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文秘基礎(chǔ)知識(shí)常見問答
秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)工作原則：在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準(zhǔn)則。下面是小編整理的文秘基礎(chǔ)知識(shí)常見問答，希望大家認(rèn)真閱讀!
1、什么是秘書?
答：在我國現(xiàn)階段，通常是指黨政機(jī)關(guān)、部隊(duì)、社會(huì)團(tuán)體或企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務(wù)性。
2、秘書部門的職能性和工作特點(diǎn)?
答：(1)綜合性。(2)輔助性。(3)門面性。(4)機(jī)要性。
3、秘書工作的主要內(nèi)容?(風(fēng)險(xiǎn)題)
答：(1)處理文電。(2)撰擬文稿。(3)辦理會(huì)務(wù)。(4)調(diào)查研究。
(5)查辦、催辦。(6)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖協(xié)議本單位的有關(guān)工作。(7)安排禮儀活動(dòng)。(8)處理來信來訪。(9)組織機(jī)要交通。(10)檔案的管理。(11)其他日常事處及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)。
4、秘書工作的作用：
答：(1)樞紐作用。(2)助手作用。(3)參謀作用。(4)協(xié)調(diào)作用。
(5)耳目作用。
5、秘書工作的指導(dǎo)思想：
答：一是為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù);二是為與本系統(tǒng)有關(guān)的部門及其成員服務(wù);三是為廣大人民群眾服務(wù)。
6、秘書工作的原則：
答：(1)準(zhǔn)確。(2)迅速。(3)求實(shí)。(4)保密。
7、秘書工作者的政治素質(zhì)：
答：(1)具有較高的理論水平。(2)具有較強(qiáng)的法律意識(shí)和政策觀念。
(3)具有全心全意為人民服務(wù)的思想。(4)嚴(yán)于律己，遵守紀(jì)律。
8、秘書工作人員應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識(shí)：
答：(1)基礎(chǔ)知識(shí)。(2)社會(huì)知識(shí)。(3)專業(yè)知識(shí)。(4)業(yè)務(wù)知識(shí)。
(5)輔助知識(shí)。
9、秘書人員應(yīng)具備的能力：
答：(1)調(diào)查研究能力。(2)收集資料的能力。(3)文字表達(dá)能力。
(4)口頭表達(dá)能力。(5)組織協(xié)調(diào)能力。(6)辦事能力。(7)管理事務(wù)的能力。(8)文字書寫的能力。(9)操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。
10、信息的作用?
答：①為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。②為實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理創(chuàng)造條件。③是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內(nèi)容。
11、現(xiàn)代秘書部門信息工作應(yīng)遵循兩條原則?
① 全面服務(wù)。②實(shí)事求是。不夸大縮小，既報(bào)喜，又報(bào)憂。
12、值班記錄電話記錄應(yīng)包括五個(gè)要素?
答：a來電時(shí)間。b來電單位、姓名及職務(wù)、電話號(hào)碼等。c來電內(nèi)容。d領(lǐng)導(dǎo)批示和處理意見。e接電話記錄人。
13、值班日記四要素：
答：值班員、值班時(shí)間、記事內(nèi)容、辦理情況。
14、打電話的一般程序是什么?
答：(1)打電話就應(yīng)對(duì)電話內(nèi)容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。(2)電話接通后，先問明對(duì)方是否就是要通知的單位或當(dāng)事人，然后先通報(bào)自己?jiǎn)挝幻Q、職務(wù)、姓名，再問對(duì)方姓名、職務(wù)，最后再說通話內(nèi)容。(3)向下級(jí)打的電話比
較重要的，需要記錄的電話，打完后應(yīng)要求對(duì)方復(fù)述一遍，確保對(duì)方記錄無誤。下級(jí)人員在接完上級(jí)的重要電話后，亦應(yīng)主動(dòng)復(fù)述。(4)要找的人不在時(shí)，可要求對(duì)方轉(zhuǎn)告或安排回電話。
15、回電話接電話的一般程序是什么?
答：(1)回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。
(2)問清對(duì)方單位、姓名、職務(wù)后，通報(bào)自己的單位、職務(wù)和姓名。 (3)所接電話一般都應(yīng)有記錄，必要時(shí)使用錄音電話，并時(shí)常檢查自己對(duì)所接電話的處理情況。
(4)來電話者要找的人不在時(shí)，問清是否需要代為轉(zhuǎn)告，不清楚的事情不盲目回答。
16、電話記錄有哪五個(gè)部分?
答：一是來電時(shí)間、包括年、月、日、時(shí)、分;二是來電單位、姓名及電話號(hào)碼;三是來電內(nèi)容;四是處理意見和領(lǐng)導(dǎo)批示;五是接電話記錄人。
17、什么是文書?
答：指?jìng)�(gè)人、社會(huì)組織、政黨集團(tuán)、國家政權(quán)在社會(huì)活動(dòng)中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。
18、什么是文件?
答：通常所說的文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企事業(yè)單位制發(fā)使用的具備一定格式的公務(wù)文書。
19、什么是會(huì)簽?
答：兩個(gè)及兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志聯(lián)名簽署。聯(lián)名簽署文件的過程稱作會(huì)簽。會(huì)簽本身也是一種會(huì)商，但大量的實(shí)質(zhì)性的會(huì)商工作應(yīng)在會(huì)簽之前進(jìn)行。
20、什么是傳達(dá)范圍?
答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達(dá)到哪個(gè)范圍，一般都是根據(jù)臨時(shí)情況確定的，文件中應(yīng)當(dāng)注示清楚。
22、密級(jí)一般劃分為哪幾級(jí)
答： 一般劃分為秘密、機(jī)密、絕密三個(gè)等級(jí)，
23、會(huì)議報(bào)到有哪幾種方式?
答：①與會(huì)者本人持會(huì)議通知或單位介紹信親自報(bào)到;②委托他人代為報(bào)到;③電話報(bào)到。
24、內(nèi)賓接待工作原則是什么?
答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡(jiǎn)樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費(fèi)，盡可能少花錢多辦事。4、節(jié)省時(shí)間，努力提高辦事效率。
25、握手的技巧是什么?
答：同性之間特別是男性之間的握手應(yīng)當(dāng)有力，以示熱情友好;反之，如果有氣無力或者若無其事，就會(huì)使對(duì)方產(chǎn)生冷漠、疏遠(yuǎn)的感覺。異性之間、特別是女同志對(duì)男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領(lǐng)導(dǎo)同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應(yīng)當(dāng)主動(dòng)把手伸過去;如果他無意握手，就不要勉強(qiáng)。
26、為別人作介紹時(shí)應(yīng)注意哪幾方面?
答：如果雙方的地位不同，應(yīng)當(dāng)先把地位低的人介紹給地位高的人;如果雙方的身份相同、年齡相近，應(yīng)當(dāng)先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人;如果雙方的地位相近、年齡有別，應(yīng)當(dāng)先把年輕的介紹給年長的;如果一個(gè)人會(huì)見幾個(gè)人，應(yīng)當(dāng)先把一個(gè)人介紹給幾個(gè)人。在為別人介紹時(shí)，秘書工作者應(yīng)當(dāng)事先熟悉雙方的情況，以便介紹。
27、聽講時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)問題?
答： ①要專心致志認(rèn)真聽講，以示注意和尊重對(duì)方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應(yīng)當(dāng)有禮貌地中斷對(duì)方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說?”或者說“對(duì)不起，我還有急事。咱們是不是以后再細(xì)談?”
28、當(dāng)你有幾機(jī)說話時(shí),應(yīng)注意哪幾點(diǎn)?
�、僖Y貌文明、熱情和藹，給人以親切感;②語速要和緩，語調(diào)要適中，給人以舒暢感;③切忌過分急越亢奮，以免使人產(chǎn)生高壓感;④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭;此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂;⑤吐音要準(zhǔn)確，語言要簡(jiǎn)潔，表達(dá)要妥貼，以提高對(duì)方的接受效果。
29、接電話時(shí)的注意事項(xiàng)?
答：電話鈴響后，應(yīng)當(dāng)馬上拿起耳機(jī)，而不要讓人久等;拿起耳機(jī)之后，應(yīng)當(dāng)立即說“您好!”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以
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