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優(yōu)秀秘書必備的條件
傳統(tǒng)秘書所被賦予的職責(zé)，是消極地等待主管的命令，配合周圍的工作環(huán)境；而新世紀(jì)來臨之際，由于網(wǎng)絡(luò)的四通八達(dá)，企業(yè)扁平化、全球化的發(fā)展，促使秘書積極順應(yīng)變局，創(chuàng)新思維。因此，優(yōu)秀的21世紀(jì)秘書，除了外形利落出色、學(xué)識涵養(yǎng)豐富、個(gè)性穩(wěn)重等傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)之外，還應(yīng)具備現(xiàn)代條件，一起了解一下吧！
優(yōu)秀秘書的條件1
第一，有問題，能自己找答案。資深參謀人員應(yīng)為主管設(shè)想出合理的方法，要主管做選擇題而非是非題。
第二，情緒問題，能自行排解。世界上95％的秘書都是女性，下個(gè)世紀(jì)無疑將是女性發(fā)展最快速也是最具挑戰(zhàn)機(jī)會的世紀(jì)。優(yōu)秀秘書必須克服自身的情緒問題，力求成熟穩(wěn)重。
第三，不斷給自己找機(jī)會。化被動為主動。危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)。
第四，隨時(shí)準(zhǔn)備。許多秘書抱怨加班，比老總還忙，這就違反了秘書工作的要求。主管隨傳隨到這是必須的。
第五，話不多但中聽。多數(shù)主管都很忙碌，沒有時(shí)間聽閑話。所以秘書在回答前必須思考，做到能言不繁。
第六，做事有分寸。做秘書最難的一件事，是揣度主管的心意。許多反應(yīng)及作風(fēng)都是在日積月累的溝通和協(xié)調(diào)中了解的。所以過度反應(yīng)是需要避免的。
第七，凡事多觀察。秘書就像氣象局一樣，主管及辦公室的風(fēng)吹草動都唯你是問。要適應(yīng)環(huán)境，而非要環(huán)境適應(yīng)你；要改變自己而非改變他人。
第八，能設(shè)身處地的'考慮。優(yōu)秀秘書是未來辦公室資訊的整合者，在這個(gè)前提下，你所擁有的資源最多也最完整，所以你的思維應(yīng)該不是單一的，而是整合的。
第九，能扮黑白臉。許多會議和談判的場合可能需要你適當(dāng)?shù)某霈F(xiàn)，配合主管完成工作。所以你的溝通協(xié)調(diào)能力是相當(dāng)重要的。
第十，有公關(guān)能力。秘書工作會涉及更多的顧客服務(wù)，也就是對外涉及聯(lián)絡(luò)的能力。優(yōu)秀秘書也將逐步邁向公關(guān)經(jīng)理人或甚至發(fā)言人的角色。
優(yōu)秀秘書的條件2
一、嚴(yán)。這也是第一位的要求，秘書經(jīng)常跟在領(lǐng)導(dǎo)身邊，接觸和掌握的秘密很多，所以，也就成為了他人打聽情報(bào)的主要對象。在這方面，秘書一定要堅(jiān)持原則，做到嚴(yán)守秘密，提高警覺，不該看的不看，不該聽的不聽，不該說的不說，養(yǎng)成保密的習(xí)慣。其次，在不涉密情況下，也要規(guī)范自己的言行，說話要謹(jǐn)慎小心，克服隨意性，三思而后言，要切記：有些話別人能說秘書不能說，因?yàn)槟阍陬I(lǐng)導(dǎo)身邊，你說得每句話都容易讓別人跟領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系起來，如果被妄議、傳播，會對領(lǐng)導(dǎo)造成不良影響。
二、能。秘書不是誰人都能干得了的，要具有高超的辦事能力、辦文能力、辦會能力，是綜合型的全能性人才。所謂辦事能力，主要是要有理解領(lǐng)會能力，能夠第一時(shí)間明白領(lǐng)導(dǎo)的意圖；還要具有分析能力和應(yīng)變能力，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，緊急情況下能夠隨機(jī)應(yīng)變、獨(dú)當(dāng)一面；還要有協(xié)調(diào)能力，根據(jù)對上、對下、對內(nèi)、對外的`不同對象，把握好協(xié)調(diào)藝術(shù)，及時(shí)化解、疏導(dǎo)工作中的矛盾。所謂辦文能力，就是還要有一定的文字功底，不僅要會寫，還要寫得好、寫得快。所謂辦會能力，不僅會組織會議，更善于總結(jié)會議內(nèi)容和精神。
三、坦。眾所周知，作為秘書要精心細(xì)致、處處留心、事事小心，這點(diǎn)大家都心知肚明，沒有什么可以再說的。但要注意，謹(jǐn)慎小心、精心細(xì)致并不是唯唯諾諾、畏畏縮縮，相反，做領(lǐng)導(dǎo)的秘書一定要放開手腳，對領(lǐng)導(dǎo)坦然相待。雖然我們常說，跟領(lǐng)導(dǎo)要上下有別，但這種“有別”更多的是一種尊重，而不是膽怯。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)問我們問題的時(shí)候，要大膽的說、大膽的講，不要有什么顧慮，只要我們心底無私，無私則無畏，講錯(cuò)了也不要緊，如果都講對，還要領(lǐng)導(dǎo)干什么，我們只是提建議而已。其次，還要跟領(lǐng)導(dǎo)主動交心談心，這樣能夠拉近彼此的距離。相信領(lǐng)導(dǎo)也喜歡自己的秘書跟自己關(guān)系融洽，而不是一直都行君臣之禮。
四、察。這里主要有兩層意思，第一層：作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書，一定要用心觀察領(lǐng)導(dǎo)，熟悉領(lǐng)導(dǎo)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，包括領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格、習(xí)慣、作息規(guī)律、思想、語言特點(diǎn)和生活愛好，甚至工作經(jīng)歷，都應(yīng)當(dāng)了解得清清楚楚，只有這樣才能把服務(wù)工作做到恰到好處，做到位。但是也要把握好度，不該了解的別了解，不該知道的不要知道。第二層：就是要學(xué)會察言觀色、學(xué)會有“眼力價(jià)”，在陪領(lǐng)導(dǎo)外出或者從事公務(wù)活動的時(shí)候，視線最好不要離開領(lǐng)導(dǎo)，要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)作出的每個(gè)表情、每個(gè)動作，準(zhǔn)確揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意圖，隨后跟上服務(wù)。
五、正。秘書常常會以領(lǐng)導(dǎo)的名義辦事，這就要求必須保持著一顆謙虛的心，不盛氣凌人，不擺官架子，做到謙虛謹(jǐn)慎，平等待人，因?yàn)槊貢私游锏膽B(tài)度往往影響到單位和領(lǐng)導(dǎo)的聲譽(yù)，秘書的一言一行都代表著領(lǐng)導(dǎo)的形象和權(quán)威。特別要注意的是，在以領(lǐng)導(dǎo)的名義辦事過程中，一定要守住底線、把握住原則，千萬不要假公濟(jì)私，不要借給領(lǐng)導(dǎo)辦事的時(shí)機(jī)給自己辦事，借領(lǐng)導(dǎo)之名，謀個(gè)人私利，害了領(lǐng)導(dǎo)，也害了自己。
六、苦。凡是領(lǐng)導(dǎo)的秘書都有一個(gè)切身的體會：當(dāng)秘書之日，便是失去自由之時(shí)。一旦成為了領(lǐng)導(dǎo)秘書，就不能像其他人一樣按點(diǎn)來、到點(diǎn)走，就相當(dāng)于沒有了節(jié)假日，沒有了業(yè)余時(shí)間，也沒有了所謂的“下班時(shí)間”，腦神經(jīng)也長期處于緊張狀態(tài)。而且這種苦還要蔓延到家庭，不僅自己要加班加點(diǎn)、而且家人也要跟著吃苦受累，家對于秘書來說，就是一個(gè)休息的場所，陪在領(lǐng)導(dǎo)身邊的時(shí)間要遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于陪在家人身邊的時(shí)間。秘書很辛苦，不只是身累、心更累，不僅要跑腿、更要獻(xiàn)策。有時(shí)候，還會因?yàn)楦慑e(cuò)事受到批評。所以，要干一個(gè)優(yōu)秀的秘書，必須能吃苦、能受罪，做埋頭苦干的“拓荒牛”，也要心胸開闊，心態(tài)優(yōu)良，能理性看待批評。但是，秘書也要明白一個(gè)道理：天下沒有白吃的苦、白受得罪，你現(xiàn)在所付出的一切，都是在為將來打基礎(chǔ)。
七、超。干秘書一定要有超前謀劃的思維，也就是要具有前瞻性、預(yù)見性。秘書是“走在領(lǐng)導(dǎo)后，想在領(lǐng)導(dǎo)前”的，領(lǐng)導(dǎo)想不到、看不到、做不到的，我們要替領(lǐng)導(dǎo)想到、看到、做到，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，切實(shí)增強(qiáng)服務(wù)的主動性。但是，在這一過程中要切記，秘書工作的性質(zhì)是服務(wù)，不是決策，要力求找準(zhǔn)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的對接點(diǎn)，把握適度原則，使工作到位而不越位。
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