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最新事業(yè)單位文秘公文寫作專業(yè)知識

時(shí)間:2020-10-28 17:35:34 事業(yè)單位招考 我要投稿

最新事業(yè)單位文秘公文寫作專業(yè)知識

  公文,也稱公務(wù)文件,是在社會(huì)活動(dòng)中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄,其區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等事物。下面是小編是小編為大家分享整理的最新事業(yè)單位文秘公文寫作專業(yè)知識,歡迎大家點(diǎn)擊查看。

最新事業(yè)單位文秘公文寫作專業(yè)知識

  1、寫作基礎(chǔ)知識

  主題是文章的統(tǒng)帥和綱領(lǐng),是文章的核心;主題源于材料,主題不能先行,必須從實(shí)際出發(fā),從材料中引出主題。實(shí)用文體主題的表現(xiàn)表式主要有:①直接闡述;②單一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用標(biāo)題。

  文章結(jié)構(gòu)安排的環(huán)節(jié)主要包括:選擇角度;設(shè)置線索;安排層次;劃分段落;設(shè)計(jì)開頭與結(jié)尾;處理過渡和照應(yīng)等。文章的結(jié)構(gòu)應(yīng)達(dá)到嚴(yán)謹(jǐn)(嚴(yán)密精細(xì),無懈可擊)、自然(順理成章,開闔自如)、完整(勻稱飽滿,首尾圓合)、統(tǒng)一(和諧一致,通篇一貫,決不相互抵觸,自相矛盾)

  文章常用的表達(dá)方法有敘述、描寫、議論、說明,其中議論的方法又可具體分為:①例證法;②喻證法;③類比法;④對比法;⑤反駁法;⑥歸謬法。

  語言運(yùn)用的基本要求:合體、得體,準(zhǔn)確、順達(dá),簡潔、明快,生動(dòng)、有力。

  2、公文的特點(diǎn)和種類

  公文,也稱公務(wù)文件,是在社會(huì)活動(dòng)中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄,其區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等事物的個(gè)性點(diǎn)主要有:①由法定作者制發(fā);②具有法定的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用;③具有規(guī)范的體式;④履行法定的程序。

  根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn),公文可從不同角度進(jìn)行如下分類:

  (1)根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域,公文可分為通用公文和專用公文兩類。

  (2)根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度,公文可分為對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密六類

  (3)根據(jù)行文方向,公文可分為上行文、下行文、平行文三類。

  (4)根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì),公文可分為規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文。

  (5)根據(jù)處理時(shí)限的要求,公文可分為平件、急件、特急件三類。

  (6)根據(jù)來源,在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部可將公文分為收文、發(fā)文兩類。

  3、政府系統(tǒng)的通用公文文種

  (1)規(guī)范性文件

  條例。用于對某一方面的行政工作作全面、系統(tǒng)的規(guī)定,國務(wù)院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”。

  規(guī)定。用于對某一方面的'行政工作作部分的規(guī)定。

  辦法。用于對某一項(xiàng)行政工作作比較具體的規(guī)定。

  (2)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件

  命令(令)。用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布旅行重大強(qiáng)制性行政措施;獎(jiǎng)懲有關(guān)人員;撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。

  決定。用于對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排。

  指示。用于對下級機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。

  批復(fù)。用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。

  通知。用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng);任免和聘用干部。

  通報(bào)。用于表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或情況。

  (3)公布性文件

  公告。用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。

  通告。用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

  (4)陳述呈請性文件

  議案。用于各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)提請審議事項(xiàng)。

  請示。用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

  報(bào)告。用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出意見或者建議,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

  調(diào)查報(bào)告。用于反映調(diào)查研究的成果,揭示事物的真相與規(guī)律。

  (5)商洽性文件

  函。用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工答、詢問和答復(fù)問題;向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。

  (6)會(huì)議文件

  會(huì)議紀(jì)要。用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

  4、黨政機(jī)關(guān)的通用公文文體

  (1)規(guī)范性文件

  條例。用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度。

  規(guī)定。用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。

  (2)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件

  決議。用于經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。

  決定。用于對重要事項(xiàng)作出決策和安排。

  指示。用于對下級機(jī)關(guān)布置工作,提出開展工作的原則和要求。

  意見。對于重要問題提出見解和處理辦法。

  通知。用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)。

  通報(bào)。用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。

  批復(fù)。用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示。

  (3)公布性文件

  公報(bào)。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。

  (4)陳述呈請情文件

  報(bào)告。用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

  請示。用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

  (5)商洽性工作

  函。用于機(jī)關(guān)之間的商洽工作、詢問和答復(fù)問題,向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。

  (6)會(huì)議文件

  會(huì)議紀(jì)要。用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)。

  5、公文文體與結(jié)構(gòu)常識

  應(yīng)用文體區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有直接應(yīng)用性、全面真實(shí)性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。

  公文屬于特殊應(yīng)用文,其區(qū)別于一般應(yīng)用文的特殊性特征表現(xiàn)為:被強(qiáng)制性規(guī)定采用白話文形式;兼用議論、說明、敘述三種基本表達(dá)方法。

  公文的基本組成部分有:標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。

  公文的其他組成部分有文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。

  印章或簽署均為證實(shí)公文作者合法性、真實(shí)性及公文效力的標(biāo)志。

  6、公文格式排版規(guī)定

  保密等級:“絕密”“機(jī)密”“秘密”標(biāo)注后,加“★”,必要時(shí)加期限(如機(jī)密★5年),3號或4號黑體。

  緊急程度:“急”或“特急”,在保密等級下一行,字號字體同保密等級。

  發(fā)文字號:位于文頭下方,居中;如有簽發(fā)人,居左,兩者排一行,3號或4號仿宋字。

  簽發(fā)人:發(fā)文字號右側(cè),空一格,字號字體同發(fā)文字號。

  標(biāo)題:標(biāo)題由作事、事由、文種組成(可省),字?jǐn)?shù)一般不超過50字;除出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章的標(biāo)題外,不用書名號;具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形,公文如經(jīng)會(huì)議討論通過或批準(zhǔn)的,應(yīng)加題注,即用圓括號居中

  附件:附件應(yīng)標(biāo)明標(biāo)題、件數(shù)、份數(shù)。在正文以下日期以上,排出附件號。

  注釋:注釋排在日期下方,用4號或小4號仿宋體。

  7、公文的稿本

  (1)草稿。不具備正式公文效用,常有“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標(biāo)記。

  (2)定稿。具備正式公文效用,是制作公文正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。有法定的生效標(biāo)志(簽發(fā)等)。

  (3)正本。正本是格式正規(guī)并有印章或簽署等表明真實(shí)性、權(quán)威性、有效性的標(biāo)。

  (4)試行本。在試驗(yàn)期間具有正式公文的法定效力。

  (5)暫行本。在規(guī)定的暫行時(shí)間內(nèi)具有正式公文的法定效用。

  (6)副本。正本復(fù)份(與正本同時(shí)印刷)在外形上與正本沒有區(qū)別,具有相同的法律效用;作為復(fù)印件的公文副本(如抄本、復(fù)印件)不具備公文的法定效用,需加注“副本”字樣標(biāo)記。

  (7)修訂本。可以標(biāo)題結(jié)尾處標(biāo)作:“(修訂本)”,也可在標(biāo)題下做題注,在圓括號內(nèi)注明“某年某月修訂”。

  8、公文寫作的基本要求

  合“法”、求實(shí)、合體、簡明、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。

  9、行文規(guī)則

  可以采用越級行文方式的情況:一是由于情況特殊緊急,如逐級上報(bào)下達(dá)會(huì)延誤時(shí)機(jī)造成重大損失;二是經(jīng)多次請示直接上級機(jī)關(guān)而問題長期未予解決;三是有上級機(jī)關(guān)交辦并指定直接越級上報(bào)的具體事項(xiàng);四是出現(xiàn)需要直接詢問、答復(fù)或聯(lián)系不涉及被越過的機(jī)關(guān)職權(quán)范圍的具體事項(xiàng);五是需要檢舉、控告直接上級機(jī)關(guān)等。

  行政機(jī)關(guān)不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文,一般也不得以行政機(jī)關(guān)名義逕向黨的組織報(bào)告工作或請求指示或批準(zhǔn)。

  10、公文寫作的語言運(yùn)用

  公文語言的特點(diǎn):莊重、準(zhǔn)確、樸實(shí)、精練、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。

  公文中需用歷史年號時(shí),要先標(biāo)出公歷年份,再注歷史年號并加圓括號,如1912年(民國元年)。

  數(shù)量表示時(shí),表示增加時(shí)用倍數(shù)或分?jǐn)?shù),表示減少時(shí)只能用分?jǐn)?shù)。

  11、各種文種的撰寫

  (1)規(guī)范性公文。規(guī)范性公文一般包括文件標(biāo)題、發(fā)布或通過或批準(zhǔn)的日期、章題、正文;規(guī)范性公文的標(biāo)題由事由(問題)、文種兩部分構(gòu)成;正文中開始部分的制定目的是規(guī)范性公文的核心內(nèi)容與指導(dǎo)性“綱領(lǐng)”。

  (2)決定。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。

  (3)決議。其性質(zhì)、功用與決定沒有大的差別,特點(diǎn)在于必須經(jīng)過會(huì)議討論通過或批準(zhǔn)。

  (4)通知。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。

  (5)通報(bào)。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、表彰或批評的對象與事實(shí)性質(zhì)(情況)以及文種(通報(bào))。

  (6)批復(fù)。標(biāo)題寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種,必要時(shí)也可在標(biāo)題中標(biāo)明“同意”“批準(zhǔn)”與否的態(tài)度。

  (7)通告。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成,有時(shí)可省略事由或只標(biāo)注文種。

  (8)請示。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由與文種構(gòu)成。

  (9)函。依格式正規(guī)、鄭重的程度,函有公函、便函之分;依行文主動(dòng)與否,函又可分為發(fā)函、復(fù)函。格式正規(guī)、鄭得、涉及相對重要問題的是公函;相對靈活(略去標(biāo)題、發(fā)文字號等)并涉及一般具體事項(xiàng)的是便函。

  12、公文處理的基本原則

  (1)法制原則。指處理方法手段、程序手續(xù)、行為準(zhǔn)則與方法規(guī)化、制度化。(2)實(shí)事求是原則;(3)全面技師原則;(4)時(shí)效原則;(5)集中統(tǒng)一原則;(6)黨政分工原則;(7)保密原則;(8)簡化原則

  13、收文處理的一般過程

  (1)公文的收受與分流

  簽收。指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對、檢查、簽注手續(xù)后,收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯(lián)單式

  外收文登記。由外收發(fā)人員在完成簽收工作后,對收文情況做簡要記載。

  啟封。外收文登記完成后,統(tǒng)一交由內(nèi)收發(fā)人員,統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親啟。

  內(nèi)收文登記。由內(nèi)收發(fā)人員對收文情況做詳細(xì)記載。

  分辦。有關(guān)人員將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。

  摘編。文件管理人員對部分準(zhǔn)備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料。

  (2)辦理收文

  擬辦。由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)具體工作人員提出處置意見,供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核定奪。

  批辦。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人提出處置意見。

  承辦。有關(guān)工作人員按意見具體處置公文所針對的事務(wù)和問題。

  注辦。由承辦人簽注公文承辦情況,以備忘待查。

  (3)組織傳閱與催辦查辦

  組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動(dòng)。

  催辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或承辦人對公文承辦過程實(shí)施的催促檢查。

  查辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或其他專門組織對重要公文實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。

  (4)處置辦畢公文

  包括:閱卷歸檔、清退、暫存、銷毀。

  14、發(fā)文處理程序與方法

  (1)文稿形成

  擬稿。撰擬公文文稿。

  會(huì)商。當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機(jī)關(guān)或部門的職權(quán)范圍,需征得其同意和協(xié)助。

  核稿。文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)議通過前,由專人進(jìn)行全面核查。

  簽發(fā)。指由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對文稿終審核準(zhǔn)之后,批注正式定稿。按簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同,簽發(fā)分為正簽、代簽、核簽、會(huì)簽等數(shù)種。

  (2)公文的制作

  注發(fā)。定稿形成后,批注繕寫印發(fā)要求的活動(dòng),以使簽發(fā)意見進(jìn)一步具體化、技術(shù)化。

  繕印。制作供對外發(fā)出的公文。

  用印或簽署。在印畢的公文上蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章,或請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名。

  (3)公文的對外傳遞

  分裝。按規(guī)定具體揀配和封裝公文。

  發(fā)出。將分裝完畢的公文以適當(dāng)?shù)姆绞桨l(fā)給受文者。

  (4)處置辦畢公文

  包括:閱卷歸檔、暫存、銷毀。

  15、公文銷毀的方式和范圍

  銷毀的主要方式有:焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁(磁盤、磁鼓、磁帶)。

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