辦公文秘公文寫作的四種思維方式
公文是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位在公共事務(wù)活動(dòng)中所運(yùn)用的具有高度政策性、特定效力和規(guī)范格式的文書。由于這種文書具有鮮明的政治性、高度的政策性、法定的權(quán)威性和辦理的時(shí)效性,因而公文寫作在思維方式上也有其獨(dú)特性。主要體現(xiàn)在:
一、以抽象思維為手段,概括公文內(nèi)容
抽象思維是人們?cè)诜治觥⒕C合和比較的基礎(chǔ)上,抽取同類事物的一般性或本質(zhì)屬性,從而使感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)的一種思維方式。其間,概念、判斷、推理是其主要思維形式;分析、綜合、比較、概括以及定義、分類、演繹、歸納等是其具體思考方法。公文內(nèi)容的歸納和概括,主要依*這種思維方式。這里所談的公文內(nèi)容,主要包括公文主旨、行文依據(jù)、行文目的或意義、公務(wù)活動(dòng)的事項(xiàng)或問題以及對(duì)策、執(zhí)行要求等等。其中,抽象思維的運(yùn)用貫穿整個(gè)寫作過程。
首先,在撰寫公文的準(zhǔn)備階段,就必須運(yùn)用抽象思維。準(zhǔn)備階段包括解讀領(lǐng)導(dǎo)指令和搜集選取寫作材料等工作。其中,解讀領(lǐng)導(dǎo)指令是作者要過的第一關(guān)。因?yàn)樵趯?shí)際工作中,領(lǐng)導(dǎo)的指令往往并不十分明確,這就需要作者充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,對(duì)寫作對(duì)象進(jìn)行全面的審視,對(duì)其本質(zhì)有一個(gè)深刻、理性的認(rèn)識(shí),而這就需要分析、比較、歸納、概括等抽象思維方法的大量運(yùn)用。在隨后的選材階段,更是如此。公文的選材,除了要圍繞主旨外,更重要的就是要能反映共性,能夠說明當(dāng)下公務(wù)活動(dòng)的本質(zhì)和特點(diǎn),并能解決問題。而要達(dá)到這些要求,就必須對(duì)搜集來的錯(cuò)綜復(fù)雜的材料進(jìn)行“去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里”的.反復(fù)比較和周密的分析研究、篩選和概括,以確認(rèn)材料的價(jià)值和在各部分的使用情況。
其次,在行文表達(dá)階段,也必須依*抽象思維。在具體的行文表達(dá)中,無論公文主旨、行文依據(jù)、行文目的或意義、公務(wù)活動(dòng)的事項(xiàng),還是問題、對(duì)策、執(zhí)行要求等等,均以概述、概括說明或簡要議論的形式出現(xiàn)。遣詞造句上,公文也有別于其他文體,如決議、條例、規(guī)定、命令、通知、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、總結(jié)等,所使用的詞、句、句群大都是概念、判斷、推理,其基本要求是準(zhǔn)確、簡明,能夠真實(shí)、恰當(dāng)?shù)馗爬ǚ从钞?dāng)下公務(wù)活動(dòng)的本質(zhì)和特點(diǎn),即便是用來表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況的通報(bào),以及以研究情況為主的調(diào)研報(bào)告,在介紹情況時(shí)也都比較概括,因?yàn)橹攸c(diǎn)不在于此,而在于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)或規(guī)律、對(duì)策,基本要求都是概念要明確、判斷要恰當(dāng)、推理要合乎邏輯,這些都體現(xiàn)了抽象思維的特征。
二、以程式思維為基礎(chǔ),規(guī)范公文格式
這里所說的程式思維,是指公文作者在起草公文過程中,總是借助于特定文種的既定格式,來體現(xiàn)相應(yīng)的公文主旨,傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)意愿的一種思維方式或思維習(xí)慣。這種情況在公文寫作過程中極為常見。雖然公文寫作也要求有獨(dú)到見解,但那是在內(nèi)容方面,主要指公文主旨,解決問題的具體對(duì)策、措施等,而在公文的形式,尤其是格式上,為了提高辦公效率,則不要求標(biāo)新立異,更多的是按照既定模式展開。如許多公文文種的開頭,一般都要求寫行文根據(jù)、目的或意義;主體部分用來敘述基本事實(shí),或闡明性質(zhì)意義,或者提出措施、要求等等;結(jié)尾部分則是執(zhí)行要求或申報(bào)請(qǐng)求等。不僅如此,許多公文的表達(dá)方式和語言也有既定的模式。如開頭和正文部分一般只用敘述、說明、議論三種表達(dá)方式,其中,開頭為簡要說明;中間部分多為概敘、概要說明或簡單議論;結(jié)尾處一些文種慣用“來函收悉”、“敬請(qǐng)批復(fù)”、“特此函復(fù)”、“希即遵照”、“妥否,請(qǐng)批復(fù)”等約定俗成的套語收束全文。即使是非程式化語言,一般也要求平實(shí)化、常規(guī)化,反對(duì)藻飾。而所有這一切,目的就是為了保持公文形式上的穩(wěn)定性和規(guī)范性,使公文能以最清晰、最簡潔、最便于閱讀和理解的面目出現(xiàn),為貫徹執(zhí)行提供便利。相反,如果不按照這種既定模式來寫作,總是標(biāo)新立異,反而會(huì)為公文的理解、落實(shí)帶來麻煩。而這就必然要求公文作者運(yùn)用程式思維來寫作。
三、以系統(tǒng)思維為保障,調(diào)控公文脈絡(luò)
公文脈絡(luò)是指公文內(nèi)在的思路或思維活動(dòng)的“路線”,其作用是對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)籌組織與安排,以使其眉目清楚,言而有序。好的公文在脈絡(luò)的掌控上是相當(dāng)講究的。首先,思路必須完整。全文必須是一個(gè)完整的統(tǒng)一體,首尾要圓合,中心線索要連貫,過渡照應(yīng)要清楚,既沒有顧此失彼、殘缺不全的情況,也不能有缺頭少尾、七零八落的弊端。其次,結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)。結(jié)構(gòu)要周密,無懈可擊,而絕無漏洞和顛三倒四的毛病。最后,行文要自然。要行止自如,順理成章,渾然天成,沒有人工雕琢的痕跡。而要達(dá)到這種完美的境界,顯然又必須運(yùn)用系統(tǒng)思維。
所謂系統(tǒng)思維,是指以系統(tǒng)論為思維基本模式的思維形態(tài)。它本質(zhì)上是一種全局性思維,總是從事物的整體出發(fā),思維程序是整體——部分——整體。而整體并不等于局部的簡單相加,部分與部分之間最合理的組合才會(huì)產(chǎn)生最大的整體效應(yīng)。系統(tǒng)思維的目標(biāo)就是要追求這種最大的整體效應(yīng)。
好的公文正是充分運(yùn)用了這種系統(tǒng)思維。從整體構(gòu)思到具體層次段落的寫作,始終能站在整體的高度,去處理全局與局部、局部與局部的關(guān)系,尤其是特別注重公文系統(tǒng)各部分之間的組織是否合理,是否反映了公務(wù)活動(dòng)的內(nèi)在本質(zhì)和規(guī)律,是否有利于公務(wù)活動(dòng)的開展,在材料的組織安排、段落層次的劃分、過渡與照應(yīng)、詳略處理等方面是否能更好地表現(xiàn)主旨,同時(shí)是否做到了從不同文種的實(shí)際情況出發(fā),因“體”制宜,采用最為恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)形式,使內(nèi)容與形式達(dá)到高度的統(tǒng)一等等,這些都需要運(yùn)用系統(tǒng)思維來掌控。只有運(yùn)用系統(tǒng)思維,在明確整篇結(jié)構(gòu)要達(dá)到的目的以及對(duì)各要素的具體要求的前提下,將諸多要素進(jìn)行統(tǒng)籌安排,這些要素或“部件”才能形成強(qiáng)大的整體功能,并發(fā)揮整體效力。拋開系統(tǒng)思維,即使一些句子、一些段落寫得再精準(zhǔn)、再美妙也無濟(jì)于事?梢姡挥羞\(yùn)用系統(tǒng)思維,統(tǒng)攝全篇,把整體的綜合性作為起點(diǎn),讓各構(gòu)成要素有機(jī)結(jié)合,才能調(diào)控好公文脈絡(luò),寫出高質(zhì)量的公文。
四、以辯證思維為靈魂,確立公文主旨
所謂辯證思維,是指思維主體在思維過程中,以聯(lián)系的、發(fā)展的、矛盾運(yùn)動(dòng)的觀點(diǎn)去考察和認(rèn)識(shí)事物,以避免得出機(jī)械、靜止、片面性結(jié)論的一種思維方式。辯證思維不僅是人們探求客觀世界奧秘和規(guī)律的鑰匙,也是我們正確認(rèn)識(shí)公務(wù)活動(dòng)和確立公文主旨,使公文發(fā)揮應(yīng)有的指揮、協(xié)調(diào)或指導(dǎo)作用的重要思維工具?梢哉f,沒有辯證思維,就不會(huì)有對(duì)公務(wù)活動(dòng)本質(zhì)的、完整的、規(guī)律性的認(rèn)識(shí),也就不會(huì)確立具有前瞻性和指導(dǎo)意義的公文主旨。例如,在請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決議、議案等等文種的寫作中,作者在深入了解情況的基礎(chǔ)上,還必須根據(jù)各方面的相互關(guān)系及客觀變化的態(tài)勢(shì),反復(fù)思考所提出的意見或建議,權(quán)衡利弊,而不能急于下結(jié)論,目的就是要避免決策的極端化、片面性及主觀武斷等錯(cuò)誤傾向。還有,辯證地看待問題及具體問題具體分析這一要求,不僅體現(xiàn)在幾乎所有公文主旨的形成和確立上,更體現(xiàn)在公文主旨的揭示和表達(dá)上。如許多公文在肯定某種先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)時(shí),總要提出不要“一哄而上”,不要搞“一刀切”,各地可根據(jù)實(shí)際情況因地制宜地貫徹落實(shí)等等,這些都是辯證思維的體現(xiàn)。再如,辯證思維的另一大優(yōu)勢(shì)是用發(fā)展的觀點(diǎn)來看待事物,常常根據(jù)過去、現(xiàn)在的一些規(guī)律來推測(cè)未來的發(fā)展趨勢(shì),這對(duì)于諸如計(jì)劃、總結(jié)性文種以及調(diào)研報(bào)告等公文的寫作尤為重要?梢哉f,離開了辯證思維,就不會(huì)有正確的公文主旨,也就沒有了公文的統(tǒng)帥、靈魂與價(jià)值。
當(dāng)然,這些只是公文寫作中幾種主要的思維方式。它們之間也并不是彼此孤立的,而是相互交織、相互作用,共同完成公文寫作全過程的。
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