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臨時(shí)性會(huì)議記錄工作怎么做
關(guān)于“如何做好臨時(shí)性會(huì)議的記錄工作”問題，乍一聽不以為然，覺得這個(gè)問題似乎比較低級(jí)，仔細(xì)一想?yún)s也著實(shí)是個(gè)現(xiàn)實(shí)問題或是小難題，時(shí)不時(shí)讓人香菇藍(lán)瘦一下!臨時(shí)性會(huì)議記錄工作怎么做? 下面請(qǐng)各位新手秘書跟yjbys小編一起來學(xué)習(xí)一下吧~
場(chǎng)景掃描
從事文秘工作的親們，想必都沒少遭遇過這樣的場(chǎng)景：某日上午，領(lǐng)導(dǎo)前腳剛邁進(jìn)辦公室門，下屬單位或職能部門負(fù)責(zé)人后腳就跟了進(jìn)去，火急火燎地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)當(dāng)前棘手工作或緊急情況，考慮到問題緊迫、牽涉面廣，已容不得半刻耽誤，領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)電話就把你從繁忙的工作節(jié)奏中打斷，讓你通知相關(guān)人員速速開會(huì)。于是，你來不及了解會(huì)議議題背景，一頭霧水般拿起會(huì)議記錄本匆匆走進(jìn)會(huì)議室當(dāng)起了“書記員”。
小編建議
針對(duì)這種緊急情況或臨時(shí)動(dòng)議性的會(huì)議，會(huì)議記錄工作的難度相對(duì)于常規(guī)會(huì)議要大，對(duì)會(huì)議記錄人員也是一種考驗(yàn)。怎么做好這類會(huì)議記錄工作?小編有幾點(diǎn)小小的建議給到眾親，一是要“隨堂記錄”，二是要“日常記錄”，三是要“立體記錄”，希望對(duì)大家能有所裨益。
1.要“隨堂記錄”，忌會(huì)后“回憶錄”
不能因情況緊急沒有時(shí)間準(zhǔn)備而不作會(huì)議記錄，留待會(huì)后再去補(bǔ)記。有些單位可能帶著書面材料一并上會(huì)匯報(bào)，對(duì)于這種情況，也應(yīng)當(dāng)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)同步進(jìn)行記錄，即便沒法完全記錄詳細(xì)到位，也應(yīng)“隨堂”逐一記載當(dāng)時(shí)發(fā)言情況，對(duì)不確定的信息和關(guān)鍵內(nèi)容會(huì)后及時(shí)向發(fā)言人和其他參會(huì)人員求證、核對(duì)，力求保證會(huì)議記錄的原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性。
如果當(dāng)時(shí)未同步作記錄，只是根據(jù)會(huì)后各與會(huì)人員的書面發(fā)言材料來補(bǔ)記錄的話，還是有些不便和難度的，一方面，會(huì)議發(fā)言內(nèi)容與書面材料往往有些出入，甚至有的在材料中體現(xiàn)了但口頭匯報(bào)時(shí)未提，有的口頭講了但書面材料中沒有，也有的材料中有、口頭也匯報(bào)了但講的意思有些不同或深度不一、表述角度不一，存在多方面的差異，如果純粹靠記憶去補(bǔ)錄當(dāng)時(shí)發(fā)言情況，頗有難度，且很難真實(shí)完整地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的場(chǎng)景，如果會(huì)間有討論或互動(dòng)交流，這樣的原始狀況就更難復(fù)原了。另一方面，對(duì)于各部門匯報(bào)的事項(xiàng)，領(lǐng)導(dǎo)是如何決策和敲定的，這個(gè)內(nèi)容是會(huì)議記錄的關(guān)鍵信息，不可或缺，也就是說會(huì)議記錄既要有匯報(bào)與討論過程的詳盡記載，也要有領(lǐng)導(dǎo)的決議情況記錄，這是會(huì)議的主要成果，也是會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要，作為各部門工作執(zhí)行的重要依據(jù)。由此可見，隨堂記錄會(huì)議情況的重要性，對(duì)于參會(huì)面較廣、匯報(bào)事項(xiàng)多的會(huì)議更需要做好同步記錄工作，避免會(huì)后作“回憶錄”。
2.要“日常記錄”，忌臨時(shí)“抱佛腳”
這里所說的“日常記錄”是指對(duì)本單位情況的日常關(guān)注與全面掌控。常言道：“不打無準(zhǔn)備之仗。”對(duì)于這種領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)動(dòng)議聽取匯報(bào)或下屬單位緊急情況提請(qǐng)研究決策的會(huì)議，于文秘人員而言，會(huì)前對(duì)會(huì)議議題和相關(guān)背景情況沒有任何了解，看似是沒有也無法做好準(zhǔn)備的，但“功夫在詩外，處處皆修行”，如同學(xué)習(xí)作詩一樣，練就會(huì)議記錄本領(lǐng)的過程也是如此。對(duì)各單位提請(qǐng)上會(huì)事項(xiàng)的了解，不只是會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)所聽所聞，從某種程度上說，更多的是應(yīng)該是基于日常工作中對(duì)本單位全局情況的詳盡掌握，對(duì)各下屬單位和職能部門業(yè)務(wù)發(fā)展、工作動(dòng)態(tài)的密切關(guān)注、悉心觀察。有了平時(shí)信息的日積月累和上下情況的了然于胸，會(huì)上在聽取匯報(bào)時(shí)才不至于懵懵懂懂、一知半解、摸不著風(fēng)，記錄起來也才不會(huì)因?yàn)槔斫獠磺宥簧瞎?jié)奏、記不完整、寫不準(zhǔn)確，才能打好這種無準(zhǔn)備之仗。
3.要“立體記錄”，忌會(huì)上“圖省事”。
現(xiàn)代化進(jìn)程的加速，給會(huì)議記錄工作也帶來了諸多機(jī)遇與便利。錄音筆、錄像機(jī)、速錄機(jī)、智能手機(jī)等隨處可見、隨時(shí)可用，是傳統(tǒng)手工會(huì)議記錄的重要補(bǔ)充工具。對(duì)于臨時(shí)召開的會(huì)議，調(diào)用這些電子設(shè)備、服務(wù)會(huì)議記錄工作，顯得尤為重要和必要。有的伙伴可能會(huì)認(rèn)為會(huì)后再次整理錄音資料感覺麻煩、多事，而不太樂意或不屑于進(jìn)行會(huì)議錄音，其實(shí)這是很不可取的。小編建議，親們?cè)趨⒓宇愃茣?huì)議時(shí)，即便相關(guān)部門和參會(huì)人員有書面匯報(bào)材料，在自己采用速記速錄方法作會(huì)議記錄的同時(shí)，充分運(yùn)用錄音設(shè)備進(jìn)行會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)錄音，特別重要且緊急的會(huì)議還有必要安排兩人作會(huì)議記錄，并在會(huì)場(chǎng)錄音效果最佳位置布置錄音錄像設(shè)備錄制影音文件資料，構(gòu)建立體記錄模式，留下完備的現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)以備核查和存檔。這樣可以有效地彌補(bǔ)和解決手工會(huì)議記錄速度跟不上、會(huì)議發(fā)言人員表達(dá)不清楚或方言難懂等問題帶來的記錄缺陷，也便于會(huì)后對(duì)發(fā)言和決議情況進(jìn)行回放、復(fù)核與確認(rèn)。
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