文秘工作制度范本2017
文秘是隨著科學(xué)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。那么辦公室文秘一般有什么規(guī)章制度呢?下面跟yjbys小編一起來看看吧!
行文簽發(fā)制度
縣委公文處理及簽發(fā)程序嚴(yán)格執(zhí)行《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》、《中共四川省機(jī)關(guān)公文處理實施細(xì)則》以及《縣委工作規(guī)則》的相關(guān)規(guī)定。
1、以縣委名義制發(fā)的涉及全局工作的重要文件，須經(jīng)縣委全委會或縣委常委會討論通過，由縣委書記簽發(fā)。
2、以縣委名義制發(fā)的涉及某一方面工作的文件，由分管常委簽發(fā)。
3、經(jīng)縣委常委會討論決定的任免、提名、推薦重要干部的文件，由分管常委簽發(fā)。
4、以縣委辦公室名義制發(fā)的文件，涉及某一方面工作的文件由分管常委簽發(fā);政策性強(qiáng)、涉及面廣的文件，經(jīng)分管常委審核后，由縣委書記簽發(fā)。
5、黨政聯(lián)合行文，由縣委有關(guān)部門起草的，經(jīng)縣委辦公室核稿，轉(zhuǎn)縣政府會簽后，再由縣委辦公室辦理;由縣政府有關(guān)部門起草的，經(jīng)縣政府辦公室核稿，縣政府領(lǐng)導(dǎo)審簽后轉(zhuǎn)縣委辦公室辦理。
6、縣委常委會紀(jì)要由縣委辦負(fù)責(zé)起草，經(jīng)分管副書記審核后送書記審定簽發(fā)。
文件簽收登記制度
一、單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)親啟的外)均由機(jī)要室收發(fā)員登記簽收、拆封(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
二、對上級部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行文件、文號、機(jī)要編號的核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。
三、收發(fā)員拆封和簽發(fā)后應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，須將標(biāo)題(文件摘要)、發(fā)文字號、來文單位、件數(shù)、收文時間等逐項進(jìn)行登記，編號，保管。
四、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存，如工作需要借閱的可按有關(guān)規(guī)定復(fù)印或借用。
文件登記分發(fā)制度
一、文件收發(fā)、登記、呈送由專人負(fù)責(zé)。凡正式文件均須均辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員作好登記后分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，其他人員不得隨意處理公文。
二、一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
三、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)一一加以注明，按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
四、分發(fā)文件要準(zhǔn)確、及時。分發(fā)文件人員要熟悉單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)范圍及領(lǐng)導(dǎo)同志的分工，遇到疑難或重大問題不能解決時，要及時請示分管領(lǐng)導(dǎo)。(并及時掌握變化情況)。重要文件或急件要及時呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦，以免壓誤，并在左上角標(biāo)上緊急標(biāo)簽。特急文件，除催促經(jīng)辦單位及時處理外，應(yīng)向分管領(lǐng)導(dǎo)報告。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
五、誤分的文件，應(yīng)及時退回分文單位，不能壓著不退不辦。
文件復(fù)制匯編制度
一、文件的復(fù)制。復(fù)印密級文件，必須有嚴(yán)格的審批、登記制度，并指定專人管理。絕密級公文和發(fā)文部門規(guī)定不準(zhǔn)翻印的公文，不得自行復(fù)印。因工作需要翻印或復(fù)印上級機(jī)關(guān)發(fā)給的密級文件，須經(jīng)文件制發(fā)機(jī)關(guān)同意。經(jīng)批準(zhǔn)同意翻印或復(fù)印的文件，翻印件和復(fù)印件上要標(biāo)明翻印、復(fù)印機(jī)關(guān)的名稱。翻印、復(fù)制的文件按正式文件一樣嚴(yán)格進(jìn)行管理，不得任意擴(kuò)大閱讀范圍，要嚴(yán)格控制復(fù)印數(shù)量。嚴(yán)禁將密級文件拿到社會上營業(yè)性的復(fù)印場所復(fù)印。
二、文件的匯編。匯編上級機(jī)關(guān)的秘密級以上文件需向上級機(jī)關(guān)寫出書面請示，并附上匯編文件的目錄，經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批復(fù)授權(quán)后方可匯編。經(jīng)批準(zhǔn)匯編的文件，匯編本應(yīng)按編入文件的最高密級標(biāo)注密級，并按機(jī)要文件進(jìn)行管理。匯編文件只發(fā)組織，不發(fā)個人。
文件擬辦閱簽管理制度
一、市以上文件由保密辦負(fù)責(zé)送主任批閱。領(lǐng)導(dǎo)有批示意見的，按批示意見辦理。有催辦查辦任務(wù)的，由縣委、縣政府督查辦負(fù)責(zé)。
二、各類電報由機(jī)要局負(fù)責(zé)送主任閱批，并負(fù)責(zé)傳閱。領(lǐng)導(dǎo)人有批示意見的，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門辦理。
三、縣委、縣委辦文件，按正常渠道分發(fā)，做到迅速及時，不出現(xiàn)漏發(fā)、誤發(fā)問題。
四、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣直部門發(fā)來的文件，由秘書綜合科辦理，屬需要書記閱批的報告、請示等，先送主任閱處;屬發(fā)給書記的信件按程序送書記辦公室;一般資料性文稿，除寫明各科室收的其余都交分管文字的主任閱批。
五、從事內(nèi)收發(fā)的文秘崗位人員負(fù)責(zé)縣委領(lǐng)導(dǎo)各類文件的傳閱工作;綜合秘書崗位負(fù)責(zé)辦公室正副主任、掛靠單位領(lǐng)導(dǎo)的文件傳閱工作。
六、及時將黨中央、國務(wù)院，省委、政府，市委、市政府，縣級機(jī)關(guān)、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件登記造冊按領(lǐng)導(dǎo)排名依次送各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱。
七、緊急文件及時登記、及時傳閱，保證文件的時效性。絕密、機(jī)密、秘密文件按傳閱范圍登記造冊，專卷傳閱。
八、文件傳閱要履行簽字手續(xù)，送出文件要登記，退回文件要銷號。領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間文件不得橫傳，不得將文件夾內(nèi)的文件隨意抽出或丟失。每個傳閱卷每人閱文時間原則上不超過兩天，閱后的文件要及時交回綜合秘書崗位銷號，閱件人要自覺遵守保密紀(jì)律，嚴(yán)防失泄密事件的發(fā)生。
九、文秘崗位相關(guān)人員對傳閱完畢的文件要及時清點、核對，妥善保管。做好中央、省、市文件年終清退時的準(zhǔn)備工作;做好有查考利用價值文件的平時歸卷工作;做好年終文件的銷毀準(zhǔn)備工作。
文件分類傳閱制度
一、為做好文件的傳閱管理工作，按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我辦實際，特制定本制度。
二、辦公室收到各類文件后，由機(jī)要室收發(fā)人員在做好文件的收發(fā)、分類、編號、登記工作后，認(rèn)真填寫收文處理單，附在所傳文件上，送辦公室主任或副主任提出擬辦意見。
三、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示，對需傳閱的文件分類別傳閱，領(lǐng)導(dǎo)批示需具體部門、個人承辦的文件要及時送閱承辦人。需要復(fù)印的文件，由辦公室統(tǒng)一辦理，同時通知相關(guān)部門傳閱或復(fù)印送閱，任何人不得在文件傳閱過程中擅自復(fù)制或損毀文件和資料。
四、凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需傳閱的文件，由辦公室派專人具體負(fù)責(zé)文件傳閱整個過程的服務(wù)管理工作，不得任意擴(kuò)大傳閱范圍。
五、凡涉密文件的傳閱，均應(yīng)嚴(yán)格遵照有關(guān)保密規(guī)定具體辦理。閱辦單位一般應(yīng)于當(dāng)日把閱示文件返回機(jī)要室，特殊情況須辦理借閱手續(xù)。
六、送閱文件要及時、準(zhǔn)確、迅速，急件急送，文件傳閱完畢，應(yīng)及時收回、清點注冊、整理歸檔。
立卷歸檔制度
立卷歸檔工作是文書處理過程的最后環(huán)節(jié)，是檔案工作的基礎(chǔ)，為了使案卷更好的利用，發(fā)揮其作用，便于管理和查找，特作如下規(guī)定：
一、歸檔時間：
各部門要在每年12月份報文字材料和電子文檔，移交本機(jī)關(guān)檔案人員。
二、歸檔要求：
1、凡是本機(jī)關(guān)在貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和年度工作活動中形成的各類文件材料和電子文檔都應(yīng)歸檔立卷。
2、歸檔的文件材料(原件、修改件、正式件等)和電子文檔，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，并根據(jù)其性質(zhì)區(qū)分保存價值，分類整理，確定保管期限立卷。案卷標(biāo)題簡明確切，以便保管和利用。
3、具有永久和長期保管價值的案卷內(nèi)“備考表”必須按要求填寫。
4、對需要歸檔的案卷，在裝訂時必須認(rèn)真檢查。圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙的材料一律不得歸卷，有者必須用鋼筆重新抄寫或復(fù)印。裝訂做到結(jié)實、整齊、美觀，便于長久保管。
5、每年的文件材料和電子文檔，要在第二年的四月末前裝訂成冊。
檔案員崗位責(zé)任制
一、負(fù)責(zé)國家、省、市、縣各單位的各種文件分發(fā)、傳遞、搞好年存檔文件的歸檔立卷工作。
二、收發(fā)文件要做到及時、準(zhǔn)確、安全，對各類文件及時處理，急件隨到隨辦，做到當(dāng)日文件當(dāng)日發(fā)出。
三、對每件收發(fā)文件要認(rèn)真分類登記，馬上送辦公室主任手中，對領(lǐng)導(dǎo)的批示、批復(fù)，一般要在當(dāng)天或第二天轉(zhuǎn)送有關(guān)部門承辦，對返回的文件要妥善保管，年終立卷做到一件不缺。
四、要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好保密檢查，做好保密宣傳。
五、半年核對一次文件，以免丟失，文件借閱要認(rèn)真簽字。
六、有計劃的搶救歷史檔案，使檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。
七、負(fù)責(zé)接收財務(wù)檔案，科技檔案的編目和管理工作。
八、平時注意收集、整理文件材料，為年末裝訂打下基礎(chǔ)。
九、對案卷進(jìn)行認(rèn)真分類登記入冊，并隨時記載借閱利用情況。
十、及時為機(jī)關(guān)、為領(lǐng)導(dǎo)提供利用檔案資料，做到查找迅速、準(zhǔn)確。
十一、熱情接待來檔案室查找文件的同志、并且對查檔人進(jìn)行保密宣傳。
十二、做好縣委辦的資料、刊物的登記。
檔案借閱查閱管理制度
為了加強(qiáng)本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
一、本辦公室檔案原則上僅供本單位借閱查閱利用，不得外借。
二、本單位各部門借閱查閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱查閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱查閱手續(xù)。借閱查閱文件檔案，需首先填寫借閱查閱登記表，履行批準(zhǔn)手續(xù)，方能借閱查閱。外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。
三、借閱查閱時需由檔案員按指定內(nèi)容查出，借閱查閱人不準(zhǔn)隨意翻閱案卷。借閱查閱檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，不得刪改、涂寫、拆損案卷、拍照等。特殊情況需借出的，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但借出時間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。
四、絕密、機(jī)密、秘密檔案借閱查閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。
五、珍貴的實物檔案、重要的.照片、底片、縮微膠片等檔案一律不準(zhǔn)借出。
六、復(fù)印檔案資料，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。摘抄、復(fù)印檔案資料不準(zhǔn)外傳和翻印。凡私自抄錄、拍攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》追究責(zé)任。
文件的清退銷毀制度
1.辦公室秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，機(jī)要室應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告，積極設(shè)法追查和補(bǔ)救。如遺失密件，還要及時向保密部門報告。
2.干部調(diào)動工作或離退休時，必須將承辦、借用的文件等清理退還，個人不得帶走。
3.銷毀文件分為紙面文件銷毀和電子文件銷毀兩類。
4.對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
5.銷毀密級公文必須逐一登記，任何個人不得私自銷毀秘密公文。
6.經(jīng)審核同意銷毀的文件，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后，方可銷毀。銷毀公文必須實行二人現(xiàn)場監(jiān)銷。應(yīng)由辦公室機(jī)要室收發(fā)員和指定的專人，在分管領(lǐng)導(dǎo)及縣保密局的共同監(jiān)督下到指定地點銷毀。電子類文件刪除后必須清空回收站。在銷毀過程中，應(yīng)禁止無關(guān)人員介入，不得失落、遺漏。
7.嚴(yán)禁向廢品收購等部門出售內(nèi)部文件、內(nèi)行刊物和內(nèi)部資料和其他涉密物品。
信息報送制度
1.要緊緊圍繞縣委的工作中心，及時為各級黨委和領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)和信息服務(wù);信息工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)政策理論和業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)信息敏感性。
2.必須遵循真實性、時效性、全面性和保密性的原則。一般動態(tài)性信息，力求當(dāng)日發(fā)生當(dāng)日報送;緊急重要信息，必須在請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后，在規(guī)定的時間內(nèi)報省、市委辦公廳，并及時續(xù)報事態(tài)進(jìn)展、措施、原因、后果等;每季度要報送一次反映全縣社情民意的綜合材料。
3.信息的撰寫要力求選題準(zhǔn)確，立意新穎，語言簡潔，層次明晰。信息的校核要嚴(yán)肅認(rèn)真，從語言、文字、思想、內(nèi)容到數(shù)字、標(biāo)點、格式、引文等都要確保無誤。
4.嚴(yán)格信息簽發(fā)制度。上報常規(guī)性信息由分管副主任審核簽發(fā)，分管副主任外出時，委托其他副主任代簽;上報緊急重要信息(包括涉及縣內(nèi)工作問題的新聞、調(diào)研文章或其他“問題信息”)必須由主任甚至分管縣領(lǐng)導(dǎo)、縣主要領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。下發(fā)信息在印發(fā)前必須經(jīng)分管副主任審閱，重要的必須經(jīng)辦公室主任審閱。
5.信息傳遞要快速、高效。上報信息在簽發(fā)后從專網(wǎng)當(dāng)日上報。加急和特急信息要隨編隨發(fā)。《鹽邊信息》編印后，由文秘直接分送縣委領(lǐng)導(dǎo)。
6.做好節(jié)假日期間的信息值班工作。對節(jié)假日期間發(fā)生的緊急重要信息，要立即向縣委和辦公室領(lǐng)導(dǎo)匯報，經(jīng)同意后，以“特提”電報的形式報送省、市委辦公廳值班室。
7.辦公室實行全員報送信息制度。辦公室各主任和所有文秘人員都參與信息報送工作，承擔(dān)信息報送任務(wù)。
8.信息會商制度。每月月初對上月信息報送和采用情況進(jìn)行通報，研究近期信息工作，確定重點和方向。
9.責(zé)任量化制度。把信息報送和采用任務(wù)分解到人，人人頭上有指標(biāo)，個個肩上有擔(dān)子。
10.考核獎懲制度。根據(jù)報送采用任務(wù)完成情況，按照信息工作獎懲辦法，每半年對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門和辦公室內(nèi)部的信息工作進(jìn)行考核，兌現(xiàn)獎勵，通報后進(jìn)，調(diào)動工作積極性。
11.約稿制度。加強(qiáng)與市委辦公室的銜接溝通，掌握信息需求動向。每月月初下發(fā)信息要點，根據(jù)需要隨時調(diào)整確定信息要點，要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門和單位在限定時間內(nèi)整理上報，為辦公室提供第一手材料。
12.信息調(diào)研制度。加大信息調(diào)研力度，變零敲碎打為深入調(diào)研，注重綜合調(diào)研信息的采寫編發(fā)，定期開展信息調(diào)研活動，及時為黨委決策提供有情況、有分析、有建議的調(diào)研信息。
13.檔案制度。辦公室確定專人對上報信息、下發(fā)信息和《鹽邊信息》歸檔登記，負(fù)責(zé)管理，不斷提高信息工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。
重大緊急情況報告制度
一、辦公室主任、副主任及各股室(班)負(fù)責(zé)人對辦公室承辦的緊急重大情況的處置和報告負(fù)責(zé)，并督促值班人員或信息部門認(rèn)真做好向領(lǐng)導(dǎo)和上級部門的緊急重大情況報送工作。
二、緊急重大情況和事件主要包括：
(一)由于人為因素引發(fā)的重大危害國家和人民群眾的安全、破壞社會穩(wěn)定、影響較大的事件;
(二)民族、宗教、邊界糾紛;
(三)金融擠兌、國有企業(yè)下崗職工安置、工資和養(yǎng)老金發(fā)放、農(nóng)民負(fù)擔(dān)過重等問題引發(fā)的群體性上訪、請愿、罷工、罷市和非法集會、游行等重大情況和事件;
(四)各種生產(chǎn)事故、交通事故等重大安全事故;
(五)爆炸、搶劫、盜竊、兇殺、故意縱火等重大刑事案件;
(六)火災(zāi)、水災(zāi)、地震等各種重大自然災(zāi)害和各種疫情;
(七)其他可能影響社會穩(wěn)定、危害人民生命財產(chǎn)安全的情況。
三、縣委必須向市委報告的緊急重大情況的具體內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)是：
(一)縣所在地城市3級以上有感地震，其他地區(qū)5級以上，直接經(jīng)濟(jì)損失100萬元以上的破壞性地震;
(二)一次死亡3人以上或死亡、重傷累計。10人以上或直接經(jīng)濟(jì)損失50萬元以上的特大道路交通事故;
(三)一次死亡2人、重傷6人以上或直接經(jīng)濟(jì)損失100萬元以上的火災(zāi)等自然災(zāi)害;
(四)一次死亡2人、重傷6人以上或直接經(jīng)濟(jì)損失50萬元以上的重大責(zé)任事故、重特大治安災(zāi)害事故、生產(chǎn)事故或涉及10人以上的重大中毒事故;
(五)一次死亡2人以上或重傷5人以上的重特大刑事案件;
(六)30人以上有可能到市委、市政府上訪的，10人以上有可能到省委政府上訪的，或特殊人物、影響面大的上訪事件，當(dāng)?shù)匕l(fā)生的參與集會人數(shù)可能在100人以上的，有暴力傾向或可能誘發(fā)暴力行為的事件;
(七)參與人數(shù)在100人以上或人數(shù)雖少，但造成工廠停工、學(xué)校停課和城市交通堵塞的群體性的事件;
(八)各種重大疫情;
(九)其它各類重要情況。
四、凡有緊急重大情況發(fā)生，各股、局、室、班及值班人員在及時妥善做好處置工作的同時，必須及時、準(zhǔn)確地先向辦公室主任和辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)報告，根據(jù)辦公室領(lǐng)導(dǎo)要求及時處理。不得遲報、漏報、瞞報。一般情況下，應(yīng)在2小時以內(nèi)將有關(guān)情況形成材料按規(guī)定程序上報，最遲不得超過24小時，超過規(guī)定時限的視為遲報。特殊情況下，可先電話報告主要，晴況，再書面報告詳情，并根據(jù)事態(tài)進(jìn)展和處理情況，隨時續(xù)報，直至事情處理完畢。
五、對緊急重大情況的報送要視不同情況，及時請示縣委有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后確定報送程序、范圍和形式。
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