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文秘接待工作中的注意事項
導(dǎo)語：秘書部門是組織的窗口，秘書有大量的人際往來活動，必然會產(chǎn)生大量的接待工作。小編為此整理了幾點接待的注意事項，歡迎參考！
文秘接待工作中的注意事項1
1、“出迎三步，身送七步”是迎送客人最基本的禮儀。秘書見有客人來訪，應(yīng)積極主動向前搭話，熱情詢問來意。一般來客都會或多或少會有點拘束，有時候也會不知道說什么，顯得局促不安，這時候秘書要禮貌與之交談，使之不感到緊張。秘書請來客就坐，奉上茶水。客人走時，秘書可以說一些挽留的話語，歡迎他下次的光臨。
2、接待有三聲�！皝碛杏�，問有答聲，去有留聲”。在見到客人時，秘書首先要問候“一路辛苦了”，“歡迎您來我們公司”等等。之后可以向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，對方詢問的問題，秘書人員要誠實地回答，但需要注意的是要維護(hù)本公司的形象和利益。來訪者離開時，秘書人員必須熱情的說：“歡迎來我們公司視察，一路走好”等。
3、秘書在接待客人時要注意自己的著裝打扮，穿不正式的服裝會客是不禮貌的，肢體語言要得當(dāng)、自然、動作不要過大。秘書的站姿和坐姿要合乎規(guī)范，讓客人感到舒適自然。
4、注意布置會客室。會客室應(yīng)當(dāng)莊重大方，主要的裝潢、陳設(shè)的色彩不宜過多，最好不要超過三種。色彩過多會使客人眼花繚亂，無所適從。同時，不要選過于沉悶的白色、灰色、黑色，也不要選濃烈的紅色、黃色，也不要選給人以輕浮之感的粉色、金色、銀色，以藍(lán)色、草綠為宜。
5、3S動作迎客法。“stand，stare，smile”。“stand”的意思是站起來，當(dāng)看到有客來訪時應(yīng)馬上起立，快步迎上去，并送上親切的問候，比如“您好”“請問您有什么事”等；“stare”的意思的是“注視”，和來訪者交談的時候一定要注視著對方，如果隨便的東張西望，會讓來訪者覺得你不尊重他。”smile”的`意思是“微笑”。微笑表現(xiàn)充滿自信。面帶微笑，表明對自己的能力有充分的信心，以不卑不亢的態(tài)度與人交往，使人產(chǎn)生信任感，容易被別人真正地接受，另外微笑表現(xiàn)真誠友善。微笑反映自己心底坦蕩，善良友好，待人真心實意，而非虛情假意，使人在與其交往中自然放松，不知不覺地縮短了與來訪者的心理距離。微笑為深入的溝通與交往創(chuàng)造和諧、溫馨的良好氛圍。笑的時候，應(yīng)當(dāng)做到表里如一，令笑容與自己的舉止、談吐相輔相成，錦上添花。
6、以靜制怒，以柔克剛。秘書人員碰到脾氣暴躁的來賓，要冷靜對待和處理，始終面帶微笑，熱情為其倒茶、讓座。之后慢慢安撫對方情緒，“以情動人，以理服人”。妥善解決問題，維護(hù)公司形象。
文秘接待工作中的注意事項2
秘書接待禮儀的基本準(zhǔn)則
1.在工作的時候，常帶著自然的笑容，表現(xiàn)出和藹可親的態(tài)度，能令客人覺得容易接近。
2.不得有小動作，打哈欠要掩著口部，不要做出搔癢、挖鼻、掏耳、挑牙等不雅的動作。
3.工作時不得咀嚼口香糖，吸煙及吃東西。
4.不得嫌客人啰嗦，應(yīng)耐心地為客人服務(wù)。
5.在處理柜臺文件工作時，還要不時留意周圍環(huán)境，以免客人站在柜臺片刻，員工還渾然不知。
6.客人來到柜臺前，馬上放下正在處理的文件，禮貌的問安，表現(xiàn)出曾受過專業(yè)訓(xùn)練的風(fēng)采，稱職及有能力為客人服務(wù)。
7.留心傾聽客人的問題，不能隨意中斷客人的敘述，然后再清楚的解答，以免答非所問，如遇到問題不懂作答時，應(yīng)該說：“請稍等，待我查一查以便回答你的問題�！�
8.如遇客人對某事情外行，或不能隨俗之處，不得取笑客人。
9.柜臺員的工作效率要快且準(zhǔn)。
10.不得表現(xiàn)懶散情緒，站姿要端正，不得搖擺身體，不得倚傍墻、柜而立或蹲在地上，不可歪頭歪身，及扮鬼臉作怪動作。
11.除了工作上應(yīng)交待的事，不得互相攀談私事，不得爭論，不粗言穢語。
12.不得擅自用柜臺電話作私人之用，如遇急事可請求上司用后臺的電話。
13.用詞適當(dāng)，不可得罪客人，亦無須阿諛奉承，聲線要溫和，不可過大或過小，要清楚表達(dá)所要說的話。
14.不得在工作時，閱讀報章、書籍。
15.走路時，不可奔跑，應(yīng)腳步輕快無聲，不要有怪動作。
16.盡量牢記客人的姓氏，在見面時能稱呼客人“X先生/小姐/女士，你好!”。
17.若客人的問詢在自己職權(quán)或能力范圍以外，應(yīng)主動替客人作出相關(guān)回應(yīng)，而不得隨便以“不知道”回答甚至置之不理。
秘書接待禮儀的儀容儀表
妝容
化妝并不是一種隨心所欲的涂抹，而是一種審美的藝術(shù)過程。其基本原則如下：
化妝是為了突出自己美的部分，掩飾自己不足或有缺陷的部分。色彩的選用取決于膚色和服裝的色彩，因人、因時、因地制宜，化妝創(chuàng)造新意時不失自己的.基本形象尋找統(tǒng)一的和諧美。凈面后，均勻打好粉底定妝，粉薄而均勻；眉頭自然、眉峰清晰；眼影涂于眼部凹陷處，不宜過重；眼線緊貼睫毛；腮紅自顴骨向上；口紅先畫唇線，再涂口紅。
著裝
“云想衣裳花想容”，相對于偏于穩(wěn)重單調(diào)的男士著裝，女士們的著裝則亮麗豐富得多。得體的穿著，不僅可以顯得更加美麗，還可以體現(xiàn)出一個現(xiàn)代文明人良好的修養(yǎng)和獨到的品位。職業(yè)女性著裝要求四講究。
整潔平整。服裝并非一定要高檔華貴，但須保持清潔，并熨燙平整，穿起來就能大方得體，顯得精神煥發(fā)。整潔并不完全為了自己，更是尊重他人的需要，這是良好儀態(tài)的第一要務(wù)。
色彩和諧。不同色彩會給人不同的感受，如深色或冷色調(diào)的服裝讓人產(chǎn)生視覺上的收縮感，顯得莊重嚴(yán)肅；而淺色或暖色調(diào)的服裝會有擴張感，使人顯得輕松活潑。因此，可以根據(jù)不同需要進(jìn)行選擇和搭配。
配套齊全。除了主體衣服之外，鞋襪手套等的搭配也要多加考究。如襪子以透明近似膚色或與服裝顏色協(xié)調(diào)為好。正式、莊重的場合不宜穿涼鞋或靴子，黑色皮鞋是適用最廣的，可以和任何服裝相配。
飾物點綴。巧妙地佩戴飾品能夠起到畫龍點睛的作用，給女士們增添色彩。但是佩戴的飾品不宜過多，否則會分散對方的注意力。佩戴飾品時，應(yīng)盡量選擇同一色系。佩戴首飾最關(guān)鍵的就是要與接待員的整體服飾搭配統(tǒng)一起來。
儀態(tài)
站姿
站姿是靜態(tài)的造型動作，是其他動態(tài)美的起點和基礎(chǔ)。良好的站立姿勢應(yīng)給人一種挺、直、高的感覺。
基本站姿：兩腳跟相靠，腳尖展開45度到60度，身體重心主要支撐于腳掌、腳弓之上；兩腿并攏直立，腿部肌肉收緊，大腿內(nèi)側(cè)夾緊，髖部上提；腹肌、臀大肌微收縮上提，臀、腹部前后相夾，髖部兩側(cè)略向中間用力；脊柱、后背挺直，胸略向前上方提起；兩肩放松，下沉，氣沉于胸腹之間，自然呼吸；兩手臂放松，自然下垂于體側(cè)；脖頸挺直，頭向上頂；下頜微收，雙目平視前方。
坐姿
坐是一種靜態(tài)造型，是秘書每日的主要內(nèi)容之一，無論是伏案書寫、參加會議、會客交談、 娛樂休息都離不開“坐”。不正確的坐姿會顯得懶散無禮，正確的坐姿能給人一種安詳端莊的印象。
基本坐姿：入座要輕而穩(wěn)，女士著裙裝要先輕攏裙擺，而后入座；面帶笑容，雙目平視，嘴唇微閉，微收下頜；雙肩平正放松，兩臂自然彎曲放在膝上，也可放在椅子或沙發(fā)扶手上；立腰挺胸、上體自然挺直；雙膝自然并攏，雙腿正放或側(cè)放；至少坐滿椅子的三分之二，脊背輕靠椅背；起立時，右腳向后收半步而后起立；談話時，可以側(cè)坐，此時上體與腿同時轉(zhuǎn)向一側(cè)。
常見的手勢
一般常見的手勢有橫擺式、直臂式、曲臂式、斜擺式。
橫擺式。表示的是“請進(jìn)”。五指伸直并攏，然后以肘關(guān)節(jié)為軸，手從腹前抬起向右擺動至身體右前方，不要將手臂擺至體側(cè)或身后。同時，腳站成右丁字步，左手下垂，目視來賓，面帶微笑。
直臂式。表示“請往前走”。五指伸直并攏，屈肘由腹前抬起，手臂的高度與肩同高，肘關(guān)節(jié)伸直，再向要進(jìn)行的方向伸出前臂。
曲臂式。表示“里邊請”。當(dāng)左手拿著物品，或推扶房門、電梯門，而又需引領(lǐng)來賓時，即右手五指伸直并攏，從身體的側(cè)前方，由下向上抬起，上臂抬至離開身體45度高度，然后以肘關(guān)節(jié)為軸，手臂由體側(cè)向體前左側(cè)擺動成屈臂狀，請來賓進(jìn)去。
斜擺式。表示“請坐”。當(dāng)請來賓入座時，即要用雙手扶椅背將椅子拉出，然后一只手曲臂由前抬起，再以肘關(guān)節(jié)為軸，前臂由下向上擺動，使手臂向下成一斜線，表示請來賓入座，當(dāng)來賓在座位前站好，要用雙手將椅子前移到合適的位置，請來賓坐下。
但在介紹人或為他人指路時不可用手指指點點，而應(yīng)使用手掌，四指并攏，掌心向上；手勢不宜過多，幅度不宜過大，更不要手舞足蹈，手勢要控制在一定范圍內(nèi);在公共場合切忌撓頭皮、抓耳撓腮、咬指甲、用手指在桌上亂寫亂畫。
文秘接待工作中的注意事項3
碰到有人敲門的時候應(yīng)該禮貌的說請進(jìn)，禮貌性的稱呼是秘書接待中最基本的工作，也是要懂的最基本禮儀。
客人進(jìn)辦公室的時候一定不能在座位上坐著，此時要做的是起身迎接別人，這顯得對客人的尊重。
有些秘書接待時會直接詢問客人的來意，這是不正確的.，要先安排客人入座，然后給客人倒上一杯水，應(yīng)該讓選到而來的客人適當(dāng)?shù)男菹ⅰ?/p>
詢問客人的來意時，如果客人是找公司領(lǐng)導(dǎo)的話要及時的給領(lǐng)導(dǎo)打去電話。如果領(lǐng)導(dǎo)同意安排見面，最好要送客人去領(lǐng)導(dǎo)辦公室或者給客人指引。
有些秘書送客人時直接讓客人走，這是不禮貌的，應(yīng)當(dāng)起身想送，給客人送出門，這是對客人的基本尊重。
在接待時如果客人是打電話來的話，一定要問請客人的來意，如果是找領(lǐng)導(dǎo)的話，要及時的轉(zhuǎn)接電話。
文秘接待工作中的注意事項4
文秘辦公室接待的禮儀常識
(1)接待來訪禮儀
人們經(jīng)常會出于各中原因來辦公室找秘書，所以秘書人員要掌握接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對秘書工作能否順利開展也有很大關(guān)系。
如果因工作繁忙暫時無法接待來訪者，應(yīng)首先致歉然后詢問來訪者是稍作等待還是另約時間，切不可讓他人無故等太久。當(dāng)來訪者是上級或長者時,秘書要站起來握手以示歡迎。來訪者是為了說明某些問題，一定要有耐心聽完別人的話，而且要用你的表情和行為表明你是在認(rèn)真的傾聽。在交談過程中，不要隨意承諾;當(dāng)出現(xiàn)矛盾和意見分歧時，要克制自己的情緒，以平和的態(tài)度處理。
在交談處理事務(wù)過程中,能立刻解決或答復(fù)的問題要及時處理,不能擺架子或故意拖延時間;對于不能馬上解決的問題，要向來訪者說明理由，另約時間予以解決或商討。如果來訪者來訪時間過長而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語言告訴對方結(jié)束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態(tài)度草草結(jié)束談話，給對方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。
(2)拜訪禮儀
對外聯(lián)系是秘書工作的重要內(nèi)容之一，出于各種原因，秘書人員經(jīng)常要拜訪他人。了解和掌握拜訪禮儀，可以幫書秘書人員圓滿順利地完成工作任務(wù)。
拜訪時首要的禮儀是準(zhǔn)時赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達(dá)。萬一出現(xiàn)意外的緊急情況要遲到時，一定要打電話向?qū)Ψ秸f明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預(yù)約，赴約前一天再次確認(rèn)一下時間和地點。沒有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對方的工作安排。與求見人見面后,如果是初次見面要主動自我介紹,如果是熟人,也要先問候并握手致意。談話時應(yīng)開門見山，不要海闊天空，浪費時間。說話時要注意對方的反應(yīng)，要給對方講話、答復(fù)的時間，不要一個人滔滔不絕。對對方的舉動要十分敏感，當(dāng)對方有結(jié)束談話的意思時要及時起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。
(3)匯報工作時的禮儀
向上級匯報工作是秘書的重要工作內(nèi)容之一。秘書人員掌握正確的匯報工作的禮儀，一方面可以給上級留下良好的印象，同時也可以暢通無阻地和領(lǐng)導(dǎo)交流，提高辦事效率。
由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，秘書人員和領(lǐng)導(dǎo)約好的談話時間一定要嚴(yán)格遵守，不可失約。恪守時間是秘書人員的基本素質(zhì)要求之一。赴約時不要過早抵達(dá)以免領(lǐng)導(dǎo)還沒做好準(zhǔn)備而出現(xiàn)難堪的局面;也不要遲到，讓領(lǐng)導(dǎo)等候。進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室前，要輕輕敲門，經(jīng)允許后方可入內(nèi)。如果領(lǐng)導(dǎo)辦公室的門是開著的，也要敲門以提醒領(lǐng)導(dǎo)及時調(diào)整好自己的狀態(tài)。
匯報時，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語速語調(diào)適中，吐字清晰。語言簡練，條理清楚。匯報過程中，領(lǐng)導(dǎo)有任何的意見和建議要及時紀(jì)錄下來以便談話結(jié)束后整理補充原有的材料。匯報結(jié)束后，如果領(lǐng)導(dǎo)談興猶濃，不可有不耐煩的表現(xiàn)，要等領(lǐng)導(dǎo)表示結(jié)束后方可告辭。告辭時要整理好自己的衣著、座椅等，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)送別時要主動說“謝謝”、“請留步”等以示禮貌
(4)辦公室儀容禮儀
在辦公室里，秘書人員要樹立整潔、端莊的個人形象。如果單位有統(tǒng)一的服裝，無論男女都應(yīng)盡量穿著工作服。如果沒有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業(yè)裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過于暴露或前衛(wèi)。化妝要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運動裝等也不適于辦公室的工作環(huán)境。
文秘接待客人的注意事項
1、無論接待什么樣的'客人，都需做到公平和禮貌，應(yīng)按先來后到的原則接待每一個客人。
2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。
3、接待客人時態(tài)度要鄭重，但說話要留有余地。
4、對于有預(yù)約的客人要迅速轉(zhuǎn)達(dá)他的要求，不讓客人等候。
5、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項要確認(rèn)一遍。
6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關(guān)系。
7、要請客人填寫接待登記簿。
8、上司沒確認(rèn)要見的客人，就不要讓他進(jìn)去。
9、在不了解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應(yīng)盡可能地從對方那里了解一些有用信息。
10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關(guān)他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據(jù)情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。
文秘接待工作中的注意事項5
辦公室接待原則：
一，平等待人
二，確保安全
三，內(nèi)外有別
四，熱情周到
五，相互尊重
六，精簡務(wù)實
七，合理擋駕
辦公室接待原則：
一，平等待人
對待來訪賓客一視同仁，盡到應(yīng)盡之責(zé)，對上不唯唯諾諾，對下不趾高氣揚。公正、客觀地對待每一位來客，使其獲得應(yīng)有的尊重和合理的對待。
二，確保安全
秉持接待活動中“安全第一”的原則。接待活動的安全包括飲食安全，住地安全，交通安全等。必要時，秘書人員可與有關(guān)保衛(wèi)部門聯(lián)系，采取嚴(yán)格的`防范措施，消隊一切安全隱患，確保接待活動的順利進(jìn)行。
三，內(nèi)外有別
對外賓的接待，應(yīng)按上級統(tǒng)一規(guī)定，在外事部門的統(tǒng)一管理和指導(dǎo)下開展接待工作。對內(nèi)接待則可由接待單位自行確定接待任務(wù)和方式，但也應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)法律法規(guī)。對內(nèi)接待是否發(fā)布消息應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，秘書人員不能擅自行動。接待工作要嚴(yán)格做到內(nèi)外有別。
四，熱情周到
在接待中，秘書既要有熱情的態(tài)度，處處替客人著想，盡可能滿足客人的要求和愿望，又要有細(xì)致周到的工作作風(fēng)。要善于整體策劃，認(rèn)真做好每一件小事，通過熱情周到的服務(wù)，保證接待活動的順利進(jìn)行。
五，相互尊重
尊重來訪的客人，是獲得對方尊重的前提，誠懇禮貌是表達(dá)尊重的基本形式，秘書人員應(yīng)通過誠懇禮貌的言談舉止，使對方感受到尊重，對方也會尊重秘書人員，從而使接待活動順利進(jìn)行。
六，精簡務(wù)實
接待工作要把解決實際問題，促進(jìn)相互間的友好合作作為接待的指導(dǎo)思想，簡化接待形式，調(diào)整接待規(guī)格，使接待活動更體現(xiàn)務(wù)實精神，更加重視實效。
七，合理擋駕
在面對不同的接待來訪對象時，秘書要分清來客的身份和意圖，分清輕重緩急，既保證對方的事情能最大限度地辦到，辦好，又保證領(lǐng)導(dǎo)者不被過多的接待所干擾。
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