辦公室怎樣才能把材料寫好

　　葉圣陶曾說過，寫文章和說話是一回事兒。他說，用嘴表達叫說話，用筆表達叫寫文章。嘴里發(fā)出的是聲音，筆下發(fā)出的是文字。這多年來，我越來越深刻地意識到，寫材料就是學說話。因此，我今天講座的題目是《把最恰當?shù)奈淖址旁谧钋‘數(shù)牡胤健�，主要講五句話。

　　第一句話：

　　馬憑四條腿，官憑一張嘴，干工作離不開一支筆

　　政治路線確定之后，干部就是決定因素。當干部、干工作，離不開動員群眾、宣傳群眾、教育群眾。而實現(xiàn)這些職能，就要起草文稿、發(fā)表講話。怎樣把上級的決策部署傳達下去，如何把上級的會議精神貫徹下去，如何把工作推動下去、落實下去?材料、講話非常關(guān)鍵。每次活動，比如黨的群眾路線教育實踐活動、“三嚴三實”專題教育、“兩學一做”學習教育，從方案制定、動員講話、簡報通報，到心得體會、對照檢查、總結(jié)匯報，等等，哪個不是材料?哪個不需要材料?每個干部，特別是機關(guān)干部，提高綜合文稿起草水平意義十分重大。

　　一是材料工作關(guān)系領(lǐng)導形象和領(lǐng)導威信。領(lǐng)導的工作水平在一定程度上是通過他的講話水平、文字水平體現(xiàn)出來的。也有人認為，有些地方和單位會風不好，開會的時候下面總是打瞌睡、看報紙、發(fā)短信、來回走動、交頭接耳，很大原因是領(lǐng)導打官腔、說空話，照本宣科，不能調(diào)動人、激勵人、鼓舞人。好的講話，應該使人知、使人信、使人動、使人激、使人奮、使人樂。使人知，就是讓人知道什么、明白什么;使人信，就是聽了讓人相信、讓人信服;使人動，就是聽后讓人動起來，讓人去做、去干、去落實，不動不行，不干不行;使人激、使人奮，就是聽了你的講話激動人心，振奮人心;使人樂，就是在一些輕松愉快的場合，能讓氣氛活躍，讓人喜歡聽。不論是革命年代還是社會主義建設(shè)、改革時期，好的動員部署講話一定使人精神抖擻、熱血沸騰。當一名領(lǐng)導，要讓同志們服從，首先得讓同志們服氣。在某種程度上，講話水平、材料水平就是領(lǐng)導的水平。

　　二是材料水平就是工作水平。日常做人，要說話辦事;機關(guān)工作，要辦文辦會。文章考驗官員兩個能力，一是政治思考力，二是藝術(shù)表達力。就拿工作總結(jié)來說，總結(jié)的是工作、也是思想，是經(jīng)驗、也是教訓，很難想象一個人對自己的工作都不會歸納和梳理，能把工作干得多么出色。同時，也只有是自己一點一滴做出來的，腳踏實地干出來的，感受才能深刻，思考才能深入，經(jīng)驗才會真切，體會才能銘心。從這個意義上講，工作干得好和總結(jié)寫得好同樣重要。去年的《人民日*》發(fā)了一篇梁衡的文章《當干部與寫文章》。文章說，不會寫文章的干部不可能是個有水平的干部。一個有水平的干部，如果他真的把工作當成一種事業(yè)，真的想為社會、為百姓干一點事，真的想探尋真理，研究規(guī)律，那他最后必定是一位政治家、專家、學者、思想家和文章家。諸葛亮的《出師表》、魏征的《諫太宗十思疏》、范仲淹的《岳陽樓記》，毛主席那些大氣深刻的文章，都是文隨事出，情隨理現(xiàn)，既是文章的經(jīng)典，更是工作實踐的結(jié)晶。

　　第二句話：

　　天下文章一大抄，看你會抄不會抄，抄得好不如抄得妙

　　學習都是從模仿開始的，寫文章也一樣，就像畫畫的學描紅，練習書法的學臨帖。寫材料就是要在抄的過程中模仿、總結(jié)和提升。特別是對上級的大政方針、主要精神、根本原則、規(guī)范性提法，以及一些對形勢的判斷等，你必須跟緊上級精神。因為公文的內(nèi)容反映的是組織的意志，是“代人立言”，特別是作為地方組織的公文一般是以落實上級精神為主，在精神上必須同上級保持一致，這必然要體現(xiàn)在語言文字載體上的統(tǒng)一，必要的內(nèi)容，必要的語言，不能改變。因此，天下文章一大抄，關(guān)鍵看會抄不會抄。會抄的輕車熟路，不會抄的原形畢露;會抄的錦上添花，不會抄的伸手被抓。有人總結(jié)了一個“簡明抄典”，我把它歸結(jié)為為四條：

　　一要堅持學習借鑒、模仿創(chuàng)新。決不能照搬照抄，全盤抄襲。你可以學習人家的選題立意，借鑒人家的謀篇布局，模仿人家的行文風格，然后創(chuàng)新自己的寫作方法，絕不能奉行簡單的復制粘貼。借用魯迅先生的話說，就是文體可采用張三的形式，結(jié)構(gòu)可融匯李四的骨架，內(nèi)容可涉及王五的涵蓋，語言可借鑒趙六的精彩，然后進行優(yōu)化組合，進行創(chuàng)新創(chuàng)造，總之是一條：參考要廣泛，引用不單一，摹仿看不見。

　　二要做到相互結(jié)合。具體說，就是上級精神地方化、外地經(jīng)驗本土化、過去的東西時尚化。學習借鑒上級的材料要以與本地本部門結(jié)合為主，學習外地的材料要以與本單位本部門的實際結(jié)合為主，學習之前的材料要以與當前的新形勢、新提法，新常態(tài)、新理念結(jié)合為主，歸納起來就是上下結(jié)合，內(nèi)外結(jié)合，古今結(jié)合。干工作、寫材料，會結(jié)合，不僅是方法，也是能力。怎么結(jié)合呢?今年年初總局的工作會議上，梅克保局長在總結(jié)講話中有三句話，叫“找準切入點”“抓住結(jié)合點”“明確著力點”，三個點一抓住，就結(jié)合成功了。

　　三要拓寬思路。這個思路就是要做到“三通”，即嫁接變通、觸類旁通、融會貫通。

　　——嫁接變通。主要是利用別人的，借鑒別人的，改造別人的，最后形成自己的。就好比楊樹始終是楊樹，不會成為銀杏，更不會結(jié)出蘋果或山楂。但學會嫁接，則一切皆有可能。清代有個學者叫袁枚，他說“蠶食桑而所吐絲者，非桑也;蜂采花而所釀蜜者，非花也�！薄凹藿印钡年P(guān)鍵是“變通”。要結(jié)合實際，因時而變、因事而變、因地而變、因人而異，靈活變通，為我所用。通過嫁接變通，讓觀點閃光，讓材料出彩。

　　——觸類旁通。如果說嫁接變通的關(guān)鍵是“技術(shù)改造”，那么，觸類旁通的關(guān)鍵則是“技術(shù)引進”。精彩的文章處處閃光，我們可以從中引進文路，引進布局，引進技巧，引進創(chuàng)新。很多文章內(nèi)容不同，但格式相通;很多事情做法不同，但道理相通;很多故事情節(jié)不一樣，但是反映的意義一樣�！坝|類旁通”的關(guān)鍵是“觸”，要通過學習別人的文章，觸發(fā)自己的靈感，開發(fā)自己的潛能，啟迪自己的思路，然后發(fā)現(xiàn)共同點，找到共振點，抓住結(jié)合點，明確著力點，這樣就會讓思路豁然開朗，讓文章順理成章。

　　——融匯貫通。所謂融會貫通，就是廣覽博收、融為一體，“盡百家之美，以成一人之奇”。 融會貫通的關(guān)鍵是“融”，就是結(jié)合、綜合、揉和、耦合。融合就像和面一樣，小麥不是面條，面粉不是面條，水也不是面條，但放在一起進行融合、揉和，再通過搟面杖，就成了面條。你這個手搟面勁道不勁道、吃著美不美，就看你的綜合概括能力、分析研究能力、辯證思維能力和創(chuàng)新創(chuàng)造能力怎么樣。有人說，參考一篇文章寫一篇文章是抄襲，參考三篇文章寫一篇文章是模仿，參考十篇文章寫一篇文章就是創(chuàng)造。能參考更多的文章，然后融會貫通，再來創(chuàng)新一篇文章，那就是爐火純青、出神入化的水平。

　　四要注意方式方法。我把它稱之為“六句真言”，即明確意圖，把握高度，理清思路，重點突出，層次清楚，準確表述。

　　——明確意圖。寫材料首先要明確意圖。開個會議，寫個講話，準備材料，首先要弄明白這個會是干什么的，要解決什么問題，是講給誰聽的，寫給誰看的，要達到怎樣的目的，取得什么樣的效果。這些東西弄不明白，心里就沒有底。寫材料前首先要弄明白，你這個會議、這個材料是動員會還是總結(jié)會，是座談會還是匯報會，是宣傳教育還是總結(jié)表彰，是調(diào)查研究還是請示匯報，等等等等，意圖首先要搞清楚。有人曾總結(jié)了起草講話要弄清10個問題：誰來講?以什么身份講?什么時候講?為什么講?領(lǐng)導自己想咋講?會議要求該咋講?與會同志想聽啥?等等，如果這些都搞不清楚，那還寫個什么啊?

　　——把握高度。你起草一個文件，不是你一個處室、一個科室的東西，而是代表整個單位、甚至是全市、全省的東西。因此必須站位全局、把握大局，寫出全局的高度，領(lǐng)導的高度，戰(zhàn)略的高度，理論的高度等。任何一個材料，都要把握高度。要善于從思想和理論深度上把握高度，從高處、大處、遠處、深處來審視和考察、從對領(lǐng)導的戰(zhàn)略意圖和對全局的把握上體現(xiàn)高度，從大背景、大戰(zhàn)略、大進程之中來把握高度。有了高度，文章的站位問題就解決了，材料的分量就出來了。

　　——理清思路。思路就是思維的路線。思路決定出路。干什么都要有個先來后到，有個先后順序。一個材料、一篇文章，首先思路要清，準備寫什么，寫哪幾個部分，安排幾個段落等，都必須思路清晰。思路不僅體現(xiàn)在整個框架，也體現(xiàn)在每一部分、每一段落、每一層次。

　　——層次清楚。寫文章要注意層次感和邏輯思維。一個文章整體是這樣，每個部分、每個段落也是這樣。先寫什么，后寫什么，再寫什么，要講邏輯關(guān)系，要有先后順序，這樣才會層次分明。否則就會層次不清，語無倫次，雜亂無章。某局長講話，講了三大部分：一要把思路理清，二要把風氣搞正，三要把工作做實。在講到把風氣搞正時，他講了三大段：第一段是領(lǐng)導帶頭樹形象;第二段是從嚴治局正風氣;第三段是選好干部樹導向。第一段里面領(lǐng)導帶頭樹形象，樹什么樣的形象呢?他又講了三層：一要樹立起對人民負責的形象;二要樹立起推動工作的形象;三要樹立起清正廉潔的形象。這樣一環(huán)套一環(huán)，環(huán)環(huán)相扣;一層深一層，層層推進。這就是層次。

　　——重點突出。哪些應該詳細論述，哪些應該輕描淡寫，哪些應該一筆帶過，要做到胸中有數(shù)、心中有底。如果面面俱到，平均用力，眉毛胡子一把抓，讀了以后、聽了以后就會主次不清，方向不明。整篇文章大的方面，重點是什么，主題要鮮明，每一部分里面準備重點寫哪幾段，每一段里面準備重點寫哪幾個層次，每一個層次里面準備重點寫哪幾句話等，都要擺布清楚。寫文章講究詳略得當，而只有重點突出，才能詳略得當。

　　——準確表述。就是文章的觀點要準確、材料要準確、語言要準確、用詞用語要準確、標點符號要準確，等等。寫文章、寫講話，介紹情況，都要力求準確，也就是如何把最恰當?shù)奈淖�、最恰當�(shù)脑挕⒆钋‘數(shù)脑~語用在最恰當?shù)牡胤��！恫烁�譚》中有句話說：“文章做到極處，無有他奇，只是恰好;人品做到極處，無有他異，只是本然”。恰好，就是恰到好處，就是準確精當。

　　我個人的體會，只要做到了這六點，文章基本上得個90分以上沒有問題。這六點不僅整篇文章是這樣，一個材料的每一部分、每一段落都是這樣!這六點不僅是寫材料的要求，也是欣賞材料、判別材料好壞的標準之一。

　　第三句話：

　　世事洞明皆學問，人情練達即文章，萬事皆可入文法

　　世事洞明皆學問，人情練達即文章。這句話大家都耳熟能詳，是《紅樓夢》里的一句話。毛主席說：文章是客觀事物的反映。那么，材料就是工作的反映。既然文章是客觀事物的反映，那反過來說，所有的客觀事物不都是文章嗎?什么是客觀事物?萬事萬物、做人做事都是客觀事物，世事洞明、人情練達也是客觀事物�？陀^事物都有規(guī)律，這些規(guī)律也是文章的規(guī)律。所以，我加了一句叫：萬事皆可入文法。把事兒做好了，把人做好了，把話說對了，也就把文章做好了。

　　經(jīng)常有人把寫材料比喻成蓋房子。蓋房子要先搭架子，寫材料要先拉提綱;蓋房子要先備足材料，寫材料要先搜集資料;房子蓋成要粉刷，文章寫成要潤色;蓋成的房子要裝修，寫成的材料要修改。葉圣陶有本書叫《文章例話》，書中收入了豐子愷的一篇文章《現(xiàn)代建筑的形式美》。文章開頭說，現(xiàn)代建筑的形式美，有四個條件：第一，建筑形態(tài)須視實用目的而定;第二，建筑形態(tài)須合于“工學”構(gòu)造;第三，建筑形態(tài)應巧妙地應用材料的特點;第四，建筑形態(tài)須表現(xiàn)出現(xiàn)代感覺。這四條，講的都是建筑，寫材料不也是這樣嗎?要實用，要合“工學”，要巧妙運用材料，要有時代感。所以，知道蓋房子的道理就會寫材料。

　　有人說，好文章就像一個美女。因為文章也要講究美感，譬如語言美、結(jié)構(gòu)美、層次美。說好材料也要像美女，就是材料的內(nèi)容框架要勻稱，就像人體胖瘦，只有勻稱才好看，也就是《麗人行》中說的“態(tài)濃意遠淑且真，肌理細膩骨肉勻”，那才是天生麗質(zhì)好文章。如果只有骨頭沒有肉，你寫的是文章提綱。不論是起草一個文件，還是寫一個講話，先不說你的立意如何，首先要讓你的材料上下勻稱，整體和諧，做到該凸的凸，該收的收，詳略要得當，重點要突出。

　　再譬如，寫材料就像打仗。有句成語叫“紙上談兵”，好像是個貶義詞。其實寫材料在某種意義上就是紙上談兵。每個寫材料的人就像一個將軍，都掌握著字、詞、句這些千軍萬馬，領(lǐng)導和指揮著層次、段落、部分這些“軍師旅團”。寫一篇文章就像打一次硬仗，這些兵馬如何使用，這些軍師旅團如何擺布，就是一個寫材料的學問。譬如寫材料前要充分搜集和占有資料，就好比“兵馬未動、糧草先行”;寫材料要認真構(gòu)思，要講“意在筆先”，這是因為，只有“運籌于帷幄之中”，才能“決勝于千里之外”;文章的布局，字詞的運用，就像戰(zhàn)前的排兵布陣。排兵布陣時，海陸空相互配合、聯(lián)合作戰(zhàn)，各個兵種各就各位、按部就班，都安排得有條不紊，這樣的文章才能上下貫通、整體協(xié)調(diào)，才有戰(zhàn)斗力，才能打勝仗。一篇文章、一個講話，短的幾百字，長的上萬字，這些字詞句從語言學的角度講，都是按照語法規(guī)則組織起來的;但從寫作的角度講，卻是通過你所要表達的主題統(tǒng)帥起來的。一部《新華字典》，收有1萬多字，如果把這些字兒胡亂集在一起，沒有人會說它是一篇文章，因為它沒有主題，沒有靈魂，但把這些字很好地組織起來，表達一個主題，反映一種思想，就是一篇文章。所以兵馬再多，沒有將領(lǐng)統(tǒng)帥，都是烏合之眾;字詞再多，沒有主題支配，都是文字垃圾。所以要學會寫材料，就要像一個將軍一樣，有將帥之謀，會用兵之策，善于把最適合的兵用到最適合的地方。好材料就是這樣寫成的。

　　在某種意義上，寫文章就是搭配。從小處說，是詞語搭配，句子搭配，段落搭配;往大處說，是主題與材料的搭配，結(jié)構(gòu)與內(nèi)容的搭配，論點與論據(jù)的搭配，等等。會搭配就會寫文章。當然，搭配不能亂搭配，也要講規(guī)矩，要搭配得準確、恰當、協(xié)調(diào)，要門當戶對。有句成語叫言當其時，就是話得說的是時候，說的是地方;該說不說，那是失職;不該說的說了，那就是失言!

　　第四句話：

　　研究工作比研究材料更重要，做人比作文更重要，研究規(guī)律比研究技巧更重要

　　第一，研究工作比研究材料更重要�；蛘呓醒芯繂栴}比研究材料更重要。文章是為工作服務(wù)的，工作就是為解決問題的。李瑞環(huán)在《學哲學用哲學》中說，“我們有些文章寫得不好，不是詞匯不夠多、句子不夠美，而是動機上、內(nèi)容上、方法上有毛病，在鼓搗字兒上花得時間太多，在研究事兒上下得功夫太少�！蔽覀兘�(jīng)常講“開門當秘書，關(guān)門當領(lǐng)導”，而要當好“領(lǐng)導”，就必須經(jīng)常想著領(lǐng)導關(guān)注的問題、思考領(lǐng)導想著的工作，做到與領(lǐng)導思路對接、同頻共振，而不是游離于領(lǐng)導之外，置身于工作的邊緣，為文章而文章，為材料而材料。而要符合領(lǐng)導的口味，領(lǐng)會領(lǐng)導的思路，不僅僅是揣摩領(lǐng)導的喜好，研究領(lǐng)導的性情脾氣和言語習慣，更重要的是研究領(lǐng)導所擔負的工作。研究工作，就要經(jīng)常想著工作進展得怎么樣，我能為領(lǐng)導決策做些什么?如果我是領(lǐng)導，我對這個問題應該怎么看，我希望下邊怎么干?向上級匯報，就要想著我們到底做了些什么，上級領(lǐng)導想聽些什么，怎樣匯報才能更出彩。對于寫材料來說，你對問題思考的高度和深度，決定了材料的高度和深度;你對工作的關(guān)注度、融入度，決定了材料的適用度。所有的文字材料都必須圍繞工作，圍繞問題，特別是中心工作、主要問題、重大問題來進行構(gòu)思和寫作。只有這樣，才能把握大局，站位全局，才能把話說透，把問題點準，把帶有規(guī)律性和根本性的東西揭示出來，寫出的材料才能切合實際，解決問題。支局長在2011年7月半年工作會上有個總結(jié)報告，這個總結(jié)報告講了四個大問題、12個如何;今年1月總局的工作會上，梅克保副局長在會上就如何貫徹落實工作會議的精神又講了“四個如何”。這么多的“問題”“如何”，說的不都是問題嗎?寫材料不就是圍繞工作，提出問題，分析問題，然后給出解決問題的答案嗎?所以，寫材料的，要始終牢記，研究工作比研究材料更重要，研究問題比研究文字更重要。

　　第二，做人比作文更重要。有句話叫文如其人。反過來說，就是人如其文，也就是什么樣的人才能寫出什么樣的文。 據(jù)我了解，現(xiàn)在到處都缺寫材料的人，其實不是缺能寫的人，而是缺真正用心的人、缺出類拔萃的人。選人之所以難選，難在文筆、人品、性情三者兼優(yōu)上。一個善于做人的人，寫出來的材料、講出來的話就會是真話、實話、掏心窩子話，而不會是昏話、廢話、假話，甚至不說人話。一個缺乏愛心、不熱愛生活、對生活沒有激情的人，不可能寫出真誠感人、溫暖人心的文章。內(nèi)心狠毒，文字必定陰冷;正在談戀愛，文字就燦爛。謙虛的人，必定好學;有教養(yǎng)的人，材料必定雅致;樂觀的人，材料必定生動;寬容的人，材料必定大氣;認真的人，就不會錯字連篇。人實在文筆才能實。郭沫若說，文章是人寫的，首先是人的問題。什么樣的人就寫什么樣的文章，思想正確、態(tài)度鮮明、作風正派，寫出來的材料才能立場堅定，思想健康，內(nèi)容充實，符合實際。所以：態(tài)度決定前程，文品就是人品，文風就是作風，文章就是形象。人與文章融為一體，才是最高境界。

　　第三，研究規(guī)律比研究技巧更重要。世上任何事情都有規(guī)律可循。生活有生活的規(guī)律，學習有學習的規(guī)律，工作有工作的規(guī)律。文字材料也是一樣，只要在平時具體寫作實踐中勤研究，多琢磨，多摸索規(guī)律，就會收到事半功倍的效果。比如，階段性工作會無非是現(xiàn)在啥情況、存在啥問題、下步怎么辦;比如一個調(diào)研報告，無非是調(diào)研經(jīng)過、經(jīng)驗做法，然后是幾點體會、幾點建議。其他文章也莫不如此。只要認真研究，都有規(guī)律可循。有人說，這不是黨八股嗎?我認為這不是八股，而是規(guī)律。比如一個人，五官長在什么地方，那是固定的東西，你說鼻子長到嘴下邊、長到肚子上行不行?肯定不行。寫文章也一樣，那就是要尊重規(guī)律、研究規(guī)律、掌握規(guī)律、運用規(guī)律。我們提倡創(chuàng)新，但創(chuàng)新也不能違背規(guī)律。即使創(chuàng)新，也有規(guī)律。許多工作可能性質(zhì)不同，但規(guī)律是一樣的。所以，研究規(guī)律比研究技巧重要。去年我在《寫作》雜志上發(fā)了一個文章，叫《關(guān)于文章寫作中的“三”》，是對“無三不成文”的一些思考，主要講了三個方面內(nèi)容，也是對寫作規(guī)律的一些探討。一是說三句話是文章中經(jīng)常出現(xiàn)的一種句型、句式。這種句型句式，高度概括，精準凝煉，富于哲理，簡潔有力。譬如“三個有利于”“三個代表”“三個自信”“三嚴三實”。三為：權(quán)為民所用、情為民所系、利為民所謀;三與：與人民心心相印，與人民同甘共苦，與人民團結(jié)奮斗。這些都是十八大報告中的話。還有，人生有三通：通人情，通世故，通禮儀。人生三件事：自己的事，別人的事，老天爺?shù)氖隆５鹊�。這種排比句式，或并列、或遞進，說理精辟、表意精準，很有表現(xiàn)力、說服力和感染力。二是說就寫作本身而言，“三”是布局謀篇之道，具有規(guī)律性，是種方法論。演繹推理的一般模式叫三段論，即大前提、小前提、結(jié)論。我們寫的公文材料大多屬于議論文范疇，而議論文講論點、論據(jù)、論證方法，其中論證方法就是運用三段論，提供論據(jù)，進行推理，最后得出結(jié)論。用“三”來布局謀篇和構(gòu)思講話，有很多可以借鑒。譬如禮儀性的講話，往往講三個方面：對大家的到來表示歡迎;對大家的支持表示感謝;對今后的工作提出希望。一般年度工作報告，也是三部分：回顧與總結(jié);目標與任務(wù);希望與要求。大多數(shù)的階段性工作講話，也基本是三部分：前段工作怎么樣，當前問題是什么，下步工作如何干。這種三點式，最有利于抓住問題的關(guān)鍵和核心。三是說對于寫材料，也有很多“無三不成文”的規(guī)矩。比如：公文標準三個有：有思想做靈魂，有結(jié)構(gòu)做筋骨，有內(nèi)容做血肉;公文語言講三性：準確性、鮮明性、生動性;改進文風三個字：短、實、新;選擇材料三原則：值得寫，能夠?qū)懀�適合寫;文稿修改三方法：順著改，照著改，問著改;文章結(jié)尾有三忌：忌虎頭蛇尾，忌畫蛇添足，忌草草收兵。等等，講的都是一種規(guī)律。

　　最近一期《領(lǐng)導之友》雜志刊登了我的一篇文章,叫《文有“三用”》。機關(guān)材料也是應用文，應用之用，貴在“三用”。哪三用?就是實用、適用、受用。一是實用，就是有實際使用價值。公文因?qū)嵱枚�生、為實用而作，實用是其根本出發(fā)點和歸宿，也是公文的生命。起草的意見、決定、通知、方案等，首先考慮成文的針對性、操作性和可行性，公文的語言就會主旨鮮明，指向準確，簡明扼要，精煉精當，落實起來便于操作、易于執(zhí)行，而不會含糊其辭，語焉不詳。要努力做到不寫廢話，不寫自己沒弄懂的話，不寫沒有根據(jù)的話，不說大家看不懂聽不懂的話�？梢哉f，幾乎所有公文起草上存在的問題都可以從沒有真正領(lǐng)會其實用性上找到根源。二是適用，適合的適，意思就是符合要求。我們是抓質(zhì)量的，質(zhì)量的功能就是具有符合性、適應性、滿意性。文字材料也是一樣，首先要符合要求，滿足需求，不適合、不適用，都是一紙空文。《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定的15種公文文種，其定義前都有“適用于”三個字。除文體、文種之外，講適用，還要講得體，講分寸。不同文體、不同文種有不同的語言要求，語氣不同，表達的態(tài)度也不同。譬如，“不予同意”“不同意”“不擬同意”都是不同意，但表達效果卻明顯不一樣。因此，無論文體、文種，還是用詞、用語，都要講究適用二字。某種情況下，適合、適用的，才是最好的。三是受用，就是好文章、好文稿要讓人讀著悅心，聽著得勁，看著舒服。寫文章講究以理服人、以情感人，也要講以言悅?cè)恕�寫文章就是用筆說話，但有話說還得把話說好。譬如開會講話，凡是好的講話材料總能讓人感到“有說頭”，“有聽頭”，“有想頭”，“有勁頭”，這樣的講話才有說服力、吸引力、感染力，讀者才能看得進，聽者才能坐得住。

　　第五句話：

　　寫材料苦，寫材料難，保持好心態(tài)最關(guān)鍵

　　關(guān)于寫材料有很多順口溜，譬如“喝墨水，費腦水，流汗水，吐苦水，沒油水”“幕后一身汗，臺前靠邊站”“胡子蹭蹭長，頭發(fā)嘩嘩掉，喝白水，尿黃尿，省被子，費燈泡”。這些段子，說的都是“筆桿子”的苦和難。

　　寫材料的苦，主要是工作苦、壓力大。這壓力一是來自材料多、任務(wù)重。二是來自領(lǐng)導的標準高、要求嚴。三是來自連軸轉(zhuǎn)、心不凈。寫材料有句話，叫“功夫在平時，閑在不閑時”，別人開會肩膀上支個耳朵抬個臉，但你得手耳并用、腦體并重，下來還得趕緊整理會議記錄;外出考察別人歡聲笑語、游山逛景，但你得操著心收集資料、認真構(gòu)思，因為回來還要寫考察報告。

　　寫材料的難，主要有三難：一是難在材料學問深。俗話說，文無第一，武無第二。要想當好“筆桿子”，沒有幾年硬功夫你應付不了。各項工作千頭萬緒，你得讓“外行看你像專家、內(nèi)行看你像行家”。情況不熟悉、肚子里“沒貨”，巧婦難做“無米粥”。報告文件別人可以不看，但你不能不看;別人不掌握工作情況，但你不能不掌握;對外地的好經(jīng)驗好做法，別人不知道，你不能不知道。這是第一難，難在材料學問深。二是難在家里媳婦孩子不好哄。沒結(jié)婚時，人家姑娘憑你是個“筆桿子”，“情書”寫得妙語連珠，情真意切，結(jié)了婚才知道這點文采最不實惠。節(jié)假日，別人陪著媳婦孩子轉(zhuǎn)商場、逛公園，你得悶在屋里找資料、想觀點、尋材料、憋靈感。三是難在別家旁人不理解。再會寫材料的人，都知道沒有好寫的材料。單位寫材料的人，最不喜歡聽的一句話就是：你是大筆桿子，寫個材料在你手里算個啥?大大小小一個材料，哪個不是挖空心思，絞盡腦汁，甚至扒皮抽筋?別人都說你能寫，可是“誰解其中味”?

　　但寫材料是“代人立言”，是組織需要，是工作要求，必須執(zhí)行。所以更需要保持一個好心態(tài)、好狀態(tài)、好姿態(tài)。所謂好心態(tài)，就是把心態(tài)建設(shè)好，保養(yǎng)好，把握好，保持平靜心態(tài)，保持平淡心態(tài)，保持向上心態(tài)。所謂好狀態(tài)，就是面對材料任務(wù)，要不斷調(diào)整精神狀態(tài)，調(diào)優(yōu)工作狀態(tài)，保持高昂的激情和飽滿的熱情。所謂好姿態(tài)，就是當面對誘惑、面對榮譽、面對與人合作、面對干部調(diào)整，不汲汲于名利，不斤斤于得失，淡泊明志，堅守崇高，清風明月，自得其樂。所以我說文字秘書要當“三好”秘書，就是性情好，文筆好，身體好。性情好。就是在壓力下能逆來順受，能忍辱負重，能任勞任怨，能委曲求全，再苦再累，也要撐開肚皮，裝得下飯菜，裝得下知識，裝得下委屈。文筆好。不用說了，簡單說就是坐下能寫，站著能說;出門能辦事，回來能謀劃。身體好。熬眼磨屁股，也是出力活，身體不好，經(jīng)不起摔打，受不了折騰，再有才華，也頂不下來。

　　所以說，對待材料要三個好：好心態(tài)、好狀態(tài)、好姿態(tài)。寫材料的人也要三個好：性情好，文筆好，身體好。這樣，才能把材料寫得棒棒的，把身體練得杠杠的，把工作干得爽爽的。

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