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文秘專(zhuān)業(yè)必須掌握電腦技巧
一個(gè)稱職的秘書(shū),必須具有運(yùn)籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本的,也是實(shí)現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)?梢赃@么說(shuō),文字表達(dá)能力是秘書(shū)工作人員的基本功,是“看家”的本領(lǐng)。
那么,怎樣才能有效地提高文秘寫(xiě)作的能力呢?具體說(shuō)來(lái),主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn):
首先,要端正態(tài)度,培養(yǎng)興趣,自覺(jué)學(xué)好文秘寫(xiě)作。
不管干什么事情,必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣,這樣才有動(dòng)力,才樂(lè)于去干,并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作也是如此。寫(xiě)作,是一種復(fù)雜、精細(xì)的精神生產(chǎn),是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動(dòng),決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國(guó)著名的未來(lái)學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢(shì)——改變我們生活的十個(gè)新方向》一書(shū)中指出:“在工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)過(guò)渡中,有五件„最重要‟的事情應(yīng)該記住,而其中的一件就是:在這個(gè)文字密集的社會(huì)里,我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本的讀寫(xiě)技能。這里所說(shuō)的„讀寫(xiě)技能‟,首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫(xiě)作能力,也就是應(yīng)用寫(xiě)作能力。”與此同時(shí),我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作的濃厚興趣,變被動(dòng)為主動(dòng),變要我學(xué)為我要學(xué)。愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò):熱愛(ài)是最好的老師。對(duì)寫(xiě)作有強(qiáng)烈的責(zé)任感和濃厚的興趣,熱愛(ài)寫(xiě)作,熱愛(ài)到“忘我”、“癡迷”的程度,“衣帶漸寬終不悔,為伊消得人憔悴”,“每有會(huì)意,便欣然忘我”,樂(lè)此不疲,如饑似渴地去鉆研,廢寢忘食地去琢磨,持之以恒,這樣就一定會(huì)學(xué)得好,學(xué)得入門(mén),就會(huì)不斷地取得進(jìn)步。
其次,學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí),借鑒優(yōu)秀作品。
寫(xiě)作有沒(méi)有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說(shuō):“寫(xiě)作無(wú)秘雇作文有要道”,“定體則無(wú),大體須有”,這種認(rèn)識(shí)是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫(xiě)作教材,就是前人文秘寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié),就是揭示文秘寫(xiě)作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫(xiě)作方法和技巧的理論。
要提高文秘寫(xiě)作能力,還應(yīng)有意識(shí)地選讀一些范文,以作借鑒。魯迅說(shuō)過(guò):“凡是已有定評(píng)的大作家,他的作品,全部就說(shuō)明著„應(yīng)該怎樣寫(xiě)‟。只是讀者很不容易看出,也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認(rèn)識(shí)到:讀書(shū)是讀他人之書(shū),作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營(yíng)養(yǎng),經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套,模仿抄襲,“依葫蘆畫(huà)瓢”。
最后,要勇于實(shí)踐,堅(jiān)持多練習(xí)、多修改。
寫(xiě)作是一種技能,技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫(xiě)多練,這是提高寫(xiě)作能力最有效的途徑。如果只讀不寫(xiě)或少寫(xiě),那就會(huì)眼高手低,所學(xué)到的確良知識(shí),將無(wú)用武之地,寫(xiě)作水平也就止步不前。天道酬勤,勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練,堅(jiān)持不懈,才會(huì)熟能生巧,運(yùn)筆自如,真正學(xué)到本領(lǐng)。 作為文秘人員,多寫(xiě)多練固然重要,但每次擬稿時(shí),還要進(jìn)行仔細(xì)的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫(xiě)作能力的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識(shí)客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律,也是寫(xiě)文章責(zé)任心強(qiáng)的一種表現(xiàn)。文章頻改,工夫自出。事實(shí)上,多一次認(rèn)真修改,就多一份寫(xiě)作的體驗(yàn),就多一項(xiàng)具體的收獲。作為稱職的秘書(shū)人員,要有高度的責(zé)任感,,養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣,虛心聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見(jiàn),克服怕人挑“刺”的思想,對(duì)每一篇文章反復(fù)推敲,精思細(xì)改,這樣寫(xiě)作能力才能迅速地提高。
一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)
1、進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置
選擇“文件”——“頁(yè)面設(shè)置”選擇“頁(yè)邊距”附簽,上:3.7厘米 下:3.5厘米 左:2.8厘米 右:2.6厘米。選擇“版式”附簽,將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置成“奇偶頁(yè)不同”,在該選項(xiàng)前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽,“字體設(shè)置”,“中文字體”設(shè)置為“仿宋”;“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”,單擊“確定”按鈕,選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符;“每頁(yè)”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕,這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。
2、插入頁(yè)號(hào)
選擇“插入”——“頁(yè)碼”,“位置”設(shè)置為“頁(yè)面底端(頁(yè)腳)”,“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕,“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式,單擊“確定”按鈕,再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設(shè)置。雙擊頁(yè)碼,在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁(yè)碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”;字體任意;奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字,偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。
3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作
選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項(xiàng),鼠標(biāo)將會(huì)變成“┼”,在Word 2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵,出現(xiàn)一個(gè)文本框,在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí),輸入完成后,選中該文本框,單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”,在這里來(lái)設(shè)置紅頭的屬性。
選擇“顏色和線條”附簽,“顏色”設(shè)置成“無(wú)填充顏色”。選擇“大小”附簽,“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度設(shè)置成“15.5cm”。注:用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽,單擊“高級(jí)”按鈕,水平對(duì)齊:“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”,“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”;垂直對(duì)齊: “絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”, “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn),“8.0cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn),注:用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。
選擇“文本框”附簽,左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”,單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成,單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字,將顏色設(shè)置成“紅色”,字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”,字號(hào)根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào),但要盡量充滿該文本框,這樣,寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。
4、紅線制作
首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中,單擊“繪圖”工具條的直線工具,鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形,左手按住鍵盤(pán)上的Shift鍵,右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線,然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“設(shè)置自選圖形格式”,紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽,“顏色”設(shè)置為“紅色”;“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”;“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽,“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽,單擊“高級(jí)”按鈕,水平對(duì)齊:“對(duì)齊方式”設(shè)置成“
中”,“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”,垂直對(duì)齊:“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”,“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” ——平行文標(biāo)準(zhǔn),“13.5cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn),注:用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。
5、文號(hào)制作
平行文文號(hào):文號(hào)——三號(hào)仿宋、居中顯示。
上行文文號(hào):文號(hào)——三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離;簽發(fā)人——三號(hào)仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號(hào)楷體、右空一個(gè)字的距離。 注:文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法:選擇“插入”——“符號(hào)”——“符號(hào)”附簽,找到六角符號(hào)后,將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方,單擊“插入”按鈕即可。
6、主題詞制作
選擇“表格”——“插入”——“表格”,選中表格,單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽,“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕,在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中,其它線取消,在表格中填寫(xiě)具體內(nèi)容:主題詞用三號(hào)黑體;主題詞詞目用三號(hào)小標(biāo)宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋。
7、保存成模板文件
單擊“文件”——“保存”,“保存類(lèi)型”:選擇“文檔模板(*.dot)”;“文件名”:給模板命名;“保存位置”:模板所在路徑(一般不做,默認(rèn)即可)。 至此,模板制作完成。以后所有屬于此種類(lèi)型的公文都可以調(diào)用該模板,直接進(jìn)行公文正文的排版。 要對(duì)該模板進(jìn)行修改,可以調(diào)出相應(yīng)模板,方法是:選擇“文件”——“打開(kāi)”,找到相應(yīng)的模板路徑,若模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的,然后單擊“打開(kāi)”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。
二、公文正文排版
1.依據(jù)模板建立新公文:選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽,選中所需模板,單擊確定,調(diào)出模板。
2.制作公文正文內(nèi)容:正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實(shí)際需求,可以直接錄入文字,也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來(lái),但必須遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn):
標(biāo) 題——二號(hào)小標(biāo)宋字體,居中顯示; 主送機(jī)關(guān)——三號(hào)仿宋字體,頂格,冒號(hào)使用全角方式;
正 文——三號(hào)仿宋字體;
成文日期——三號(hào)仿宋字體,右空四個(gè)字的距離,“○”和六角符號(hào)的輸入方法一致,不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。
文號(hào)、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫(xiě)完整。最后,將紅頭、紅線、文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。
三、用Word制作電子公章
1、圖章輪廓
選擇“插入→圖片→自選圖形”,在“繪圖”工具欄中選擇橢圓,按下Sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓,設(shè)置為“無(wú)填充色”,線條寬度為2磅,顏色為紅色,“疊放次序”為“最底層”。
2、編輯文字
在文檔中插入藝術(shù)字,選擇環(huán)形藝術(shù)字,輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號(hào),然后用藝術(shù)字周?chē)?個(gè)拖拉按鈕把文字拖成圓形,并放在已經(jīng)畫(huà)好的圓內(nèi),可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動(dòng)到準(zhǔn)確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。
3、插入五角星
在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星,然后在文檔中畫(huà)出一個(gè)大小適合的五角星,并設(shè)置成紅色,移動(dòng)到圓中合適的位置,然后選中圓、藝術(shù)字、五角星,單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“組合”,一個(gè)公章就制作出來(lái)了,要用時(shí)復(fù)制一個(gè)到目標(biāo)處,是不是很正規(guī)啊!
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