時間管理與信息化工具的聯(lián)系

　　由于時間的特殊性質(zhì)，在各種資源都可以通過其他手段獲得的情況下，時間的獲得卻是最為有限的。本文通過對時間管理概念、方法進行研究，并立足于企業(yè)內(nèi)部員工時間管理提出了基于信息化的員工時間管理平臺開發(fā)思路。

　　1 前言

　　人不善于管理自己的時間，時至今日，無論是經(jīng)理人、高階主管、管理者或知識工作者，依舊陷于同樣的困境里。時間是最特殊的、無可替代的和不可開缺的一項資源。高效時間管理者與其他人最大的區(qū)別，就是他們非常珍惜自己的時間。但時間的診斷僅憑個人感覺是不行的，要管理好自己的時間，必須對“時間花費”進行診斷，了解自己的時間是怎么耗用的，并通過工具來確保工作的高效性。

　　2 時間管理意義

　　在工業(yè)史上，經(jīng)常有這樣的事情：僅僅是一天之差，就可以導致一個企業(yè)的巨大成功和另一企業(yè)的倒閉破產(chǎn)。為什么會出現(xiàn)這種情況?因為影響組織生存的資源很多，時間也是這些資源當中的一個重要要素，對于企業(yè)來說，要追求利潤最大化，就必須在有限的時間內(nèi)盡可能多的創(chuàng)造價值，而在這當中，各種其他資源可以滿足，但是時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。沒有時間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的――它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力。對于生產(chǎn)和商業(yè)活動來，時間就是潛在的資本。

　　所以，不懂得利用時間的管理者就是最無能的管理者。浪費時間就等于浪費企業(yè)的財富。

　　會不會利用時間不是單純地看工作時間內(nèi)是否充滿了各種工作。有很多管理人員，從早忙到晚，不單在工作時間內(nèi)擠滿了各種工作。而且還在工作時間以外尋找時間繼續(xù)工作。單純從這個現(xiàn)象看，并不能表明該管理人員會利用時間。他的工作精神固然是好的，但他還不能稱得上是最好的經(jīng)理，也不能稱他是善于利用時間的能手。

　　會不會利用時間，關鍵在于會不會制定完善的、合理的工作計劃，有計劃地利用工作時間，合理地安排最主要的工作和最關鍵的問題。這些工作和問題，只要安排得適時和得當，就會像機器的主軸帶動整個機器運轉(zhuǎn)那樣，促使其他的事情按時完成。

　　因此管理者必須學會時間管理，管理時間!

　　3 時間管理方法

　　德魯克認為，有效的時間管理方法如下：第一，記錄時間;第二，管理時間;第三，統(tǒng)一安排時間。

　　(一)記錄時間

　　記錄時間是一種歷史悠久的時間管理辦法。為了提高工人的工作效率而采用計時器測量工人的工作時間，從中找出工人不必要的非生產(chǎn)性時間，使得工人的工作時間達到“科學”。

　　在管理者的工作過程中，管理者有許多事是根本不必做的，因為做這些事無助于管理者的績效，無助于企業(yè)的成果。例如：應邀演講、參加宴會、擔任委員、過多開會等等。因此，管理者需要評估這些事情，了解這些事情是否有助于自身的績效以及企業(yè)的成果。如果都沒有，這些事情可以不做。在企業(yè)的日常管理中，有一些事情是需要管理者親力親為的，有一些事情是可由他人代替管理者去完成的。企業(yè)所有人員的生產(chǎn)性工作時間是企業(yè)的最重要的資源，因此，管理者通過一些不必要的方式浪費了他的員工的生產(chǎn)性時間，就會對企業(yè)的績效造成損害，但是在現(xiàn)實的企業(yè)日常管理活動中，管理者時常浪費其員工的生產(chǎn)性工作時間。因此，管理者要通過記錄時間的方式來查找自己是否浪費了別人的時間。

　　(二)管理時間

　　管理者在記錄了自己的時間之后，管理者就已經(jīng)開始自己的時間管理了，這也可以通過很多方法實現(xiàn)，比如四象限法、GTD法等等。

　　(三)統(tǒng)一安排時間

　　管理者在記錄和分析了自己的時間之后，管理者就能更好的安排自己的時間。但是，無論管理者對自己的時問安排是多么的合理，總會產(chǎn)生一些零碎的時問。這些零碎的時問產(chǎn)生于管理者做兩件事情之間的縫隙。因此，使用好這些零碎的時間將能提高管理者的績效。德魯克說：“有效的管理者必須集中他的零碎時間。”時間是最稀有的資源。所以，德魯克說：認識你的時間是任何人只要肯做就能做到的，這是通向貢獻和有效性之路。

　　4 基于信息化的員工時間管理平臺建設

　　在前兩章相關理論的指導下，結(jié)合系統(tǒng)的功能需求設計了員工時間管理工具的功能模型。系統(tǒng)建設基于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的的C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，采用面向?qū)ο蟮?NET技術開發(fā)。采用組件化的開發(fā)模式，并根據(jù)需要對組件進行封裝裝，以XML文件為配置文件進行管理，因此具有較強的靈活性與可變性，最大程度適應因需求變化而造成的系統(tǒng)重組。系統(tǒng)主要包括五大功能：

　　1.員工工作計劃管理，在此功能中，員工可以按照上級或者自己的安排給自己或者同事定制工作計劃，并能跟蹤工作完成狀態(tài)，按時間提醒。

　　2.時間統(tǒng)計，此功能中員工可以查看本人或者下級員工的每月時間規(guī)劃，及時查看員工工作時間分配，及時評價，找到可以改進之處。

　　3.便簽管理，在桌面上以便簽的形式顯示當天任務，并可以執(zhí)行開始、暫停、結(jié)束操作。

　　4.去向管理，在日常工作中，員工可能有出差，外出辦事等情況，要求能夠在軟件平臺中方便快速的登記員工的當前工作地點和外出計劃，如發(fā)現(xiàn)可以代辦事項可以幫同事代辦。

　　5.系統(tǒng)管理。在軟件中使用IP檢測用戶權(quán)限，根據(jù)工作部門和職位不同分配使用權(quán)限;軟件數(shù)據(jù)庫備份和載入，保證系統(tǒng)的安全性。

　　5 結(jié)束語

　　本文在研究德魯克時間管理理論的基礎上，以本單位員工的時間管理為切入口，提出了信息化時間管理工具的建設方法，軟件經(jīng)過科室內(nèi)部測試使用，時間管理系統(tǒng)對員工的工作時間安排和上下級溝通起到了很好的效果。使用結(jié)果表明，時間管理具有一定的科學性和隨機性，在開發(fā)工作中必須結(jié)合產(chǎn)品的實際，以高效的時間控制方法來實現(xiàn)項目的管理目標。它不但需要項目經(jīng)理具有較高的協(xié)調(diào)能力和組織才能，還需要團隊普通成員的積極工作態(tài)度和合作精神，這也是時間管理的關鍵所在。

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