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秘書怎么跟領(lǐng)導(dǎo)講話有講究
秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊工作人員，需要經(jīng)常給領(lǐng)導(dǎo)請示匯報(bào)工作，接受領(lǐng)導(dǎo)交辦工作事項(xiàng)，有時(shí)還要小范圍參與領(lǐng)導(dǎo)研究工作。如何跟領(lǐng)導(dǎo)講話得體恰當(dāng)是每個(gè)秘書走上崗位之前潛心修煉并在日常工作中高度注意的重要事項(xiàng)。秘書如何跟領(lǐng)導(dǎo)講話呢?筆者認(rèn)為主要做到“四帶三不”。
一、“四帶”
主要是帶要點(diǎn)、帶耳朵、帶眼睛、帶筆記本。
“帶要點(diǎn)”就是跟領(lǐng)導(dǎo)講話之前首先思考一下跟領(lǐng)導(dǎo)講幾件事情，每件事情有哪些關(guān)鍵要點(diǎn)，哪些是難點(diǎn)所在，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心哪些事項(xiàng)，需要領(lǐng)導(dǎo)決定什么內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)可能還要問哪些事項(xiàng)，提前把這些要點(diǎn)寫到本子上，不寫到本子上起碼也要有腹稿，把這些事項(xiàng)明白后就可找領(lǐng)導(dǎo)談事情了。講話要點(diǎn)沒搞清楚就不能貿(mào)然找領(lǐng)導(dǎo)，找了就很有可能匯報(bào)不清楚，匯報(bào)不清楚不如晚匯報(bào)或者寧可不匯報(bào)。
“帶耳朵”就是在跟領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)要認(rèn)真、準(zhǔn)確聆聽領(lǐng)導(dǎo)講話，精準(zhǔn)捕捉領(lǐng)導(dǎo)講話要點(diǎn)和把握領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，聽不清楚或者有歧義的要當(dāng)面跟領(lǐng)導(dǎo)詢問清楚，領(lǐng)導(dǎo)講過的話還要入耳入心，不能這個(gè)耳朵進(jìn)去、那個(gè)耳朵出來。實(shí)踐中不帶耳朵跟領(lǐng)導(dǎo)講話的大有人在，領(lǐng)導(dǎo)講過幾天就忘得不知道哪里去了，時(shí)間一長就讓領(lǐng)導(dǎo)對你產(chǎn)生丟三落四的不良印象。
“帶眼睛”就是跟領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)不但要帶耳朵認(rèn)真聆聽，而且還要善于察言觀色。察言觀色主要包括以下內(nèi)容：注意觀察領(lǐng)導(dǎo)對你匯報(bào)內(nèi)容的興趣程度及反應(yīng)情況，如果不感興趣就及時(shí)調(diào)整匯報(bào)重點(diǎn)及表達(dá)方式，迅速考慮重新調(diào)整或壓縮匯報(bào)內(nèi)容，或者干脆適可而止;注意觀察領(lǐng)導(dǎo)對你匯報(bào)內(nèi)容的態(tài)度，主要是爭取領(lǐng)導(dǎo)對你匯報(bào)內(nèi)容要有明確指示或者意見，但要把握好在領(lǐng)導(dǎo)分管工作及職責(zé)范圍之內(nèi);注意觀察領(lǐng)導(dǎo)情緒，如果領(lǐng)導(dǎo)手頭繁忙、心情不佳、注意力不集中或者即將離開辦公室的話，就要迅速打住;注意觀察領(lǐng)導(dǎo)辦公室是否需要清理垃圾或者整理、飲水杯是否需要續(xù)水，是否有其他需要你做或者你能做也應(yīng)該做的活，實(shí)際上就是眼里有活。秘書呆頭呆腦本質(zhì)上就是呆在眼睛。現(xiàn)實(shí)中跟領(lǐng)導(dǎo)講話不帶眼睛的也大有人在，領(lǐng)導(dǎo)忙得不可開交還盯著匯報(bào)不停，在領(lǐng)導(dǎo)流露不悅時(shí)還不知進(jìn)退;甚至看到辦公室紙簍里堆成小山了還視而不見。這些都是不帶眼睛的具體表現(xiàn)。
“帶筆記本”就是跟領(lǐng)導(dǎo)講話手里一定要有筆記本。不問是領(lǐng)導(dǎo)還是秘書，一般工作交流時(shí)都應(yīng)該做些筆記，特別是事關(guān)重大的事項(xiàng)。從秘書角度來說，領(lǐng)導(dǎo)交辦了哪些事項(xiàng)要逐一記錄在案，以備做好落實(shí)，同時(shí)防止疏漏誤事。從領(lǐng)導(dǎo)角度來說，什么時(shí)間交代了哪些事項(xiàng)，有個(gè)記錄也可備查。大家看到朝鮮領(lǐng)導(dǎo)人新聞?wù)掌�，基本都會看到一大群干部每人手里拿個(gè)小筆記本，以便隨時(shí)記錄。從專業(yè)角度來說，這是很必要的。秘書要養(yǎng)成隨身攜帶筆記本習(xí)慣，以備第一時(shí)間將領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)記錄下來，千萬不能過分依賴記性好，再好記性事情多了也有疏漏;對于重要事項(xiàng)，記下來如還不十分肯定，就要及時(shí)跟領(lǐng)導(dǎo)再請示確認(rèn)，以防誤差。
二、“三不”
主要是不插話、不搶話、不廢話。
“不插話”就是領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)不要插話。任何人都不喜歡講話時(shí)別人插話打斷自己思路，同時(shí)也認(rèn)為下級隨便插話本身還是不尊重自己的表現(xiàn)，特別是在公開場合還容易影響領(lǐng)導(dǎo)人的光輝形象。秘書跟領(lǐng)導(dǎo)講話一定要等領(lǐng)導(dǎo)講完讓你講再講話，哪怕你要講的內(nèi)容非常正確，也要等領(lǐng)導(dǎo)講完后再以恰當(dāng)方式講話。實(shí)際上，不插話對所有人都同樣適用。任何人在社會交往過程中都要自覺尊重講話禮儀，在別人講話時(shí)不要隨意插話，如果實(shí)在需要插話，也要征得講話人同意后才可插話，否則非常不禮貌。
“不搶話”就是不該講話時(shí)不要搶著講話，或者說是跟領(lǐng)導(dǎo)搶話說，一定要等領(lǐng)導(dǎo)講話結(jié)束后才能接著講話，務(wù)必注意什么時(shí)候該說，什么時(shí)候不該說，不該說時(shí)要做到沉默是金，領(lǐng)導(dǎo)讓你說話你再說話，沒輪到你講話就要規(guī)規(guī)矩矩把耳朵豎起來好好聆聽即可。同樣道理，秘書參加各類會議或者討論場合時(shí)同樣要堅(jiān)持不搶話，任何時(shí)候搶話了都會被人家視為不禮貌，還有可能影響領(lǐng)導(dǎo)形象。秘書一點(diǎn)點(diǎn)不慎重行為，到了人家嘴里就變成“某某領(lǐng)導(dǎo)的秘書一開會就喜歡搶話”。不問在什么單位工作，秘書都應(yīng)將不搶話作為跟領(lǐng)導(dǎo)、同事溝通交流的基本準(zhǔn)則。
“不廢話”就是跟領(lǐng)導(dǎo)不講無用或者多余的話。秘書跟領(lǐng)導(dǎo)請示匯報(bào)工作，該請示哪些事項(xiàng)，該匯報(bào)什么內(nèi)容，事先需要思考清楚，講話要求直奔主題、重點(diǎn)突出、簡潔明了、條理清晰，不能連湯帶水、絮絮叨叨、沒完沒了、東拉西扯，跟匯報(bào)事項(xiàng)沒有關(guān)系的半個(gè)字不說;拿不準(zhǔn)的寧可不講或者少講，也不要打腫臉充胖子越說越亂。
總的來說，不論在什么單位，秘書跟領(lǐng)導(dǎo)講話都是一件勞心費(fèi)神的事情，需要注意時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境、場合、詳略，同時(shí)把握好尺度及火候;認(rèn)真觀察和掌握領(lǐng)導(dǎo)講話風(fēng)格及個(gè)性特征，及時(shí)調(diào)整跟領(lǐng)導(dǎo)講話方式方法，力求適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，并爭取領(lǐng)導(dǎo)適應(yīng)自己。跟領(lǐng)導(dǎo)講話后回到辦公室第一件事情就是好好消化吸收講話要點(diǎn)，針對講話要點(diǎn)做好針對性工作安排或者貫徹落實(shí)工作，并在合適時(shí)間報(bào)告落實(shí)情況，千萬不能領(lǐng)導(dǎo)講完你也擱置了，等領(lǐng)導(dǎo)催問你事情落實(shí)怎么樣了?就說明你又失職一次了。另外，秘書在跟領(lǐng)導(dǎo)講話過程中還要禁得住“三問”，就是要熟悉情況及前因后果，在領(lǐng)導(dǎo)詢問相關(guān)事項(xiàng)時(shí)能夠及時(shí)應(yīng)答，防止情況不清楚被問個(gè)手足無措。在提升講話水平方面，筆者不建議大家去看專家意見，講話功夫確實(shí)是“紙上得來終覺淺、須知此事要躬行”，只有在實(shí)踐中用心觀察揣摩與調(diào)整改進(jìn)才能講得妥貼恰當(dāng)。
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