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公文寫作中語言運(yùn)用的基本要求
作為公職人員，會寫文字材料是非常必要的一種技能，一些年輕人不愿意吃苦，認(rèn)寫作為公文寫作很難，其實(shí)掌握基本技巧，就很簡單，那么公文寫作中語言運(yùn)用的基本要求是怎樣的？以下僅供參考！
列寧指出：“語言是人類最重要的交際工具�！保ā墩撁褡遄詻Q權(quán)》）公文作為反映公務(wù)活動的工具，自然也離不開語言，它是在提煉口頭語言的基礎(chǔ)上形成的，合乎語法、修辭和邏輯規(guī)范的書面語言。
公文的語言，是公文寫作中一個(gè)極其重要的問題�？梢哉f，一篇公文，無論其主旨如何正確、鮮明、深刻，材料如何充分、詳細(xì)、具體，結(jié)構(gòu)如何巧妙、合理、得體，但是，如果沒有完美規(guī)范的語言作為載體，也不會取得令人滿意的效果。因而，語言運(yùn)用得好壞，直接關(guān)系到公文的質(zhì)量。讀者對文件內(nèi)容的理解和掌握，直至付諸實(shí)施，都是通過語言這個(gè)中間媒介來實(shí)現(xiàn)的。所以，在寫作中，我們必須審慎仔細(xì)，下一番“爬羅剔抉，刮垢磨光”的功夫，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握公文的語言特點(diǎn)及其運(yùn)用規(guī)律，寫出合乎規(guī)范、質(zhì)量較高的文書來，以適應(yīng)工作需要。
公文是用來處理公務(wù)的文書，它在國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位的公務(wù)活動中發(fā)揮聯(lián)系、傳達(dá)或向社會宣布周知的作用。公文的實(shí)用性很強(qiáng)，其內(nèi)容直接與社會生活的各個(gè)領(lǐng)域，與社會各階層人們的工作、學(xué)習(xí)和生活緊密相連，并能產(chǎn)生直接的甚至是立竿見影的影響，這就決定了公文存在著與文藝作品及政論文章等有所區(qū)別的語言特點(diǎn)。因此，對于公文寫作來說，在語言運(yùn)用上必須達(dá)到如下幾方面的要求。
（一）真實(shí)準(zhǔn)確無假話
真實(shí)準(zhǔn)確是公文的生命。真實(shí)準(zhǔn)確無假話，這是優(yōu)良文風(fēng)的一個(gè)最基本要求，也是最重要的要求。
真實(shí)指的是確有其事。寫進(jìn)公文中的材料必須來自公務(wù)活動和社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)的實(shí)際，來自人民群眾的生活實(shí)踐，不允許虛構(gòu)和編造；準(zhǔn)確指的是在表述時(shí)不夸大，不縮小，既不添油加醋，褒貶失當(dāng)，更不文過飾非。只有內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，才能具有說服力。因此，無論撰寫何種公文，我們都應(yīng)該做到“三不寫”，即內(nèi)容不真實(shí)的不寫，材料沒有落實(shí)的不寫，沒有了解清楚的不寫。為此，在寫作中必須做到：
(1)避免產(chǎn)生歧義。某個(gè)說法或某一段話，可以這樣理解，也可以那樣理解，這就叫做歧義。例如某單位發(fā)放獎(jiǎng)金的規(guī)定，其中有一條是：“病假、事假三天以上者，扣發(fā)當(dāng)月獎(jiǎng)金�！边@句話既可以理解為病事假三天不扣發(fā)獎(jiǎng)金，也可以理解為病事假三天就要扣發(fā)獎(jiǎng)金。因?yàn)楣膬?nèi)容沒有對“三天以上”這一基數(shù)進(jìn)行限定，“三天以上”究竟包含不包含“三天”，令人費(fèi)解。因此，理解與執(zhí)行也就不同了。
(2)防止褒貶失當(dāng)。贊揚(yáng)或貶損某一行為，所用詞語超出或者沒達(dá)到應(yīng)有的程度，叫做褒貶失當(dāng)。例如，某人在困難的條件下完成了一項(xiàng)具體任務(wù)，如果通報(bào)表揚(yáng)時(shí)說成是取得了很大成就，就屬于評價(jià)過高；反之，如果把我國第一次發(fā)射航天載人飛船試驗(yàn)成功，僅僅寫成是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的一個(gè)不小的成績，則屬于對它的意義估計(jì)不足。又如把“錯(cuò)誤”說成“罪行”，就是混淆了問題性質(zhì)；而“錯(cuò)誤極其嚴(yán)重，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行批評”之類的行文，則屬于錯(cuò)誤程度與采取措施不相稱，處置不當(dāng)。這樣類似的語言表述都屬于分寸不適，褒貶失當(dāng)。
(3)排除疏忽錯(cuò)漏。公文中的錯(cuò)漏現(xiàn)象多種多樣，概括說來，可以分為兩類：一類是粗心所致。例如起草公文過程中，前面說“下邊分四點(diǎn)來說”，可實(shí)際上只說了三點(diǎn)，或者出現(xiàn)了第五點(diǎn)；前面說“一方面”，后文缺少“另一方面”。有時(shí)失之毫厘，差之千里，例如漏掉一個(gè)“不”字，意思就截然相反；引用數(shù)字時(shí)多寫一個(gè)“零”或少寫一個(gè)“零”，一差就是十倍；如果把“十萬”錯(cuò)成“十”，則是萬倍之差。屬于粗心造成的錯(cuò)漏，經(jīng)過認(rèn)真檢查，不難發(fā)現(xiàn)并且加以糾正。還有一類錯(cuò)漏是由于思考不嚴(yán)密、分析不細(xì)所致，比如有結(jié)論而缺少必要的情況和應(yīng)有的分析，或者列舉了情況、數(shù)字而沒有接著加以論證等。
(4)注意措詞得體。措詞要得體，就是指用語要與所寫的公文文種體例相符。頒布政府法令應(yīng)莊重嚴(yán)肅，報(bào)喜祝捷要熱烈歡快，批駁錯(cuò)誤觀點(diǎn)要有理有力，提出希望要求應(yīng)平和委婉等。報(bào)請性公文，用語要謙恭，講究禮貌，結(jié)尾多使用“望”、“請”、“給予指示”等等，以表示下級對上級的尊重；而意見體公文，則要嚴(yán)謹(jǐn)、周密、明確，不能使用乞求式的語氣；命令體公文，其用語則必須斬釘截鐵，毫不含混，避免出現(xiàn)依違兩可的毛��；等等。
（二）嚴(yán)謹(jǐn)莊重?zé)o虛話
所謂嚴(yán)謹(jǐn)，是指公文中宣事說理要嚴(yán)密周全，交代清楚，合乎邏輯，前后不能自相矛盾，語言含義要確切。這是由公文的實(shí)用性和權(quán)威性所決定的。任何一份公文，如果寫得語言虛浮，說話前后矛盾，不能自圓其說，這樣，不僅不能體現(xiàn)機(jī)關(guān)工作嚴(yán)謹(jǐn)周密的作風(fēng)，更主要的是會給工作帶來損失。例如用以傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)的公文，在語言表達(dá)方面若稍有疏漏，就可能被那些以“上有政策、下有對策”為能事的人鉆空子。因此公文語言要力求達(dá)到天衣無縫，令人無懈可擊。同樣地，處理其他公務(wù)的公文，也應(yīng)力求行文嚴(yán)謹(jǐn)，以避免造成差錯(cuò)。
與嚴(yán)謹(jǐn)直接有關(guān)的是公文的語言必須莊重。所謂莊重，就是端莊持重，格調(diào)鄭重嚴(yán)肅。只有用語莊重，無虛詞浮句，無文學(xué)氣息，所寫的公文才更顯得嚴(yán)謹(jǐn)。
語言嚴(yán)謹(jǐn)，首先是個(gè)思想認(rèn)識問題，認(rèn)識深邃，思維嚴(yán)謹(jǐn)，才能保證語言表達(dá)的嚴(yán)謹(jǐn)；其次還有一個(gè)語言修養(yǎng)問題。專業(yè)功底深厚，用詞準(zhǔn)確恰切，也能夠保證語言的嚴(yán)謹(jǐn)。因此，在寫作過程中，對所選用的詞語該限制時(shí)必須限制，不該限制時(shí)一定不要隨便限制，避免節(jié)外生枝，出現(xiàn)紕漏。例如“要勤儉節(jié)約，避免不必要的浪費(fèi)”一語，這里的“不必要”就是多余的，因?yàn)椤袄速M(fèi)”皆為“不必要”，刻意限制，節(jié)外生枝，反而出現(xiàn)漏洞。對一些關(guān)鍵性詞語的界定也要注意做到嚴(yán)謹(jǐn)周密，防止出現(xiàn)歧義。如“會計(jì)員是經(jīng)濟(jì)管理人員”，即屬定義過寬，應(yīng)為“會計(jì)員是具有一般財(cái)務(wù)會計(jì)專業(yè)知識、能擔(dān)負(fù)一般會計(jì)工作的人員”，這樣定義，內(nèi)涵更準(zhǔn)確，也更嚴(yán)謹(jǐn)。
在長期的寫作實(shí)踐中，公文語言業(yè)已逐漸形成了具有特色的莊重語系，主要表現(xiàn)在：一是沿用文言詞匯。諸如“茲”、“茲因”、“值此”、“驚悉”等詞語，在公文中使用十分普遍，顯得文雅莊重。二是專用詞匯。諸如“任免”、“免職”、“呈報(bào)”、“審核”等，除了公文中使用外，其他語體基本不用，帶有一種較為濃厚的莊重色彩。三是大量運(yùn)用偶數(shù)音節(jié)詞語，如“破壞”、“隱瞞”、“通報(bào)”、“表揚(yáng)”等合成詞和詞組，在公文中使用顯得整齊勻稱；而違法亂紀(jì)、不務(wù)正業(yè)、助人為樂、克己奉公、為政清廉、大快人心等四字格成語在公文中的運(yùn)用也顯得莊重文雅。四是較多使用對偶句和排比句的修辭手法。例如“轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高辦事效率”；“有的……，有的……，有的……”等，顯得句式整齊，音節(jié)勻稱，莊重嚴(yán)謹(jǐn)。五是多用介詞結(jié)構(gòu)。通常使用的介詞主要有“為了”、“根據(jù)”、“關(guān)于”、“通過”、“除了”、“對”等等，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用，能使行文語氣莊重嚴(yán)肅，內(nèi)容表達(dá)清楚。
（三）簡明扼要無廢話
由于公文是用來反映公務(wù)活動情況，解決公務(wù)活動中的實(shí)際問題的，是發(fā)文機(jī)關(guān)行使職權(quán)實(shí)施管理的重要工具，因而要盡量寫得言之有物，簡而不空。簡明扼要是指公文使用的語言要精當(dāng)不繁，忌冗長空泛，又不茍簡，即服從行文目的和表現(xiàn)主旨的需要，當(dāng)詳則詳，當(dāng)略則略，力求以最少的文字表達(dá)最為豐富的內(nèi)容。為此，應(yīng)該注意以下三個(gè)方面：
(1)認(rèn)識明確，抓住實(shí)質(zhì)；陳述事實(shí)，抓住關(guān)鍵；闡明觀點(diǎn)，提出意見和辦法，要抓住中心，切合公務(wù)實(shí)際。公文文字的簡要，是與作者認(rèn)識明確、內(nèi)容簡要聯(lián)系在一起的�！笆加谝飧�，成于句字”，如果公文作者對所要反映事物的了解失之片面、膚淺，寫出的公文必然是言不稱物，文不逮意。
(2)善于概括，抓住事物特征。當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入“信息時(shí)代”，面對大量信息，公文寫作人員必須善于概括、提煉，準(zhǔn)確地抓住事物特征，這樣才能切中肯綮。尤其一些反映大事、要事的公文，更需要概括。
(3)刪繁就簡，用最經(jīng)濟(jì)的文字，精當(dāng)?shù)乇磉_(dá)盡可能多的實(shí)際內(nèi)容。刪繁就簡的方法很多，諸如刪除多余的字、詞、句、段，做到“篇無累句，句無累字”；靈活地運(yùn)用各種專門用語，例如“你局”、“該廠”、“本廠”等（稱謂用語），“經(jīng)”、“業(yè)經(jīng)”、“茲經(jīng)”等（經(jīng)辦用語），“近接”、“悉”等（引敘用語），“希望遵照”、“擬請”等（期望用語），“照辦”、“可行”、“不可”、“不同意”、“同意”等（表態(tài)用語），“當(dāng)否”、“是否可行”、“可行”、“是否同意”等（征詢用語），“請批示”、“請審核”、“請回復(fù)”、“請指示”等（期復(fù)用語），“為此”、“對此”（綜述過渡用語），“為要”、“為盼”、“特此函復(fù)”等（結(jié)尾用語）。根據(jù)實(shí)際情況，適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用這些專門用語，對于減少冗辭贅語大有幫助。
（四）平實(shí)易懂無大話
公文用語要求平實(shí)易懂，指的是語言平直自然、明白曉暢、恰如其分，不矯揉造作，忌堆砌華麗詞藻，忌濫用辭格，講求于平淡之中見神奇，多用敘述、說明、議論，少用或者不用描寫、夸張、渲染等手法，這是公文的重要特征。不論哪種公文，都具有一定的廣泛性和群眾性，這一特點(diǎn)就決定了公文語言不僅應(yīng)當(dāng)注意約定俗成，而且尤其需要做到雅俗共賞，平實(shí)易懂。主要有三點(diǎn)：
(1)不要堆砌詞藻，亂用修飾詞語。公文用語要精練確切，修飾語不宜過多。魯迅先生在《且介亭雜文二集·人生識字胡涂始》中說：“倘要明白，我以為第一是在作者先把似識非識的字放棄，從活人的嘴上，采取有生命的詞匯，搬到紙上來，也就是學(xué)學(xué)孩子，只說些自己的確能懂的話。至于舊語的復(fù)活，方言的普通話，那自然也是必要的，但一須選擇，二須有字典以確定所含的意義�！�
在公文寫作中，要如實(shí)地反映事物的本來面目，不允許有類似“燕山雪花大如席”、“白發(fā)三千丈”之類的藝術(shù)夸張。妥貼的夸張，在詩歌中會成為名句，而在公文中則會成為笑話。有些公文的作者，為了追求生動性，往往在寫作中使用一些修飾語和形象詞之類，不僅使公文顯得虛泛、空洞，失去說服力，而且形成一種裝腔作勢、矯揉造作的文風(fēng)。
(2)不要文白夾雜，故弄玄虛。公文中的遣詞造句，應(yīng)力求大眾化，避免使用生僻晦澀的語句。有些公文中常常喜歡使用一些半文半白的詞語，例如放著現(xiàn)成的“他”不用，非用“其”；放著現(xiàn)代詞“如果”不用，要用“若”等。
這種做法，看似富有學(xué)究味，其實(shí)，其中的酸腐味、變質(zhì)味很濃。
(3)不要過多地引經(jīng)據(jù)典。一些人在公文寫作過程中，喜歡引經(jīng)據(jù)典地說明自己的觀點(diǎn)，這在一定條件下是允許的，有時(shí)可以增強(qiáng)語言的表達(dá)效果。但是引用過多過濫，則會適得其反，使人感覺有賣弄學(xué)問、華而不實(shí)之嫌。一般而言，引經(jīng)據(jù)典僅限于一些事務(wù)性公文中，如領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)查報(bào)告等文種；但在通用性公文中一般不允許引經(jīng)據(jù)典，特別是有些莊重嚴(yán)肅的公文，如請示、命令、通告、批復(fù)等是絕對不能使用的。
（五）鮮明生動無套話
公文寫作一般要求寫得平實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)、樸素，這是因?yàn)楣木哂泻軓?qiáng)的政策性和實(shí)踐性的緣故，特別是某些指令性、法規(guī)性很強(qiáng)的文件，諸如命令、指示、通報(bào)、決議、條例等，更要寫得莊重嚴(yán)肅。但這并不排斥公文語言的生動活潑，在保證內(nèi)容真實(shí)的基礎(chǔ)上，審慎地運(yùn)用一些修辭手法可使公文的內(nèi)容表達(dá)顯得生動活潑，從而更有效地發(fā)揮它的作用。
公文語言鮮明生動，是指其所表現(xiàn)的公務(wù)活動內(nèi)容必須富有新意，而不是人云易云、平淡庸俗、無制發(fā)機(jī)關(guān)特質(zhì)的內(nèi)容。這首先要求制發(fā)公文的作者要有新鮮的思想，寫進(jìn)公文中的事例要典型。其次在表達(dá)手法上不能穿靴戴帽、套話連篇。公文不一定都是“板著面孔講官話”，只要有創(chuàng)新的思維及豐富的公務(wù)活動內(nèi)容，有好的文風(fēng)，并切實(shí)掌握了公文寫作的語言特點(diǎn)及要求，就可以把公文寫得鮮明生動。
具體表現(xiàn)為：
(1)準(zhǔn)確。這是公文語言的生命，它直接關(guān)系到公文質(zhì)量的高低。俗語“一字入公文，九牛拔不出”，極其形象地說明了公文語言的準(zhǔn)確性特點(diǎn)。這里，準(zhǔn)確指的范圍除內(nèi)容要素外，在很大程度上取決于語言要素，即語言表達(dá)要符合客觀實(shí)際，對問題的分析有理有據(jù)，符合邏輯，在遣詞造句方面也要恰當(dāng)貼切，符合語法規(guī)范。對于一些意義相近的詞語，要反復(fù)考慮，仔細(xì)辨析它們之間的細(xì)微差別，選擇最為準(zhǔn)確的加以使用。
(2)簡潔。公文重在實(shí)用，故在語言表達(dá)方面，在準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上還應(yīng)力求簡潔。要用極省儉的文字表達(dá)盡可能豐富的內(nèi)容，做到以少勝多。為此，就需養(yǎng)成一種“精雕細(xì)琢”的寫作作風(fēng)，在語言表達(dá)上要認(rèn)真推敲，反復(fù)修改，竭力刪掉那些可有可無的字詞句段，毫不可惜。最后，達(dá)到“句中無余字，篇內(nèi)無贅語”的境界。要注重使用那些論斷性語言、綜合性語言和群眾性語言，以確保其簡潔性。此外，還應(yīng)適當(dāng)運(yùn)用一些簡稱（縮略語）等，也可使公文語言表達(dá)趨向簡潔。
(3)莊重。公文是法定社會組織處理公務(wù)的工具，具有高度的政策性和法定的權(quán)威性，因而要求其用語必須做到莊嚴(yán)、鄭重。為此，就需注意：要用敘述性、陳述性語言，忌用描繪性、抒情性語言；要用規(guī)范的書面語言，忌用方言土語。否則，都會影響公文語言的莊重色彩。
(4)樸實(shí)。公文重在實(shí)用，指導(dǎo)工作。因而在語言運(yùn)用上還應(yīng)力求樸實(shí)無華，要直陳其事，不要拐彎抹角，含蓄隱諱，故弄玄虛；也不要刻意藻飾、渲染、鋪陳。否則，往往會適得其反。
(5)生動。指公文的語言雖然講究樸實(shí)無華，但也不能失之平淡，要盡可能運(yùn)用一些形象化的詞語，借用一些現(xiàn)代漢語的修辭手法，如排比、層遞、比喻、夸張等，但要注意有些修辭手法不宜使用，如雙關(guān)、借代、象征等。
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