公文寫作中語言運用的基本要求
作為公職人員，會寫文字材料是非常必要的一種技能，一些年輕人不愿意吃苦，認寫作為公文寫作很難，其實掌握基本技巧，就很簡單，那么公文寫作中語言運用的基本要求是怎樣的？以下僅供參考！
列寧指出：“語言是人類最重要的交際工具�！保ā墩撁褡遄詻Q權》）公文作為反映公務活動的工具，自然也離不開語言，它是在提煉口頭語言的基礎上形成的，合乎語法、修辭和邏輯規(guī)范的書面語言。
公文的語言，是公文寫作中一個極其重要的問題。可以說，一篇公文，無論其主旨如何正確、鮮明、深刻，材料如何充分、詳細、具體，結構如何巧妙、合理、得體，但是，如果沒有完美規(guī)范的語言作為載體，也不會取得令人滿意的效果。因而，語言運用得好壞，直接關系到公文的質量。讀者對文件內容的理解和掌握，直至付諸實施，都是通過語言這個中間媒介來實現(xiàn)的。所以，在寫作中，我們必須審慎仔細，下一番“爬羅剔抉，刮垢磨光”的功夫，認真學習和掌握公文的語言特點及其運用規(guī)律，寫出合乎規(guī)范、質量較高的文書來，以適應工作需要。
公文是用來處理公務的文書，它在國家機關、社會團體和企事業(yè)單位的公務活動中發(fā)揮聯(lián)系、傳達或向社會宣布周知的作用。公文的實用性很強，其內容直接與社會生活的各個領域，與社會各階層人們的工作、學習和生活緊密相連，并能產生直接的甚至是立竿見影的影響，這就決定了公文存在著與文藝作品及政論文章等有所區(qū)別的語言特點。因此，對于公文寫作來說，在語言運用上必須達到如下幾方面的要求。
（一）真實準確無假話
真實準確是公文的生命。真實準確無假話，這是優(yōu)良文風的一個最基本要求，也是最重要的要求。
真實指的是確有其事。寫進公文中的材料必須來自公務活動和社會主義市場經濟建設的實際，來自人民群眾的生活實踐，不允許虛構和編造；準確指的是在表述時不夸大，不縮小，既不添油加醋，褒貶失當，更不文過飾非。只有內容真實、準確，才能具有說服力。因此，無論撰寫何種公文，我們都應該做到“三不寫”，即內容不真實的不寫，材料沒有落實的不寫，沒有了解清楚的不寫。為此，在寫作中必須做到：
(1)避免產生歧義。某個說法或某一段話，可以這樣理解，也可以那樣理解，這就叫做歧義。例如某單位發(fā)放獎金的規(guī)定，其中有一條是：“病假、事假三天以上者，扣發(fā)當月獎金�！边@句話既可以理解為病事假三天不扣發(fā)獎金，也可以理解為病事假三天就要扣發(fā)獎金。因為公文內容沒有對“三天以上”這一基數(shù)進行限定，“三天以上”究竟包含不包含“三天”，令人費解。因此，理解與執(zhí)行也就不同了。
(2)防止褒貶失當。贊揚或貶損某一行為，所用詞語超出或者沒達到應有的程度，叫做褒貶失當。例如，某人在困難的條件下完成了一項具體任務，如果通報表揚時說成是取得了很大成就，就屬于評價過高；反之，如果把我國第一次發(fā)射航天載人飛船試驗成功，僅僅寫成是社會主義現(xiàn)代化建設中的一個不小的成績，則屬于對它的意義估計不足。又如把“錯誤”說成“罪行”，就是混淆了問題性質；而“錯誤極其嚴重，應當進行批評”之類的行文，則屬于錯誤程度與采取措施不相稱，處置不當。這樣類似的語言表述都屬于分寸不適，褒貶失當。
(3)排除疏忽錯漏。公文中的錯漏現(xiàn)象多種多樣，概括說來，可以分為兩類：一類是粗心所致。例如起草公文過程中，前面說“下邊分四點來說”，可實際上只說了三點，或者出現(xiàn)了第五點；前面說“一方面”，后文缺少“另一方面”。有時失之毫厘，差之千里，例如漏掉一個“不”字，意思就截然相反；引用數(shù)字時多寫一個“零”或少寫一個“零”，一差就是十倍；如果把“十萬”錯成“十”，則是萬倍之差。屬于粗心造成的錯漏，經過認真檢查，不難發(fā)現(xiàn)并且加以糾正。還有一類錯漏是由于思考不嚴密、分析不細所致，比如有結論而缺少必要的情況和應有的分析，或者列舉了情況、數(shù)字而沒有接著加以論證等。
(4)注意措詞得體。措詞要得體，就是指用語要與所寫的公文文種體例相符。頒布政府法令應莊重嚴肅，報喜祝捷要熱烈歡快，批駁錯誤觀點要有理有力，提出希望要求應平和委婉等。報請性公文，用語要謙恭，講究禮貌，結尾多使用“望”、“請”、“給予指示”等等，以表示下級對上級的尊重；而意見體公文，則要嚴謹、周密、明確，不能使用乞求式的語氣；命令體公文，其用語則必須斬釘截鐵，毫不含混，避免出現(xiàn)依違兩可的毛病；等等。
（二）嚴謹莊重無虛話
所謂嚴謹，是指公文中宣事說理要嚴密周全，交代清楚，合乎邏輯，前后不能自相矛盾，語言含義要確切。這是由公文的實用性和權威性所決定的。任何一份公文，如果寫得語言虛浮，說話前后矛盾，不能自圓其說，這樣，不僅不能體現(xiàn)機關工作嚴謹周密的作風，更主要的是會給工作帶來損失。例如用以傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)的公文，在語言表達方面若稍有疏漏，就可能被那些以“上有政策、下有對策”為能事的人鉆空子。因此公文語言要力求達到天衣無縫，令人無懈可擊。同樣地，處理其他公務的公文，也應力求行文嚴謹，以避免造成差錯。
與嚴謹直接有關的是公文的語言必須莊重。所謂莊重，就是端莊持重，格調鄭重嚴肅。只有用語莊重，無虛詞浮句，無文學氣息，所寫的公文才更顯得嚴謹。
語言嚴謹，首先是個思想認識問題，認識深邃，思維嚴謹，才能保證語言表達的嚴謹；其次還有一個語言修養(yǎng)問題。專業(yè)功底深厚，用詞準確恰切，也能夠保證語言的嚴謹。因此，在寫作過程中，對所選用的詞語該限制時必須限制，不該限制時一定不要隨便限制，避免節(jié)外生枝，出現(xiàn)紕漏。例如“要勤儉節(jié)約，避免不必要的浪費”一語，這里的“不必要”就是多余的，因為“浪費”皆為“不必要”，刻意限制，節(jié)外生枝，反而出現(xiàn)漏洞。對一些關鍵性詞語的界定也要注意做到嚴謹周密，防止出現(xiàn)歧義。如“會計員是經濟管理人員”，即屬定義過寬，應為“會計員是具有一般財務會計專業(yè)知識、能擔負一般會計工作的人員”，這樣定義，內涵更準確，也更嚴謹。
在長期的寫作實踐中，公文語言業(yè)已逐漸形成了具有特色的莊重語系，主要表現(xiàn)在：一是沿用文言詞匯。諸如“茲”、“茲因”、“值此”、“驚悉”等詞語，在公文中使用十分普遍，顯得文雅莊重。二是專用詞匯。諸如“任免”、“免職”、“呈報”、“審核”等，除了公文中使用外，其他語體基本不用，帶有一種較為濃厚的莊重色彩。三是大量運用偶數(shù)音節(jié)詞語，如“破壞”、“隱瞞”、“通報”、“表揚”等合成詞和詞組，在公文中使用顯得整齊勻稱；而違法亂紀、不務正業(yè)、助人為樂、克己奉公、為政清廉、大快人心等四字格成語在公文中的運用也顯得莊重文雅。四是較多使用對偶句和排比句的修辭手法。例如“轉變工作作風，提高辦事效率”；“有的……，有的……，有的……”等，顯得句式整齊，音節(jié)勻稱，莊重嚴謹。五是多用介詞結構。通常使用的介詞主要有“為了”、“根據(jù)”、“關于”、“通過”、“除了”、“對”等等，恰當?shù)剡\用，能使行文語氣莊重嚴肅，內容表達清楚。
（三）簡明扼要無廢話
由于公文是用來反映公務活動情況，解決公務活動中的實際問題的，是發(fā)文機關行使職權實施管理的重要工具，因而要盡量寫得言之有物，簡而不空。簡明扼要是指公文使用的語言要精當不繁，忌冗長空泛，又不茍簡，即服從行文目的和表現(xiàn)主旨的需要，當詳則詳，當略則略，力求以最少的文字表達最為豐富的內容。為此，應該注意以下三個方面：
(1)認識明確，抓住實質；陳述事實，抓住關鍵；闡明觀點，提出意見和辦法，要抓住中心，切合公務實際。公文文字的簡要，是與作者認識明確、內容簡要聯(lián)系在一起的�！笆加谝飧�，成于句字”，如果公文作者對所要反映事物的了解失之片面、膚淺，寫出的公文必然是言不稱物，文不逮意。
(2)善于概括，抓住事物特征。當今世界已經進入“信息時代”，面對大量信息，公文寫作人員必須善于概括、提煉，準確地抓住事物特征，這樣才能切中肯綮。尤其一些反映大事、要事的公文，更需要概括。
(3)刪繁就簡，用最經濟的文字，精當?shù)乇磉_盡可能多的實際內容。刪繁就簡的方法很多，諸如刪除多余的字、詞、句、段，做到“篇無累句，句無累字”；靈活地運用各種專門用語，例如“你局”、“該廠”、“本廠”等（稱謂用語），“經”、“業(yè)經”、“茲經”等（經辦用語），“近接”、“悉”等（引敘用語），“希望遵照”、“擬請”等（期望用語），“照辦”、“可行”、“不可”、“不同意”、“同意”等（表態(tài)用語），“當否”、“是否可行”、“可行”、“是否同意”等（征詢用語），“請批示”、“請審核”、“請回復”、“請指示”等（期復用語），“為此”、“對此”（綜述過渡用語），“為要”、“為盼”、“特此函復”等（結尾用語）。根據(jù)實際情況，適當?shù)剡\用這些專門用語，對于減少冗辭贅語大有幫助。
（四）平實易懂無大話
公文用語要求平實易懂，指的是語言平直自然、明白曉暢、恰如其分，不矯揉造作，忌堆砌華麗詞藻，忌濫用辭格，講求于平淡之中見神奇，多用敘述、說明、議論，少用或者不用描寫、夸張、渲染等手法，這是公文的重要特征。不論哪種公文，都具有一定的廣泛性和群眾性，這一特點就決定了公文語言不僅應當注意約定俗成，而且尤其需要做到雅俗共賞，平實易懂。主要有三點：
(1)不要堆砌詞藻，亂用修飾詞語。公文用語要精練確切，修飾語不宜過多。魯迅先生在《且介亭雜文二集·人生識字胡涂始》中說：“倘要明白，我以為第一是在作者先把似識非識的字放棄，從活人的嘴上，采取有生命的詞匯，搬到紙上來，也就是學學孩子，只說些自己的確能懂的話。至于舊語的復活，方言的普通話，那自然也是必要的，但一須選擇，二須有字典以確定所含的意義�！�
在公文寫作中，要如實地反映事物的本來面目，不允許有類似“燕山雪花大如席”、“白發(fā)三千丈”之類的藝術夸張。妥貼的夸張，在詩歌中會成為名句，而在公文中則會成為笑話。有些公文的.作者，為了追求生動性，往往在寫作中使用一些修飾語和形象詞之類，不僅使公文顯得虛泛、空洞，失去說服力，而且形成一種裝腔作勢、矯揉造作的文風。
(2)不要文白夾雜，故弄玄虛。公文中的遣詞造句，應力求大眾化，避免使用生僻晦澀的語句。有些公文中常常喜歡使用一些半文半白的詞語，例如放著現(xiàn)成的“他”不用，非用“其”；放著現(xiàn)代詞“如果”不用，要用“若”等。
這種做法，看似富有學究味，其實，其中的酸腐味、變質味很濃。
(3)不要過多地引經據(jù)典。一些人在公文寫作過程中，喜歡引經據(jù)典地說明自己的觀點，這在一定條件下是允許的，有時可以增強語言的表達效果。但是引用過多過濫，則會適得其反，使人感覺有賣弄學問、華而不實之嫌。一般而言，引經據(jù)典僅限于一些事務性公文中，如領導講話、調查報告等文種；但在通用性公文中一般不允許引經據(jù)典，特別是有些莊重嚴肅的公文，如請示、命令、通告、批復等是絕對不能使用的。
（五）鮮明生動無套話
公文寫作一般要求寫得平實、嚴謹、樸素，這是因為公文具有很強的政策性和實踐性的緣故，特別是某些指令性、法規(guī)性很強的文件，諸如命令、指示、通報、決議、條例等，更要寫得莊重嚴肅。但這并不排斥公文語言的生動活潑，在保證內容真實的基礎上，審慎地運用一些修辭手法可使公文的內容表達顯得生動活潑，從而更有效地發(fā)揮它的作用。
公文語言鮮明生動，是指其所表現(xiàn)的公務活動內容必須富有新意，而不是人云易云、平淡庸俗、無制發(fā)機關特質的內容。這首先要求制發(fā)公文的作者要有新鮮的思想，寫進公文中的事例要典型。其次在表達手法上不能穿靴戴帽、套話連篇。公文不一定都是“板著面孔講官話”，只要有創(chuàng)新的思維及豐富的公務活動內容，有好的文風，并切實掌握了公文寫作的語言特點及要求，就可以把公文寫得鮮明生動。
具體表現(xiàn)為：
(1)準確。這是公文語言的生命，它直接關系到公文質量的高低。俗語“一字入公文，九牛拔不出”，極其形象地說明了公文語言的準確性特點。這里，準確指的范圍除內容要素外，在很大程度上取決于語言要素，即語言表達要符合客觀實際，對問題的分析有理有據(jù)，符合邏輯，在遣詞造句方面也要恰當貼切，符合語法規(guī)范。對于一些意義相近的詞語，要反復考慮，仔細辨析它們之間的細微差別，選擇最為準確的加以使用。
(2)簡潔。公文重在實用，故在語言表達方面，在準確的基礎上還應力求簡潔。要用極省儉的文字表達盡可能豐富的內容，做到以少勝多。為此，就需養(yǎng)成一種“精雕細琢”的寫作作風，在語言表達上要認真推敲，反復修改，竭力刪掉那些可有可無的字詞句段，毫不可惜。最后，達到“句中無余字，篇內無贅語”的境界。要注重使用那些論斷性語言、綜合性語言和群眾性語言，以確保其簡潔性。此外，還應適當運用一些簡稱（縮略語）等，也可使公文語言表達趨向簡潔。
(3)莊重。公文是法定社會組織處理公務的工具，具有高度的政策性和法定的權威性，因而要求其用語必須做到莊嚴、鄭重。為此，就需注意：要用敘述性、陳述性語言，忌用描繪性、抒情性語言；要用規(guī)范的書面語言，忌用方言土語。否則，都會影響公文語言的莊重色彩。
(4)樸實。公文重在實用，指導工作。因而在語言運用上還應力求樸實無華，要直陳其事，不要拐彎抹角，含蓄隱諱，故弄玄虛；也不要刻意藻飾、渲染、鋪陳。否則，往往會適得其反。
(5)生動。指公文的語言雖然講究樸實無華，但也不能失之平淡，要盡可能運用一些形象化的詞語，借用一些現(xiàn)代漢語的修辭手法，如排比、層遞、比喻、夸張等，但要注意有些修辭手法不宜使用，如雙關、借代、象征等。
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