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秘書日常工作注意事項(xiàng)
隨著社會(huì)發(fā)展，辦公室需要處理的事務(wù)工作涉及的范圍越來越廣，復(fù)雜性也越來越強(qiáng)。面對(duì)繁雜的工作，如何處理才能做到得體、得當(dāng)、得心?秘書在日常的工作交往當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)注意：
1、正確理解上司的指示，積極主動(dòng)與上司溝通。
秘書每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)不清楚的細(xì)節(jié)加以確認(rèn)核實(shí)，避免造成溝通上的誤解。有的秘書不習(xí)慣主動(dòng)與上司進(jìn)行溝通，上司布置任務(wù)之后，秘書立刻按照自己的理解去行動(dòng)，結(jié)果卻差強(qiáng)人意。例如，有位經(jīng)理對(duì)秘書說：“請(qǐng)把這份文件處理一下”，秘書二話不說就把文件塞進(jìn)了碎紙機(jī)。經(jīng)理大叫起來：“我是叫你去復(fù)印啊!”其實(shí)，秘書在粉碎文件之前，完全可以先向經(jīng)理核實(shí)：“您的意思是讓我把它粉碎掉嗎?”
2、忌不懂裝懂、硬著頭皮亂做。
孔子說“知之為知之，不知為不知，是智也”。有位秘書在工作之前從來沒有練習(xí)使用過傳真機(jī)，到了新單位之后上司讓她發(fā)一份傳真，結(jié)果在發(fā)的時(shí)候?qū)髡嫖募欧戳�，給客戶發(fā)了好幾次，發(fā)過去的都是白紙，導(dǎo)致客戶非常生氣，給工作造成了不小的損失。因此，秘書應(yīng)當(dāng)注重工作交往禮儀的實(shí)際訓(xùn)練，有不懂的地方，一定要向他人虛心請(qǐng)教，只要自己擺正自己的位置、態(tài)度謙虛有禮，別人一般都會(huì)樂于指教。
3、正確對(duì)待錯(cuò)誤與批評(píng)。
犯了錯(cuò)誤的時(shí)候，不要怕丟面子，一定要勇于承認(rèn)錯(cuò)誤，并當(dāng)面向他人道歉。遇到批評(píng)時(shí)，不要立刻就鬧情緒或哭哭啼啼，正確的做法是立刻檢點(diǎn)自己，“有則改之無(wú)則加勉”，只有認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)才能真正取得進(jìn)步。
4、關(guān)系好不等于沒禮貌。
一位受大家喜愛和歡迎的秘書，一定是在工作場(chǎng)合懂得尊敬他人的秘書。有的時(shí)候大家一起工作的時(shí)間長(zhǎng)了，秘書與同事之間的關(guān)系會(huì)變得很熟悉，這時(shí)候容易犯的錯(cuò)誤就是言行上過于隨意。
例如，有的秘書與上司熟了，對(duì)上司常常直呼其名，上司一般也不會(huì)介意。但是遇到有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或重要客戶來的時(shí)候，秘書仍然對(duì)上司直呼其名，這樣做就會(huì)讓上司非常尷尬，也會(huì)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或客人留下不好的印象。盡管關(guān)系熟，也不能忘記禮貌。工作場(chǎng)合不要隨意和他人稱兄道弟或?qū)⑸纤痉Q呼為“老大”。與他人勾肩搭背、拍拍打打，都是過于隨意的做法。
5、不要貪圖小便宜。
秘書在工作中要做到嚴(yán)格的“公私分明”，不要貪圖小便宜，否則會(huì)導(dǎo)致單位利益和個(gè)人形象受損。例如，不要用單位的電話打私人長(zhǎng)途電話，不要用單位的信紙寫私人信件，不要用單位的紙張復(fù)印私人文本等等。與同事之間也要注意“禮尚往來”，不要隨意向他人借錢或借錢給他人，平時(shí)吃工作餐時(shí)，不要隨意讓別人給自己付帳。無(wú)論是對(duì)單位還是對(duì)他人，都不要白吃白喝，貪圖小便宜。
6、在工作交往當(dāng)中與異性相處時(shí)，一定要注意分寸。
在工作中，男性和女性是平等的，不要歧視異性。要尊重異性，絕對(duì)不可對(duì)異性“動(dòng)手動(dòng)腳”或進(jìn)行言語(yǔ)上的騷擾。要盡量避免不必要的身體碰觸，也不要隨意侵犯對(duì)方的私人空間。單獨(dú)寒暄時(shí)，不要涉及兩性之間的話題。不要談?wù)摦愋缘纳眢w或?qū)Ψ诫[私，也不要送貼身物品(如香水、首飾、內(nèi)衣等)給異性同事。
7、盡量避免制造人際矛盾。
與他人溝通時(shí)，盡量采取當(dāng)面溝通的方式。對(duì)人有意見或看法時(shí)，可以當(dāng)面提出、當(dāng)面探討，不要在背后對(duì)他人隨意訴說，否則容易將本來可以擺在桌面上的溝通交流變成“小道消息和謠言滿天飛”，最終最受其害的還是自己，而自己正是那個(gè)“小道消息和謠言的始作俑者”。“好事不出門，壞事傳千里”，背后可以說別人好話，但一定不要在背后說別人壞話。
8、要有寬容的心。
秘書每天可能會(huì)遇到各種各樣的人，當(dāng)遇到自己不喜歡的人時(shí)，不要隨意給對(duì)方貼上“討厭”的標(biāo)簽。要善于發(fā)現(xiàn)對(duì)方優(yōu)點(diǎn)，并向?qū)Ψ降拈L(zhǎng)處學(xué)習(xí)，在內(nèi)心里寬容對(duì)方，學(xué)會(huì)和各種各樣的人融洽相處。
9、常常感謝他人。
得到他人的幫助，哪怕對(duì)方僅僅是給自己倒了一杯水，也要認(rèn)真地說一聲“謝謝”。懂得感恩的人，會(huì)讓他人感到助人的價(jià)值，并且樂于付出。
10、謹(jǐn)言慎行。
秘書在工作場(chǎng)所一定要言行謹(jǐn)慎。單位的休息室、洗手間是可以放松的場(chǎng)所，但同時(shí)也是單位的公共場(chǎng)所。在這些地方，常常會(huì)有其他部門的人或單位以外的人，因此，不要以為在這里可以放松的隨意說笑或議論他人。如果被議論的人恰巧在你看不到的地方聽到了你的言語(yǔ)，很可能會(huì)對(duì)單位的人際關(guān)系造成看不見的影響，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)造成不可挽回的損失。同樣道理，在單位的電梯或走廊里，也不要隨便“發(fā)言”。在會(huì)議中或會(huì)見客人等正式的場(chǎng)合中，更要注意謹(jǐn)言慎行，不要給他人留下魯莽唐突的印象。
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