秘書的基本定義及相關(guān)常識

　　“秘書”一詞。古已有之，今天人們談到秘書，往往與文牘，領(lǐng)導(dǎo)的助手、智囊、參謀等聯(lián)系在一起，有的聯(lián)系得更廣泛一些。下面是小編分享的秘書的基本定義及相關(guān)常識，一起來看一下吧。

　　一、“秘書”應(yīng)認(rèn)定為是一種職務(wù)

　　這是針對學(xué)術(shù)界有人提到的秘書是一種職位、職業(yè)、職稱而言的。把秘書界定在一種職位、職業(yè)或職稱上并非錯誤。但是界定在職務(wù)上更符合它的本義，最具實(shí)質(zhì)意義。

　　二、秘書與領(lǐng)導(dǎo)者保持著盡小的空間

　　在“秘書”定義中，有不少關(guān)于秘書與領(lǐng)導(dǎo)空間位置的表述，大多為"秘書身處領(lǐng)導(dǎo)近身"等詞句。應(yīng)該說，它反映了一種客觀狀況，表明了秘書與領(lǐng)導(dǎo)保持著盡小空間的事實(shí)。但是，這種表述不全面，因?yàn)樗鼉H僅從物質(zhì)空間這方面描述了兩者距離的接近，而忽視了他們在精神空間上具有著同樣接近的另一面。

　　三、秘書“以文字材料的處理為主要特征”

　　在傳統(tǒng)觀念中，秘書常常與秀才聯(lián)系在一起，什么是秘書--秘書就是搞文字工作的，寫東西的。以后，秘書學(xué)科的建立，人們在理性的高度努力作出科學(xué)概括的時候，也始終沒有忘記秘書的文牘性，只是把“制掌文書”與“事務(wù)處理”--一同作為了秘書的根本特征加以揭示。應(yīng)當(dāng)看到，這是認(rèn)識上的一大變化，是客觀對象發(fā)展的及時反映。然而，從理論上和實(shí)踐中來分析，這一認(rèn)識又存在著兩個問題。

　　一是按邏輯學(xué)分析，“制掌文書”與“處理事務(wù)”這兩個概念顯然不相互排斥，而是交叉。

　　二是從實(shí)際狀況看，“制掌文書”的表述不及“文字材料處理”的表述準(zhǔn)確和全面。

　　四、秘書所做事情的全部是“信息和其他事務(wù)”

　　嚴(yán)密地說，秘書所處理的信息大部分也應(yīng)歸屬事務(wù)工作的范疇;但還有一個層面，就是秘書的思想、智慧融入領(lǐng)導(dǎo)決策之中，即不少人稱之為的輔助決策、參謀、智囊等等。

　　除了信息處理以外，秘書還有大量的其他事務(wù)工作需要做，也有文字的和不是文字的。不少文章和專著都努力想把這部分事務(wù)工作羅列清楚，但又總是得不到滿意的結(jié)果。究其原因，是秘書為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)這一特點(diǎn)所致。

　　五、秘書是為領(lǐng)導(dǎo)者提供服務(wù)的行政人員

　　這有三層意思，一是秘書所做的事情是服務(wù)性的，二是秘書服務(wù)的對象是領(lǐng)導(dǎo)者，三是秘書是行政人員。

　　至于秘書是“行政人員”的認(rèn)定，實(shí)際上是對秘書的歸屬作出的描述。指出秘書是行政人員，一是可將秘書與技術(shù)類人員、管理類人員(嚴(yán)格意義上的行政人員)，與體力勞動者區(qū)別開來;二是體現(xiàn)秘書工作是整個管理活動的組成部分的觀點(diǎn)。

　　基于定義“秘書”的幾個基本問題的如上認(rèn)識，筆者認(rèn)為，所謂“秘書”是一種職務(wù)，指與領(lǐng)導(dǎo)者保持盡小的空間，專為其提供以文字材料處理為主要特征的信息和其他事務(wù)服務(wù)的行政人員。

　　擴(kuò)展：秘書接待工作禮儀常識

　　送客禮儀

　　(1)主動幫助賓客確認(rèn)并拿取所攜帶的行李物品，并幫助賓客小心提送到車上。

　　(2)根據(jù)客人身份的尊貴程度，將客人送至電梯間、公司大門口或直至將客人送上車。

　　(3)送客人到電梯時，要為客人按電梯按鈕，在電梯門關(guān)上前道別。

　　(4)如果要陪同客人乘坐電梯，通常是客人先進(jìn)電梯，主人后進(jìn);主人先出電梯，客人后出。

　　(5)秘書人員和上司一起送客時，要比上司稍后一步。

　　(6)安放好行李后，向賓客作一下交代。

　　(7)要施禮感謝光臨和致告別語，如祝您旅途愉快，歡迎下次再來!、祝您一路平安，同時希望我們合作愉快!等。

　　(8)幫助賓客關(guān)車門時，時間要恰到好處，不能太重，也不能太輕。

　　(9)車門關(guān)好后，不能馬上轉(zhuǎn)身就走，而應(yīng)等賓客的車輛啟動時，面帶微笑，揮手告別，目送車子離開后才能離開。

　　接待、拜訪禮儀常識

　　一、接待的禮儀有哪些?

　　答:待客分為迎客、敬煙、敬茶、送客等基本環(huán)節(jié)。

　　(1)迎客的禮儀。如果你事先知道有客人來訪，要提前打掃門庭并備好茶具、煙具、飲料等，準(zhǔn)備好水果、糖、咖啡等等�？腿嗽诩s定時間到來，應(yīng)提前出門迎接。即使是十分熟悉的客人來到家中，也應(yīng)換上便衣。

　　(2)敬煙的禮儀。敬煙是我國現(xiàn)代家庭待客的一種習(xí)俗，是待客時不可忽視的禮儀。另外，一般不對女性客人敬煙。

　　(3)敬茶的禮儀。要事先把茶具洗干凈。將茶水倒入杯中三分之二為佳。應(yīng)雙手給客人端茶。對有杯耳的杯子，通常是用一只手抓住杯耳，另一只手托住杯底，把茶水送給客人。切忌用手指捏住杯口邊緣往客人面前送。

　　(4)送客的禮儀�？腿烁孓o，一般應(yīng)婉言相留�？腿艘�走，應(yīng)等客人起身后，再起身相送。送客一般應(yīng)送到樓下。

　　二、拜訪的禮儀有哪些?

　　答:(1)拜訪前，最好用電話或書信與主人約好時間。時間約定后，要準(zhǔn)時赴約。如遇特殊情況，要事先與主人打招呼，重新約定拜訪時間。

　　(2)要注意選好拜訪時間。盡量回避被訪者的用餐和休息時間。

　　(3)儀表應(yīng)整潔莊重、樸素大方，以表示對主人的尊重。

　　(4)到主人門前時，要輕輕敲門或按門鈴。

　　(5)進(jìn)入主人家門后，要將自己的帽子、大衣、手套、雨具等交給主人的家人處理。

　　(6)如果主人屋內(nèi)是地毯或地板鋪地，則應(yīng)向主人要求換拖鞋。

　　(7)進(jìn)入屋內(nèi)后，要向其他先來的客人打招呼，待主人安排座位后就座。

　　(8)主人端茶點(diǎn)煙，要起身道謝，雙手迎接;主人獻(xiàn)糖果，要等年長者和其他客人先取之后自己再取用;煙灰要彈在煙灰缸內(nèi)，果皮、果核不要亂扔亂放。

　　(9)不可隨便翻弄主人家的東西。

　　(10)告辭前要向主人表示謝意。主人送出門口時，客人邁出一步要轉(zhuǎn)回身致謝。如果主人站在門口，客人要走出幾步后或在轉(zhuǎn)彎處，回過身來告別。

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