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文秘如何寫好公務(wù)短信
公務(wù)短信是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位用來(lái)進(jìn)行內(nèi)部管理和外部溝通的一種重要方式，是信息公開(kāi)的重要形式。由于它傳遞信息及時(shí)，節(jié)約辦公成本，因此在公務(wù)交往中備受青睞。
公務(wù)短信的結(jié)構(gòu)原則
一條完整的公務(wù)短信由稱謂、主題、內(nèi)容、尾語(yǔ)、署名、日期組成。
1.稱謂恰當(dāng)禮貌
稱謂要表達(dá)清楚接收方的身份，并體現(xiàn)禮貌原則。如果是給同事發(fā)公務(wù)短信，最好稱呼具體人名，如“尊敬的×××女士/ 男士”，以示誠(chéng)意和尊重;如果是給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)會(huì)議通知，稱謂最好表達(dá)為領(lǐng)導(dǎo)的姓氏加上他的職位，如“尊敬的李主任”;如果公司里恰好有兩位主任都姓李，就要表達(dá)得更具體些，可以加上他所在的部門，如“尊敬的辦公室李主任”。稱謂恰當(dāng)，溝通和傳遞信息的效果才會(huì)更好。
2.首句反映主題
在首句中即反映出主題，旨在幫助接收方及時(shí)高效地讀取信息。在“短信時(shí)代”，人們享用著短信的巨大功能，也煩惱于短信詐騙和廣告短信泛濫等“信騷擾”。公務(wù)短信倘若沒(méi)有明確的主題，可能會(huì)被當(dāng)作垃圾短信而忽略。
主題歸納得當(dāng)，并在首句中說(shuō)明主題，便于接收方迅速知曉短信的大體內(nèi)容，如“市場(chǎng)部××項(xiàng)目討論會(huì)通知”，然后告知會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)，如“8 月5 日上午9:00，701 會(huì)議室”。主題不明確會(huì)影響工作效率。比如一條首句為“通知”的短信，對(duì)發(fā)送方來(lái)說(shuō)，會(huì)給今后的查詢?cè)黾与y度，影響查準(zhǔn)率;對(duì)接收方來(lái)說(shuō)，必須打開(kāi)短信閱讀后才能知道主旨內(nèi)容，很不高效。
3.內(nèi)容簡(jiǎn)潔條理
公務(wù)短信的正文可以參照事務(wù)性通知的寫作模式，第一部分說(shuō)明背景及目的，第二部分說(shuō)明具體事項(xiàng)。在內(nèi)容表述上應(yīng)當(dāng)做到以下兩點(diǎn)：一是簡(jiǎn)潔明確。盡可能用一條短信容納全部信息，減少短信往來(lái)次數(shù)。如果需要傳遞的信息有多項(xiàng)，宜分點(diǎn)闡述。內(nèi)容表述不能有歧義，以免接收方按照自己的理解去辦事。二是條理清楚。例如，某單位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)短信給他的秘書小趙：“明天上午10:00 你去車站接一下李主任，另外把去年的工作總結(jié)給我看一下。署名： 陳主席。” 職場(chǎng)新手會(huì)立馬回復(fù)：“好的，我立刻去辦。” 有三年工作經(jīng)驗(yàn)的小趙是這樣回復(fù)的：“尊敬的陳主席，來(lái)信收到。①明天上午9:30 我到車站接李主任，接到后短信通知您;②去年的工作總結(jié)我已放在您的抽屜里。最近空氣潮濕，您要注意腿部保暖。署名：小趙”。寥寥數(shù)十字，足見(jiàn)小趙做事的條理性。
4.尾語(yǔ)按需設(shè)置
如果是一般的祝福短信，宜在結(jié)尾處注明“無(wú)須回復(fù)”或“免回”，以避免不必要的回復(fù)。如果是比較重要的事情，可在結(jié)尾處注明“收到請(qǐng)回復(fù)，謝謝! ”以確保信息傳遞到位。如果隔了較長(zhǎng)一段時(shí)間還沒(méi)有收到回復(fù)，有必要打個(gè)電話確認(rèn)對(duì)方是否收到信息。特殊的公務(wù)短信比如通知，應(yīng)使用專用尾語(yǔ)“特此通知”，以示規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)。
5.署名明確勿漏
與一般的生活短信、娛樂(lè)短信不同，公務(wù)短信較為正式和規(guī)范，結(jié)尾處必須署名。若短信末尾沒(méi)有署名，接收方又沒(méi)有保存過(guò)發(fā)送方的號(hào)碼，他就無(wú)從得知發(fā)送方是誰(shuí)，也就失去了用短信傳遞信息的價(jià)值。
6. 附上發(fā)信日期
普通公務(wù)短信的末尾最好附上日期，重要公務(wù)短信的末尾一定要附上日期，以免造成誤解。因?yàn)槭謾C(jī)短信的發(fā)送存在著不確定因素，有時(shí)可能會(huì)延遲。一旦發(fā)生延遲，并且接收方又比較粗心，就有可能弄錯(cuò)時(shí)間，由此耽誤要事。
公務(wù)短信的用語(yǔ)原則
短信不同于電話，不能通過(guò)聲音來(lái)傳遞情感，只能通過(guò)文字來(lái)表達(dá)，接收方則在字里行間揣摩發(fā)送方的語(yǔ)氣和態(tài)度。因此發(fā)送公務(wù)短信時(shí)務(wù)必遵守禮貌、規(guī)范、溫和三項(xiàng)基本原則。
1.禮貌
短信的開(kāi)頭應(yīng)先致問(wèn)候，一句“您好”就能讓對(duì)方倍感親切和自然。如果是在下班時(shí)間發(fā)送公務(wù)短信，最好在開(kāi)頭表示歉意，說(shuō)明事情緊急，希望得到對(duì)方的諒解。結(jié)尾處加上一句“謝謝”，也是有禮貌、有修養(yǎng)的體現(xiàn)。
2.規(guī)范
擬寫公務(wù)短信必須做到語(yǔ)言規(guī)范，不能含混表達(dá)。擬寫前要先弄清短信的內(nèi)容是什么，不同的內(nèi)容所使用的格式以及語(yǔ)言也不同。如果是會(huì)議通知，最好使用通知的寫作格式，才會(huì)顯得正式和規(guī)范。若是一般的節(jié)日祝福，可在短信開(kāi)頭寫上“尊敬的×××”。
3.溫和
短信中的每一字、每一句都要讓人感覺(jué)到你面帶微笑，態(tài)度溫和，娓娓而談。只有讓對(duì)方感覺(jué)舒適，才有助于溝通及工作的順利開(kāi)展。[1]
公務(wù)短信的內(nèi)容規(guī)則
使用公務(wù)短信的目的在于使公務(wù)聯(lián)系變得快捷，因此公務(wù)短信的語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，字?jǐn)?shù)一般控制在一條短信之內(nèi)，以便接收方快速讀取信息。
1.內(nèi)容應(yīng)與公務(wù)有關(guān)
公務(wù)短信的內(nèi)容必須與公務(wù)緊密相連，否則就失去了意義。尤其須注意的是，不能借公務(wù)短信發(fā)送垃圾信息或者廣告。
2.簡(jiǎn)明扼要，突出要點(diǎn)
公務(wù)短信的擬寫要力求務(wù)實(shí)，用最簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)言傳遞信息。比如，在開(kāi)頭講一堆開(kāi)場(chǎng)白，最后才說(shuō)今晚要開(kāi)會(huì)，不僅多此一舉，而且影響工作效率;應(yīng)直接說(shuō)明開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容以及需要攜帶的物品等。此外， 應(yīng)突出要點(diǎn)，把要點(diǎn)放在最前面，然后再作具體說(shuō)明，說(shuō)明也必須與要點(diǎn)相關(guān)。
3.切忌過(guò)于口語(yǔ)化
公務(wù)短信雖然不必做到公文那樣的正式、嚴(yán)謹(jǐn)，但畢竟事關(guān)公務(wù)，比一般的短信嚴(yán)肅、正規(guī)，因此語(yǔ)言表達(dá)切忌過(guò)于口語(yǔ)化，網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言更應(yīng)謹(jǐn)慎使用。比如網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言“親”會(huì)給人輕佻的感覺(jué)，不僅有損于單位的形象，也會(huì)影響接收方對(duì)短信的重視程度， 妨礙工作的順利開(kāi)展。
公務(wù)短信的使用規(guī)則
1.發(fā)送時(shí)間恰當(dāng)
公務(wù)短信最好在工作時(shí)間發(fā)送，以保證接收方及時(shí)處理。早上8:00 以前、晚上10:00 以后最好不要發(fā)公務(wù)短信，因?yàn)槎绦盘嵝训捻懧暬蛘饎?dòng)聲會(huì)打擾對(duì)方休息。公務(wù)短信也不宜在周末發(fā)送，因?yàn)閷?duì)方不可能有處理公務(wù)的積極性，很難保證信息的傳遞效果。如果遇到緊急情況必須發(fā)短信，應(yīng)先致歉，再說(shuō)明緣由。
2.妥善處理接收延遲的情況
接收延遲問(wèn)題在手機(jī)短信中較為常見(jiàn)，因此，如果是比較重要的事情，最好請(qǐng)對(duì)方回復(fù)以確認(rèn)收到，或者在短信發(fā)送之后致電對(duì)方詢問(wèn)接收情況。
3.知悉短信發(fā)送限制
短信能否完整順利地發(fā)出，取決于運(yùn)營(yíng)商有何規(guī)則限制。有時(shí)短信內(nèi)容涉及一些敏感字眼，可能會(huì)被過(guò)濾或屏蔽，導(dǎo)致對(duì)方無(wú)法收到。另外，如果短信內(nèi)容超過(guò)70 個(gè)漢字，應(yīng)分成兩條發(fā)送，一次性提交有可能出現(xiàn)超過(guò)字?jǐn)?shù)部分丟失的問(wèn)題。
4.不得濫發(fā)短信
公務(wù)短信應(yīng)僅限于開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)，使用人員必須遵守職業(yè)道德，不能利用工作之便濫發(fā)短信。要做到“三禁止”：禁止發(fā)送與公務(wù)無(wú)關(guān)的短信;禁止群發(fā)廣告或非法信息;禁止對(duì)無(wú)關(guān)人員發(fā)送信息。
5.謹(jǐn)防手機(jī)短信被人利用
不法分子冒充政府、企事業(yè)單位發(fā)短信進(jìn)行詐騙的現(xiàn)象層出不窮，因此對(duì)公務(wù)短信系統(tǒng)應(yīng)指定專門人員負(fù)責(zé)，確保公務(wù)短信用于公務(wù)聯(lián)系。各單位還應(yīng)該對(duì)公務(wù)系統(tǒng)加大監(jiān)管力度，加強(qiáng)對(duì)垃圾短信和虛假政務(wù)信息的過(guò)濾， 發(fā)現(xiàn)違法苗頭要及時(shí)跟蹤，必要時(shí)應(yīng)報(bào)案，以維護(hù)本單位的合法權(quán)益。
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