公文格式及行文規(guī)則

　　公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等部分組成。

　　公文格式

　　1、秘密等級和保密期限：“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。

　　2、緊急程度：緊急文件應當分別標明“特急”、“急件”。緊急電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　3、發(fā)文機關標識：使用全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。

　　4、發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，標注于版頭下方居中或者左下方。聯(lián)合行文，一般只標明主辦機關的發(fā)文字號。如xx辦發(fā)[1999]x號

　　5、上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

　　公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

　　除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。

　　成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。

　　6、公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。

　　公文用紙一般采用國標a4紙，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

　　行文規(guī)則

　　政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

　　部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。

　　主送機關

　　上級機關對下級機關發(fā)出的指示、通知、通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機關都是收文機關，也就是發(fā)文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可采用抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。 在標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體排印，回行時頂格，最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。

　　正文

　　這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準確地傳達發(fā)文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數(shù)事。 文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應準確掌握和使用。

　　發(fā)文機關

　　寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機關對公文生效的憑證。

　　發(fā)文日期

　　公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關的下面并稍向右錯開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領導人簽發(fā)的日期為準。 應用阿拉伯數(shù)字編寫成文日期，如2013年7月9日，成文日期在正文之下一般空2行、右邊空4個字，用3號仿宋體排印,發(fā)文單位署名在成文日期上一行和日期居中對齊。

　　抄送單位

　　是指需要了解此公文內(nèi)容的有關單位。一般均用上下兩條線隔開，抄送指除主送機關以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機關名稱標注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，后標全角冒號。抄送機關名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句號。一行不夠用二行,二行與冒號后對齊。

　　文件版頭

　　正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關）文件”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托。

　　公文編號

　　一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發(fā)〔1997〕5號”，代表的是國務院一九九七年第五號發(fā)文�！皣�發(fā)”是國務院的代字，“〔1997〕”是年號，（年號要使用方括號“〔〕”），“5號”是發(fā)文順序號。幾個機關聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機關的發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標題下的右側(cè)方。編號的作用：在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。

　　簽發(fā)人

　　許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責。簽發(fā)人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

　　機密等級

　　機密公文應根據(jù)機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常定格標在版心左上角第一行。機密公文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

　　緊急程度

　　這是指公文送達和辦理的時限要求，分為“特急”、“加急”。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。

　　閱讀范圍

　　根據(jù)工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。

　　附件

　　這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后 、發(fā)文機關之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。

　　置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側(cè)空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯數(shù)字依次標注序號。附件名稱長需要回行時，應當與附件名稱的文字對齊序號后面用小圓點。 例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用"附",十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。

　　印章

　　上行文要加蓋印章，用印端正、著色均勻、騎年蓋月，上不壓正文或附件名稱、下不壓版記；黨政機關聯(lián)合行文的，左右用印，兩個印章中間約空開3mm。

　　印制版記

　　公文格式三要素

　　由發(fā)文機關名稱、印發(fā)日期及兩條橫線組成。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時間用阿拉伯數(shù)字、年份不能簡寫。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印”字；下行文平行文的，排印“印發(fā)”2字。

　　公文格式的三要素：版頭、主體、版記。

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