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優(yōu)化時間管理的六個方面
古人云：“人生天地間，若白駒過隙，忽然而已。”富蘭克林有句名言：“你熱愛生命嗎?那么別浪費時間，因為時間是組成生命的材料。
一、未雨綢繆，強化原動力
魯迅說過：“‘一勞永逸’的話，有是有的，而‘一勞永逸’的事卻極少。”工作任務(wù)的完成、工作成效的凸顯絕非一日之功，我們要時時刻刻為取得更好的成效而努力，這需要我們平時注重積累。如果我們對領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作兩眼抓瞎，毫無頭緒，效率無論如何不會高。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，臺上一分鐘，臺下十年功，倘若做好平時的各項準(zhǔn)備工作，隨時保持點火起飛的狀態(tài)，做到領(lǐng)導(dǎo)未謀我已有所思，領(lǐng)導(dǎo)未聞我已有所知，領(lǐng)導(dǎo)未示我已有所行，那么工作即使鋪天蓋地而來，我們也能安之若素、應(yīng)付裕如，因為我們心中“有底”。我們要拋掉八小時以外不談工作甚至不聽工作的壞毛病，眼觀六路，耳聽八方，對工作方面的東西多聽一些，多琢磨一下，對近期可能會研究的問題、擬開展的工作搜集相應(yīng)的資料，了解過去的做法，學(xué)習(xí)外界的經(jīng)驗，掌握最新的動態(tài)，建立自己的數(shù)據(jù)庫，時刻保持臨戰(zhàn)的清醒與警覺，努力做到“召之能來，來之能戰(zhàn)，戰(zhàn)之能勝”。劉墉說過，“最精彩的鏡頭，往往不是臨時舉起相機對焦所能抓拍到的”，所以要善于時時“調(diào)焦”;只有平時多準(zhǔn)備，任務(wù)下達時“猝然臨之而不驚”，行動起來像無需預(yù)熱的豪車氣缸，“加速度”才會飛快。
二、時刻備忘，強化記憶力
一些時候，我們似乎慢下來、停下來，開始享受工作中難得的清閑，喝咖啡、看雜志、聊家常，這是最危險的時刻，看似治平無事，其實有不測之憂，由于記憶力的局限，很可能我們忘了一兩件領(lǐng)導(dǎo)交待的工作，等到紅了櫻桃、綠了芭蕉，領(lǐng)導(dǎo)問起，才驚呼“忘啦”，于是不得不加班補上。在緊張的工作中，如果再接手新的任務(wù)，一方面由于已經(jīng)全身心投入工作，對新的信息關(guān)注就會不夠，另一方面，心理上對新的任務(wù)會產(chǎn)生抵觸情緒，很難留下深刻印象，很容易造成遺忘。我們對自己的記憶力不要太過自信，“好記性不如爛筆頭”，對于領(lǐng)導(dǎo)交待的每項工作都要做好詳細記錄，作為工作時的指導(dǎo)，可以讓我們事半功倍，同時可以有效防止遺忘。對于特別重要的工作，我們可以在手機和電腦上設(shè)置提醒，多管齊下，確保不遺忘、不誤事。對于各種工作，我們可以列成清單，長長的事務(wù)清單可以給我們一定的壓力，敦促我們節(jié)約時間、加緊工作;我們還可以實行“銷號”制度，辦完一件，劃掉一件，直到清單上的事務(wù)為“零”。
三、分清緩急，強化統(tǒng)籌力
培根曾指出：“合理安排時間，就等于節(jié)約時間。”多項工作任務(wù)如果同時降臨，我們有時會無所適從，甚至開始腹誹，畢竟我們不是超人，這種情況下，在愉快接受工作的同時，我們可以將手頭現(xiàn)有的工作及其各自進展情況向領(lǐng)導(dǎo)詳細匯報，這樣領(lǐng)導(dǎo)很可能就會對新任務(wù)的時限和質(zhì)量要求做出相應(yīng)的調(diào)整，我們的壓力就會相應(yīng)減輕。另外，我們要牽住“牛鼻子”，學(xué)會“彈鋼琴”。將最重要的、最緊急的工作排在最前面，將次要的、時間上可以寬限的工作往后排。一件件依次完成，切不可齊頭并進，那樣就會顧此失彼，左支右絀，反而一件工作都做不好。工作任務(wù)扎堆時，要心平氣和，事不避難，將其作為考驗自己統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力的絕好機遇，“不遇盤根錯節(jié)，何以別利器”?我們一定要冷靜慎重應(yīng)對，有條不紊地將各種事項處理完畢，這樣會極大提升自己的工作能力。
四、及時清零，強化執(zhí)行力
狄更斯有言：“延宕，是偷光陰的賊。”現(xiàn)階段，民眾對我們工作的時限要求很強，一項工作我們今天想到，剛做出方案，但外地可能已經(jīng)著手實施了，現(xiàn)代社會我們等不起、慢不得，明日黃花蝶也愁，不能讓人等得黃花菜都涼了�！墩撜Z》里說“子路無宿諾”，我們要像子路學(xué)習(xí)，樹立“今天再晚也是早，明天再早也是晚”的觀念，各項工作都往前趕，寧可提前完成相關(guān)工作后留出時間學(xué)習(xí)充電，不要在工作時限截止前一分鐘才慢慢騰騰完成。我們要為突發(fā)事件預(yù)留時間，一鼓作氣將工作一氣呵成，不要因為工作時間較寬裕而拖拖拉拉，要打好“提前量”，否則一旦出現(xiàn)身體上的不適或者日程上的變動、生活上的變故，我們的工作就會被延誤，只有盡量提前完成，我們的工作和生活才會按部就班，不會被輕易打亂。“不飽食以終日，不棄功于寸陰”，我們要善于利于零碎時間，古人讀書不放過“三上”(馬上、枕上、廁上)、“三余”(冬者歲之余，夜者日之余，陰雨者時之余)，朱熹“下轎伊始問志書”，魯迅“把別人喝咖啡的工夫用在讀書上”，達爾文說過：“我歷來不以為半小時是微不足道的很小的一段時間”，居里夫人為了減少會客時間，客廳里從來不擺椅子，茅以升的房間里貼著“來客閑談不得超過五分鐘”的大字告示，這些成功者都是善于擠時間的典范，我們不要指望每天都有整段整段的時間工作，要見縫插針，利用每一分每一秒。
五、遠離誘惑，強化免疫力
在我們沒有足夠的定力抵御誘惑的時候，要遠離誘惑。董仲舒早年用功讀書，“三年不窺園”，為的是讓自己不受外界的干擾和吸引。聞一多先生在西南聯(lián)大時，除上課外輕易不出門，甚至不下樓，深居簡出一心讀書著書，人送外號“何妨一下樓主人”，寫出了大量震撼人心的詩歌和開創(chuàng)性的學(xué)術(shù)著作。美國著名作家拉爾夫·納德為了保證學(xué)習(xí)和工作時間，他“發(fā)誓不看小說，認為那是浪費時間�？措娪耙彩且粯樱拗谱约阂荒曛豢磧刹�”。工作繁忙時，我們不要像往常一樣將微信、飛信、QQ同時開啟，不要讓各種游戲、電影軟件充斥我們的ipad(它們還會不時發(fā)來軟件更新的提醒，進一步打擾我們的工作)，不要因為怕別人嘲笑“out”而忍不住看新聞、刷微博。要敢于說“No”，工作緊張時我們要果斷地推掉一些應(yīng)酬，減少一些娛樂，屏蔽一些信息，關(guān)閉一些程序，對聚會、約會、幽會及時掛出“免戰(zhàn)牌”，對飯局、酒局、牌局明確宣告“免打擾”，心無旁騖，全神貫注、聚精會神于工作，否則工作和玩樂皆誤，工作大功告成之后才會玩得舒心愜意，所謂“干就干個踏實，玩就玩?zhèn)�痛快”。
六、防微杜漸，強化忍耐力
莫泊桑曾經(jīng)給我們一條人生的智慧：“世界上不知道有多少能夠建功立業(yè)的人，因為把寶貴的時間輕輕放過，以致默默無聞。”我們的天賦再好，學(xué)習(xí)效率再高、工作能力再強，要想取得成就也必須以時間為保證。孔子的弟子宰予非常聰明，但他白天睡懶覺，孔子于是罵他：“朽木不可雕也，糞土之墻不可圬也。”曾國藩也認為“居家以不晏起(即‘不遲起’)為本”，如果有睡懶覺之類的壞習(xí)慣，學(xué)習(xí)和工作時間是一定難以保證的。我們一定要強化忍耐力，不要讓自己經(jīng)常享受“睡懶覺”之類的樂趣，不要讓自己沉湎于打牌喝酒的快樂，在預(yù)設(shè)的時間段內(nèi)，不要給自己找借口“早退”。譬如我們計劃每天讀書15分鐘，就不要以“今天有個重要的約會”之類而將學(xué)習(xí)時間縮短，今天縮短一分鐘，明天可能就會縮短兩分鐘，久而久之，這個計劃就會形同虛設(shè)。“千丈之堤，潰于蟻穴”，每個人都有好逸惡勞的本性，在我們想拋開學(xué)習(xí)和工作計劃去玩樂時，請一定對自己說：“堅持!”齊白石每天堅持作畫，他給自己定的標(biāo)準(zhǔn)是：“不教一日閑過。”美國最著名的專欄作家沃爾特·李普曼還在哈佛大學(xué)讀書時就聽從了老師的教誨，“為了成為一名好的作家，必須每天寫一千字，不管有無時間，有無興趣，甚至有無內(nèi)容，都必須寫一千字。”“當(dāng)我們在一條路上徘徊不前時，我們不得不讓開一條大道，讓那些珍惜時間的人趕到我們前面去”，我們不能只和自己比，認為今天比昨天更努力了，我們要和我們的對手比，兔子必須跑過老鷹才會活命，獵豹必須跑過斑馬才不會餓肚子，我們只有比別人更刻苦、更惜時，我們才會超越同儕，躋身前列。
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