如何管理好項(xiàng)目中的會(huì)議

　　多大型的組織或公司對(duì)于會(huì)議的要求非常高，他們的項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)大型團(tuán)隊(duì)完成從軟件、金融到共用事業(yè)等各種項(xiàng)目，那么了解他們?nèi)绾喂芾頃?huì)議對(duì)你的項(xiàng)目管理有很大的幫助。

　　1.制定基本規(guī)則

　　如果假定每個(gè)人都不一定清楚項(xiàng)目和會(huì)議的目標(biāo)，那么在一開(kāi)始就要建立一套規(guī)則，來(lái)管理會(huì)議和期望。實(shí)現(xiàn)設(shè)置這些規(guī)則非常重要，如果與會(huì)者都不明確具體的會(huì)議目的和期望，那么會(huì)議的效率會(huì)非常低下。

　　根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和類(lèi)型，應(yīng)該包含以下方面：

　　可以在會(huì)議中使用手機(jī)/筆記本電腦進(jìn)行其它任務(wù);

　　允許其它人員通過(guò)電話接入的方式參加會(huì)議;

　　如果沉默意味著承認(rèn)協(xié)議或政策;

　　尊重每個(gè)人的隱私和秘密;

　　對(duì)準(zhǔn)備參與會(huì)議者的水平和類(lèi)型;

　　對(duì)會(huì)議期間每個(gè)參與者專注程度的期望;

　　將人與問(wèn)題分開(kāi)討論;

　　通過(guò)采用一組通用的規(guī)則，確保團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都了解項(xiàng)目會(huì)議中的工作如何完成，并將你設(shè)置為領(lǐng)導(dǎo)者角色來(lái)控制整個(gè)會(huì)議議程。

　　2.了解會(huì)議的目的

　　復(fù)雜、冗長(zhǎng)的項(xiàng)目中總是充斥著各種不同類(lèi)型的大量會(huì)議，如每周狀態(tài)更新，建議的項(xiàng)目范圍變更，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，預(yù)算狀態(tài)，人員配置核查等等。每個(gè)會(huì)議都有自己的目的和預(yù)期的結(jié)果，作為會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者，你要確�？梢郧宄�的說(shuō)明你希望達(dá)到什么目的，當(dāng)然，在制定會(huì)議議程的時(shí)候，要根據(jù)所聲明的目的，將會(huì)議的每個(gè)主題進(jìn)行細(xì)化，會(huì)議討論的任務(wù)也需要和每個(gè)主題進(jìn)行對(duì)齊。

　　受邀參加會(huì)議的每個(gè)人都應(yīng)該對(duì)準(zhǔn)它的目的，如果還沒(méi)有明白，那么他就不應(yīng)該參加這個(gè)會(huì)議。對(duì)于臨時(shí)性或一次性的會(huì)議，在開(kāi)始時(shí)就應(yīng)該明確的說(shuō)明會(huì)議目的和預(yù)期結(jié)果，并要讓每個(gè)人都明確這一點(diǎn)，保持思維一致。對(duì)于定期會(huì)議，需要進(jìn)行定期審視會(huì)議的目的，不管是哪種類(lèi)型的會(huì)議，確保每個(gè)人都記得為什么要開(kāi)這個(gè)會(huì)議。

　　3.圍繞溝通創(chuàng)建節(jié)奏

　　如果你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)每周舉行會(huì)議，那么請(qǐng)至少提前幾天發(fā)送會(huì)議日程，如果議程有更新，要做好標(biāo)注，同時(shí)通過(guò)郵件或者其他方式運(yùn)行與會(huì)人員對(duì)會(huì)議日程進(jìn)行編輯或評(píng)論。

　　在項(xiàng)目會(huì)議上，建議在正式的小組討論之前處理可能有爭(zhēng)議或者需要額外解釋的問(wèn)題。在這種情況下，采用電話或者電子郵件要解釋問(wèn)題并收集輸入的信息。會(huì)議應(yīng)該在幾個(gè)小時(shí)內(nèi)完成，過(guò)長(zhǎng)的議程會(huì)降低項(xiàng)目會(huì)議的效率，在會(huì)議中要注意及時(shí)分發(fā)材料，做出最終的決定，如果技術(shù)運(yùn)行，對(duì)會(huì)議進(jìn)行錄音或錄像。

　　4.圍繞后續(xù)行動(dòng)設(shè)定期望

　　在項(xiàng)目會(huì)議中，需要通過(guò)形成最終的結(jié)論才允許會(huì)議結(jié)束，在會(huì)議結(jié)束之前，需要在會(huì)議記錄中寫(xiě)下要做什么，誰(shuí)來(lái)做，什么時(shí)候完成。如果不這樣做的話，意味著還要再次舉行會(huì)議，談?wù)撏瑯拥氖虑�，沒(méi)有人希望這樣做。通過(guò)明確的確定這些任務(wù)，項(xiàng)目經(jīng)理可以清楚的知道項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)接下來(lái)需要做什么，你需要持續(xù)的對(duì)任務(wù)進(jìn)行監(jiān)控，通過(guò)這種方式來(lái)表示這些任務(wù)很重要。

　　5.知道什么時(shí)候聽(tīng)，什么時(shí)候說(shuō)

　　在一個(gè)團(tuán)體環(huán)境中，你總會(huì)有抵抗說(shuō)話的沖動(dòng)，而且在討論中，很容出現(xiàn)偏離主題的討論。有的時(shí)候，會(huì)議中說(shuō)話太多的領(lǐng)導(dǎo)者很容易幫倒忙，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)才是真正沖在第一線的人，他們才是在戰(zhàn)壕里獲取第一手資料的人。項(xiàng)目經(jīng)理需要收起自我崇拜的心里，虛心聽(tīng)取他們的建議。

　　項(xiàng)目經(jīng)理在這里的工作是讓與會(huì)人員充分的討論和表達(dá)他們的愿景，讓團(tuán)隊(duì)的集體智慧來(lái)形成最好的結(jié)論。在會(huì)議中要注意觀察趨勢(shì)，看項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是否始終圍繞會(huì)議目標(biāo)在進(jìn)行討論，一旦出現(xiàn)偏離軌道的現(xiàn)象，要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，在控制和指導(dǎo)之間保持平衡。

　　此外，需要設(shè)置“沉默表示同意”的預(yù)期，所以，當(dāng)你做出決定或聲明的假設(shè)時(shí)，如果沒(méi)有人提供更多的意見(jiàn)或輸入信息，那么據(jù)此決定來(lái)避免讓團(tuán)隊(duì)承擔(dān)的責(zé)任，也避免無(wú)法獲取足夠反饋的困境。

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