企業(yè)商業(yè)秘密風(fēng)險防范方法與技巧
企業(yè)商業(yè)秘密風(fēng)險防范方法與技巧有哪些你知道嗎?你對企業(yè)商業(yè)秘密風(fēng)險防范方法與技巧了解嗎?下面是yjbys小編為大家?guī)淼钠髽I(yè)商業(yè)秘密風(fēng)險防范方法與技巧，歡迎閱讀。
一.傳真機(jī)使用與商業(yè)秘密保護(hù)
1、企業(yè)高級管理人配備專用傳真機(jī)。因為，高級管理人員一般會有單獨辦公房間，而其他不相關(guān)人員不能隨意進(jìn)入其房間，這樣，對方在傳真時，企業(yè)高級管理人員就可以直接收到傳真，不需要經(jīng)過其他中間環(huán)節(jié)。有時，高級管理人員會讓秘書收發(fā)傳真，但是，對于企業(yè)核心商業(yè)秘密的文件，我們認(rèn)為企業(yè)高級人員宜直接收發(fā)，減少信息傳播的不必要環(huán)節(jié)。
2、等候收發(fā)傳真。許多公司職員直接將傳真內(nèi)容傳給對方，也不事先通知對方，事后也不確認(rèn)。即使自己公司的高級管理人員配備了專用傳真機(jī)，但是，對方很可能是將傳真機(jī)放在企業(yè)公用部位的，如果未經(jīng)通知直接發(fā)傳真，那么，該傳真件內(nèi)容很有可能會被對方公司不相關(guān)的人員知悉。
因此，對于載有企業(yè)秘密信息的傳真件，應(yīng)與對方負(fù)責(zé)人事先聯(lián)系，要求其親自或安排人員等候傳真件輸出。若對方要向自己公司傳真的，應(yīng)事先要求對方，在傳真前進(jìn)行傳真確認(rèn)，讓自己公司安排人員等候輸出。在輸出完畢后，應(yīng)與對方確認(rèn)頁數(shù)及內(nèi)容，避免對方因傳真機(jī)意外中斷而誤以為傳真完畢，之后繼續(xù)傳真而無人等候輸出。傳真機(jī)有時也會發(fā)生卡紙之類的情況，此時，一定要將傳真的壞頁也一起帶走，因為壞頁上也可能有部分傳真件內(nèi)容，不能遺棄。
3、安排行政人員收取傳真。若企業(yè)采用將傳真機(jī)集中置于公共地方的，為防止傳真件內(nèi)容被來往經(jīng)過的其他不相關(guān)人員知悉或其他來收發(fā)傳真的人員知悉，企業(yè)應(yīng)將傳真機(jī)放置于近靠行政人員的地方，并要求行政人員如有傳真件傳過來，應(yīng)立即收取好傳真并交給傳真件收件人，這樣可以最大限度地減少傳真件中間不必要環(huán)節(jié)。
4、傳真時不可離開。有時傳真人員因工作很忙，看到傳真頁數(shù)很多而傳真速度又很慢，所以，在啟動傳真后就直接去忙自己的工作了，估計差不多快傳完了再過來;有的人在下班時啟動傳真，因不愿在傳真機(jī)旁等候傳真完畢就下班了，第二天上班時把傳真件拿走。由于傳真中間，傳真人員不在現(xiàn)場，已傳的傳真件會散亂在桌面上，其他不相關(guān)人員經(jīng)過或來收發(fā)傳真會無意中看到傳真件的內(nèi)容，導(dǎo)致泄密，而且此時很難知道泄密事實的發(fā)生。因此，即使傳真件內(nèi)容比較多，傳真人員也不可中途離開，以免發(fā)生泄密事件。
5、對于企業(yè)重要秘密文件可以采用親手交付。通過傳真件傳真載有企業(yè)秘密的文件，但仍有泄密的可能，如今科技已高度發(fā)達(dá)，傳真過程中也有可能其傳真內(nèi)容被第三方惡意竊取，因此，企業(yè)對一些重要文件，不通過傳真形式，而采用親手交付，可以更好地確保企業(yè)秘密信息的萬無一失。
二.打印機(jī)使用與商業(yè)秘密保護(hù)
1、配備專用打印機(jī)。對掌握企業(yè)商業(yè)秘密的人員特別是企業(yè)高級管理人員，配備專用打印機(jī)，可以避免打印文件內(nèi)容被他人知悉。由于信息一旦被不相關(guān)人員知悉，就不像電腦刪除文件一樣簡單了，很可能這一信息就會成為要挾公司的砝碼或競爭對手的有利武器。
2、若企業(yè)給掌握商業(yè)秘密的所有人員全部配備打印機(jī)有困難，可以將這些掌握商業(yè)秘密的人員的打印機(jī)與普通員工的打印機(jī)分開，并放置于單獨房間。這樣可以盡可能的'減少不相關(guān)人員接觸到商業(yè)秘密。同時，如果在該房間內(nèi)配備攝像頭，那么，即使商業(yè)秘密被不相關(guān)人員知悉，也容易查出，這樣，對誤知悉企業(yè)商業(yè)秘密人員有警示作用。
3、若使用公用打印機(jī)，先查看公用打印機(jī)邊是否有不相關(guān)人員，若沒有，在開始打印后，應(yīng)立即親自到打印機(jī)旁等候。若有多份文件，多次點擊打印會有一定等候時間，宜分別打印。若不愿親自去等候打印輸出，也可以讓身邊親近的人替你去等候輸出，并告知其保密。對于一些不是很急的文件，也可以選擇在中午休息時間或其他人尚未上班或已下班后打印。
4、有時，打印機(jī)會因缺紙而無法正常輸出或出現(xiàn)故障，打印人員對這一情況不可置之不顧，應(yīng)查明原因，確保不使載有商業(yè)秘密的文件失控。因為要是打印人員忽略了這一細(xì)節(jié)，在重新添加紙張或修復(fù)后，文件很可能被輸出，這時，泄密的危險很高。有些打印人員因文件修改而多次打印，千萬要將廢棄的打印文件一并收回，不可遺留在打印室或隨意拋棄。
5、對廢棄的打印紙不要重復(fù)利用。許多企業(yè)為了節(jié)約，往往使用打印過的紙的背面重復(fù)打印，并且有的企業(yè)的高層帶頭使用打印紙背面進(jìn)行重復(fù)打印，企業(yè)員工也往往以節(jié)約用紙為榮。節(jié)約固然是一種好習(xí)慣，但節(jié)約不當(dāng)，會給企業(yè)造成重大損失。各部門的打印件可能包括客戶信息，業(yè)務(wù)往來信息，財務(wù)信息，技術(shù)合同信息及其他各式各樣的秘密信息，這些都是公司重要的秘密，讓不相關(guān)的人員知悉會增加泄密的風(fēng)險。因此，企業(yè)應(yīng)明確規(guī)定并要求員工不得用企業(yè)廢紙重復(fù)打印。
三.電腦使用與商業(yè)秘密保護(hù)
1、設(shè)置電腦進(jìn)入密碼。無論是臺式電腦還是手提電腦，許多員工包括管理人員，經(jīng)常在下班后或外出時，將電腦放在公司里，這樣，若有不正當(dāng)想法的員工或其他人，就有可能偷偷打開電腦，查看、拷貝電腦里的商業(yè)秘密。因此，存儲商業(yè)秘密的電腦不設(shè)置進(jìn)入密碼會讓竊密分子如入無人之境。所以，為了避免他人擅自使用自己電腦而造成泄密，因此，建議企業(yè)對所有電腦特別是掌握企業(yè)商業(yè)秘密的人員的電腦設(shè)置密碼，這樣，其他人即使啟動了該電腦，也無法正常進(jìn)入。還有一種情形企業(yè)也應(yīng)注意，即有的人會暫時離開自己的電腦，有的人會因一時疏忽而忘了關(guān)電腦，即使設(shè)置了開啟密碼，他人仍可在這一時間段內(nèi)進(jìn)入該電腦。
【案件】：一大公司的銷售部經(jīng)理下午有應(yīng)酬外出了，但忘了關(guān)閉電腦，晚上，一位內(nèi)部員工用光盤刻錄機(jī)刻錄了其工作電腦中的包括產(chǎn)品設(shè)計在內(nèi)的大量商業(yè)秘密。
為了防止這一情況，應(yīng)設(shè)置定時鎖定電腦程序，即電腦處于不使用狀態(tài)經(jīng)過一定時間，電腦會自動閉屏，若要再次使用，電腦會自動要求輸入密碼，這樣，即使暫時離開電腦或因其他原因而未關(guān)電腦，電腦在經(jīng)過一定時間后將處于閉鎖狀態(tài)，他人無法進(jìn)入該電腦，這樣，可以避免竊密者利用這一時間竊取商業(yè)秘密。
2、設(shè)置文件進(jìn)入密碼。為了防止企業(yè)秘密電子文件被不相關(guān)人擅自打開或被竊取等，可以設(shè)置文件密碼。其作用是凡是要打開此文件，必須輸入密碼，這樣，即使該文件被他人竊取或在傳輸過程中被不相關(guān)人獲取等，也不能知悉該文件中的商業(yè)秘密內(nèi)容。
3、設(shè)置文件禁止復(fù)制。當(dāng)企業(yè)的商業(yè)秘密文件存儲電腦中不希望被他人復(fù)制時，可以設(shè)置禁止復(fù)制。這種做法，特別適用于企業(yè)高級管理人員及企業(yè)存儲的重要商業(yè)秘密。有些商業(yè)秘密內(nèi)容多且很詳盡，單憑頭腦是無法記憶的，因此，即使有人在很短時間里草草看了一下，也不能記住全部內(nèi)容。如果設(shè)置了禁止復(fù)制，那么，該文件里的商業(yè)秘密就不容易被泄露。企業(yè)對哪些文件設(shè)置禁止復(fù)制應(yīng)有所選擇，不宜任意擴(kuò)大禁止復(fù)制的文件范圍。
4、拆除軟盤、USB接口及光盤刻錄等。現(xiàn)在，商業(yè)秘密泄密的重要途徑就是用U盤等直接從電腦中拷貝出來帶出公司，并且不易被發(fā)覺。因此，企業(yè)應(yīng)根據(jù)內(nèi)部工作需要，對凡是不需要上述外接設(shè)備的工作人員的電腦，將有關(guān)接口予以拆除，防止有人通過上述方法竊取商業(yè)秘密。
5、電腦內(nèi)容清除。企業(yè)經(jīng)常會有人員流動，比如工作調(diào)動，從一部門到另一部門，也可能是員工離職而聘用新員工，因此，單位經(jīng)常會將以前使用過的電腦安排給員工使用，這可能會泄露商業(yè)秘密。因為在使用過的電腦里可能有大量的客戶來往信息等商業(yè)秘密，如果不予以全部清除，那么后面的員工一般都會帶著好奇的心理仔細(xì)查看該電腦里的所有文件，這樣，商業(yè)秘密會增加被泄密的風(fēng)險。因此，凡是給員工安排工作電腦的，只要不是新電腦，務(wù)必要讓企業(yè)內(nèi)懂電腦的工作人員清除該電腦中前員工遺留的所有不必要的信息。
6、設(shè)置內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)應(yīng)避免包含商業(yè)秘密信息。許多企業(yè)都設(shè)置了內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，員工可以便利地獲得企業(yè)固定格式的材料、經(jīng)驗等，但是，許多企業(yè)將公司的客戶詳細(xì)信息等也放在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，而且也有其他掌握商業(yè)秘密的人員為了避免其工作電腦出現(xiàn)意外而將商業(yè)秘密信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的個人文檔中存儲，這是很危險的。這樣，其他員工很容易通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)獲得企業(yè)的商業(yè)秘密，所以，企業(yè)應(yīng)做到，涉及企業(yè)商業(yè)秘密的不要放在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，同時也應(yīng)教育員工不要將包含商業(yè)秘密的文件存儲在內(nèi)網(wǎng)上。
7、安裝電腦操作歷史記錄程序。安裝這一程序的作用是可以保留該電腦中所有的操作的歷史記錄。如果該電腦中的商業(yè)秘密文件被竊取或被他人查看等，就可能通過該歷史記錄來反映何時被竊取或竊看等信息，這樣有助于發(fā)現(xiàn)商業(yè)秘密泄密事實與查出事實真像，并且還可以作為證據(jù)使用。
四.網(wǎng)絡(luò)使用與商業(yè)秘密保護(hù)
1、涉密計算機(jī)不上網(wǎng)。如今，黑客技術(shù)已經(jīng)達(dá)到通過網(wǎng)絡(luò)偵訊到聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)內(nèi)的硬盤上的信息，因此，涉密計算機(jī)上網(wǎng)，會非常危險。所以，企業(yè)應(yīng)將存儲企業(yè)的具有核心競爭力的商業(yè)秘密及具有重要經(jīng)濟(jì)價值的商業(yè)秘密的計算機(jī)單獨置放，不要聯(lián)接互聯(lián)網(wǎng)。對于一般的商業(yè)秘密，相關(guān)人員應(yīng)注意，若要上網(wǎng)，應(yīng)事先用U盤等將商業(yè)秘密文件全部復(fù)制出來，在將計算機(jī)內(nèi)所有商業(yè)秘密信息全部刪除后再上網(wǎng)。這樣，通過涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密，防止黑客通過間諜手段竊取企業(yè)商業(yè)秘密。
2、限制網(wǎng)絡(luò)聊天，禁止安裝攝像頭。很多員工在工作時間喜歡上QQ、MSN等進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)聊天，由于上述網(wǎng)絡(luò)聊天都有即時發(fā)送文件功能，容易將企業(yè)商業(yè)秘密通過網(wǎng)絡(luò)聊天途徑泄密，因此，為減少商業(yè)秘密泄密的危險，企業(yè)應(yīng)禁止普通員工進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)聊天。當(dāng)然有些企業(yè)，需要通過MSN聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)等，企業(yè)可以允許特定員工使用 MSN，這樣既可以有效保護(hù)商業(yè)秘密，也可以不影響企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展。企業(yè)應(yīng)禁止安裝攝像頭，因為通過攝像頭不但可以將企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營活動全部暴露給競爭對手，而且也可以通過直接對準(zhǔn)載有商業(yè)秘密的文件而泄密。
3、禁止擅自下載、安裝與工作無關(guān)的程序。由于有些程序會帶有間諜軟件，若擅自下載與工作無關(guān)的程序，很可能不經(jīng)意間就被安裝了間諜軟件，所以，為保護(hù)商業(yè)秘密，員工不得下載與工作無關(guān)的程序。
4、通過網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，監(jiān)視企業(yè)內(nèi)所有計算機(jī)信息傳播情況。通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送信息的途徑很多，有前面提到的QQ、MSN等，最常見的就是電子郵件。如今企業(yè)泄密的重要途徑就是通過電子郵件實現(xiàn)的。因此，企業(yè)通過監(jiān)視內(nèi)部員工的電子郵件，可以最大限度的防止商業(yè)秘密泄密。但是，電子郵件涉及到個人隱私及通信自由的法律問題，企業(yè)處理不當(dāng)，不但會引發(fā)員工的對立情緒，而且還可能被認(rèn)定為侵權(quán)，所以，企業(yè)實施網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控務(wù)必要采取正確的方法。
首先，應(yīng)明確告知員工網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控情況，讓員工對公司的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控予以認(rèn)可與理解，同時，也可以證明企業(yè)主觀上不具有過錯。
其次，為員工提供工作電子郵箱，并要求員工一律通過工作郵箱收發(fā)郵件，企業(yè)有權(quán)隨時檢查，并要求員工不要使用工作郵箱收發(fā)個人郵件。若需收發(fā)個人郵件，要求其通過個人郵箱。因工作郵箱是企業(yè)為工作目的而設(shè)立，并且利用的是企業(yè)的資源，從法理上講，企業(yè)應(yīng)有權(quán)作出上述要求。
因此，企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，可以了解企業(yè)內(nèi)部信息傳播的情況，同時，也具有事先約束員工保守商業(yè)秘密的效果。
5、采取加密措施。對于員工使用網(wǎng)絡(luò)傳輸涉及商業(yè)秘密的文件時，應(yīng)使用加密計算機(jī)程序，取得解密鑰匙。信息的被送達(dá)人享有該鑰匙，進(jìn)行解密，而取得信息。這種措施對于傳送文件、信息途中的竊取、截聽，以及員工因過失按錯送達(dá)對象按鈕，都可以有效保守秘密。
五.人才與商業(yè)秘密保護(hù)
1、簽訂競業(yè)限制協(xié)議。簽訂競業(yè)限制的目的是為了防止離職人員使用其掌握的商業(yè)秘密與企業(yè)進(jìn)行競爭。
但是，企業(yè)對于簽訂競業(yè)限制有諸多誤解，認(rèn)為只要規(guī)定在離職后一定年限內(nèi)不從事與企業(yè)競爭的事業(yè)就萬事大吉了，而不約定補(bǔ)償金，其實不然。合同應(yīng)遵循公平、合理的原則，企業(yè)若單方面限制離職人員的就業(yè)權(quán)，而離職人員未從這一義務(wù)中得到任何權(quán)利，那么，這一規(guī)定是不公平的，在實踐中，法院一般會認(rèn)定這樣的競業(yè)限制協(xié)議無效。既然這樣的約定無效，當(dāng)然不能起到防止商業(yè)秘密泄露的作用。
另外，有些企業(yè)在員工離職時才要求與其簽訂競業(yè)限制協(xié)議，這種做法不利于保護(hù)商業(yè)秘密。因為離職往往有多種原因，有些員工已與企業(yè)產(chǎn)生了矛盾，所以，此時，離職員工一般不會與企業(yè)再協(xié)商簽訂競業(yè)限制協(xié)議。
所以，企業(yè)應(yīng)與離職員工簽訂一份合法有效的競業(yè)限制協(xié)議，同時，應(yīng)選擇在企業(yè)錄用該離職員工或該離職員工開始掌握企業(yè)商業(yè)秘密時簽訂競業(yè)限制協(xié)議，避免競業(yè)限制協(xié)議無效或無法達(dá)成協(xié)議而使商業(yè)秘密泄露。
2、企業(yè)應(yīng)做到感情留人、事業(yè)留人、待遇留人。企業(yè)首先應(yīng)重視人才;人才一般都有強(qiáng)烈的自我實現(xiàn)的要求，因此，企業(yè)應(yīng)為人才充分發(fā)展提供良好的環(huán)境;同時，企業(yè)應(yīng)不斷提高人才的待遇，運用經(jīng)濟(jì)杠竿留住人才。有些企業(yè)不斷有掌握企業(yè)商業(yè)秘密的人才流失，而企業(yè)沒有及時對其自身進(jìn)行反思，這是很可惜的。因為，從保護(hù)商業(yè)秘密的角度而言，留住了人才，實際上就是在保護(hù)企業(yè)商業(yè)秘密。
3、簽訂長期勞動合同。勞動合同長期化，可以使關(guān)鍵員工產(chǎn)生收益長期化的預(yù)期，使得關(guān)鍵員工愿意長期留在企業(yè)，為企業(yè)服務(wù)。因此，簽訂長期勞動關(guān)系合同，有利于建立長期穩(wěn)定的勞動關(guān)系，而長期穩(wěn)定的勞動關(guān)系可以實現(xiàn)保護(hù)商業(yè)秘密的作用。
4、使人才成為企業(yè)股東。這一方法是通過讓商業(yè)秘密的發(fā)明人，接觸、掌握商業(yè)秘密的關(guān)鍵員工擁有企業(yè)部分股權(quán)，成為企業(yè)的股東，使之與企業(yè)形成榮辱與共、休戚相關(guān)的命運共同體。這些人才由于本身就是企業(yè)股東，從切身利益出發(fā)，一般不會泄露企業(yè)商業(yè)秘密。
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