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秘書人員如何領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖
秘書工作一個(gè)很重要的特點(diǎn)，就是“遵旨行事”，是接受了領(lǐng)導(dǎo)的指示以后，才去開(kāi)展各項(xiàng)工作，是“要我辦”而不是“我要辦”。秘書工作的這種“受命性”特點(diǎn)，要求我們必須認(rèn)真理解領(lǐng)導(dǎo)的思想，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。
一領(lǐng)會(huì)意圖的實(shí)質(zhì)
領(lǐng)會(huì)意圖是秘書職業(yè)道德的基石。秘書工作的本質(zhì)意義，就是服從領(lǐng)導(dǎo)的決策，忠實(shí)既定意圖，并將其轉(zhuǎn)化為具體有效的行動(dòng)。因此，秘書應(yīng)尊重領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)基本觀點(diǎn)，不草率、不走樣，準(zhǔn)確把握、嚴(yán)格遵循其思想脈絡(luò)，合理安排，精確籌劃，切實(shí)實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。
當(dāng)然，秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的服從，不是盲從、屈從。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的交代含糊不清、詞不達(dá)意時(shí)，應(yīng)在忠實(shí)其意的前提下，適當(dāng)融匯、提煉、加工、完善;當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的交代籠統(tǒng)、粗疏、誤漏時(shí)，要適當(dāng)補(bǔ)充和修正，使之具體、嚴(yán)密、準(zhǔn)確，而不應(yīng)依葫蘆畫瓢，將錯(cuò)就錯(cuò)。倘若發(fā)現(xiàn)個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)在交代中歪曲事實(shí)，無(wú)中生有，捏造成績(jī)，掩蓋錯(cuò)誤，有可能損害機(jī)關(guān)威信和群眾利益時(shí)，秘書要出以公心，提醒、勸誡，大膽“進(jìn)諫”，不應(yīng)事不關(guān)己，緘口不言，更不可曲意逢迎，拿原則做交易博取領(lǐng)導(dǎo)歡心。
領(lǐng)會(huì)意圖是秘書參謀輔政的前提。秘書進(jìn)行的工作，實(shí)際上是在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮參謀助手作用。機(jī)關(guān)中，秘書開(kāi)展工作的情況大體有如下幾種：一是無(wú)交代程序和具體意圖，可由秘書視實(shí)際情況開(kāi)展工作。這類工作一般只涉及機(jī)關(guān)日常具體事務(wù)，較為簡(jiǎn)單，它們多由工作人員按照領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)的管理思想，遵循一般管理程序，根據(jù)實(shí)際情況自行處理。二是有交代程序和辦事意圖，需要秘書忠于領(lǐng)導(dǎo)意圖。這類工作一般涉及機(jī)關(guān)重要事務(wù)，較為復(fù)雜。三是有交代程序但無(wú)具體意圖，需由秘書先根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的粗略交代擬出方案，再交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體或領(lǐng)導(dǎo)人議定或?qū)彾�。這類工作都較為重要，只是領(lǐng)導(dǎo)集體或領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)具體意圖尚無(wú)成熟思考，要先由秘書設(shè)想具體意圖并提供初步方案。
無(wú)論哪種情況，秘書都需要運(yùn)用自身的基本素養(yǎng)，調(diào)動(dòng)自己掌握的多種知識(shí)和有關(guān)情況綜合進(jìn)行嚴(yán)密思考。要針對(duì)意圖，或拾遺補(bǔ)闕，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖某些欠周密、欠妥當(dāng)?shù)牡胤�，給予彌補(bǔ)、修正、完善;或作進(jìn)一步的分析、綜合、調(diào)整、取舍，而后，再通過(guò)自己的行動(dòng)將領(lǐng)導(dǎo)意圖體現(xiàn)得更加系統(tǒng)、周密、準(zhǔn)確。
領(lǐng)會(huì)意圖是提高工作質(zhì)量的根本。這是由領(lǐng)導(dǎo)身份特點(diǎn)決定的。作為領(lǐng)導(dǎo)雖然彼此氣質(zhì)性格不同，處理問(wèn)題的方式也不同，但是他們也有共同之處：第一，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某個(gè)問(wèn)題反復(fù)醞釀、思考成熟以后，才會(huì)向秘書交代意圖，如果一個(gè)問(wèn)題還沒(méi)有考慮周全，一般是不會(huì)讓秘書去辦理的。第二，領(lǐng)導(dǎo)參加工作的時(shí)間較長(zhǎng)，經(jīng)歷的風(fēng)雨也多，他們能夠做到胸有大略、統(tǒng)攬全局、高屋建瓴。因此，他們對(duì)某項(xiàng)工作的指導(dǎo)思想一般把握得比較好，對(duì)工作中應(yīng)注意的問(wèn)題也考慮得比較周全。第三，領(lǐng)導(dǎo)的想法和打算，常常是匯集了領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部的各方面意見(jiàn)，所以他對(duì)工作的要求是很具有權(quán)威性的。
從以上幾點(diǎn)可以設(shè)想，只要秘書在行動(dòng)前充分領(lǐng)會(huì)了領(lǐng)導(dǎo)意圖，并在行動(dòng)中始終遵循這一意圖，那么其結(jié)果實(shí)際上就是凝聚了領(lǐng)導(dǎo)層的經(jīng)驗(yàn)，集中了大家的智慧，質(zhì)量自然是比較高的。
領(lǐng)會(huì)意圖是減少無(wú)效勞動(dòng)的關(guān)鍵。常常有這樣的現(xiàn)象：秘書辛辛苦苦干完了一項(xiàng)工作，卻在領(lǐng)導(dǎo)那里被否定，甚至數(shù)次返工仍然通不過(guò)。在這里，秘書就是做了無(wú)效勞動(dòng)，走了彎路，鬧個(gè)白辛苦。怎樣減少這種無(wú)效勞動(dòng)呢?很重要的一個(gè)方面就是準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。如果不管領(lǐng)導(dǎo)意圖，隨任自己去發(fā)揮，工作的結(jié)果就很可能同領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)相去甚遠(yuǎn)，返工的次數(shù)也多，甚至勞而無(wú)功。
有很多秘書工作能力不能說(shuō)不強(qiáng)，對(duì)自己要求也不能說(shuō)不嚴(yán)格，工作態(tài)度也不能說(shuō)不端正，可他們工作的結(jié)果卻常常在領(lǐng)導(dǎo)那里通不過(guò)，主要在于沒(méi)有正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。秘書只有把自己的工作能力同領(lǐng)導(dǎo)的意圖結(jié)合起來(lái)，才能辦出令領(lǐng)導(dǎo)滿意的事情。
二領(lǐng)導(dǎo)交代意圖
領(lǐng)導(dǎo)最初的意圖，有的比較成熟、系統(tǒng)、全面;有的則不太明確，比較簡(jiǎn)單，是有待加工的“思想毛坯”;也有的領(lǐng)導(dǎo)站得高、角度新，把握住了事物的關(guān)鍵和實(shí)質(zhì)，產(chǎn)生的意圖具有啟發(fā)性，但還未定型，需要進(jìn)一步優(yōu)化，使其臻于完善。
同時(shí)，由于領(lǐng)導(dǎo)的氣質(zhì)、性格、能力和領(lǐng)導(dǎo)方法不同，交代意圖的方式也不同。大致有如下幾種：
從程度上看，有的領(lǐng)導(dǎo)是“簡(jiǎn)潔式”的，即只用幾句話就干脆利落地把他的想法說(shuō)了出來(lái)，甚至有時(shí)只是說(shuō)：“××時(shí)候有個(gè)會(huì)，希望你寫份材料。”至于要寫什么內(nèi)容卻只字不提。有的領(lǐng)導(dǎo)是“詳細(xì)式”的，即把應(yīng)該寫什么，應(yīng)該怎樣寫，甚至每一層應(yīng)該表達(dá)哪些內(nèi)容，都交代得一清二楚。
從內(nèi)容上看，有的領(lǐng)導(dǎo)是“觀點(diǎn)式”的，即只提示幾個(gè)要點(diǎn)，至于觀點(diǎn)里面的具體內(nèi)容，需由秘書去單獨(dú)思考和收集。有的領(lǐng)導(dǎo)是“素材式”的，即給出一些他了解的詳細(xì)材料，至于這些材料說(shuō)明了什么問(wèn)題，能夠概括出怎樣的觀點(diǎn)，則由秘書去總結(jié)歸納，領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有現(xiàn)成的。
從手段上看，有的領(lǐng)導(dǎo)是“直接式”的，即喜歡把辦事人招來(lái)，面對(duì)面親自交代，直到辦事人弄懂記清為止。有的領(lǐng)導(dǎo)則是“間接式”的，即喜歡把意圖交代給他的直接下級(jí)，然后一級(jí)一級(jí)往下交代。這種領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，應(yīng)該調(diào)動(dòng)各方面的積極性，使自己的直接下級(jí)也了解自己的意圖。
從頻率上看，有的領(lǐng)導(dǎo)是“一次性”交代，即只用一次交談，就將自己的意圖表述完畢，鐵板釘釘，只此一次，再不更改。有的領(lǐng)導(dǎo)則是“多次性”交代，即通過(guò)和秘書多次交談，特別是對(duì)一些較為復(fù)雜的工作，有時(shí)反復(fù)強(qiáng)調(diào)，有時(shí)推倒重來(lái)，有時(shí)棄之又用，從而使自己的意圖不斷清晰、不斷深化、不斷集中。
三秘書領(lǐng)會(huì)意圖
一般來(lái)說(shuō)，秘書要想準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，有以下幾種具體方式：
一是把握領(lǐng)導(dǎo)的工作熱點(diǎn)，跟蹤追擊。領(lǐng)導(dǎo)的工作熱點(diǎn)往往會(huì)集中反映在領(lǐng)導(dǎo)的意圖中。抓住這一點(diǎn)，就等于抓住了領(lǐng)導(dǎo)意圖的核心，就能與領(lǐng)導(dǎo)工作同步、目標(biāo)同向。但是，領(lǐng)導(dǎo)意圖是圍繞黨在每個(gè)時(shí)期的中心工作形成的，具有階段性，為此還必須對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的思想進(jìn)行系統(tǒng)掌握，形成連續(xù)性。
二是把握領(lǐng)導(dǎo)的思維方式，協(xié)同動(dòng)作。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某項(xiàng)工作有了思維萌動(dòng)時(shí)，要能有所共思;當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某件事情有所醞釀時(shí)，要能不謀而合;當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)作出某項(xiàng)決策時(shí)，要能心領(lǐng)神會(huì);當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)期待某種效果時(shí)，要能舉一反三;當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要某種信息時(shí)，要能超前服務(wù)。
三是把握領(lǐng)導(dǎo)的思想火花，加以深化。面對(duì)某項(xiàng)新的工作或臨時(shí)處理某個(gè)問(wèn)題時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)會(huì)有感而發(fā)，提出的意見(jiàn)往往是零散、片斷的。對(duì)這些意見(jiàn)，要認(rèn)真加以領(lǐng)會(huì)，要知道，在零散之中有很多有見(jiàn)地的觀點(diǎn)。領(lǐng)導(dǎo)在即興講話時(shí)也經(jīng)常出現(xiàn)一些新穎的觀點(diǎn)。要善于抓住領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點(diǎn)，努力開(kāi)掘和深化，以完善領(lǐng)導(dǎo)決策。
四是把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖核心，多方補(bǔ)充。在這方面，一要善于抓住點(diǎn)，即緊緊抓住領(lǐng)導(dǎo)意圖的要點(diǎn)與核心，把領(lǐng)導(dǎo)觀點(diǎn)同上頭精神和下頭實(shí)際串起來(lái)，既與上頭精神一致，又與下頭實(shí)際吻合，做到有理有據(jù)。二要善于擴(kuò)大面，即以主要領(lǐng)導(dǎo)思想為主線，多方面吸收其他領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，集思廣益，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合分析、科學(xué)剪接，使各方面意見(jiàn)都能融匯進(jìn)去，形成整體決策。
五是把握領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性特點(diǎn)，因人而異。領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性不同，就有不同的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和工作方式。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)古典文學(xué)底子較厚，做報(bào)告喜歡引經(jīng)據(jù)典，為這樣的領(lǐng)導(dǎo)起草材料，就要適當(dāng)引用一些典故，以借古喻今。有的領(lǐng)導(dǎo)是從基層調(diào)上來(lái)的，對(duì)下面的情況比較熟悉，為這樣的領(lǐng)導(dǎo)起草材料，就要多舉一些他熟悉的例子。
在領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖時(shí)，不論采取何種方式，有兩個(gè)問(wèn)題需特別注意：
傾聽(tīng)又會(huì)聽(tīng)。秘書應(yīng)養(yǎng)成一個(gè)良好的習(xí)慣，即集中精力傾聽(tīng)，隨手奮筆疾記，即使是領(lǐng)導(dǎo)的即興發(fā)言，也應(yīng)詳細(xì)記錄下來(lái)，以備后用。在認(rèn)真記錄的同時(shí)，還要對(duì)沒(méi)有領(lǐng)會(huì)的問(wèn)題大膽詢問(wèn)，不必拘謹(jǐn)小心。有經(jīng)驗(yàn)的秘書，往往一邊接受任務(wù)，一邊積極思考：對(duì)貫徹意圖時(shí)可能出現(xiàn)的多種情況，及時(shí)提出來(lái)，讓領(lǐng)導(dǎo)能給予明確答復(fù);對(duì)意圖中可能出現(xiàn)的偏差，該糾正的糾正，該否定的否定;對(duì)意圖中有所涉及但還不夠完善和深刻的地方，通過(guò)討論研究，使之在行動(dòng)前就能完善起來(lái)。這里要注意：認(rèn)真思考必須緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖的主旨，大膽提問(wèn)必須使用謙虛探討的口氣。
服從不盲從。在領(lǐng)會(huì)意圖的過(guò)程中，如果領(lǐng)導(dǎo)的想法是正確的，打算也是合理的，那么秘書照著做就行了。但是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的意圖有粗疏、誤漏甚至是錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)當(dāng)怎么辦呢?遇有這種情況，秘書不能自以為是，更不能反“仆”為“主”，而是要通過(guò)一些巧妙的方式，把自己的正確想法轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)的意圖。這些方法大致有：宣傳政策法，提供下情法，介紹經(jīng)驗(yàn)法，彌補(bǔ)漏洞法等。常用的語(yǔ)句是：“這個(gè)問(wèn)題很好，不過(guò)我還有這樣一點(diǎn)想法”;“這個(gè)問(wèn)題挺全面了，我再補(bǔ)充幾點(diǎn)看行不行”;“這個(gè)問(wèn)題，是否可以換個(gè)提法”，等等。
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