1)掃描技巧
在做好掃描儀的維護工作的同時，如果希望得到比較好的掃描圖像質(zhì)量，最好能掌握一定的掃描技巧。因為使用同樣一臺掃描儀，掃描同樣一幅圖像，有的人掃描出來的圖像質(zhì)量很好，而有的人掃描出來的圖像既缺乏層次，又缺乏色彩，與掃描得好的圖像相比可能有天壤之別，下面就介紹一些掃描的技巧。
(1)確定合適的掃描方式。
使用掃描儀可以掃描圖像、文字以及照片等，不同的掃描對象有其不同的掃描方式。打開掃描儀的驅(qū)動界面，發(fā)現(xiàn)程序提供了3種掃描選項，其中，“黑白”方式適用于白紙黑字的原稿。“灰度”方式則適用于既有圖片又有文字的圖文混排稿樣，掃描該類型兼顧文字和具有多個灰度等級的圖片�！罢掌狈绞竭m用于掃描彩色照片，它要對紅綠藍3個通道進行多等級的采樣和存儲。在掃描之前，一定要先根據(jù)被掃描的對象選擇一種合適的掃描方式，才有可能獲得較好的掃描效果。
(2)設置好文件的大小。
無論被掃描的對象是文字、圖像還是照片，通過掃描儀輸出后都是圖像，而圖像尺寸的大小直接關系到文件容量的大小，因此，在掃描時應該設置好文件尺寸的大小。通常，掃描儀能夠在預覽原始稿樣時自動計算出文件大小，但了解文件大小的計算方法更有助于在管理掃描文件和確定掃描分辨率時做出適當?shù)倪x擇。二值圖像文件的計算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×(掃描分辨率)2/8。彩色圖像文件的計算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×(掃描分辨率)2×3。
(3)在玻璃平板上找到最佳掃描區(qū)域。
為了能獲得最佳的圖像掃描質(zhì)量，人們可以找到掃描儀的最佳侍掃描區(qū)域，然后把需要掃描的對象放在這里，以獲得最佳、最保真的圖像效果。具體尋找的步驟如下：首先將掃描儀的所有控制設成自動或默認狀態(tài)，選中所有區(qū)域，接著再以低分辨率掃描一張空白、白色或不透明塊的樣稿；然后再用專業(yè)的圖像處理軟件Photoshop來打開該樣稿，使用該軟件中的均值化命令(Equalize菜單項)對樣稿進行處理，處理后就可以看見，在掃描儀上哪兒有裂紋、條紋、黑點。人們可以打印這個文件，剪出最好的區(qū)域(也就是最穩(wěn)定的區(qū)域)，以幫助人們放置圖像。
2)掃描儀使用常見問題
(1)打開掃描儀開關時，掃描儀發(fā)出異常響聲。這是因為有些型號的掃描儀有鎖，其目的是為了鎖緊鏡組，防止運輸中震動，因此，在打開掃描儀電源開關前應先將鎖打開。
(2)掃描儀接電后沒有任何反應。有些型號的掃描儀是節(jié)能型的，只有在進入掃描界面后燈管才會亮，一旦退出后會自動熄滅。
(3)掃描時顯示“沒有找到掃描儀”。此現(xiàn)象有可能是由于先開主機，后開掃描儀所導致，可重新啟動計算機或在設備管理中刷新即可。
(4)掃描儀在掃描時出現(xiàn)“硬盤空間不夠或內(nèi)存不足”的提示。首先，確認硬盤及內(nèi)存是否夠，若空間很大，應檢查設定的掃描分辨率是否太大造成文件數(shù)據(jù)量過大。
(5)掃描時間過長。檢查硬盤剩余容量，將硬盤空間最佳化，先刪除無用的TMP文檔，做Scandisk，再做Defrag或SpeedDisk。注意：如果最終實際掃描分辨率的設定高于掃描儀的光學分辨率，則掃描速度會變慢，這是正�，F(xiàn)象。
3)掃描儀在使用中的維護方法
(1)保護好光學部件。
掃描儀的光電轉(zhuǎn)換設置非常精致，光學鏡頭或者反射鏡頭的位置對掃描的質(zhì)量有很大的影響。因此人們在工作的過程中，不要隨便地改動這些光學裝置的位置，同時要盡量避免對掃描儀的震動或者傾斜。
(2)做好定期的保潔工作。
掃描儀中的玻璃平板以及反光鏡片、鏡頭如果落上灰塵或者其他一些雜質(zhì)，會使掃描儀的反射光線變?nèi)�，從而影響圖片的掃描質(zhì)量。為此，人們一定要在無塵或者灰塵盡量少的環(huán)境下使用掃描儀，用完后，一定要用防塵罩把掃描儀蓋起來，以防止更多的灰塵來侵襲。
5．照相機
數(shù)碼相機是高精密的記錄設備，與傳統(tǒng)照相一樣，數(shù)碼照相機也存在防水、防塵、防震等問題，因此，對數(shù)碼相機的日常保養(yǎng)知識也應給予足夠的重視。
1)嚴格按照說明書操作
數(shù)碼照相機是精密的儀器，操作復雜。因此，必須嚴格按照說明書的操作步驟進行操作，否則極易出現(xiàn)故障和死機等現(xiàn)象。
2)保護存儲卡
數(shù)碼相機的存儲卡都很小，而且很薄，極易折斷，基上的金屬接口片極易被污染和劃傷，所以最安全的方法就是將存儲卡放入專用包裝盒內(nèi)和照相機內(nèi)。平時一定要將存儲卡保存在干燥環(huán)境中，已存有圖像文件的存儲卡還要盡量避磁、避高溫存放。
3)保護液晶屏
一般數(shù)碼照相機都有液晶顯示屏，在使用過程中應注意保護，以免屏幕被刮傷而影響圖像觀察。
4)連接計算機時要斷電
在將數(shù)碼照相機中的圖像下載到計算機上時，需要用導線將數(shù)碼照相機與計算機連接起來。在連接之前，一定要關閉計算機和數(shù)碼照相機，以免帶電操作而損壞數(shù)碼照相機。
5)保持相機干凈
鏡頭上的污漬會嚴重降低圖像質(zhì)量、出現(xiàn)斑點或減弱圖像對比度。
辦公設備日常管理制度
第一章總則
一、目的。為了保證公司辦公設備正常的運轉(zhuǎn)，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。
二、適用范圍。本制度所指辦公設備主要包括臺式電腦、打印機、復印機、電話、傳真機、投影儀、筆記本電腦、對講機等。
三、相關部門職責。
1、人力資源及行政管理部，主要負責辦公設備的采購申請受理、采購、保管、配發(fā)、維修保養(yǎng)、設備調(diào)換等事宜。
2、在總經(jīng)理批準的情況下，一些部門也可自行購買設備。如安全護衛(wèi)部可自行購買對講機。
3、設備使用部門，主要負責辦公設備的申購、使用、保管、維修保養(yǎng)等事宜。
第二章辦公設備日常管理
一、辦公設備的申請和購買。
1、工作人員根據(jù)需要提出辦公設備的購買申請，并填寫《辦公設備需求單》，報部門負責人、人力資源及行政管理部負責人和總經(jīng)理批準；購買設備金額大于2000元的需董事會批準。
2、經(jīng)公司領導及董事會審批后由人力資源及行政管理部專人購買。
二、辦公設備的領用。
1、設備需求部門根據(jù)審批的《辦公設備需求單》到庫房（人力資源及行政管理部負責）領取。
2、對部門領取的設備進行編號，以便盤點。
三、辦公設備的使用和保養(yǎng)。
1、使用設備前應詳細閱讀操作手冊，嚴格按照操作規(guī)范操作使用，各部門主管負責監(jiān)督檢查。
2、公司各類設備的保養(yǎng)和維修。由各部門參照規(guī)范，正確使用，注重平時保養(yǎng)。
3、人力資源及行政管理部對辦公設備運行、保養(yǎng)情況進行監(jiān)督檢查，對設備的維修，更換零件要進行登記備案。
四、辦公設備維修管理
1、設備發(fā)生故障無法使用時，設備使用人應報人力資源及行政管理部網(wǎng)管員處理；網(wǎng)管員無法處理的，可報院技術支持部；都無法解決的由人力資源及行政管理部聯(lián)系供應商統(tǒng)一報修。
2、在保修期內(nèi)的設備，人力資源及行政管理部應聯(lián)系供應商進行維修；保修期外的設備，按照最經(jīng)濟可行的報修方案進行維修，包括委托維修商來完成任務，由部門主管按照維修的真實情況，填寫設備維修單中的“維修記錄”。
五、建立維修檔案
1、所有設備的維修都必須建立完整的維修檔案，由人力資源及行政管理部統(tǒng)一管理，主要包括設備名稱、維修日期、故障現(xiàn)象、故障原因、維修內(nèi)容、維修費用、維修單位等。
2、人力資源及行政管理部應定期統(tǒng)計、匯總維修情況，針對各類故障產(chǎn)生的原因提出預防與克服的措施，通知使用部門加以防范。
六、辦公設備使用監(jiān)督
1、人力資源及行政管理部負責對辦公設備的使用進行不定期的檢查。
2、人力資源及行政管理部對違規(guī)使用辦公設備人員有提請?zhí)幜P的權力。
七、辦公設備的盤點及賠償
1、人力資源及行政管理部負責對公司所有辦公設備進行分類，并建立辦公設備管理臺帳，每半年盤點清查一次，作到賬物相符。
2、在規(guī)定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟損失由個人承擔。
八、辦公設備的報廢處理
1、報廢審核。對于各部門提交的報廢物品清單，要認真審核，確認不能再次利用后，經(jīng)人力資源及行政管理部、總經(jīng)理簽字后方可作報廢處理。
2、對決定報廢的辦公設備，人力資源及行政管理部應做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量、及報廢處理的其他有關事項。
3、報廢品由人力資源及行政管理部集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。
第三章辦公設備分類管理
一、電腦的使用管理
�。ㄒ唬⿲Ｈ耸展�
1、每臺電腦指定專人上機，負責日常操作，其他人員不得隨意使用。
2、電腦使用人員設密碼管理，密碼屬公司機密，未經(jīng)批準不得向任何人泄露。
（二）電腦的操作規(guī)定
1、嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項，嚴禁使用電腦玩游戲。
2、不得使用未經(jīng)病毒檢查的U盤，防止病毒入侵。
3、嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司有關機密的文件資料。
�。ㄈ┎《痉雷o
1、對于聯(lián)網(wǎng)的計算機，任何人在未經(jīng)批準的情況下，不得從網(wǎng)絡復制軟件或文檔。
2、對于計算機軟件的安裝（院限制安裝軟件除外）由使用部門自主決定。
3、任何微機不得安裝游戲軟件。
4、軟件使用前要確保無病毒。
（四）硬件保護
1、未經(jīng)人力資源及行政管理部批準，任何人不得拆卸所使用的電腦設備。
2、拆卸電腦設備時，必須采取防靜電措施。
3、硬件維護后，必須將所有設備復原。
4、各部門負責人必須認真落實本部門電腦以及配套設備的使用和保養(yǎng)責任。
5、各部門負責人必須采取必要措施，確保本部門的電腦以及配套設備始終處于整潔和良好的狀態(tài)。
6、對于關鍵的電腦設備應配備必要的斷電、繼電設施以保護電源。
�。ㄎ澹╇娔X的保養(yǎng)
1、保持電腦的清潔，嚴禁用手、銳物觸摸屏幕，使用人在離開前應退出系統(tǒng)并關閉電源。
2、定期對電腦內(nèi)的資料進行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運行的速度和存儲。
二、電話的使用管理
1、電話由人力資源及行政管理部統(tǒng)一負責管理，各部門主管負責監(jiān)督并控制使用。
2、每次通話應簡潔扼要，以免耗時占線、浪費資金。
3、禁止撥打私人電話。
4、電話出現(xiàn)故障的可報工程維保部進行維修。
三、打印機、復印機的管理
1、為確保復印機的安全運轉(zhuǎn)，每天開機的時間不宜過長。
2、打印或者復印完成后，必須及時取走文件，防止失密。
3、禁止打印或復印私人資料。
四、傳真機使用管理
1、傳真機放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處使用。
2、不得使用傳真?zhèn)魉蛡�人資料，機密文件需經(jīng)領導批準。
3、每天下班后，傳真設置成自動接收，防止遺漏重要文件。
五、投影儀使用管理
1、投影儀安置于公司會議室，需要使用部門向人力資源及行政管理部負責人申請。
2、投影儀用于公司、部門會議以及培訓。
六、筆記本電腦
1、筆記本電腦放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處借用。
2、筆記本電腦用于公司、部門會議以及培訓。
3、因工作需要，以個人名義借用筆記本電腦的需填寫《筆記本電腦借用單》。
七、對講機的使用管理
1、對講機主要用于安全護衛(wèi)部。
2、在上班期間，不得用對講機聊天。
3、對講機專人專用，不得借給無關人員使用。
八、其他辦公設備的使用管理
1、專管專用，公司所有辦公設備都要指定專人管理，其他人員使用必須經(jīng)設備負責人同意。
2、辦公設備要定期進行養(yǎng)護，以免老化影響使用。
3、辦公設備的使用人員要保證設備的安全，如果因使用人員的過失造成丟失，要追究責任。
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