- 相關(guān)推薦
秘書做好會(huì)議記錄的技巧和注意事項(xiàng)
任何一次成功的會(huì)議，都缺少不了秘書的創(chuàng)造性和服務(wù)性勞動(dòng)。僅圍繞會(huì)議議題，秘書人員做好會(huì)議記錄，就要付出許多的精力和汗水。因此，本文對(duì)秘書人員做好會(huì)議記錄中的技巧和注意事項(xiàng)作一探討，從一個(gè)側(cè)面來認(rèn)識(shí)秘書在會(huì)議中的職責(zé)。
一、會(huì)前記錄準(zhǔn)備
選好記錄人員是做好記錄的關(guān)鍵。記錄人員需要有良好的素質(zhì)，要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，具備秘書工作知識(shí)，掌握基本技能，如果能學(xué)會(huì)速記就更好。同時(shí)也需要實(shí)際訓(xùn)練，提高記錄速度。會(huì)議一般要有相對(duì)固定的記錄人員。專人負(fù)責(zé)，可以熟悉出席人員，了解會(huì)議有關(guān)內(nèi)容，熟練掌握記錄基本方法。如果是臨時(shí)指派的人員，會(huì)務(wù)工作負(fù)責(zé)人就必須向其交代清楚記錄要求，必要時(shí)會(huì)前做些適當(dāng)?shù)妮o導(dǎo)。
記錄人員要準(zhǔn)備好記錄工具。一要準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和用于會(huì)議記錄的紙張。會(huì)議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會(huì)議記錄本或記錄紙，使用灌注有黑色、藍(lán)黑色墨水的鋼筆。若用圓珠筆，也必須是經(jīng)國家檔案局鑒定的，這種圓珠筆芯上標(biāo)有“DA”(檔案的拼音字頭)標(biāo)記。二要準(zhǔn)備錄音機(jī)等現(xiàn)代記錄工具作為手工記錄的補(bǔ)充。使用錄音機(jī)時(shí)要備有足夠的磁帶，重要的會(huì)議要有錄音，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)“有據(jù)可依”，定期召開的會(huì)議一般不錄音。但記錄人員不能迷信錄音機(jī)，不能凡會(huì)錄音，而當(dāng)場(chǎng)不手工記錄，指望會(huì)議結(jié)束后根據(jù)錄音來整理。其實(shí)會(huì)后根據(jù)錄音整理，往往要花費(fèi)會(huì)上好幾倍的時(shí)間，記錄速度慢，不易把握重點(diǎn)。要提倡會(huì)后將書面會(huì)議記錄對(duì)照錄音校對(duì)，保證記錄準(zhǔn)確無誤。還可選擇筆記本電腦、電子記事本等工具來記錄會(huì)議信息。
記錄人員在開會(huì)前要提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，并落實(shí)好用作會(huì)議記錄的位置。安排記錄席位時(shí)要注意盡可能靠近主持人和發(fā)言人，或擴(kuò)音設(shè)備旁，便于準(zhǔn)確清晰地聆聽他們講話內(nèi)容。從某種程序上談，記錄人員比一般與會(huì)人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。
二、會(huì)間記錄服務(wù)
會(huì)議記錄是會(huì)議內(nèi)容和過程的真實(shí)憑證。一份完整、簡(jiǎn)潔、條理清楚的會(huì)議記錄可以作為今后回顧已討論過的事務(wù)查閱參考的憑證。記錄必須體現(xiàn)會(huì)議的實(shí)際進(jìn)程、會(huì)議的主要情況、發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不能遺漏。要清楚而簡(jiǎn)潔地記載會(huì)議進(jìn)程，不要與詳細(xì)報(bào)告或載錄混淆起來。記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表述要準(zhǔn)確真實(shí)，不要含糊，更不能有任何內(nèi)容錯(cuò)誤。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。
會(huì)議記錄一般使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的記錄本，應(yīng)該記錄的內(nèi)容大體有：會(huì)議名稱，包括會(huì)議的全稱及屆次;時(shí)間，會(huì)議起止的具體時(shí)間;會(huì)議地點(diǎn);到會(huì)人，包括出席人、列席人、主持人;缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因;記錄人;會(huì)議議題;討論經(jīng)過;議決事項(xiàng)等。記錄一般采用筆錄方式，或用錄音等會(huì)后整理的方式。從記錄的詳細(xì)程度來看，記錄可采用詳錄和摘錄兩種方式。重要會(huì)議需要詳細(xì)記錄，要求做到“有言必錄”，包括發(fā)言中的插話。這種記錄除了要用速記方法外，還可借助錄音器材。日常會(huì)議通常采用摘要記錄的方法，選擇那些與會(huì)議主題相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行記錄。這種方法要舍棄一些內(nèi)容，記錄主要精神。詳錄和摘錄這兩種方法有時(shí)需要結(jié)合起來運(yùn)用，即使摘錄，重要發(fā)言、議決事項(xiàng)也需要詳錄。
記錄人員的筆記要流暢，易于理解，同時(shí)不失真，就得掌握記錄的技巧。一“快”，書寫運(yùn)筆要快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。二“要”，擇要而記。就記錄一次會(huì)議來說，要圍繞議題，主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見或有爭(zhēng)議的問題，結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄一個(gè)人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，可以不記論證過程。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。三“省”，在記錄中正確使用省略法。使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語和統(tǒng)稱，省略詞語和句中的附加成分。四“代”，較為簡(jiǎn)便的寫法代替復(fù)雜的寫法。如用姓代替全名，筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字，數(shù)字和國際通用符號(hào)代替文字，漢語拼音代替生詞難字，外語符號(hào)代替某些詞匯等。
三、會(huì)后整理完善
會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容的來源是會(huì)議記錄。因此，會(huì)后及時(shí)整理好會(huì)議記錄很重要。由于現(xiàn)場(chǎng)記錄十分緊張，字跡不可能很清晰，而且每個(gè)人都有一套適合自己的現(xiàn)場(chǎng)記錄法，有些常用術(shù)語，當(dāng)場(chǎng)記錄時(shí)往往簡(jiǎn)化了，不及時(shí)整理，隔時(shí)一久，有些問題就搞不清楚了。整理時(shí)，一方面要把簡(jiǎn)化的語句盡可能完善，另一方面要把多余的“這個(gè)”、“那個(gè)”等口頭禪去掉，盡可能做到語言文字規(guī)范化，當(dāng)然不能變動(dòng)原意。對(duì)于不清楚不明白空缺的內(nèi)容，要及時(shí)請(qǐng)教發(fā)言人進(jìn)行完善，或者對(duì)照錄音進(jìn)行補(bǔ)充完整。
整理好的會(huì)議記錄，一般都應(yīng)存檔。有些會(huì)議記錄對(duì)會(huì)后的工作至關(guān)重要，對(duì)于這類會(huì)議應(yīng)該迅速建立專門的檔案，除會(huì)議記錄外，與會(huì)者的名單、聯(lián)系地址、會(huì)議的組織情況、下一步編印的會(huì)議紀(jì)要和其它有關(guān)資料也應(yīng)視情況一并存檔。將會(huì)議資料歸檔，不僅便于查找，而且對(duì)組織下一次類似會(huì)議也有參考價(jià)值。
四、傾聽的注意事項(xiàng)
傾聽是記錄人員從會(huì)議上吸收信息的主要渠道和方式，是其參加會(huì)議主要任務(wù)。當(dāng)會(huì)議的忠實(shí)聽眾，應(yīng)該是記錄人員扮好會(huì)議角色的基本要求。
1.耳到心到。要做到“耳到”，無論遇到自己感不感興趣的話題，或者發(fā)言者對(duì)不對(duì)自己的口味，記錄人員都必須調(diào)整好自己的心態(tài)，全身心投入聆聽。傾聽?wèi)?yīng)該是用心聽講，專心聽取每位與會(huì)者的講話發(fā)言，領(lǐng)會(huì)講話內(nèi)容，思考發(fā)言的內(nèi)涵，要聽出弦外之音。
2.聚精會(huì)神。記錄人員傾聽時(shí)要神情專注。專心聽取會(huì)議發(fā)言，是對(duì)發(fā)言者的尊重，也是會(huì)議的基本紀(jì)律。會(huì)場(chǎng)上心不在焉，三心二意，左顧右盼，旁若無人，只能是自掉身價(jià)，損壞了秘書人員良好的形象。
3.苦練坐功。學(xué)會(huì)傾聽，要學(xué)會(huì)端坐，正所謂“坐有坐相”。記錄人員要有正確的坐姿，在會(huì)議過程中盡可能自始自終正襟危坐。同時(shí)還要坐得住，不能輕易離席，進(jìn)出會(huì)場(chǎng)，這樣會(huì)中斷記錄內(nèi)容。不要抽煙，頻繁喝茶，這樣容易打斷記錄思路。
4.排除干擾。記錄人員的手機(jī)一般不要關(guān)閉，可將通訊設(shè)備設(shè)在靜音振動(dòng)狀態(tài)，以備撥打接聽與會(huì)議有關(guān)電話，無關(guān)電話一律不接。若自己的鄰座健談，不斷要與自己私下交談，記錄人員要設(shè)法婉拒，告知自己在專司記錄，無暇交流。
【秘書做好會(huì)議記錄的技巧和注意事項(xiàng)】相關(guān)文章：
行政秘書如何做好會(huì)議記錄12-07
秘書溝通的方法和技巧06-25
登山技巧和注意事項(xiàng)03-11
烹飪技巧和注意事項(xiàng)03-19
花籃插花的技巧和注意事項(xiàng)03-20
籃球過人技巧和注意事項(xiàng)01-06
做好托福閱讀主旨題的方法和技巧03-14
面試銷售技巧和注意事項(xiàng)03-08